Tot i que les tècniques bàsiques de gestió documental s'utilitzen en el control de documents corporatius des de fa dècades i han anat evolucionant al llarg dels anys, encara es subestima la necessitat d'un sistema de gestió documental i els seus avantatges d'aplicació.
Els estudis han demostrat que els empleats dediquen fins a un trenta per cent del seu temps a la recerca dels documents necessaris a l'empresa. De mitjana, els empleats perden més d'un dia laborable a la setmana com a resultat. Encara empitjora, perquè: En el 70% de tots els casos la recerca no té èxit. El document es torna a crear i els companys ja no poden entendre l'estat actual dels documents.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Però, quin és l'estàndard, què pot esperar el client d'un DMS?
En l'article actual, et mostrarem els avantatges d'utilitzar la gestió electrònica de dades (sistema de gestió documental).
Això es pot explicar punt per punt mitjançant el programari de gestió de documents PaperOffice.
Abans d'entrar en els beneficis, expliquem la definició:
Què és un sistema de gestió documental?
Un sistema de gestió documental (DMS) s'utilitza per emmagatzemar, gestionar i controlar el flux de documents dins d'una organització.
Això vol dir que empreses d'una àmplia varietat d'indústries acumulen cada dia documents importants: al·legacions, documents de contracte, esborranys, cartes externes, investigació, opinions d'experts i molt més. Aquests no només arriben per correu postal, molts documents també arriben per correu electrònic.
Podeu organitzar tota la informació, com ara documents en paper, fitxers windows o correus electrònics, en una ubicació central, el vostre sistema de gestió de documents, al qual els empleats poden accedir fàcilment i sense cap problema.
Incloent funcions úniques per al treball en equip i l'intercanvi de documents i una interfície de programa innovadora que és única a tot el món.
Els sistemes de gestió documental són cada vegada més importants per a les empreses, ja que la quantitat d'informació generada per les empreses actuals està creixent exponencialment.
La introducció d'un sistema de gestió documental, DMS per abreujar, també t'ajuda a portar una estructura clara als teus documents i a fer front a l'allau d'informació.
DMS també significa programari de gestió documental i està destinat a gestionar documents, especialment documents digitals, que inclou la conversió d'analògic a digital. El PaperOffice DMS és aquest programari.
La gestió i el control de l'enorme quantitat de documents externs i interns que formen part dels processos de negoci en l'administració pública o empresarial s'ha convertit en un repte. Això promou la introducció de programari de gestió documental que facilita la gestió.
La introducció del DMS garanteix importants reduccions en el temps de cerca, la manipulació i l'estalvi de costos, que són molt importants en els nostres processos administratius.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
El cor d'un DMS
Un sistema avançat de gestió documental té el seu "cor" en una base de dades, on la informació s'emmagatzema de manera que permet trobar-la i recuperar-la d'una manera fàcil i controlada.
La base de dades es pot configurar localment o en un sistema NAS, com ara QNAP NAS o Synology NAS. Però emmagatzemant la informació d'una manera estructurada, només tenim part de l'equació.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
El "cervell" que controla el sistema és la lògica del flux de treball, que permet crear dependències entre documents i processos i vincular aquesta informació en fluxos flexibles i prèviament definits.
Un pas essencial en la implementació d'un "flux de treball" tan sofisticat és que la major quantitat de documentació possible estigui disponible en forma digital.
Digitalització i gestió documental
Quan parlem de sistemes de gestió documental, no hem d'oblidar: com més alt sigui el nivell de digitalització de la informació que forma part dels processos, més alt és el nivell de control i automatització que podem aconseguir. Ja hem escrit un article sobre els avantatges de la digitalització, fes clic aquí.
En el primer pas, determines quins documents pertanyen als nostres processos, com els integrem en el nostre sistema de gestió documental i quina informació s'ha d'extreure i emmagatzemar juntament amb els documents de la teva base de dades. Un cop inclosa la informació, definim el seu cicle de vida, com interactuarà amb altres processos i com podem integrar-la.
La informació prové de diferents fonts
El més probable és que ens trobem amb informació procedent de diferents fonts i en diferents formats. Algunes d'aquestes en format digital, emmagatzemades en arxius o bases de dades i algunes en forma de documents impresos.
Què fem amb documents digitals en format pdf, doc, etc.? Aquí el procés és molt senzill.
Arrossegueu el document digital a la interfície del PaperOffice. O feu que les carpetes del Windows es supervisin fàcilment després de rebre documents.
Propina
Per cert, hi ha un vídeo a YouTube sobre el tema de "Monitorització de directoris i arxiu massiu de documents" que explica aquest procés d'una manera entenedor:
Els documents en format paper es poden escanejar i convertir fàcilment en format digital gràcies a l'escàner integrat.
Propina
Sobre el tema "Arxiu totalment automatitzat de documents en paper des de l'escàner" també hi ha un vídeo a YouTube que explica aquest procés d'una manera senzilla i entenedor:
Gràcies al programa de Reconeixement òptic de caràcters (OCR = Reconeixement òptic de caràcters), ja hem fet un pas important. Mitjançant un escàner o un altre dispositiu de digitalització, no només convertim el document en una imatge, sinó que també podem "llegir" el seu contingut electrònicament.
No només s'inclou el text OCR pur a la base de dades, gràcies a la intel·ligència artificial (IA) anomenada PIA, l'automatització es pot especificar manualment o automàticament.
Així és com utilitzem el sistema per reconèixer i definir quines àrees del document s'han de llegir automàticament. Com ara número de factura, data, productes, imports, etc. En conseqüència, disposem de tota la informació necessària en el nostre sistema de gestió documental.
La digitalització de la informació a través d'OCR facilita la integració d'una àmplia varietat de documentació en la gestió de processos i fluxos de treball.
