Suggeriment professional
Ja no és un secret que els sistemes de gestió documental tinguin un gran potencial per a les empreses.
Gràcies a l'ús d'un sistema de gestió documental, no només avances en la digitalització de la teva empresa. A més, ets la pedra angular per assolir els teus objectius corporatius i assegurar el teu èxit corporatiu a llarg termini.
Perquè la gestió documental digital crea aquí un remei clar i et fa un gran pas endavant en la transformació digital. En l'article actual, enumerarem com funciona un sistema de gestió documental (SGBD), què cal tenir en compte i quins avantatges aporta a les empreses.
Per a què serveix un sistema de gestió documental?
En poques paraules: s'utilitza un sistema de gestió documental (DMS) per emmagatzemar, gestionar i controlar el flux de documents i informació dins d'una organització.
Podeu organitzar tota la informació, com ara documents en paper, fitxers Windows o correus electrònics, en una ubicació central, el vostre sistema de gestió documental, al qual els empleats poden accedir fàcilment i sense cap problema, incloses funcions úniques per al treball en equip i l'intercanvi de documents i una innovadora interfície de programa única a tot el món.
Els sistemes de gestió documental són cada vegada més importants per a les empreses, ja que la quantitat d'informació generada per les empreses actuals creix exponencialment.
La gestió i el control de l'enorme quantitat de documents externs i interns que formen part dels processos de negoci en l'administració pública o empresarial s'ha convertit en un repte que fomenta l'adopció de diverses aplicacions.
Així, aquestes diferents aplicacions han de facilitar el control sobre la informació i els documents i proporcionar reduccions significatives en el temps de cerca, la manipulació i l'estalvi de costos, que són molt importants en els nostres processos administratius.
Però no seria un avantatge tenir només una aplicació que pugui complir totes les funcions?
Et mostrarem que el sistema de gestió documental PaperOffice pot ser exactament aquesta única aplicació per a la teva empresa que compta amb totes les funcionalitats necessàries a bord.
On s'emmagatzemen els documents?
Després de les opcions d'automatització, supervisió i cerca, aquesta és la pregunta més freqüent, ja sigui privada o empresarial, ningú vol deixar les dades en mans equivocades. En primer lloc perquè això també ho exigeix la llei.
PaperOffice DMS va de la manera segura, perquè totes les dades s'emmagatzemen en una base de dades xifrada altament segura, que es pot localitzar al vostre NAS, com ara de Synology o QNAP. Això vol dir que sempre teniu accés i control sobre les vostres dades.
Així, el "cor" del sistema de gestió documental és una base de dades en la qual la informació s'emmagatzema de manera que es pugui trobar i recuperar d'una manera senzilla i controlada.
Però emmagatzemant la informació de manera estructurada, només tenim una part de l'equació.
El "cervell" que controla el sistema és la lògica del flux de treball, que permet crear dependències entre documents i processos i enllaçar aquesta informació en fluxos flexibles i prèviament definits.
Un pas essencial en la implementació d'un "flux de treball" tan sofisticat és que la major quantitat de documentació possible estigui disponible en forma digital.
Digitalització i gestió documental
Quan es parla de sistemes de gestió documental, no s'ha d'oblidar: com més alt sigui el grau de digitalització de la informació que forma part dels processos, més alt serà el grau de control i automatització que es podria aconseguir.
En el primer pas, es determina quins documents pertanyen als processos, com es poden integrar aquests documents en el sistema de gestió documental i quina informació s'ha d'extreure i guardar juntament amb els documents de la base de dades.
Un cop inclosa la informació, es defineix el seu cicle de vida, com interactua amb altres processos i com es pot integrar.
El més probable és que també hi hagi informació procedent de diferents fonts i en diferents formats. Algunes d'elles en format digital, emmagatzemades en arxius o bases de dades i altres en forma de documents impresos.
Quan la informació prové d'altres bases de dades o està en format XML, consultar-la i extreure-la és fàcil, però. Què passa amb els documents digitals en format pdf, doc, etc.? Serà una mica més complex, però es pot accedir al seu contingut de diferents maneres, per exemple amb determinats programes, accedint directament a l'arxiu o enviant-lo a imprimir i extreure la informació a través de la cua d'impressió (cua).
És una mica més complicat quan el document es presenta en format paper, com ara un albarà o una factura. Però quan la solució inclou un sofisticat programa de reconeixement òptic de caràcters (OCR), ja s'ha fet un pas important.
Escàner i sistema de gestió documental
Amb un escàner o un altre dispositiu de digitalització, el document no només es converteix en una imatge, sinó que el seu contingut també es pot "llegir" electrònicament.
Si ara es pot utilitzar el sistema per reconèixer i definir quina informació del document es troba per separat en el Sistema de gestió documental la informació en el sistema de gestió documental està completa.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
La digitalització de la informació via OCR facilita la integració d'una gran varietat de documentació en la gestió de processos i fluxos de treball.
Com pots beneficiar-te del sistema de gestió documental PaperOffice
El sistema de gestió documental de PaperOffice és com un talent integral, ja que a més de l'arxiu general de documents, s'integren moltes altres funcions relacionades amb els documents i la informació associada, com algunes d'elles:
- Accedeix a la teva informació en qualsevol moment i en qualsevol lloc
- Cerca i cerca de documents
- Totalment automatitzable
- Arxivament de documents conformes legalment i a prova d'auditoria
- Automatitzar fluxos de treball
Totes les dades s'emmagatzemen de manera segura amb tu i no en un núvol.
Mantingueu-vos independents gestionant totes les vostres dades vosaltres mateixos en lloc de fer-ho en un núvol de tercers amb costos de seguiment.
PaperOffice és compatible amb tots els dispositius com PC local, QNAP NAS, Synology NAS, Windows o Linux servidors i serveis web com AWS o Azure.
