Implementar correctament el processament de factures digitals en 10 passos
La guia definitiva: com estalviar diners!
![](https://start.paperoffice.com/Media/1_blog_webp_1920x600.webp)
Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Amistat Confiança Paraula d'honor
Mai donarem la teva adreça de correu electrònic a ningú altre i cada correu electrònic inclou un enllaç per donar-te de baixa amb un sol clic.
El processament digital de factures, en combinació amb el sistema de gestió documental (DMS), contribueix significativament a l'eficiència i l'èxit de la seva empresa i a una oficina sense papers. La necessitat de processament digital de factures és ara un aspecte important per a tothom.
Suggeriment professional
En l'article actual, us mostrem com implementar correctament el processament de factures digitals, enumerar els avantatges de la implementació i descriure els efectes de la implementació reeixida.La necessitat de digitalització és ara un aspecte important per a tothom.
A la nostra guia trobaràs ara diversos informes sobre com s'ha de dur a terme la digitalització al voltant de les empreses i quants avantatges això comporta per a tu.
Però gairebé cada 3 preguntes que sorgeixen dels nostres clients es refereixen a la implementació digital del processament de factures. Així que vam decidir fer una ullada més de prop a aquest tema.
A l'article actual, analitzem una mica més la informació sobre el processament de factures digitals. Avantatges de digitalitzar factures. Et mostrarem com pots implementar-ho tot i descriure l'impacte d'una implementació reeixida.
Abans de recórrer a la implementació real, responem a la pregunta:
Aquesta és una pregunta que cada vegada són més les empreses: "Realment he de digitalitzar la meva comptabilitat"? La resposta és sí, cal. Entre altres coses, perquè la legislatura requereix que sigui així. Cada vegada són més les empreses que s'enfronten a haver de complir amb la documentació del procés.
La normativa legal exigeix el compliment dels requisits relatius a la recepció, tramitació i arxiu de tots els documents entrants pertinents a la prova.
En el nostre article actual mostrem un parell d'exemples pràctics. Com es pot resoldre fàcilment la digitalització gràcies al DMS paperOffice. Però primer arribem als avantatges generals de la tramitació digital de factures.
En el món actual de l'oficina domèstica i els mitjans digitals, encara és comú veure factures de paper amuntegades en prestatgeries i taules.
Les principals raons per utilitzar el paper són que als empleats els resulta difícil acceptar la digitalització o començar amb ella. Es tracta dels reptes d'afrontar el canvi i la digitalització.
A moltes persones els agrada conservar una còpia física dels documents amb els que treballen. Però el procés de manipulació del paper que s'ha assajat durant anys també hi juga un paper.
Sobre el tema de la conversió sense papers ja hem escrit un article detallat. A continuació abordem explícitament el tema de la comptabilitat digital.
Introduir manualment la factura no només significa molt de temps, sinó que també amaga costos elevats. Fer-ho bé pot estalviar molt de temps i diners.
Perquè gràcies a la digitalització dels teus documents, podràs trobar totes les factures emmagatzemades en PaperOffice en qüestió de segons. Ja no cal fullejar laboriosament a través de carpetes gruixudes. En digitalitzar totes les factures de la teva empresa, només necessites uns quants clics per trobar-les al sistema.
Això també ens porta al segon punt:
Ja no necessiteu espai per a carpetes físiques. A partir d'ara podeu arxivar les factures al PaperOffice. La reducció del consum de paper condueix a oficines netes i ordenades.
En gestionar les factures digitalment, estalvies temps i esforç. Així com les despeses de creació, lliurament i tramitació. No feu còpies per a tasques avançades, fluxos de treball i reenviament. Tot funciona digitalment i és transparent i comprensible.
Gràcies a la digitalització de les teves factures, ja no et perds valuosos terminis de descompte.
Els drets d'accés individuals a documents i carpetes individuals garanteixen una seguretat clara. Podeu donar accés a persones o departaments sencers. Com la comptabilitat.
El PaperOffice reconeix intel·ligentment les dades d'adreces al contingut del document. A continuació, lògicament enllaça el document amb els vostres contactes existents. Això permet, entre altres coses, la visualització de tots els documents per a un contacte específic amb només uns pocs clics.
El PaperOffice us permet obtenir un reconeixement intel·ligent de la IA i paraules clau. D'aquesta manera, es busca la factura per obtenir les dades documentals més importants.
KI PIA llegeix intel·ligentment les dades del document. A continuació, presenteu el document amb paraules clau completes. Si cal amb la prova o automàticament en segon pla.
Podeu lliurar fàcilment les factures. Amb assignació de comptes i paraules clau. Gràcies a la cerca avançada, tens tot el que necessites per a l'exportació. Com totes les factures de l'any passat, per exemple.
Inclòs. l'estructura de carpetes, fitxer PDF, fitxer Excel amb tota la informació. Com a resultat, el vostre comptable o comptable pot importar fàcilment la documentació.
