Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Butlletí de l'Insider de PaperOffice
Volem ser amics

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Ofertes de descomptes més altes possibles

Notícies exclusives d'informació privilegiada

Actualitzacions gratuïtes de bonificació

Paraula d'honor de l'Amistat Trust
Mai donarem la vostra adreça de correu electrònic a ningú més i cada correu electrònic inclou un enllaç de cancel·lació de subscripció d'un sol clic.

Digitalització = eficiència i èxit


La digitalització o transformació digital dels teus documents en paper és el requisit previ per a l'eficiència i l'èxit de la teva empresa. La necessitat de digitalització és ara un aspecte important per a tothom.

Consell professional

En l'article actual, expliquem els avantatges més importants de la digitalització, enumerem les funcions i descriguem l'impacte d'una implementació reeixida.

A mesura que el món sencer es torna més "digital", cada vegada són més les empreses, especialment les pimes, que necessiten un "impuls" per començar. Perquè molts ja estan horroritzats per la mera idea de dedicar-se al tema o tractar-lo.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

En l'article actual, us mostrarem que la transició dels documents en paper als documents digitals és molt més fàcil del que sembla en els vostres malsons. Segueix els nostres consells que donarà els seus fruits per al teu negoci.

Fins a cert punt, l'arxiu analògic segueix sent una necessitat encara avui. No obstant això, el 99% de les vegades no hi ha necessitat de treballar amb ell.

Per contra, el paper imprès és un anacronisme que es manté ja sigui per costum o purament tècnicament perquè determinats documents s'han de conservar en la forma en què van ser elaborats, com ara fets o contractes. Però aquests també es poden escanejar per treballar amb els seus respectius continguts a l'ordinador.

El viatge real a l'arxiu, la recerca en prestatgeries o arxivadors, la retirada del document, treballar amb ell i portar-lo de tornada i disposar-lo de nou a l'arxiu. Només descriure i llegir aquest procés requereix molt de temps. Trucar a l'arxiu digital, d'altra banda, requereix uns quants clics i res més.

Abans d'entrar en els beneficis, responem a la següent pregunta:

Per què és important no quedar-se enrere a l'hora de la digitalització?

Com a persona responsable, vostè és sens dubte conscient que els documents analògics simplement ja no estan actualitzats. No obstant això, també veieu les complicacions que comporta convertir l'arxiu analògic existent en dades digitals. Perquè digitalitzar documents és més que una tendència. De fet, ara és el requisit previ per mantenir-se competitiu i al dia amb la resta d'empreses del mateix sector.
La digitalització aporta molts avantatges, però escanejar tots els arxius dels últims anys, full a full, és un procés particularment intensiu en temps i personal i descoratja.

10 avantatges de la digitalització de documents en paper:

  • Flexibilitat

    Flexibilitat laboral, siguis on siguis

  • Eficàcia

    Optimització de tots els fluxos de treball

  • Ràpid

    Rebut i enviament digital

  • Estalvi de costos

    Reducció de costos en tots els àmbits

  • Fiabilitat

    Gestió simplificada dels terminis

  • Junt

    Comunicació interna i externa més ràpida

  • Sense costura

    Integració en programari d'oficina

  • Cerca a "Semblant a Google"

    Cerca contingut mitjançant paraules clau

  • Estalvi de temps

    Estalvi d'hores de treball

  • Per a l'eternitat

    Arxivament a llarg termini en format PDF/A

Penseu en una inversió en una nova màquina!

La llista anterior dels 10 punts enumerats no són de cap manera completa, sinó que només limiten la vostra pròpia creativitat i professionalitat, depenent de l'àrea d'aplicació. Si la digitalització de l'arxiu analògic es veu des d'aquests punts de vista i es fa un contra-càlcul, queda clar que l'esforç val la pena i com, per exemple, es veu una inversió en una màquina nova, més moderna i més ràpida.

Assegureu-vos d'evitar aquest error

Mentre que les grans empreses han nomenat durant molt de temps oficials de digitalització que s'ocupen del tema de la conversió de documents analògics a temps complet, les petites i mitjanes empreses solen mancar de recursos humans, especialment perquè es requereixen qualificacions professionals adequades.
No obstant això, aquest és un error comú i condueix a males inversions, perquè molts fabricants s'aprofiten d'aquesta ignorància.

Conclusió provisional 1 / 3

No necessites un especialista en informàtica ni un bibliotecari format!

Tot el que realment necessites és

  • El programari adequat
  • Soci de TI fiable
  • maquinari corresponent
De vegades, el maquinari sovint ja hi és, té més potencial que abans i es pot utilitzar immediatament.

