Implementar correctament el processament de factures digitals en 10 passos

La necessitat de digitalització és ara un aspecte important per a tothom.

A la nostra guia trobaràs ara diversos informes sobre com s'ha de dur a terme la digitalització al voltant de les empreses i quants avantatges això comporta per a tu.

Però gairebé cada 3 preguntes que sorgeixen dels nostres clients es refereixen a la implementació digital del processament de factures. Així que vam decidir fer una ullada més de prop a aquest tema.

A l'article actual, analitzem una mica més la informació sobre el processament de factures digitals. Avantatges de digitalitzar factures. Et mostrarem com pots implementar-ho tot i descriure l'impacte d'una implementació reeixida.

Abans de recórrer a la implementació real, responem a la pregunta:

Per què és necessari digitalitzar factures i documents a les empreses?

Aquesta és una pregunta que cada vegada són més les empreses: "Realment he de digitalitzar la meva comptabilitat"? La resposta és sí, cal. Entre altres coses, perquè la legislatura requereix que sigui així. Cada vegada són més les empreses que s'enfronten a haver de complir amb la documentació del procés.

Què exigeix la normativa legal?

La normativa legal exigeix el compliment dels requisits relatius a la recepció, tramitació i arxiu de tots els documents entrants pertinents a la prova.

En el nostre article actual mostrem un parell d'exemples pràctics. Com es pot resoldre fàcilment la digitalització gràcies al DMS paperOffice. Però primer arribem als avantatges generals de la tramitació digital de factures.

Quins són els avantatges de la digitalització?

En el món actual de l'oficina domèstica i els mitjans digitals, encara és comú veure factures de paper amuntegades en prestatgeries i taules.

Les principals raons per utilitzar el paper són que als empleats els resulta difícil acceptar la digitalització o començar amb ella. Es tracta dels reptes d'afrontar el canvi i la digitalització.

Còpia del document físic malgrat la digitalització

A moltes persones els agrada conservar una còpia física dels documents amb els que treballen. Però el procés de manipulació del paper que s'ha assajat durant anys també hi juga un paper.

Sobre el tema de la conversió sense papers ja hem escrit un article detallat. A continuació abordem explícitament el tema de la comptabilitat digital.

Introduir manualment la factura no només significa molt de temps, sinó que també amaga costos elevats. Fer-ho bé pot estalviar molt de temps i diners.

Els principals beneficis inclouen:

• Podeu trobar qualsevol factura en segons / estalvieu temps

  Perquè gràcies a la digitalització dels teus documents, podràs trobar totes les factures emmagatzemades en PaperOffice en qüestió de segons. Ja no cal fullejar laboriosament a través de carpetes gruixudes. En digitalitzar totes les factures de la teva empresa, només necessites uns quants clics per trobar-les al sistema.

  Això també ens porta al segon punt:

• Et beneficies d'un estalvi optimitzat de treball / paper

  Ja no necessiteu espai per a carpetes físiques. A partir d'ara podeu arxivar les factures al PaperOffice. La reducció del consum de paper condueix a oficines netes i ordenades.

• Simplificar els processos comptables / Per exemple amb fluxos de treball

  En gestionar les factures digitalment, estalvies temps i esforç. Així com les despeses de creació, lliurament i tramitació. No feu còpies per a tasques avançades, fluxos de treball i reenviament. Tot funciona digitalment i és transparent i comprensible.

  Gràcies a la digitalització de les teves factures, ja no et perds valuosos terminis de descompte.

• Defineix el permís per a l'accés amb polsador

  Els drets d'accés individuals a documents i carpetes individuals garanteixen una seguretat clara. Podeu donar accés a persones o departaments sencers. Com la comptabilitat.

• Detecta els contactes automàticament

  El PaperOffice reconeix intel·ligentment les dades d'adreces al contingut del document. A continuació, lògicament enllaça el document amb els vostres contactes existents. Això permet, entre altres coses, la visualització de tots els documents per a un contacte específic amb només uns pocs clics.