La comptabilitat es pot implementar ràpidament en el futur. No només podeu trobar tots els documents immediatament, també podeu editar-los / classificar-los directament, per exemple. Tots els requisits legals es compleixen gràcies a l'arxiu a prova d'auditoria. Revisar i aprovar és, per tant, un joc infantil.
La digitalització de les factures és inevitable per diversos motius. Moltes empreses també estan convençudes que la digitalització de les factures és el futur. Això també s'ha d'acceptar avui i ara.
No obstant això, molts encara temen que aquest pas s'associï a un projecte llarg. Que serà difícil, car, arriscat i desestabilitzador. La bona notícia és que al final, gràcies a PaperOffice, això ja no és així!
En primer lloc, és important no confondre ni reduir la digitalització a l'escaneig de factures entrants. Perquè puguin entrar en el procés de flux de treball per a la validació, el pagament i l'arxivament de manera més fàcil i ràpida. La digitalització és molt més.
Avantatges del reconeixement de text OCR: Gràcies al reconeixement de text OCR, moltes coses es poden automatitzar. Per exemple, la intel·ligència artificial (IA). D'aquesta manera, les funcions d'aprenentatge són cada vegada més potents i fiables algoritmes de detecció.
Els elements que apareixen a la factura es poden identificar i extreure immediatament del document. El document s'arxiva i es pot posar a disposició del sistema comptable o ERP.
Per exemple, amb la digitalització, el proveïdor de serveis financers es beneficia d'informació fiable en temps real quan es rep la factura.
Estem arribant a la pregunta real d'aquest article:
Si gestioneu les factures amb el PaperOffice, el processament de factures entrants és completament electrònic. Ja rebràs la factura entrant digitalment, és a dir, per correu electrònic o escanejant-la. Això no fa cap diferència.
Si ja rebeu les factures entrants en format digital, us recomanem el mòdul DropMail integrat al PaperOffice. Això us permet crear una adreça de correu electrònic personal de DropMail al PaperOffice. Només els envies factures.
Totes les factures que s'envien a la vostra adreça DropMail com a fitxer adjunt de correu electrònic s'arxiven automàticament al PaperOffice. Amb regles de presentació definibles i sense feina.
Propina
Sobre el tema "DropMail - Arxiva automàticament els documents per correu electrònic quan estàs en marxa" també hi ha un vídeo a YouTube que explica aquest procés d'una manera senzilla i entenedor:
El PaperOffice reconeix la factura i llegeix les dades pertinents. A continuació, el programari arxiva la factura a la carpeta adequada. Gràcies a la intel·ligent IA, opcionalment s'inicien més processos d'aprovació, tasques i fluxos de treball.
Tots els treballadors que participin en el procés estan informats. El flux de treball de la factura s'executa automàticament.
Processament pas a pas de factures digitals:
Simplement creeu la vostra adreça desitjada en el format "meine_rechnungen@paperoffice.com", especifiqueu una màscara d'emmagatzematge o activeu PIA i ja està!
El PaperOffice captura automàticament la factura i comença a processar-la
S'executen regles de presentació definides. L'arxivament a prova d'auditoria es realitza automàticament en segon pla.
Podeu comprovar la factura, aprovar-la i executar fluxos de treball.
Exportar les factures a l'assessor fiscal o sistemes de tercers amb informació rellevant.
#image96#>#image93#>#image95#>En primer lloc, la digitalització de les factures comporta increments significatius i immediats de la productivitat. La digitalització no només allibera els empleats d'una tasca operativa densa i de temps. A més, es resoldran problemes de retard i disputa per error manual.
Els costos inherents per emmagatzemar, buscar i perdre documents en paper importants es redueixen dràsticament. A més, la racionalització i automatització dels processos de validació i control en tot el procés de pagament de comptes.
Des de la sol·licitud de compra fins al pagament, multipliqueu encara més aquestes prestacions.
En general, el temps de cicle de processament de documents es pot reduir en 5. Despeses administratives en un 80%.
Amb aquestes xifres, entens immediatament la urgència de digitalitzar factures. Al final, aquests números no són els únics a tenir en compte.
En primer lloc, és molt important tenir en compte que s'han d'observar els factors d'arxiu digital dels documents. Segons el GoBD, els documents en paper poden ser destruïts. Llevat que s'hagin de conservar en l'original d'acord amb la normativa fiscal o fiscal estrangera.
Això inclou, per exemple, l'obertura de balanços i documents de dret de construcció. El GoBD també diu que els documents en paper s'han de retirar de la tramitació posterior. A més, és possible que el fitxer no es canviï després del procés d'escaneig.
Que es dóna en qualsevol moment gràcies a la versió en PaperOffice. El document ha de ser accessible i avaluable mentre duri el període de conservació.
D'aquesta manera, PaperOffice compleix tots els estàndards requerits mitjançant la certificació i proves de tots els requisits de programari d'acord amb el GOBD.