Propina

Per cert, hi ha un article especial sobre el tema de la "tramitació de factures digitals", que informava sobre els avantatges de la digitalització o la tramitació de factures digitals:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Contingut

Què significa detalladament la digitalització de documents?

En poques paraules, és el procés de substituir un document físic, en el sentit del paper, per un format digital.

La majoria de la gent hauria d'estar familiaritzada amb el procés, almenys d'una manera rudimentària. Un document és escanejat o fotografiat, per al qual normalment s'utilitzen escàners. No obstant això, depèn de la interfície respectiva. Un document també es pot digitalitzar mitjançant una càmera de telèfon mòbil.

Per a moltes empreses, el canvi de paper i carpetes a formats electrònics és una de les mesures més importants i també significatives en el procés de digitalització.

Vídeo "Arxiva automàticament documents en paper des de l'escàner"

Al PaperOffice disposes de totes les eines que necessites per digitalitzar els teus documents.

Amb el PaperOffice, tot el que heu de fer és escanejar el document amb l'escàner (el PaperOffice funciona amb tothom) i el PaperOffice crea una versió digital.

Propina

Sobre el tema "Arxiu automatitzat de documents en paper" hi ha un vídeo a YouTube que explica aquest procés d'una manera entenedor:

Com escanejar documents en paper

Els documents d'escaneig s'afegeixen a través del mòdul d'escàner integrat ScanConnect, que, entre altres coses, permet la captura de documents des de tots els escàners, dispositius multifunció, aplicacions mòbils i també grans fotocopiadores, com l'empresa Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox i altres.

Es té en compte la versió automàtica dels documents existents, i el mètode d'escaneig gràcies a les pàgines separador és compatible per a exploracions massives de piles de documents i, a continuació, subdivisió en documents individuals.

Si escanegeu molts documents, el PaperOffice és particularment útil perquè reconeix els fulls separadors i separa els documents per arxivar-los. Una gran característica que és especialment útil si la vostra empresa treballa regularment amb documents de format complex és que El PaperOffice utilitza una IA per reconèixer el contingut dels vostres documents, com ara: totals, tipus de documents, dates, dades de contacte, etc.

OCR o com es poden cercar documents en paper?

Ara, el text d'un document no només ha de ser llegible, sinó que també ha d'estar disponible de manera que pugueu cercar fàcilment un fragment de text.

Presentació totalment automàtica i sense esforç manual.

Tan aviat com s'insereixen documents al PaperOffice, PIA s'encarrega de tot el que d'una altra manera us manté.

PIA és la IA (PaperOffice Intelligent Filing) integrada al PaperOffice i cada document afegit és:
  • Analitzar i descompondre's en les anomenades cadenes de blocs utilitzant la "visió per computador" integrada
  • Reconèixer text mitjançant el reconeixement de text OCR i comparar-lo amb els diccionaris mitjançant el PaperOffice SmartSpell
  • Indexa i cataloga visualment i per paraula clau per al cercador integrat del PaperOffice
  • No importa què i no importa de quina font d'escàner!

Això vol dir que PIA us proporciona el vostre propi potent motor de cerca per a tota la vostra informació, que pot cercar i trobar motors de cerca clàssics com Google, però també pot fer-ho tot visualment, és a dir, comparar i reconèixer visualment un document.

PaperOffice reconeixerà automàticament tots els documents que han estat impartits per PIA a partir d'aquest moment, que al seu torn poden activar regles automàtiques i màscares de presentació.

Es pot automatitzar l'emmagatzematge i el reconeixement de documents?

Per tal d'emmagatzemar automàticament els vostres documents i rebuts, el document s'ensenya per primera vegada al PaperOffice. Les màscares de presentació a PaperOffice s'encarreguen de la ubicació d'indexació i presentació.

Tan aviat com s'ha reconegut una plantilla de document instruït, s'activa automàticament una màscara d'emmagatzematge, que s'encarrega de la paraula clau automatitzada i de la ubicació d'emmagatzematge.

Document with offer data is visible
Data from the document is recognized and read out

Les màscares d'emmagatzematge no només es poden activar automàticament mitjançant plantilles de documents ensenyades: també es poden seleccionar manualment al diàleg PIA.

Pia passa a ser completament autònom, sense cap interacció de l'usuari i per a un nombre il·limitat de documents segons les màscares d'emmagatzematge definides:

  • Llegir automàticament
  • Etiqueta completament
  • Fes que es pot cercar
  • Afegir i supervisar tasques i fluxos de treball que s'han de fer
  • Índex
  • Crea estructures de carpetes de destinació noves
  • Desa-ho a la carpeta de destinació
  • Crea miniatures
  • Empleneu els camps obligatoris vosaltres mateixos
  • Enllaç als contactes i optimització per a la cerca de contactes

Compliment de la digitalització i normativa legal compatible amb GoBD

Un dels aspectes més importants a l'hora d'emmagatzemar documents a través d'un sistema de gestió documental és el compliment de la normativa legal o dels requisits del GoBD.

