T'hem enumerat cinc passos que has de seguir per reduir el consum de paper a l'oficina i digitalitzar-te:
-
Estratègia i anàlisi dels processos
Planifiqueu bé el vostre desplegament a l'oficina sense papers. Preneu-vos el temps suficient per analitzar els processos de la vostra empresa. Què s'ha de tenir o conservar en paper? Quins documents són suficients en format digital?
Els documents i la informació provenen de diferents fonts És molt probable que trobeu informació que prové de diferents fonts i en diferents formats. Algunes d'aquestes en format digital, emmagatzemades en arxius o bases de dades i algunes en forma de documents impresos.
Planificació de temps i personal per al projecte d'oficina sense papers
Un quart o 90 dies és un termini raonable per implementar les accions necessàries per a la transició a l'oficina sense papers.
També és un període que permet una transició suau. Les solucions de correcció ràpida que obliguen els empleats a fer canvis d'un dia per l'altre solen ser de curta durada. També és possible d'aquesta manera no interrompre les operacions.
Bàsicament, quan es canvia a l'oficina sense papers amb PaperOffice DMS, no hi ha necessitat d'un equip de projecte format per diverses persones.
En moltes pimes, deduir-les de les seves tasques reals no és possible ni desitjable. El que té sentit, però, és fer almenys una persona amb l'autoritat per emetre directives a la CDO, el Director Digital. Si no esteu massa interessats en les abreviatures nord-americanes, podeu nomenar-lo com a gestor de projectes d'oficina sense papers.
-
Determinació dels terminis per a la transició a l'oficina sense papers
Trencar els 90 dies previstos en períodes de temps més petits té com a finalitat poder centrar-se en cada fase de la transició i poder reflexionar sobre els processos implicats. A més, els èxits en el canvi es poden documentar més fàcilment. Els empleats entenen millor les mesures i no se senten aclaparats. Al mateix temps, els objectius s'han de comunicar internament, la qual cosa està en línia amb un canvi mental. La importància que això ja s'ha explicat en el pròleg.
Té sentit dividir els 90 dies en tres seccions de 30 dies cadascuna.
Els primers 30 dies s'utilitzen per analitzar tots els processos que s'han de convertir d'analògic a digital.
En els segons 30 dies s'introduirà el DMS del PaperOffice i el maquinari necessari, però inicialment només amb finalitats formatives i d'acompanyament de processos en curs, si això sorgeix.
Els últims 30 dies s'han reprès per fer el procés de transició de analògic a digital, amb preguntes dels empleats sens dubte sorgides. Una o altra operació incorrecta també és possible, però això es pot corregir en qualsevol moment gràcies a l'estructura jeràrquica del DMS del PaperOffice.
-
Detectar camins d'adquisició i determinar l'emmagatzematge de dades
En els primers 30 dies, ara se centra a examinar els processos en què el paper ha tingut un paper principal fins ara. Per a això, cal reconèixer les interfícies de comunicació externa i interna en l'empresa i seguir el seu cicle de vida, que pot ser-hi:
- Trucades telefòniques (per exemple, un formulari de comanda que després s'omple)
- Trànsit de correu electrònic (p. ex., el correu s'imprimirà per a la propera reunió)
- Cartes
- Visita de clients d'empresa (per exemple: veure trucades telefòniques)
- Documents adjunts
- Correspondència interna
El següent que cal determinar és quan i on, en el cas dels formularis electrònics, es produeix la transició al paper imprès, així com el camí del paper a l'arxiu o simplement a la paperera.
Dissenya documents digitalment a partir d'ara
A partir d'ara, prescindir del paper en la mesura del possible: reunions, minuts, correu entrant, factures sortints i notes es poden crear directament al PaperOffice. Les tasques i els fluxos de treball també s'implementen digitalment.
Digitalitzar factures i implementar gradualment la comptabilitat sense papers
L'emissió de factures com a tals també forma part de l'oficina sense papers, encara que no només es pot veure en aquest context. La digitalització i el processament adequat són un problema i també han d'estar ben planificats i implementats.
Qualsevol persona que mantingui les seves factures digitalment i també creï la seva comptabilitat digital reconeix un major potencial d'estalvi i pot fer més eficient el procés de comptabilitat general.
Emmagatzematge de dades
Si ja heu decidit que els vostres fitxers físics ara seran fitxers digitals, la pregunta immediata és on emmagatzemareu aquests fitxers digitals. Els emmagatzemareu en una base de dades localment o en un dispositiu NAS extern?
Quan es canvia a una oficina sense papers, no s'ha d'escatimar en una de les facetes més importants. Emmagatzematge local de dades i ús de dispositius NAS.
O no vols tenir l'emmagatzematge de dades o la base de dades a la teva empresa? Per tal d'evitar incendis, robatoris, etc., però, l'ús d'una solució en el núvol està fora de dubte per a vostè per raons legals. Llavors, per descomptat, la solució d'utilitzar la base de dades en un servidor dedicat, que només se li assigna, és una molt bona solució.
La selecció és gran.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Introducció del maquinari PaperOffice DMS plus
Després que el programari s'ha instal·lat als ordinadors de l'empresa, els nivells de jerarquia s'han assignat i els servidors NAS s'han configurat i s'han posat en xarxa, el programari està entrenat.
No hi ha necessitat de consultors externs (normalment sinònims de "cars"). Per descomptat, els empleats del PaperOffice estan disponibles si cal. Els més d'un milió d'empreses que treballen amb PaperOffice DMS a tot el món s'han portat molt bé amb els tutorials i vídeos detallats o amb l'assessorament telefònic sobre preguntes sobre el DMS de PaperOffice.
La majoria dels processos són autoexplicatoris i van acompanyats d'un menú d'ajuda molt ben elaborat. Per cert, no cal ser tossut per aferrar-se als 30 dies. Si tots els implicats en el canvi d'analògic a digital són de l'opinió que funcionarà, el procés es pot escurçar segons es desitgi.
Estructura de carpetes
Una estructura de carpetes significativa és important perquè pugueu trobar-vos fàcilment després del canvi. Organitzeu fàcilment la vostra estructura de carpetes digitals d'acord amb la vostra estructura de carpetes "real" existent.
Confia en l'automatització
Gràcies al reconeixement intel·ligent d'IA, podeu reconèixer dades importants del document al document, extreure'ls i utilitzar-los per a la paraula clau del document. Això estalvia temps i, per tant, diners.
-
Completa la transició a l'oficina sense papers
Els últims 30 dies (o menys) comencen i els empleats acaben la fase d'educació i formació. Els correus electrònics ja no s'imprimeixen, sinó que es desen.
Utilitza fluxos de treball i segells
Els documents i correus electrònics es poden accedir, editar i posar a disposició d'altres empleats en qualsevol moment mitjançant la funció de flux de treball al DMS del PaperOffice. Els documents de càrrega dels lliuraments o les cartes entrants es digitalitzen mitjançant un escàner o una càmera de telèfon mòbil i es converteixen en documents de text mitjançant el programari OCR de PaperOffice.
La funció stamp permet activar diversos fluxos de treball i dur a terme més accions. Les variables dinàmiques es poden afegir als segells i fins i tot les notificacions per correu electrònic s'envien automàticament en utilitzar-les.
No t'oblidis de fer còpies de seguretat
Només hi ha un emmagatzematge central amb una funció de còpia de seguretat. La pregunta no sorgeix mai més sobre quin empleat té un document específic emmagatzemat al seu ordinador i com arribar-hi perquè està de vacances i no està disponible.
Un mètode de xifratge de dades que també és utilitzat per l'exèrcit dels Estats Units. El popular i lucratiu joc de hackers amb ransomware rebota a PaperOffice.
Sigues coherent: El començament sempre és difícil, perquè els processos que s'han assajat durant anys són nous de moment. No caiguem en l'antic patró.
Sigues coherent i experimenta l'oficina sense papers.
La guia definitiva de 5 passos
Propina
Hem creat la guia definitiva de 5 passos per anar sense paper i digitalitzar el teu negoci com a document descarregable, detallant cada 5 passos i quant de temps triga:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Conclusió provisional 2 / 3
Amb el programari adequat, una oficina sense paper significa cap treball addicional.
Tot el que realment es necessita és un programari- Automatitzar completament la recepció de factures mitjançant correus electrònics personalitzats, si les factures estan disponibles digitalment
- En el cas de les factures en paper, gràcies a la integritat de l'escàner, es poden capturar automàticament mitjançant l'escaneig per lots
- Indexar i llegir els documents escanejats
- i el més important: pot emmagatzemar automàticament documents digitals i escanejats en funció del seu contingut!
Evitar aquest error comú
En qualsevol cas, assegureu-vos que la vostra elecció de programari recau en un DMS amb el qual podeu dur a terme l'enregistrament automàtic (per exemple, el seguiment de directoris) i l'ensenyament dels documents VOSALTRES MATEIXOS per no entrar en una trampa de costos incontrolable i no dependre del fabricant.
