La necessitat de digitalització és ara un aspecte important per a tothom.
A la nostra guia trobaràs ara diversos informes sobre com s'ha de dur a terme la digitalització al voltant de les empreses i quants avantatges això comporta per a tu.
Però gairebé cada 3 preguntes que sorgeixen dels nostres clients es refereixen a la implementació digital del processament de factures. Així que vam decidir fer una ullada més de prop a aquest tema.
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency
A l'article actual, analitzem una mica més la informació sobre el processament de factures digitals. Avantatges de digitalitzar factures. Et mostrarem com pots implementar-ho tot i descriure l'impacte d'una implementació reeixida.
Abans de recórrer a la implementació real, responem a la pregunta:
Per què és necessari digitalitzar factures i documents a les empreses?
Aquesta és una pregunta que cada vegada són més les empreses: "Realment he de digitalitzar la meva comptabilitat"? La resposta és sí, cal. Entre altres coses, perquè la legislatura requereix que sigui així. Cada vegada són més les empreses que s'enfronten a haver de complir amb la documentació del procés.
Què exigeix la normativa legal?
La normativa legal exigeix el compliment dels requisits relatius a la recepció, tramitació i arxiu de tots els documents entrants pertinents a la prova.
En el nostre article actual mostrem un parell d'exemples pràctics. Com es pot resoldre fàcilment la digitalització gràcies al DMS paperOffice. Però primer arribem als avantatges generals de la tramitació digital de factures.
Quins són els avantatges de la digitalització?
En el món actual de l'oficina domèstica i els mitjans digitals, encara és comú veure factures de paper amuntegades en prestatgeries i taules.
Les principals raons per utilitzar el paper són que als empleats els resulta difícil acceptar la digitalització o començar amb ella. Es tracta dels reptes d'afrontar el canvi i la digitalització.
Paperless work through digital processes
Còpia del document físic malgrat la digitalització
A moltes persones els agrada conservar una còpia física dels documents amb els que treballen. Però el procés de manipulació del paper que s'ha assajat durant anys també hi juga un paper.
Sobre el tema de la conversió sense papers ja hem escrit un article detallat. A continuació abordem explícitament el tema de la comptabilitat digital.
Introduir manualment la factura no només significa molt de temps, sinó que també amaga costos elevats. Fer-ho bé pot estalviar molt de temps i diners.
Els principals beneficis inclouen:
-
Podeu trobar qualsevol factura en segons / estalvieu temps
Perquè gràcies a la digitalització dels teus documents, podràs trobar totes les factures emmagatzemades en PaperOffice en qüestió de segons. Ja no cal fullejar laboriosament a través de carpetes gruixudes. En digitalitzar totes les factures de la teva empresa, només necessites uns quants clics per trobar-les al sistema.
Això també ens porta al segon punt:
-
Et beneficies d'un estalvi optimitzat de treball / paper
Ja no necessiteu espai per a carpetes físiques. A partir d'ara podeu arxivar les factures al PaperOffice. La reducció del consum de paper condueix a oficines netes i ordenades.
- Simplificar els processos comptables / Per exemple amb fluxos de treball
En gestionar les factures digitalment, estalvies temps i esforç. Així com les despeses de creació, lliurament i tramitació. No feu còpies per a tasques avançades, fluxos de treball i reenviament. Tot funciona digitalment i és transparent i comprensible.
Gràcies a la digitalització de les teves factures, ja no et perds valuosos terminis de descompte.
-
Defineix el permís per a l'accés amb polsador
Els drets d'accés individuals a documents i carpetes individuals garanteixen una seguretat clara. Podeu donar accés a persones o departaments sencers. Com la comptabilitat.
-
Detecta els contactes automàticament
El PaperOffice reconeix intel·ligentment les dades d'adreces al contingut del document. A continuació, lògicament enllaça el document amb els vostres contactes existents. Això permet, entre altres coses, la visualització de tots els documents per a un contacte específic amb només uns pocs clics.
- Paraules clau automatitzades
El PaperOffice us permet obtenir un reconeixement intel·ligent de la IA i paraules clau. D'aquesta manera, es busca la factura per obtenir les dades documentals més importants.