L'abreviatura GoBD significa "Principis per a la correcta gestió i emmagatzematge de llibres, registres i documents en forma electrònica i per a l'accés a dades".

En particular, a causa de l'emmagatzematge de documents altament encriptat a prova d'auditoria directament en una base de dades central SQL PaperOffice compleix tots els requisits per als estàndards de documents i directrius legals o el GOBD estàndard alemany més alt del món.

El terme versioning no és una paraula estrangera dins d'un sistema de gestió documental (DMS). La necessitat d'utilitzar un sistema de gestió documental que tingui control de versions compatible amb GoBD i versions a prova d'auditoria és més clara que mai.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

La versió fa que tots els canvis siguin traçables

El terme versionat es pot explicar molt fàcilment: En general, es tracta de la funcionalitat utilitzada per registrar canvis en documents o fitxers. El canvi de document es pot detectar i desar com a còpia instantània com a nova versió del document.

Garantir la immutabilitat

Cada canvi de document col·loca una versió "més nova" del document en un arxiu corresponent. El registre fa que els canvis siguin transparents i traçables en tot moment. En aquest punt, el següent visor sap quan i per quin editor es va fer el canvi al document. Això us proporciona una visió general de tot el cicle de vida del document. La versió es pot fer de forma automàtica o manual.

Per tal de garantir la seguretat de la revisió, tots els detalls d'un canvi en els documents i arxius han de ser clarament traçables. S'ha d'assegurar que només els empleats autoritzats poden fer aquest canvi. Però és igual d'important saber anys més tard quins empleats van canviar què i quan.

El PaperOffice supera tots els requisits legals

El desenvolupament de PaperOffice DMS és compatible amb GoBD, de manera que podeu utilitzar el programari sense cap preocupació que us hagi de fer trencar una regla. Per exemple, cada vegada que algú canvia un document, es crea una versió nova d'aquest document. D'aquesta manera podeu fer un seguiment del contingut que tenia el document a quina hora.

L'estratègia correcta per digitalitzar:
"Pas a pas" i "Last in<>First Out"

El fet que la digitalització de documents analògics tingui avantatges queda clarament demostrat.

Com es poden reduir els desavantatges a curt termini?

La variant més cara de la digitalització és encarregar a una empresa especialitzada en això. Depenent de les circumstàncies, els arxius i carpetes de l'arxiu s'envien a l'empresa com a càrrega, on es digitalitzen i s'envien de nou. Prèviament s'ha determinat el format de les dades a digitalitzar. Però, donar dades importants de l'empresa? Tot i que totes les empreses que s'ocupen de l'arxiu digital asseguren el màxim nivell de confidencialitat, no hi ha garanties.

A petició, les empreses també poden portar un camió amb escàners de tambors i digitalitzar directament a l'establiment, a l'aparcament de les seves pròpies instal·lacions de l'empresa. No obstant això, això fa que el projecte de llei sigui tremendament. El costós servei fora de casa, que pot trigar diversos dies en funció de la mida de l'arxiu, s'ha de pagar per separat.

Afortunadament per a totes les empreses, mentre que els arxius han de ser arxius, la informació que contenen, ja sigui analògica o digital, no ha d'estar disponible al mateix temps. Això permet a les empreses digitalitzar els arxius pas a pas, d'acord amb el principi logístic de l'últim en <> primer lloc. Digitalitzeu primer els documents analògics rebuts més recentment.

La raó és senzilla

Els documents contemporanis solen ser necessaris molt més que documents distants en el flux de treball diari. Per tant, primer hauríeu de digitalitzar aquests documents oportuns, cosa que accelera el procés de treball gràcies a la vostra millor disponibilitat. En el millor dels casos, hi ha un equilibri entre l'esforç que suposa la digitalització (eliminar l'arxiu, escanejar, guardar digitalment, recuperar el document analògic) i l'acceleració del procés que ara està disponible, ja que no cal anar a l'arxiu i es poden fer tots els processos a l'ordinador.

Un altre efecte positiu d'aquest enfocament és que els períodes de retenció es poden utilitzar de manera òptima per reduir l'estoc d'arxiu analògic i no per digitalitzar fitxers els períodes de retenció dels quals caduquen sis mesos després.

