Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.


Consell professional

Què és un NAS?

L'empresa taiwanesa Synology ven diversos dispositius d'emmagatzematge connectats a la xarxa (dispositius NAS) amb el nom de "Synology NAS". Aquests dispositius permeten tant a empreses com a usuaris particulars protegir les seves dades de manera eficient i organitzar-les i utilitzar-les individualment.

Un NAS és un servidor de fitxers amb el seu propi sistema operatiu que fa que el seu espai d'emmagatzematge estigui disponible a tota la xarxa.

Synology NAS proporciona les condicions idònies perquè totes les empreses, però especialment les pimes, emmagatzemin dades corporatives de forma ràpida i senzilla.

En el següent article et mostrarem com pots treure el màxim partit al teu NAS de Synology per a la teva empresa i com la gestió documental pot funcionar fàcilment i sense Docker.

Synology DMS NAS devices stand next to a laptop
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size

Per què utilitzar NAS en lloc de núvol?

Gairebé tothom que ha tractat el tema de l'emmagatzematge de documents a l'empresa sens dubte ha fet aquesta pregunta.

Hi ha diversos proveïdors d'espai d'emmagatzematge en un núvol a Internet. Utilitzar això té avantatges, però també desavantatges. El desavantatge més gran és, sens dubte, el lliurament de les dades a tercers. Fins i tot si es promet que els documents emmagatzemats són absolutament segurs, cap empresa del món pot garantir aquest 100%.

No només els atacs de pirates informàtics poden posar en perill la seguretat de les dades, depenent d'on es trobi el proveïdor del núvol, les lleis nacionals respectives poden permetre a les autoritats i empreses pertinents accedir al contingut de manera completament legal. Malauradament, els Estats Units són un mal exemple. Ja a l'abril de 2017, la coneguda revista informàtica "c't" va advertir contra els núvols nord-americans, ja que els experts van qualificar la seva protecció de dades com a molt baixa. Però les filtracions de dades també són possibles en qualsevol moment a la UE o a Alemanya, ja sigui per inclinació per part de l'operador del núvol respectiu o per poders secrets dels serveis secrets europeus.

Moltes empreses, especialment les pimes, veuen això com un obstacle per a la seguretat de les dades i, per tant, advoquen per utilitzar el seu propi servidor, com Synology NAS.

L'empresa taiwanesa Synology és líder mundial en la fabricació d'emmagatzematge connectat a la xarxa. En lloc del núvol insegur d'un proveïdor extern, hi ha una xarxa interna la capacitat d'emmagatzematge de la qual es pot adaptar als requisits.

La solució assenyada per a les empreses és, per tant, configurar una intranet amb un servidor comú per a tots els terminals connectats. El NAS forma el cor del maquinari, l'emmagatzematge central de dades.

Cloud Lösung gegen Synology NAS Lösung
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen

Contingut

Què és la gestió documental digital?

Amb el pas del temps, molts documents importants s'acumulen en una llar, i més encara en una empresa. Una gestió eficient d'aquests documents és essencial per a l'èxit econòmic i una visió senzilla de les pòlisses d'assegurances, contractes, documents, etc.

Els documents es poden conservar en format paper en carpetes. Tot i això, després ocupen molt d'espai i, sobretot, són difícils de cercar.

Aquí és on la gestió documental digital mostra els seus avantatges: arxivar requereix poc espai, les dades també es poden fer còpies de seguretat en una ubicació diferent i un gran avantatge: hi ha una cerca a text complet que cerca als documents i troba ràpidament tots els documents que voleu trobar.

Un cop aclarit un dels avantatges més importants de l'ús d'un NAS, que és el control complet i la racionalització dels costos, és hora d'entendre com s'ha de fer la gestió documental sobre el NAS de Sinologia i com funciona Synology DMS.

La gestió documental digital, també coneguda com a sistema de gestió documental, s'utilitza per emmagatzemar, gestionar i controlar el flux de documents i informació dins d'una organització. A més, la funció més important d'un DMS és servir de connexió entre el teu NAS de Synology i les teves dades.

Les bases de dades s'utilitzen per a la comunicació entre els ordinadors connectats a la xarxa i el NAS.

PaperOffice DMS database is on your Synology NAS
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS

L'enfocament central d'un sistema de gestió de dades com el de PaperOffice DMS són bases de dades estructurades lògicament, l'estructura de les quals permet la màxima seguretat possible, però també un accés ràpid als documents.

PaperOffice DMS pren la ruta segura, ja que totes les dades s'emmagatzemen de forma altament xifrada a la base de dades, que es troba al nas de Synology. Així es crea la gestió documental al nas, l'anomenat Synology DMS.

Això vol dir que sempre teniu accés i control sobre les vostres dades.

D'aquesta manera, tots els documents d'una empresa estan sempre disponibles i no només quan el company en qüestió té el seu ordinador en funcionament i permet l'accés a les dades. Per descomptat, els nivells jeràrquics també són possibles al NAS, és a dir, establir diferents nivells d'accés protegits amb contrasenya.

Què tan complexa és la instal·lació i la configuració de la base de dades?

La instal·lació i configuració de la base de dades al nas de Synology no és gens complicada i no requereix un especialista en TI.

Particularment perquè se sap que el funcionament dels contenidors Docker és una solució d'integració inestable i poc fiable, PaperOffice ha decidit proporcionar una solució provada i fiable per a l'emmagatzematge de dades mitjançant l'ús directe i natiu de MariaDB.

A diferència de la instal·lació de Docker, la configuració amb l'ajuda de PaperOffice YouTube Videos es fa en pocs minuts, fins i tot per als profans.

Quins avantatges té no utilitzar envasos Docker?

La millor decisió de PaperOffice de prescindir de Docker té avantatges massius que podeu utilitzar qualsevol NAS de Synology i no la costosa sèrie Plus.

La qual cosa té un efecte positiu a la cartera i és fàcil en el pressupost.

Com arriben les dades al NAS de Sinologia?

Escanejar documents

El procés és senzill: si les dades encara no estan disponibles en format digital, primer s'han d'escanejar o fotografiar els documents en paper.

Male hand scans a paper document along with Synology DMS
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Amb el vostre escàner o un altre dispositiu de digitalització, el document no només es converteix en una imatge, sinó que el seu contingut també es pot "llegir" electrònicament. La funció d'escàner integrada en PaperOffice DMS es connecta al teu escàner i transfereix així el mitjà digital al programari de gestió documental.

Sobre la millor manera d'integrar el teu escàner, per digitalitzar els documents, ja ho hem descrit en un altre article.

Emmagatzematge digital de documents

Les dades en format digital, com ara correus electrònics o fitxers digitals, es poden arrossegar i deixar anar fàcilment a la interfície de PaperOffice. Si voleu arxivar diversos documents sense esforç manual, el seguiment de carpetes integrat en PaperOffice és adequat per a això. Això permet un arxiu fluid en segon pla.

Dades existents

El sistema de gestió documental de PaperOffice també facilita als usuaris moure les dades digitals que abans es trobaven als discs durs dels ordinadors portàtils o d'escriptori a un dispositiu d'emmagatzematge de dades compartit, el NAS de Synology.

Totes les dades existents es poden importar al sistema de gestió documental amb un sol clic.

També hi ha moltes altres maneres d'introduir les vostres dades al sistema de gestió documental, que ja estan integrades al DMS de PaperOffice a la versió estàndard.

Valor afegit i beneficis

Aquests són alguns dels avantatges més destacats de la gestió documental en el seu NAS de Synology:

  • Inversió mínima amb màxim benefici per a llocs de treball individuals i equips
  • Estalvieu-vos immensos costos d'adquisició de servidors cars o serveis al núvol: integreu el NAS de Synology a la vostra xarxa i connecteu PaperOffice al NAS: Fet!

  • Mantingues el control de les teves dades
  • A causa de l'arquitectura PaperOffice, la combinació amb un NAS de Synology és la solució perfecta per a una gestió documental completa a l'oficina digital.

    Synology és una solució convenient dissenyada per a un funcionament les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana. Synology és compatible amb el vostre PaperOffice per lliurar tots els documents i informació relacionada a tots els usuaris de la xarxa i la tecnologia OwnCloud en moviment.

    Gràcies a la fàcil instal·lació de bases de dades i a la manca de contenidors Docker, Synology ofereix una àmplia gamma de models NAS que funcionen perfectament amb PaperOffice. Per tant, no només les grans empreses es poden beneficiar de la digitalització.

  • Tots els avantatges d'un núvol, però sense els costos de seguiment i incertesa
  • Synology no només ofereix models NAS equipats amb CPU potents, sinó que també ofereix la possibilitat de crear múltiples grups RAID i memòria cau i nivells. Implementeu tecnologies que us permetin crear una solució d'emmagatzematge híbrida que permeti una capacitat d'emmagatzematge massiva, un rendiment innovador i una despesa conscient del pressupost.

    Inverteixes només una vegada per a la compra del teu NAS i sistema de gestió documental, tens un control total sobre les teves dades i no tens costos de seguiment.

  • Fàcil còpia de seguretat de dades funció de còpia de seguretat de les teves dades
  • Gràcies al paquet Synology Hyper Backup, podràs crear automàticament còpies de seguretat de la teva base de dades. Gràcies als tallers de PaperOffice a YouTube, la configuració es fa en pocs minuts.

  • Estalvia temps en la cerca de documentació i costos gestionant-la i emmagatzemant-la
  • Augmentar la productivitat amb eines de col·laboració
  • Agilitat i automatització de tasques administratives amb la creació de fluxos de treball que permetin la integració de documents i processos de negoci en un entorn controlat i activitats clarament definides i monitoritzades

  • Per no oblidar l'"efecte secundari" positiu d'una major satisfacció del client intern i extern

Començar és més fàcil del que es pensa.

Encara et preocupa no fer-ho? Llegiu casos d'estudi dels nostres clients sobre la integració de Synology i PaperOffice DMS en diverses indústries i vegeu la simplicitat per vosaltres mateixos.

FAQs

Finalment, responem a algunes preguntes més freqüents sobre el tema "":

Per a qui és adequada una oficina sense papers?

La resposta ràpida i senzilla a la pregunta és: per a cada empresa. Tots els sectors i mides empresarials es beneficien d'una oficina sense papers, des de pimes i start-ups fins a grans empreses. No obstant això, la conversió és especialment valuosa per a les petites i mitjanes empreses: La reducció de l'esforç i els costos de processament allibera el pressupost necessari per a nous impulsors del creixement.

Puc utilitzar un proveïdor de DMS basat en núvol per a la meva oficina sense paper?

No. Un altre factor que ha estat en boca de tothom des que l'RGPD va entrar en vigor el 2018 com a molt tard és la protecció de dades. Us recomanem que utilitzeu el vostre NAS de Sinologia.

Conclusió

  • Els beneficis justifiquen l'esforç i els costos

    Treballar digitalment i portar documents antics a la nova era serà la millor inversió clau per estalviar una quantitat increïble de temps, diners i nervis en el futur.

  • Necessites algú que ho sàpiga

    No necessites el teu propi informàtic per aprofitar tots els avantatges de la digitalització.
    El que necessites és el soci adequat al teu costat que, gràcies a la seva experiència, pugui implementar exactament el que necessites. Eviteu l'scaremongering i trieu posicions de prova en lloc de presentacions de PowerPoint de luxe sense haver-ho provat realment.

  • El maquinari normalment ja està disponible

    L'experiència ha demostrat que gairebé totes les operacions, empresa i empresa tenen un gran copiador que no utilitza el seu potencial. Aquests dispositius estimen les exploracions massives, són tolerants als fulls de paper i poden ser la base per a un inici digital sense una inversió en escàner.

  • Més barat del que s'esperava amb el DMS adequat

    Eviteu trampes de costos amb sistemes DMS / ECM on esteu sense pietat a mercè dels fabricants. No assumiu cap compromís quan es tracta de les vostres pròpies opcions d'administració, com ara ensenyar documents i configurar vosaltres mateixos. Si necessiteu ajuda, el fabricant estarà encantat d'ajudar-vos, però continueu sent independents.

  • L'automatització digital és el futur

    Els procediments seran completament idèntics en el futur, però totalment automatitzats.
    Factura que entra? El flux de treball s'activa i tot va a la seva manera definida.
    Cerqueu a través de les 1000 carpetes? Cap problema, perquè tens el teu propi Google!

Això és el que diuen els nostres clients

Estudi de cas

Minimització de costos a través de la transformació digital

15 raons per les quals hauríeu d'utilitzar la gestió documental amb l'escàner

La digitalització o transformació digital dels teus documents en paper és el requisit previ per a l'eficiència i l'èxit de la teva empresa. La necessitat de digitalització és ara un aspecte important per a tothom.