• Paraules clau automatitzades

  El PaperOffice us permet obtenir un reconeixement intel·ligent de la IA i paraules clau. D'aquesta manera, es busca la factura per obtenir les dades documentals més importants.

  KI PIA llegeix intel·ligentment les dades del document. A continuació, presenteu el document amb paraules clau completes. Si cal amb la prova o automàticament en segon pla.

• Funció d'incrustació / exportació per a consultors fiscals

  Podeu lliurar fàcilment les factures. Amb assignació de comptes i paraules clau. Gràcies a la cerca avançada, tens tot el que necessites per a l'exportació. Com totes les factures de l'any passat, per exemple.

  Inclòs. l'estructura de carpetes, fitxer PDF, fitxer Excel amb tota la informació. Com a resultat, el vostre comptable o comptable pot importar fàcilment la documentació.

• Opcions d'edició ràpida

  La comptabilitat es pot implementar ràpidament en el futur. No només podeu trobar tots els documents immediatament, també podeu editar-los / classificar-los directament, per exemple. Tots els requisits legals es compleixen gràcies a l'arxiu a prova d'auditoria. Revisar i aprovar és, per tant, un joc infantil.

  La digitalització de les factures és inevitable per diversos motius. Moltes empreses també estan convençudes que la digitalització de les factures és el futur. Això també s'ha d'acceptar avui i ara.

  No obstant això, molts encara temen que aquest pas s'associï a un projecte llarg. Que serà difícil, car, arriscat i desestabilitzador. La bona notícia és que al final, gràcies a PaperOffice, això ja no és així!

Què cal tenir en compte abans de digitalitzar les factures?

En primer lloc, és important no confondre ni reduir la digitalització a l'escaneig de factures entrants. Perquè puguin entrar en el procés de flux de treball per a la validació, el pagament i l'arxivament de manera més fàcil i ràpida. La digitalització és molt més.

Avantatges del reconeixement de text OCR: Gràcies al reconeixement de text OCR, moltes coses es poden automatitzar. Per exemple, la intel·ligència artificial (IA). D'aquesta manera, les funcions d'aprenentatge són cada vegada més potents i fiables algoritmes de detecció.

Els elements que apareixen a la factura es poden identificar i extreure immediatament del document. El document s'arxiva i es pot posar a disposició del sistema comptable o ERP.

Per exemple, amb la digitalització, el proveïdor de serveis financers es beneficia d'informació fiable en temps real quan es rep la factura.

Estem arribant a la pregunta real d'aquest article:

Com puc implementar el processament de factures?

Si gestioneu les factures amb el PaperOffice, el processament de factures entrants és completament electrònic. Ja rebràs la factura entrant digitalment, és a dir, per correu electrònic o escanejant-la. Això no fa cap diferència.

Digitalitzar les factures entrants amb DropMail, com?

Si ja rebeu les factures entrants en format digital, us recomanem el mòdul DropMail integrat al PaperOffice. Això us permet crear una adreça de correu electrònic personal de DropMail al PaperOffice. Només els envies factures.

Totes les factures que s'envien a la vostra adreça DropMail com a fitxer adjunt de correu electrònic s'arxiven automàticament al PaperOffice. Amb regles de presentació definibles i sense feina.

El PaperOffice reconeix la factura i llegeix les dades pertinents. A continuació, el programari arxiva la factura a la carpeta adequada. Gràcies a la intel·ligent IA, opcionalment s'inicien més processos d'aprovació, tasques i fluxos de treball.

Tots els treballadors que participin en el procés estan informats. El flux de treball de la factura s'executa automàticament.

Processament pas a pas de factures digitals:

Rebut de la factura

Simplement creeu la vostra adreça desitjada en el format "meine_rechnungen@paperoffice.com", especifiqueu una màscara d'emmagatzematge o activeu PIA i ja està!

Processament digital de factures

El PaperOffice captura automàticament la factura i comença a processar-la

S'executen regles de presentació definides. L'arxivament a prova d'auditoria es realitza automàticament en segon pla.