És essencial proporcionar maquinari o una connexió fàcil i determinar l'abast de la digitalització interna!

El nombre d'empleats administratius en una empresa o el nombre de llocs de treball VDU que es qüestionen de vegades varien molt, de manera que és impossible dir quants dels empleats s'han d'encarregar de la digitalització en relació amb la mida de l'empresa.

Com a mínim, cada empleat ha de tenir accés a un dispositiu amb una funció d'escàner, preferiblement un escàner de documents que permeti escanejar múltiples feeds, així com diferents formats.

L'abast de cada digitalització és tan complicat com el nombre de persones implicades en la digitalització, ja que amb aquest sistema la digitalització és gairebé incidental. Això es pot implementar, per exemple, en la forma en què l'empleat Z processa un procés en relació amb l'empresa XYZ. Al mateix temps, aquest podria ser el detonant per digitalitzar tot el fitxer arxivat analògic a l'empresa XYZ.

No obstant això, una relació comercial a llarg termini, per exemple, pot manifestar-se en un nombre bastant gran d'arxius. Una altra variant seria digitalitzar només determinats segments de la relació comercial, precisament aquells que estan subjectes al processament més freqüent. Per exemple, els albarans o les notes de lliurament. Amb el programari adequat, la digitalització que acompanya els processos es pot implementar sense cap problema.

La guia definitiva de 5 passos

Propina

Hem creat la guia definitiva de 5 passos per anar sense paper i digitalitzar el teu negoci, detallant cada 5 passos i quant de temps triga:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Crear programari DMS vostè mateix o codi obert?

Qualsevol persona que, com a emprenedor o persona responsable, vulgui fer la vida realment difícil per a ells i els seus empleats en termes de digitalització, elabora el programari:

Un programa per recollir les dades del procés d'escaneig.

Un programari OCR per al reconeixement de text.

Un programa de base de dades.

Un programari de cerca, així successivament.

Al final tot acaba en un núvol.

En definitiva: Els joves investiguen sense rima ni raó.

Quin programari m'convé?

La composició de programari de moltes empreses s'assembla a la seva història d'empresa, una estructura que ha crescut lentament. És tan complex que només uns pocs empleats de llarga durada ho entenen.

La millor solució és el programari que porta a terme tots els processos des de l'escaneig fins a la provisió fins a l'arxiu i al mateix temps ofereix interfícies per connectar un altre programari. Un programari amb navegació de menú autoexplicativa que en última instància dóna als documents digitals d'una empresa un habitatge que també compleix tots els requisits en termes de tractament i processament de dades, així com de seguretat.

Sona una mica patètic?

Això és cert, però alguna cosa simple i que funciona pathos és millor que un torrent d'argot tècnic de TI que fa que els empleats esclatin en una suor.

El PaperOffice és perfecte per digitalitzar documents.

El programari de gestió documentaladequat resol el problema analògic-digital

DMS significa programari de gestió documental i està destinat a gestionar documents, especialment documents digitals, que inclou la conversió d'analògic a digital. El PaperOffice DMS és aquest programari. El seu ventall de funcions és tan notable com la seva navegació de menús dissenyada intuïtivament, que només requereix una formació menor. No necessiteu consultors cars al lloc. Els tutorials de vídeo ben explicats a PaperOffice DMS poden fer-ho igual de bé i molt més barat, de forma gratuïta.

Escaneig, OCR, arxivament amb paraules clau automàtiques, fusió de documents controlats per IA, motor de cerca integrat, funció de flux de treball, xifratge amb 1024Mbit, integració directa a MS Office, protecció contra ransomware, creació automàtica de plantilles, funció de segells, gestió de tasques i notes.

Aquestes són un parell de les funcions més importants de PaperOffice DMS i, com he dit, ni vostè ni els seus empleats han de completar un grau de TI.

Quin és el millor lloc per guardar els documents d'escaneig?

Recomanem als nostres clients que arxiqui les dades digitalitzades ja sigui en una base de dades situada en un dispositiu NAS com Synology o QNAP o en un servidor dedicat. Amb el teu propi servidor PaperOffice extern (dedicat), obtindràs tots els avantatges d'un núvol amb perfecta protecció de dades i estalvies diners i molta feina cada mes.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Amb un servidor PaperOffice tens tots els avantatges d'una solució cloud amb una sola gran diferència: És el teu propi servidor de base de dades dedicat i ningú hi accedeix excepte tu.

No vols utilitzar un servidor? De res.

