El butlletí informatiu PaperOffice Insider
El butlletí informatiu PaperOffice Insider
Volem fer-nos amics

Ofertes de descompte més altes possible.

Notícies exclusives internes

Actualitzacions de bonificació gratuïtes

Ofertes de descompte més altes possible.

Notícies exclusives internes

Actualitzacions de bonificació gratuïtes

Amistat Confiança Paraula d'honor
Mai donarem la teva adreça de correu electrònic a ningú altre i cada correu electrònic inclou un enllaç per donar-te de baixa amb un sol clic.

Gestió eficient de documents - Maximitza la teva productivitat i minimitza el consum de paper!


Suggeriment professional

"Descobriu com un sistema de gestió de documents digital (DMS) pot ajudar a optimitzar i fer més eficient la gestió de documents a la seva empresa mitjançant la captura, emmagatzematge i gestió electrònica de documents.
El sistema innovador de gestió de documents PaperOffice l'ajuda amb això, descobriu com exactament."

Context

En l'actual món digital, és essencial que les empreses gestionin eficaçment els seus documents per estalviar temps, reduir costos i millorar la col·laboració. Una gestió de documents eficaç pot millorar significativament l'organització i l'estructuració de les dades i ajudar-vos a centrar-vos en el que és important.

En aquest article us mostrarem com podeu establir una gestió de documents d'èxit a la vostra empresa.

Per què és important una gestió de documents eficaç?

Una gestió de documents eficaç és important per mantenir l'ordre i l'estructura en una empresa. Sense una bona gestió de documents, els documents poden perdre's o no estar accessibles, la qual cosa pot ocasionar retards i errors en els processos de negoci.

A més, una gestió de documents eficaç és necessària per garantir el compliment de les normes de privadesa i complir amb les normatives. Una gestió de documents ben planificada també pot millorar la productivitat i l'eficiència dels empleats, ja que poden accedir als documents necessaris de manera més ràpida i senzilla.

Anàlisi dels vostres documents

Abans de poder implementar una gestió de documents eficaç, heu de fer una revisió de tots els vostres documents actuals. Verifiqueu els tipus de documents que teniu a l'empresa, on estan emmagatzemats i qui hi pot accedir. És important fer una llista dels documents que s'han de gestionar per tenir una millor comprensió de l'estructura i l'abast de la gestió de documents.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Fonaments de la gestió de documents

Els fonaments de la gestió de documents inclouen la captura, emmagatzematge, organització, gestió i arxivament de documents per assegurar que es puguin trobar i utilitzar de manera ràpida i senzilla.

Una organització i gestió adequades dels documents faciliten la feina i estalvien temps i costos a l'empresa. A més, és important garantir la privadesa i la seguretat de les dades per protegir la informació confidencial de l'accés no autoritzat.

Per implementar amb èxit els fonaments de la gestió de documents, és important seleccionar un programari de gestió de documents adequat que compleixi amb els requisits de l'empresa.

La informació

Selecció del software de gestió de documents

En seleccionar un programari de gestió de documents adequat, cal tenir en compte diversos factors. Els més importants inclouen els requisits de l'empresa, l'escalabilitat, la facilitat d'ús i la seguretat de les dades. També és important que el programari sigui prou flexible per adaptar-se als canvis en les necessitats de l'empresa i permetre una integració perfecta amb altres eines i sistemes.

PaperOffice és un sistema de gestió de documents complet que l'ajuda a organitzar, emmagatzemar i compartir documents. Té una gran varietat de funcions, com ara la possibilitat d'escanejar i convertir documents en format digital, arxivar i recuperar documents, així com millorar la col·laboració entre els usuaris mitjançant la creació de tasques i fluxos de treball.

Notebook mit PaperOffice steht auf aufgeräumtem Tisch
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis

Gestió de documents digitals:

La solució per a la seva empresa

En l'oficina digital, una gestió de documents eficient és essencial per mantenir el control de la creixent quantitat de documents digitals.

Un programari de gestió de documents adequat (DMS) com PaperOffice pot ser una gran ajuda, facilitant i automatitzant la gestió i organització de documents.