Obtens tots els avantatges d'un núvol però utilitzant el teu propi servidor de base de dades. Podeu accedir a la vostra base de dades de PaperOffice xifrada i de manera segura des de qualsevol altre PC del món.
Més informació.
PaperOffice simplement ho indexa tot, ja siguin documents escanejats o fitxers. El contingut del text s'emmagatzema de manera segura a la base de dades sense la vostra intervenció. Per tant, podeu cercar fàcilment qualsevol fragment de paraula, quantitat i paraula clau en qüestió de segons i trobar entrades coincidents.
Obteniu més informació sobre la cerca integrada.
El control lliurement definible emmagatzema automàticament tots els documents segons les vostres especificacions.
No només es poden supervisar directoris sencers, sinó també comptes de correu electrònic, carpetes d'Outlook i fins i tot formularis basats en web.
Obteniu més informació sobre com automatitzar la supervisió.
Tota empresa està obligada a portar per a l'Agència Tributària els documents de rellevància fiscal.
El repte és arxivar el nombre creixent de documents digitals i en paper tal com requereix el GoBD: en el format original i inalterable.
PaperOffice DMS ho fa possible, aprèn com:
Arxivament conforme a la lleiCom ja s'ha dit, és imprescindible que la gestió documental avançada disposi de tota la informació de forma digital i estructurada en una base de dades. Això us permet trobar fàcilment els documents i establir les regles sobre qui pot accedir, modificar i eliminar / arxivar la vostra informació en un lloc web central.
Un dels pilars de la solució de gestió documental de PaperOffice és l'extens motor de flux de treball. Això permet especificar cada pas d'un procés de negoci amb les seves activitats i dependències associades, així com els departaments i rols implicats. Però també podeu definir notificacions automàtiques que s'activen en funció de les activitats i esdeveniments que es produeixin al llarg del procés.
Tot això no només redueix el temps dedicat a la gestió de tasques, sinó que també minimitza la probabilitat d'oblits i errors en el procés.
PaperOffice t'ajuda a automatitzar tots els teus processos de treball, mapeja digitalment tots els processos de treball, perquè sempre estiguis informat.
Sempre teniu una visió general de tasques i processos mitjançant fluxos de treball que us ajuden a automatitzar el vostre treball diari.
Establiu el flux de treball desitjat amb una data de venciment, enllaceu-lo a possibles decisions i tasques i, des de l'activació, PaperOffice s'encarrega de tota la resta fins a completar-lo.
Això us facilita el compliment de les polítiques de l'empresa i els requisits legals.
Obteniu més informació sobre l'automatització del flux de treball:
Fluxos de treballI moltes més funcions.
Treballar i gestionar documents pot ser fàcil, segur i eficient alhora.
Valor afegit i beneficis de la gestió documental
A continuació llistem alguns dels beneficis més destacats de la implantació del sistema de gestió documental PaperOffice:
- Control sobre qui pot accedir als documents, quan i quines activitats es poden realitzar en ells
- Accés central i fàcil a tota la documentació rellevant de l'empresa i la possibilitat que diverses parts col·laborin en un mateix document
- Seguretat, no només en el control d'accessos, sinó també en la custòdia i seguretat que comporta la introducció de noves tecnologies i bases de dades
- Estalvia temps en la cerca de documentació i costos gestionant-la i emmagatzemant-la
- Reducció d'acomiadaments com duplicació de documents, fotocòpies, enregistrament de dades
- Agilitat i automatització de tasques administratives amb la creació de fluxos de treball que permetin la integració de documents i processos de negoci en un entorn controlat i activitats clarament definides i monitoritzades
- Per no oblidar l'"efecte secundari" positiu d'una major satisfacció del client intern i extern
FAQs
Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "":
Necessito internet per treballar amb PaperOffice?
No! PaperOffice NO requereix una connexió a Internet per funcionar.
Internet només és necessari per descarregar el paquet de configuració, crear el compte d'usuari, crear la base de dades i afegir el dispositiu.
Puc utilitzar el meu NAS de Synology per a l'emmagatzematge de la base de dades?
SÍ, sens dubte! PaperOffice funciona perfectament amb el NAS de Synology.
On s'emmagatzemen els documents i arxius?
Tots els documents i fitxers s'emmagatzemen directament amb vós, al vostre PC, en una base de dades xifrada o, si els vostres documents s'emmagatzemen a "Els meus documents de Windows", sense xifrar al directori local del Windows.
També teniu l'opció de configurar la base de dades en un dispositiu NAS i desar les vostres dades al NAS.
En tots els casos, vostè té accés a les seves dades en qualsevol moment.
Les meves dades s'emmagatzemen en un núvol?
No, les teves dades generalment no s'emmagatzemen en el núvol!
En cas que la vostra base de dades estigui configurada en un servidor NAS (com QNAP o Synology), les vostres dades s'emmagatzemaran a la base de dades del servidor NAS.
Les bases de dades creades per PaperOffice estan sempre encriptades?
Cada base de dades creada per PaperOffice està protegida amb una contrasenya d'alt nivell. Tots els documents inclosos són xifrats pel PaperOffice ChunkCrypt amb un xifrat militar de 1024 bits.
Conclusió
No importa si només voleu trobar els vostres documents i informació relacionada, o si heu d'etiquetar els documents, integrar-los en fluxos de treball, però al mateix temps assegurar-vos que treballeu d'acord amb diverses directrius i regulacions: PaperOffice DMS té diverses funcions per ajudar-vos.
Començar és més fàcil del que es pensa.
Encara et preocupa no fer-ho?
Consulteu els casos d'estudi dels nostres clients sobre la digitalització en diferents indústries i comproveu per vosaltres mateixos la facilitat d'integració.