Podeu comprovar la factura, aprovar-la i executar fluxos de treball.

Endavant

Exportar les factures a l'assessor fiscal o sistemes de tercers amb informació rellevant.

Quin és el futur de la digitalització de factures. Cap a on va el viatge?

En primer lloc, la digitalització de les factures comporta increments significatius i immediats de la productivitat. La digitalització no només allibera els empleats d'una tasca operativa densa i de temps. A més, es resoldran problemes de retard i disputa per error manual.

Els costos inherents per emmagatzemar, buscar i perdre documents en paper importants es redueixen dràsticament. A més, la racionalització i automatització dels processos de validació i control en tot el procés de pagament de comptes.

Des de la sol·licitud de compra fins al pagament, multipliqueu encara més aquestes prestacions.

Què aconsegueix una empresa gràcies a la digitalització?

A través de la digitalització, l'empresa aconsegueix alliberar importants recursos humans i financers. Ja sigui per absorbir el creixement de l'activitat amb recursos constants. O per mobilitzar els teus equips en projectes de transformació. Per als empleats, la digitalització de les factures no és un enemic. Al contrari, l'aliat. Aquests fan que el seu treball sigui més interessant i creï valor afegit per a la gestió financera de l'empresa.

Es pot destruir el paper després de la digitalització?

En primer lloc, és molt important tenir en compte que s'han d'observar els factors d'arxiu digital dels documents. Segons el GoBD, els documents en paper poden ser destruïts. Llevat que s'hagin de conservar en l'original d'acord amb la normativa fiscal o fiscal estrangera.

Això inclou, per exemple, l'obertura de balanços i documents de dret de construcció. El GoBD també diu que els documents en paper s'han de retirar de la tramitació posterior. A més, és possible que el fitxer no es canviï després del procés d'escaneig.

Revisió a prova segons versions compatibles amb GoBD

Que es dóna en qualsevol moment gràcies a la versió en PaperOffice. El document ha de ser accessible i avaluable mentre duri el període de conservació.

D'aquesta manera, PaperOffice compleix tots els estàndards requerits mitjançant la certificació i proves de tots els requisits de programari d'acord amb el GOBD.

Període de retenció

La qüestió del període de retenció apareix una vegada i una altra amb els nostres clients. Perquè no hi ha instruccions clares sobre com i si s'ha de mantenir la factura original. En primer lloc, heu de posar-vos en contacte amb la vostra autoritat fiscal responsable, és a dir, amb l'auditor responsable.

Quins documents s'accepten?

Els documents amb rellevància legal, com ara els contractes, encara s'han de conservar a l'original.

Per arribar al punt:

L'Agència Tributària accepta rebuts electrònics. El tribunal en cas de disputa només originals.

Això té a veure amb el fet que una signatura només es pot comprovar si hi ha autenticitat en els documents originals. Es recomana no llençar mai l'original.

Resulta que heu de tenir en compte diversos aspectes per processar amb èxit les factures entrants.

Resumim:

Per tal d'expulsar completament el paper del procés, heu d'implementar una digitalització contínua de totes les factures entrants. Les millores provenen d'automatitzar el procés tant com sigui possible.

Aquest document digital té un conjunt d'avantatges per a l'empresa. El programari a mida garanteix una major productivitat a l'empresa.

Per tant, la digitalització de factures és un pas important per transformar el vostre negoci en una oficina sense papers. Estalvia temps i mà d'obra. Augmenta la qualitat dels resultats del teu treball.

Utilitza tots els avantatges d'una oficina sense paper.

Assegureu-vos d'evitar aquest error

Mentre que les grans empreses han nomenat durant molt de temps oficials de digitalització que s'ocupen del tema de la conversió de documents analògics a temps complet, les petites i mitjanes empreses solen mancar de recursos humans, especialment perquè es requereixen qualificacions professionals adequades.
No obstant això, aquest és un error comú i condueix a males inversions, perquè molts fabricants s'aprofiten d'aquesta ignorància.