La qüestió del període de retenció apareix una vegada i una altra amb els nostres clients. Perquè no hi ha instruccions clares sobre com i si s'ha de mantenir la factura original. En primer lloc, heu de posar-vos en contacte amb la vostra autoritat fiscal responsable, és a dir, amb l'auditor responsable.
Els documents amb rellevància legal, com ara els contractes, encara s'han de conservar a l'original.
Propina
Hem creat la guia definitiva de 5 passos per anar sense paper i digitalitzar el teu negoci com a document descarregable, detallant cada 5 passos i quant de temps triga:
#image86#>L'Agència Tributària accepta rebuts electrònics. El tribunal en cas de disputa només originals.
Això té a veure amb el fet que una signatura només es pot comprovar si hi ha autenticitat en els documents originals. Es recomana no llençar mai l'original.
Resulta que heu de tenir en compte diversos aspectes per processar amb èxit les factures entrants.
#image97#>Per tal d'expulsar completament el paper del procés, heu d'implementar una digitalització contínua de totes les factures entrants. Les millores provenen d'automatitzar el procés tant com sigui possible.
Aquest document digital té un conjunt d'avantatges per a l'empresa. El programari a mida garanteix una major productivitat a l'empresa.
Per tant, la digitalització de factures és un pas important per transformar el vostre negoci en una oficina sense papers. Estalvia temps i mà d'obra. Augmenta la qualitat dels resultats del teu treball.
Utilitza tots els avantatges d'una oficina sense paper.
Mentre que les grans empreses han nomenat durant molt de temps oficials de digitalització que s'ocupen del tema de la conversió de documents analògics a temps complet, les petites i mitjanes empreses solen mancar de recursos humans, especialment perquè es requereixen qualificacions professionals adequades.
No obstant això, aquest és un error comú i condueix a males inversions, perquè molts fabricants s'aprofiten d'aquesta ignorància.
No necessites un especialista en informàtica ni un bibliotecari format!
Tot el que realment necessites és
De vegades, el maquinari sovint ja hi és, té més potencial que abans i es pot utilitzar immediatament.
Propina
Per cert, hi ha un article especial sobre el tema de la "tramitació de factures digitals", que informava sobre els avantatges de la digitalització o la tramitació de factures digitals:
#image80#>Finalment, respondem a algunes preguntes freqüents sobre el tema. "Implementar correctament el processament de factures digitals en 10 passos":
En primer lloc, és molt important tenir en compte que s'han d'observar els factors d'arxiu digital dels documents. Segons el GoBD, els documents en paper poden ser destruïts. Llevat que s'hagin de conservar en l'original d'acord amb la normativa fiscal o fiscal estrangera.
Això inclou, per exemple, l'obertura de balanços i documents de dret de construcció.
Val la pena utilitzar un DMS per a qualsevol mida d'empresa per digitalitzar les vostres factures. No només podeu arxivar documents d'acord amb la normativa legal, sinó que també podeu simplificar processos extensos en comptabilitat, per exemple a través de fluxos de treball.
En primer lloc, la digitalització de les factures comporta increments significatius i immediats de la productivitat. La digitalització no només allibera els empleats d'una tasca operativa densa i de temps. A més, es resoldran problemes de retard i disputa per error manual.
Els costos inherents per emmagatzemar, buscar i perdre documents en paper importants es redueixen dràsticament. A més, la racionalització i automatització dels processos de validació i control en tot el procés de pagament de comptes.
Des de la sol·licitud de compra fins al pagament, multipliqueu encara més aquestes prestacions.
Treballar digitalment i portar documents antics a la nova era serà la millor inversió clau per estalviar una increïble quantitat de temps, diners i nervis en el futur.
No necessites el teu propi especialista en TI per aprofitar tots els avantatges de la digitalització.
El que necessites és el soci adequat al teu costat que, gràcies a la seva experiència, pugui implementar exactament el que necessitis. Eviteu espantar i trieu posicions de prova en lloc de presentacions de PowerPoint elegants sense haver-ho provat realment.
L'experiència ha demostrat que gairebé totes les operacions, empresa i empresa tenen una gran fotocopiadora que no utilitza el seu potencial. Aquests dispositius estimen les exploracions massives, són tolerants als clips de paper i poden ser la base per a un inici digital sense una inversió en escàner.
Eviteu trampes de costos amb sistemes DMS / ECM on esteu sense pietat a mercè dels fabricants. No feu cap compromís quan es tracta de les vostres pròpies opcions d'administració, com ara ensenyar documents i fer-vos la configuració vosaltres mateixos. Si necessiteu ajuda, el fabricant estarà encantat d'ajudar-vos, però seguiu sent independents.
Els procediments seran completament idèntics en el futur, però totalment automatitzats.
Entra la factura? El flux de treball s'activa i tot va pel seu camí definit.
Cerca a través de totes les 1000 carpetes? No hi ha cap problema, perquè tens el teu propi Google!