KI PIA llegeix intel·ligentment les dades del document. A continuació, presenteu el document amb paraules clau completes. Si cal amb la prova o automàticament en segon pla.
-
Funció d'incrustació / exportació per a consultors fiscals
Podeu lliurar fàcilment les factures. Amb assignació de comptes i paraules clau. Gràcies a la cerca avançada, tens tot el que necessites per a l'exportació. Com totes les factures de l'any passat, per exemple.
Inclòs. l'estructura de carpetes, fitxer PDF, fitxer Excel amb tota la informació. Com a resultat, el vostre comptable o comptable pot importar fàcilment la documentació.
-
Opcions d'edició ràpida
La comptabilitat es pot implementar ràpidament en el futur. No només podeu trobar tots els documents immediatament, també podeu editar-los / classificar-los directament, per exemple. Tots els requisits legals es compleixen gràcies a l'arxiu a prova d'auditoria. Revisar i aprovar és, per tant, un joc infantil.
La digitalització de les factures és inevitable per diversos motius. Moltes empreses també estan convençudes que la digitalització de les factures és el futur. Això també s'ha d'acceptar avui i ara.
No obstant això, molts encara temen que aquest pas s'associï a un projecte llarg. Que serà difícil, car, arriscat i desestabilitzador. La bona notícia és que al final, gràcies a PaperOffice, això ja no és així!
Què cal tenir en compte abans de digitalitzar les factures?
En primer lloc, és important no confondre ni reduir la digitalització a l'escaneig de factures entrants. Perquè puguin entrar en el procés de flux de treball per a la validació, el pagament i l'arxivament de manera més fàcil i ràpida. La digitalització és molt més.
Avantatges del reconeixement de text OCR: Gràcies al reconeixement de text OCR, moltes coses es poden automatitzar. Per exemple, la intel·ligència artificial (IA). D'aquesta manera, les funcions d'aprenentatge són cada vegada més potents i fiables algoritmes de detecció.
Els elements que apareixen a la factura es poden identificar i extreure immediatament del document. El document s'arxiva i es pot posar a disposició del sistema comptable o ERP.
Per exemple, amb la digitalització, el proveïdor de serveis financers es beneficia d'informació fiable en temps real quan es rep la factura.
Estem arribant a la pregunta real d'aquest article:
Com puc implementar el processament de factures?
Si gestioneu les factures amb el PaperOffice, el processament de factures entrants és completament electrònic. Ja rebràs la factura entrant digitalment, és a dir, per correu electrònic o escanejant-la. Això no fa cap diferència.
Digitalitzar les factures entrants amb DropMail, com?
Si ja rebeu les factures entrants en format digital, us recomanem el mòdul DropMail integrat al PaperOffice. Això us permet crear una adreça de correu electrònic personal de DropMail al PaperOffice. Només els envies factures.
Totes les factures que s'envien a la vostra adreça DropMail com a fitxer adjunt de correu electrònic s'arxiven automàticament al PaperOffice. Amb regles de presentació definibles i sense feina.
Propina
Sobre el tema "DropMail - Arxiva automàticament els documents per correu electrònic quan estàs en marxa" també hi ha un vídeo a YouTube que explica aquest procés d'una manera senzilla i entenedor:
El PaperOffice reconeix la factura i llegeix les dades pertinents. A continuació, el programari arxiva la factura a la carpeta adequada. Gràcies a la intel·ligent IA, opcionalment s'inicien més processos d'aprovació, tasques i fluxos de treball.
Tots els treballadors que participin en el procés estan informats. El flux de treball de la factura s'executa automàticament.
Processament pas a pas de factures digitals:
Digital invoice processing with DropMail shown step by step
Rebut de la factura
Simplement creeu la vostra adreça desitjada en el format "meine_rechnungen@paperoffice.com", especifiqueu una màscara d'emmagatzematge o activeu PIA i ja està!
Processament digital de factures
El PaperOffice captura automàticament la factura i comença a processar-la
S'executen regles de presentació definides. L'arxivament a prova d'auditoria es realitza automàticament en segon pla.
Podeu comprovar la factura, aprovar-la i executar fluxos de treball.
Endavant
Exportar les factures a l'assessor fiscal o sistemes de tercers amb informació rellevant.