Per aconseguir una gestió de documents reeixida a l'oficina digital, és important determinar amb precisió els requisits i necessitats de l'empresa en relació amb les funcions del DMS. També és important seleccionar una solució DMS que s'integri perfectament a la infraestructura informàtica existent per garantir una implementació i utilització sense problemes.

Com pot PaperOffice ajudar la seva empresa?

PaperOffice és un programari de gestió de documents que ofereix una gran varietat de funcions per gestionar els seus documents electrònicament. Amb PaperOffice, pot escanejar, indexar i carregar documents en una base de dades electrònica segura des d'on pot buscar i recuperar-los fàcilment. El programari també ofereix funcions de classificació i organització automàtica de documents, així com col·laboració i compartició de documents dins d'un equip.

PaperOffice també ofereix la possibilitat de convertir els seus documents en paper en documents digitals disponibles a través de la tecnologia OCR. A més, pot automatitzar processos empresarials i definir regles de flux de treball per simplificar i accelerar el maneig de documents.

En resum, PaperOffice pot ajudar a optimitzar i automatitzar la gestió de documents, el que a la fi pot estalviar temps i costos. Si té alguna pregunta addicional o requeriments específics, li recomano que es posi en contacte directament amb PaperOffice per obtenir més informació i assessorament personalitzat.

Resum

Desafiant una gran quantitat de documents per a arxivar i gestionar, ja sigui en forma de documents en paper o fitxers electrònics. Una gestió de documents digital és essencial per a abordar aquesta tasca de manera efectiva i eficient.

El sistema de gestió de documents de PaperOffice pot automatitzar processos i utilitzar tecnologia OCR per estalviar temps i costos que normalment estan associats amb la gestió manual de documents. Mitjançant la integració de regles de flux de treball, una gestió de documents digital també pot facilitar la col·laboració en equips.

En general, el DMS de PaperOffice contribueix a que les empreses puguin treballar de manera més eficient i productiva, alhora que redueixen els costos i l'impacte ambiental associats amb el consum de paper.

FAQs

Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Gestió de documents per a empreses.":

Per a qui és adequada una oficina sense paper?

La resposta ràpida i senzilla a aquesta pregunta és: per a qualsevol empresa. Totes les indústries i mides d'empresa, des de les petites i mitjanes empreses fins a les empreses grans, en poden beneficiar. No obstant això, la transició és particularment valuosa per a les petites i mitjanes empreses: amb la reducció de la necessitat de treball i despeses, els pressupostos necessaris es poden destinar a altres potenciadors de creixement.

Puc utilitzar un proveïdor de DMS basat en el núvol per a la meva oficina sense paper de l'empresa?

No. Un altre factor que és àmpliament conegut des de l'entrada en vigor definitiva del Reglament general de protecció de dades l'any 2018* és la protecció de dades. Les solucions de DMS i el programari de DMS s'utilitzen per al processament, gestió i emmagatzematge de documents que sovint contenen dades personals sensibles. L'autoritat de protecció de dades pot imposar sancions econòmiques substancials per a les infraccions del Reglament general de protecció de dades. 

Conclusió

Al implementar PaperOffice DMS, podeu millorar la gestió de documents a l'empresa, digitalitzant tots els documents i emmagatzemant-los en una base de dades central. Això simplifica i accelera la cerca de documents. A més, podeu estalviar temps i recursos mitjançant la classificació i l'etiquetatge automàtics dels documents. La garantia de conformitat legal es completa amb l'arxivament i la creació automàtica de registres. Amb PaperOffice DMS, teniu accés a tota la informació important en tot moment i podeu treballar de manera més eficient.

PaperOffice resol cada problema: garantit.

Estudi de cas

Canvi digital en la indústria de la reixa: gestió documental reeixida

"En la indústria de la reixeta, el tema de la digitalització és cada vegada més notable. Això s'aplica, per exemple, als nostres albarans, llistes de peces o als nostres plans, dibuixos i configuradors. Després de la introducció del DMS del PaperOffice, l'esforç manual es podria reduir. Ara som pioners com a fabricant de reixes digitals".

Stephan Reichel
director general de K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG