Avantatges decisius de la gestió electrònica de dades

Tot i que les tècniques bàsiques de gestió documental s'utilitzen en el control de documents corporatius des de fa dècades i han anat evolucionant al llarg dels anys, encara es subestima la necessitat d'un sistema de gestió documental i els seus avantatges d'aplicació.

Els estudis han demostrat que els empleats dediquen fins a un trenta per cent del seu temps a la recerca dels documents necessaris a l'empresa. De mitjana, els empleats perden més d'un dia laborable a la setmana com a resultat. Encara empitjora, perquè: En el 70% de tots els casos la recerca no té èxit. El document es torna a crear i els companys ja no poden entendre l'estat actual dels documents.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Però, quin és l'estàndard, què pot esperar el client d'un DMS?

En l'article actual, et mostrarem els avantatges d'utilitzar la gestió electrònica de dades (sistema de gestió documental).

Això es pot explicar punt per punt mitjançant el programari de gestió de documents PaperOffice.

Abans d'entrar en els beneficis, expliquem la definició:

Què és un sistema de gestió documental?

Un sistema de gestió documental (DMS) s'utilitza per emmagatzemar, gestionar i controlar el flux de documents dins d'una organització.

Això vol dir que empreses d'una àmplia varietat d'indústries acumulen cada dia documents importants: al·legacions, documents de contracte, esborranys, cartes externes, investigació, opinions d'experts i molt més. Aquests no només arriben per correu postal, molts documents també arriben per correu electrònic.

Podeu organitzar tota la informació, com ara documents en paper, fitxers windows o correus electrònics, en una ubicació central, el vostre sistema de gestió de documents, al qual els empleats poden accedir fàcilment i sense cap problema.

Incloent funcions úniques per al treball en equip i l'intercanvi de documents i una interfície de programa innovadora que és única a tot el món.

Els sistemes de gestió documental són cada vegada més importants per a les empreses, ja que la quantitat d'informació generada per les empreses actuals està creixent exponencialment.

La introducció d'un sistema de gestió documental, DMS per abreujar, també t'ajuda a portar una estructura clara als teus documents i a fer front a l'allau d'informació.

DMS també significa programari de gestió documental i està destinat a gestionar documents, especialment documents digitals, que inclou la conversió d'analògic a digital. El PaperOffice DMS és aquest programari.

La gestió i el control de l'enorme quantitat de documents externs i interns que formen part dels processos de negoci en l'administració pública o empresarial s'ha convertit en un repte. Això promou la introducció de programari de gestió documental que facilita la gestió.

La introducció del DMS garanteix importants reduccions en el temps de cerca, la manipulació i l'estalvi de costos, que són molt importants en els nostres processos administratius.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

El cor d'un DMS

Un sistema avançat de gestió documental té el seu "cor" en una base de dades, on la informació s'emmagatzema de manera que permet trobar-la i recuperar-la d'una manera fàcil i controlada.

La base de dades es pot configurar localment o en un sistema NAS, com ara QNAP NAS o Synology NAS. Però emmagatzemant la informació d'una manera estructurada, només tenim part de l'equació.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

El "cervell" que controla el sistema és la lògica del flux de treball, que permet crear dependències entre documents i processos i vincular aquesta informació en fluxos flexibles i prèviament definits.

Un pas essencial en la implementació d'un "flux de treball" tan sofisticat és que la major quantitat de documentació possible estigui disponible en forma digital.

Digitalització i gestió documental

Quan parlem de sistemes de gestió documental, no hem d'oblidar: com més alt sigui el nivell de digitalització de la informació que forma part dels processos, més alt és el nivell de control i automatització que podem aconseguir. Ja hem escrit un article sobre els avantatges de la digitalització, fes clic aquí.

En el primer pas, determines quins documents pertanyen als nostres processos, com els integrem en el nostre sistema de gestió documental i quina informació s'ha d'extreure i emmagatzemar juntament amb els documents de la teva base de dades. Un cop inclosa la informació, definim el seu cicle de vida, com interactuarà amb altres processos i com podem integrar-la.

La informació prové de diferents fonts

El més probable és que ens trobem amb informació procedent de diferents fonts i en diferents formats. Algunes d'aquestes en format digital, emmagatzemades en arxius o bases de dades i algunes en forma de documents impresos.

Què fem amb documents digitals en format pdf, doc, etc.? Aquí el procés és molt senzill.

Arrossegueu el document digital a la interfície del PaperOffice. O feu que les carpetes del Windows es supervisin fàcilment després de rebre documents.

Els documents en format paper es poden escanejar i convertir fàcilment en format digital gràcies a l'escàner integrat.

Gràcies al programa de Reconeixement òptic de caràcters (OCR = Reconeixement òptic de caràcters), ja hem fet un pas important. Mitjançant un escàner o un altre dispositiu de digitalització, no només convertim el document en una imatge, sinó que també podem "llegir" el seu contingut electrònicament.

No només s'inclou el text OCR pur a la base de dades, gràcies a la intel·ligència artificial (IA) anomenada PIA, l'automatització es pot especificar manualment o automàticament.

Així és com utilitzem el sistema per reconèixer i definir quines àrees del document s'han de llegir automàticament. Com ara número de factura, data, productes, imports, etc. En conseqüència, disposem de tota la informació necessària en el nostre sistema de gestió documental.

La digitalització de la informació a través d'OCR facilita la integració d'una àmplia varietat de documentació en la gestió de processos i fluxos de treball.

Administració de fluxos de treball i documents

Com ja s'ha esmentat, és imprescindible que la gestió documental avançada tingui tota la informació de forma digital i estructurada en una base de dades. Per tant, podeu cercar tots els documents desats al PaperOffice, com ara Google. També podeu establir les regles de qui pot accedir, modificar i suprimir /arxivar la vostra informació.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Però volem anar més enllà i agilitzar els nostres processos de negoci. Un dels pilars de la nostra solució de gestió documental és el motor de flux de treball. Això ens permet concretar cada pas d'un procés de negoci amb les seves activitats i dependències associades, així com els departaments i rols implicats.

També podem definir notificacions automàtiques que s'activaran en funció de les activitats i esdeveniments que es produeixin al llarg del procés.

Tot això no només minimitza el temps dedicat a la gestió de tasques, sinó que també minimitza la probabilitat d'oblit i errors en el procés.

Valor afegit i beneficis de l'arxivament electrònic de dades

Aquests són alguns dels avantatges més destacats de la implantació d'un sistema de gestió documental:

• Disponibilitat: En emmagatzemar i gestionar tots els seus documents i les seves versions, actualitzacions, notes, contactes emmagatzemats, dades de documents en una base de dades central, tota la informació forma gradualment una base de dades de coneixement central.

  L'accés central i fàcil a tota aquesta documentació rellevant de l'empresa i la capacitat de múltiples parts de col·laborar en un mateix document el converteixen en el primer de la llista de beneficis.

• Permís d'accés: Controlar qui pot accedir als documents, quan i quines activitats es poden realitzar en ells.

  La configuració de carpetes i documents, els nivells i drets de llançament, així com els grups i departaments fan que l'accés a documents sensibles sigui transparent i segur.

• Seguretat, no només en el control d'accessos, sinó també en la custòdia i seguretat que comporta la introducció de noves tecnologies i bases de dades.

  En primer lloc, el DMS del PaperOffice xifra tots els documents quan es guarden per seguretat, d'acord amb un dels estàndards de seguretat més alts disponibles actualment, AES-1024bit.

  La conversió en documents llegibles és possible en qualsevol format actual, amb el PaperOffice actualitzant regularment els seus formats de fitxer, el que significa que els documents també seran llegibles en el futur.

• Recuperabilitat i estalvi de temps: Tots els vostres documents, anteriorment en paper, ara estan disponibles digitalment, així com els correus electrònics, s'emmagatzemen de manera centralitzada a la vostra base de dades. Al mateix temps, la data i l'hora, es desa un número de versió i paraules clau, que el motor de cerca del PaperOffice pot utilitzar per trobar documents encara que la persona que cerqui només sàpiga el contingut del document de manera rudimentària.

  Tot el que s'emmagatzema al DMS del PaperOffice també és reconegut per text OCR, optimitzat amb diccionaris empresarials i indexat per a una cerca de paraules clau perfecta a la base de dades de l'SQL per a una cerca de paraules clau.

  Estalvia temps buscant documentació i costos gestionant-la i emmagatzemant-la.

• Reducció d'acomiadaments com duplicació de documents, fotocòpies, registre de dades.
• Agilitat i automatització de tasques administratives amb la creació de fluxos de treball que permetin la integració de documents i processos de negoci en un entorn controlat i activitats clarament definides i monitoritzades.
• No oblidem l'"efecte secundari" positiu d'una major satisfacció interna i externa del client. L'ús d'un sistema de gestió documental permet reaccionar de forma més ràpida i fiable i, per tant, millor als desitjos dels teus clients.

  L'augment de la satisfacció del client es nota molt ràpidament i, sobretot, de manera sostenible, tant pel que fa a les vendes com a la reputació de l'empresa.

Un dels aspectes més importants a l'hora d'emmagatzemar documents a través d'un sistema de gestió documental és el compliment de la normativa legal o de les especificacions del GoBD.

L'abreviatura GoBD significa "Principis per a la correcta gestió i emmagatzematge de llibres, registres i documents en forma electrònica i per a l'accés a dades".

En particular, a causa de l'emmagatzematge de documents altament encriptat a prova d'auditoria directament en una base de dades central SQL PaperOffice compleix tots els requisits per als estàndards de documents i directrius legals o el GOBD estàndard alemany més alt del món.

El terme versioning no és una paraula estrangera dins d'un sistema de gestió documental (DMS). La necessitat d'utilitzar un sistema de gestió documental que tingui control de versions compatible amb GoBD i versions a prova d'auditoria és més clara que mai.

El PaperOffice supera tots els requisits legals

El desenvolupament de PaperOffice DMS és compatible amb GoBD, de manera que podeu utilitzar el programari sense cap preocupació que us hagi de fer trencar una regla. Per exemple, cada vegada que algú canvia un document, es crea una versió nova d'aquest document. D'aquesta manera podeu fer un seguiment del contingut que tenia el document a quina hora.

Per cert, hi ha un vídeo a YouTube per a synology NAS configuració MariaDB 10 i sistema de gestió documental PaperOffice que explica aquest procés d'una manera comprensible:

En ambdós casos, fins i tot en el pitjor dels casos, s'assegura que les bases de dades arxivades es restauren a curt termini i, per tant, sempre s'observen els períodes de retenció.

Assegureu-vos d'evitar aquest error

Mentre que les grans empreses han nomenat durant molt de temps oficials de digitalització que s'ocupen del tema de la conversió de documents analògics a temps complet, les petites i mitjanes empreses solen mancar de recursos humans, especialment perquè es requereixen qualificacions professionals adequades.
No obstant això, aquest és un error comú i condueix a males inversions, perquè molts fabricants s'aprofiten d'aquesta ignorància.

Conclusió provisional

No necessites un especialista en informàtica ni un bibliotecari format!

Tot el que realment necessites és

• El programari adequat
• Soci de TI fiable
• maquinari corresponent

De vegades, el maquinari sovint ja hi és, té més potencial que abans i es pot utilitzar immediatament.

Propina

Per cert, hi ha un article especial sobre el tema de "Tramitació digital de factures", en el qual s'informava dels avantatges de la digitalització o tramitació de factures digitals:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide