Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Ofertes de descompte més altes possible.
Notícies exclusives internes
Actualitzacions de bonificació gratuïtes
Amistat Confiança Paraula d'honor
Mai donarem la teva adreça de correu electrònic a ningú altre i cada correu electrònic inclou un enllaç per donar-te de baixa amb un sol clic.
Els sistemes de gestió documental són la base per a la digitalització en les empreses i la realització de processos de negoci digitals. Aquests contribueixen significativament a l'eficiència i l'èxit de la teva empresa i a una oficina sense papers. Si totes les fonts analògiques s'integren en els processos digitals, l'eficiència del negoci principal de l'empresa augmenta.
L'enfocament de l'oficina sense papers és cada vegada més el focus dels informes dels mitjans de comunicació, però amb prou feines s'utilitza a la pràctica, especialment no en petites i mitjanes empreses. No es tracta només del temps i els diners que comporta.
No obstant això, amb només unes poques mesures, el consum de paper es pot reduir considerablement. Les pimes es beneficien de jerarquies planes i estructures flexibles.
En l'article actual, fem una ullada més de prop al tema de l'oficina sense paper, o "oficina digital" com també es coneix. Us mostrarem que la transició és molt més fàcil del que us imagineu. També rebràs consells per a l'organització corporativa, t'explicarem els avantatges de treballar sense papers i et descriurem els efectes de la implementació reeixida.
En un moment en què la tecnologia ens ha empès a contactar amb el món a través dels nostres telèfons intel·ligents, té menys sentit que encara utilitzem paper en moltes de les nostres activitats diàries.
Avui estem acostumats a tractar continguts digitals (música, fotografia, sèries de televisió), però la digitalització dels documents encara no està molt estesa en l'entorn laboral i empresarial. Avui en dia gairebé totes les empreses tenen accés a ordinadors i dispositius mòbils, així que per què seguim omplint les nostres oficines de paper?
Les principals raons per a l'ús continuat del paper es troben en els reptes d'afrontar el canvi i la digitalització. A moltes persones els agrada conservar una còpia física dels documents amb els que treballen.
No obstant això, a mesura que els seus empleats comencen a eliminar o almenys reduir la quantitat de paper utilitzat a l'oficina o en tota l'organització, també millora els processos augmentant la productivitat mitjançant la digitalització de les dades, utilitzant mètodes sense paper i reduint així els costos.
L'oficina sense paper és un objectiu que cada vegada més empreses s'esforcen per aconseguir i ofereix molts beneficis més enllà de l'estalvi de costos i la reducció de la petjada de carboni d'una empresa.
S'estima que un empleat que passa un total de dues hores amb documents utilitza una mitjana de 10.000 fulls de paper a l'any (dades de l'Agència Federal de Medi Ambient). Per aquest motiu, és important utilitzar solucions i eines que millorin tant l'accés, la gestió i la localització de la informació. No obstant això, qualsevol canvi en el procés de negoci requereix temps i requereix un canvi gradual en la cultura corporativa.
A més de l'impacte positiu sobre el medi ambient en reduir el consum de paper de negoci, la digitalització de documents i dades de l'empresa ofereix molts altres avantatges.
Aquests són els principals avantatges d'una oficina sense papers:
Gràcies al canvi a una oficina sense papers, pots ser el primer Pas cap a la transformació digital de la teva empresa.
Perquè gràcies a les solucions de flux de treball des de vostè pot simplificar i accelerar encara més els seus processos de negoci. Alleugen els empleats fent-se càrrec d'una gran quantitat de treball rutinari complex. Els requisits legals que s'han d'observar s'integren directament en el flux de treball.
Si digitalitzes els teus documents, pots fer-ho en qualsevol moment, en qualsevol lloc i amb qualsevol dispositiu que accedeixi als documents. Això és especialment important si teniu diverses oficines, els vostres empleats volen / han de fer la seva feina des de la seva oficina a casa o han d'emetre aprovacions.
La digitalització de documents té un impacte directe en la reducció de costos de la teva empresa, no només perquè ja no compres tant paper, sinó també perquè estalvies en el manteniment de la impressora i en la compra de tinta i recanvis.
Per descomptat, això també redueix els costos d'emmagatzematge, és a dir, fitxers, carpetes, prestatgeries, arxivadors. L'espai valuós per emmagatzemar documents en paper ja no es malgasta.
La conclusió és que tan aviat com utilitzeu dades digitals, els vostres empleats treballen de manera molt més eficient a l'oficina i inverteixen el valuós temps guanyat d'una manera sensata i dirigida a l'empresa.
La reducció significativa de l'espai d'emmagatzematge mitjançant la digitalització i/o reducció del consum de paper condueix a oficines més netes i endreçades .
Major seguretat de la informació mitjançant l'ús de programari amb un sistema d'emmagatzematge de bases de dades. La seguretat de la informació emmagatzemada digitalment és molt superior a la seguretat dels documents arxivats en paper.
Amb la transformació de fluxos de treball manuals a automatitzats, els processos de negoci s'estandarditza i els costos es redueixen. Per exemple, l'optimització del flux de treball pot provocar una recaptació més ràpida i una reducció dels costos d'adquisició.
Els pagaments de factures ja no s'obliden, els descomptes es poden deduir a temps.
La digitalització a la teva empresa dóna més profunditat i volum a les relacions amb els clients. Això significa que la recopilació completa de dades en les transaccions comercials amb l'ajuda de big data, la vinculació coherent de processos interns, els temps de reacció en qüestió de segons, així com el contacte personalitzat amb un gran nombre de clients al mateix temps i la planificació precisa i extremadament orientada a la demanda portarà a la seva empresa cap endavant.
La digitalització va en augment en totes les àrees de l'empresa, sobretot en el servei al client. Seria un error per a qualsevol empresa subestimar aquest potencial. Si no es vol quedar enrere en la competència i fins i tot precipitar-se per davant d'ells, és fonamental fer front a la digitalització en aquest àmbit. Mai abans s'havia pogut comunicar de manera més àgil i individual amb el client sobre les seves necessitats i desitjos específics.
Les empreses que opten per digitalitzar els seus documents mitjançant l'ús d'un programari de gestió documental adequat reben grans beneficis a canvi, com ara:
Especialment per als projectes amb Digitalització sovint es troba amb grans reticències, ja que moltes empreses temen que aquest projecte es converteixi en un pou sense fons. La raó més comuna d'això és el desconeixement per part de les pròpies empreses i la confiança addicional en els fabricants de programari incompetents que ofereixen programari que no funciona. Molts fabricants de programari s'aprofiten de la ignorància.
En aquest punt, PaperOffice estarà encantat d'ajudar-vos amb la implementació de la digitalització. Gràcies a 20 anys d'experiència en el camp de la gestió documental i l'automatització, PaperOffice pot aportar-te suggeriments de treball des de la pràctica i acompanyar-te a través de la implementació completa.
No es requereix ni un especialista en TI ni un bibliotecari format!
Tot el que realment necessites és
De vegades, el maquinari sovint ja hi és, té més potencial que abans i es pot utilitzar immediatament.
Propina
Per cert, hi ha un article especial sobre el tema "Digitalització de documents en paper: 10 avantatges més importants", que informava sobre els avantatges de la digitalització general:
T'hem enumerat cinc passos que has de seguir per reduir el consum de paper a l'oficina i digitalitzar-te:
Planifiqueu bé el vostre desplegament a l'oficina sense papers. Preneu-vos el temps suficient per analitzar els processos de la vostra empresa. Què s'ha de tenir o conservar en paper? Quins documents són suficients en format digital? Els documents i la informació provenen de diferents fonts És molt probable que trobeu informació que prové de diferents fonts i en diferents formats. Algunes d'aquestes en format digital, emmagatzemades en arxius o bases de dades i algunes en forma de documents impresos.
És possible que vulgueu escanejar i digitalitzar tots els documents anteriors, o passar a una oficina / sistema sense paper en una data determinada, així com utilitzar dades digitals per continuar i treballar de manera eficient en el futur. Utilitzeu una impressora/escàner multifunció per a l'escaneig i el seguiment de directoris o l'arxivament massiu de grans quantitats de documents.
La primera opció requereix més temps i recursos. L'ideal seria que tu i el teu equip decidiu com organitzar els fitxers electrònics i configureu un procés d'escaneig continu pas a pas perquè tots els documents futurs estiguin digitalitzats.
Planificació de temps i personal per al projecte d'oficina sense papers
Un quart o 90 dies és un termini raonable per implementar les accions necessàries per a la transició a l'oficina sense papers.
També és un període que permet una transició suau. Les solucions de correcció ràpida que obliguen els empleats a fer canvis d'un dia per l'altre solen ser de curta durada. També és possible d'aquesta manera no interrompre les operacions.
Bàsicament, quan es canvia a l'oficina sense papers amb PaperOffice DMS, no hi ha necessitat d'un equip de projecte format per diverses persones.
En moltes pimes, deduir-les de les seves tasques reals no és possible ni desitjable. El que té sentit, però, és fer almenys una persona amb l'autoritat per emetre directives a la CDO, el Director Digital. Si no esteu massa interessats en les abreviatures nord-americanes, podeu nomenar-lo com a gestor de projectes d'oficina sense papers.
És important que la persona afectada es familiaritzi a fons amb el DMS del PaperOffice.
A causa de l'estructura clarament estructurada del programari i les extenses i fàcils d'entendre tutorials i vídeos sobre tots els aspectes, això és una cosa que no requereix ni un títol de TI ni una formació externa. A més, es pot fer com "aprendre fent" acompanyant les primeres mesures de conversió.
Trencar els 90 dies previstos en períodes de temps més petits té com a finalitat poder centrar-se en cada fase de la transició i poder reflexionar sobre els processos implicats. A més, els èxits en el canvi es poden documentar més fàcilment. Els empleats entenen millor les mesures i no se senten aclaparats. Al mateix temps, els objectius s'han de comunicar internament, la qual cosa està en línia amb un canvi mental. La importància que això ja s'ha explicat en el pròleg.
Té sentit dividir els 90 dies en tres seccions de 30 dies cadascuna.
Els primers 30 dies s'utilitzen per analitzar tots els processos que s'han de convertir d'analògic a digital.
En els segons 30 dies s'introduirà el DMS del PaperOffice i el maquinari necessari, però inicialment només amb finalitats formatives i d'acompanyament de processos en curs, si això sorgeix.
Els últims 30 dies s'han reprès per fer el procés de transició de analògic a digital, amb preguntes dels empleats sens dubte sorgides. Una o altra operació incorrecta també és possible, però això es pot corregir en qualsevol moment gràcies a l'estructura jeràrquica del DMS del PaperOffice.
Al final dels últims 30 i per tant també els 90 dies, hi ha un sistema de gestió documental totalment integrat que ja permet una anàlisi en aquest moment de com de grans són i seran els avantatges en el futur.
En els primers 30 dies, ara se centra a examinar els processos en què el paper ha tingut un paper principal fins ara. Per a això, cal reconèixer les interfícies de comunicació externa i interna en l'empresa i seguir el seu cicle de vida, que pot ser-hi:
El següent que cal determinar és quan i on, en el cas dels formularis electrònics, es produeix la transició al paper imprès, així com el camí del paper a l'arxiu o simplement a la paperera.
Dissenya documents digitalment a partir d'ara
A partir d'ara, prescindir del paper en la mesura del possible: reunions, minuts, correu entrant, factures sortints i notes es poden crear directament al PaperOffice. Les tasques i els fluxos de treball també s'implementen digitalment.
Digitalitzar factures i implementar gradualment la comptabilitat sense papers
L'emissió de factures com a tals també forma part de l'oficina sense papers, encara que no només es pot veure en aquest context. La digitalització i el processament adequat són un problema i també han d'estar ben planificats i implementats.
Qualsevol persona que mantingui les seves factures digitalment i també creï la seva comptabilitat digital reconeix un major potencial d'estalvi i pot fer més eficient el procés de comptabilitat general.
Emmagatzematge de dades
Si ja heu decidit que els vostres fitxers físics ara seran fitxers digitals, la pregunta immediata és on emmagatzemareu aquests fitxers digitals. Els emmagatzemareu en una base de dades localment o en un dispositiu NAS extern?
Quan es canvia a una oficina sense papers, no s'ha d'escatimar en una de les facetes més importants. Emmagatzematge local de dades i ús de dispositius NAS.
O no vols tenir l'emmagatzematge de dades o la base de dades a la teva empresa? Per tal d'evitar incendis, robatoris, etc., però, l'ús d'una solució en el núvol està fora de dubte per a vostè per raons legals. Llavors, per descomptat, la solució d'utilitzar la base de dades en un servidor dedicat, que només se li assigna, és una molt bona solució.
La selecció és gran.
De fet, la recerca de solucions també pertany a la secció dels primers 30 dies. Amb la gestió documental PaperOffice DMS i el maquinari NAS, integrat a la xarxa de l'empresa, totes les solucions estan disponibles per implementar la transició del paper al digital.
Després que el programari s'ha instal·lat als ordinadors de l'empresa, els nivells de jerarquia s'han assignat i els servidors NAS s'han configurat i s'han posat en xarxa, el programari està entrenat.
No hi ha necessitat de consultors externs (normalment sinònims de "cars"). Per descomptat, els empleats del PaperOffice estan disponibles si cal. Els més d'un milió d'empreses que treballen amb PaperOffice DMS a tot el món s'han portat molt bé amb els tutorials i vídeos detallats o amb l'assessorament telefònic sobre preguntes sobre el DMS de PaperOffice.
La majoria dels processos són autoexplicatoris i van acompanyats d'un menú d'ajuda molt ben elaborat. Per cert, no cal ser tossut per aferrar-se als 30 dies. Si tots els implicats en el canvi d'analògic a digital són de l'opinió que funcionarà, el procés es pot escurçar segons es desitgi.
Estructura de carpetes
Una estructura de carpetes significativa és important perquè pugueu trobar-vos fàcilment després del canvi. Organitzeu fàcilment la vostra estructura de carpetes digitals d'acord amb la vostra estructura de carpetes "real" existent.
Confia en l'automatització
Gràcies al reconeixement intel·ligent d'IA, podeu reconèixer dades importants del document al document, extreure'ls i utilitzar-los per a la paraula clau del document. Això estalvia temps i, per tant, diners.
Els últims 30 dies (o menys) comencen i els empleats acaben la fase d'educació i formació. Els correus electrònics ja no s'imprimeixen, sinó que es desen.
Utilitza fluxos de treball i segells
Els documents i correus electrònics es poden accedir, editar i posar a disposició d'altres empleats en qualsevol moment mitjançant la funció de flux de treball al DMS del PaperOffice. Els documents de càrrega dels lliuraments o les cartes entrants es digitalitzen mitjançant un escàner o una càmera de telèfon mòbil i es converteixen en documents de text mitjançant el programari OCR de PaperOffice.
La funció stamp permet activar diversos fluxos de treball i dur a terme més accions. Les variables dinàmiques es poden afegir als segells i fins i tot les notificacions per correu electrònic s'envien automàticament en utilitzar-les.
No t'oblidis de fer còpies de seguretat
Només hi ha un emmagatzematge central amb una funció de còpia de seguretat. La pregunta no sorgeix mai més sobre quin empleat té un document específic emmagatzemat al seu ordinador i com arribar-hi perquè està de vacances i no està disponible.
Un mètode de xifratge de dades que també és utilitzat per l'exèrcit dels Estats Units. El popular i lucratiu joc de hackers amb ransomware rebota a PaperOffice.
Sigues coherent: El començament sempre és difícil, perquè els processos que s'han assajat durant anys són nous de moment. No caiguem en l'antic patró.
Sigues coherent i experimenta l'oficina sense papers.
Propina
Hem creat la guia definitiva de 5 passos per anar sense paper i digitalitzar el teu negoci com a document descarregable, detallant cada 5 passos i quant de temps triga:
Amb el programari adequat, una oficina sense paper significa cap treball addicional.
Tot el que realment es necessita és un programari
Evitar aquest error comú
En qualsevol cas, assegureu-vos que la vostra elecció de programari recau en un DMS amb el qual podeu dur a terme l'enregistrament automàtic (per exemple, el seguiment de directoris) i l'ensenyament dels documents VOSALTRES MATEIXOS per no entrar en una trampa de costos incontrolable i no dependre del fabricant.
Per a moltes empreses, una oficina sense papers moderna i eficient no és un èxit de la nit al dia, però tampoc és una utopia. Per aconseguir finalment la digitalització dels teus documents, has d'establir polítiques de reducció de paper i trobar solucions per desfer-te de tot el que ja no necessites.
El programari de gestió documental del PaperOffice us pot ajudar a digitalitzar documents i implementar una oficina sense paper. Les solucions DMS són solucions completes que ofereixen una infraestructura coherent.
Com a resultat, els processos de negoci s'assignen de manera transparent, els fluxos de treball es poden dur a terme digitalment i tota la informació important es pot veure fàcilment.
Gràcies a les solucions DMS, també podeu processar i emmagatzemar documents i continguts digitals de manera a prova d'auditoria, per exemple, per estalviar-vos problemes durant les auditories d'empreses i fiscals.
Hem resumit 9 consells per a vostè perquè l'oficina sense paper realment funcioni!
En definitiva, es tracta de digitalitzar una gran varietat de documents a l'empresa, com ara contractes, rebuts, albarans, factures entrants, és a dir, tot el que hi ha en paper. A més, no només es qüestiona el paper sobre el passat, sinó també el futur document.
La comunicació també és un soci rellevant a l'oficina sense papers. No cal preocupar-se legalment, només prestar atenció a un parell de "subtileses". Alguns documents, inclosa l'estructura de carpetes i en format PDF, es poden lliurar fàcilment al consultor fiscal o als col·legues com a arxiu autosuficient: es fa amb només uns quants clics del ratolí.
DMS significa Sistema de Gestió Documental i està destinat a gestionar documents, especialment documents digitals, que inclou la conversió d'analògic a digital. El PaperOffice DMS és un sistema d'aquest tipus. El seu ventall de funcions és tan notable com la seva navegació de menús dissenyada intuïtivament, que només requereix una formació menor. No necessiteu consultors cars al lloc. Els tutorials de vídeo ben explicats a PaperOffice DMS poden fer-ho igual de bé i molt més barat, de forma gratuïta.
Escaneig, OCR, arxivament amb paraules clau automàtiques, fusió de documents controlats per IA, motor de cerca integrat, funció de flux de treball, xifratge amb 1024Mbit, integració directa a MS Office, protecció contra ransomware, creació automàtica de plantilles, funció de segells, gestió de tasques i notes.
Aquestes són un parell de les funcions més importants de PaperOffice DMS i, com he dit, ni vostè ni els seus empleats han de completar un grau de TI.
2. No hi ha un programari DMS adequat. Cada DMS té la seva justificació i, en última instància, el producte ha d'ajustar-se al propòsit.
3. Tant si es tracta del vostre propi servidor, servidor dedicat al PaperOffice al centre de dades de Strato AG a Berlín (Alemanya) o NAS - deseu el document NEVER en emmagatzematge en núvol de tercers que a) no s'utilitza de manera dedicada i b) no es troba en un país segur c) no es pot exportar amb un sol clicPropina
Si seguiu els consells i utilitzareu un NAS per a l'emmagatzematge segur de documents - PaperOffice no només és perfecte per a això, sinó que fins i tot és l'únic DMS oficial per al fabricant nas més gran del món - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
ERROR: LID-5759 missing
ERROR: LID-6036 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5763 missing
ERROR: LID-6039 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5756 missing
ERROR: LID-6042 missing
ERROR: LID-5803 missing
ERROR: LID-5793 missing
ERROR: LID-6069 missing
ERROR: LID-6070 missing
ERROR: LID-5787 missing
ERROR: LID-6072 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5789 missing
ERROR: LID-6077 missing
ERROR: LID-6070 missing
ERROR: LID-6074 missing
ERROR: LID-5771 missing
ERROR: LID-6075 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5777 missing
ERROR: LID-5759 missing
ERROR: LID-5763 missing
ERROR: LID-5800 missing
ERROR: LID-5769 missing
ERROR: LID-6082 missing
ERROR: LID-6083 missing