Per què un NAS és ideal per arxivar documents

Un NAS, un emmagatzematge connectat a la xarxa, en alemany un dispositiu d'emmagatzematge amb connexió de xarxa, així com el programari compatible per a PaperOffice DMS i el núvol intern està llest. Absolutament fora de perill de la curiositat estatal i no estatal i, gràcies a la funció de còpia de seguretat, també fora de perill d'un accident de disc dur.

Conclusió provisional 3/3

1. Poseu-vos en contacte amb un fabricant amb coneixements i programari que compleixi amb GOBD (i també GDPR)!

2. No hi ha un programari DMS adequat. Cada DMS té la seva justificació i, en última instància, el producte ha d'ajustar-se al propòsit.

3. Tant si es tracta del vostre propi servidor, servidor dedicat al PaperOffice al centre de dades de Strato AG a Berlín (Alemanya) o NAS - deseu el document NEVER en emmagatzematge en núvol de tercers que a) no s'utilitza de manera dedicada i b) no es troba en un país segur c) no podeu exportar amb un sol clic

Propina

Si seguiu els consells i utilitzareu un NAS per a l'emmagatzematge segur de documents - PaperOffice no només és perfecte per a això, sinó que fins i tot és l'únic DMS oficial per al fabricant nas més gran del món - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Finalment, responem a algunes preguntes més freqüents sobre el tema "Els 10 avantatges més importants de la digitalització de documents en paper":

Quin escàner s'ha d'utilitzar per a DMS?

Per escanejar documents enllaçats, es recomana un escàner amb almenys 300ppp. L'escàner volia tenir una funció d'escaneig a fodler i controladors WIA /TWAIN opcionals. Hem tingut bones experiències amb Fujitsu Scansnap, que funcionen de manera molt fiable.

Quina és la millor manera d'arxivar documents?

Els documents en paper generalment s'han d'escanejar en format PDF / A i després guardar-los en un programari de gestió de documents DMS, o directament si el programari ho admet o l'automatitza, per exemple, mitjançant la supervisió.

Puc llençar els documents originals?

Si utilitzeu un programari decent que obté actualitzacions periòdiques i té una estratègia de còpia de seguretat de dades, la resposta és SÍ per als documents no crítics. Tot el que legalment pugui requerir l'original també s'ha de conservar en l'original. Per exemple, el DMS del PaperOffice té l'opció d'emmagatzemar la ubicació d'emmagatzematge original a les propietats del document.

Conclusió

  • Els beneficis justifiquen l'esforç i els costos

    Treballar digitalment i portar documents antics a la nova era serà la millor inversió clau per estalviar una increïble quantitat de temps, diners i nervis en el futur.

  • Necessites algú que sàpiga

    No necessites el teu propi especialista en TI per aprofitar tots els avantatges de la digitalització.
    El que necessites és el soci adequat al teu costat que, gràcies a la seva experiència, pugui implementar exactament el que necessitis. Eviteu espantar i trieu posicions de prova en lloc de presentacions de PowerPoint elegants sense haver-ho provat realment.

  • El maquinari normalment ja està disponible

    L'experiència ha demostrat que gairebé totes les operacions, empresa i empresa tenen una gran fotocopiadora que no utilitza el seu potencial. Aquests dispositius estimen les exploracions massives, són tolerants als clips de paper i poden ser la base per a un inici digital sense una inversió en escàner.

  • Més barat del que s'esperava amb el DMS adequat

    Eviteu trampes de costos amb sistemes DMS / ECM on esteu sense pietat a mercè dels fabricants. No feu cap compromís quan es tracta de les vostres pròpies opcions d'administració, com ara ensenyar documents i fer-vos la configuració vosaltres mateixos. Si necessiteu ajuda, el fabricant estarà encantat d'ajudar-vos, però seguiu sent independents.

  • L'automatització digital és el futur

    Els procediments seran completament idèntics en el futur, però totalment automatitzats.
    Entra la factura? El flux de treball s'activa i tot va pel seu camí definit.
    Cerca a través de totes les 1000 carpetes? No hi ha cap problema, perquè tens el teu propi Google!

Amb l'estratègia adequada, la conversió d'arxius analògics a digitals no serà un procés costós. Tot emprenedor ha d'adonar-se que aquest pas s'ha de fer en algun moment, millor avui que demà.

Com es mostra aquí, amb les eines adequades, el canvi pot conduir a una ràpida amortització de les inversions i reduir significativament els costos i el temps necessaris per a futurs processos.

El canvi només ha de passar.
L'equip de PaperOffice està encantat de compartir 20 anys d'experiència i protegir-vos dels errors.

Això és el que diuen els nostres clients

Estudi de cas

La digitalització de documents estalvia temps i diners

15 raons per les quals hauríeu d'utilitzar la gestió documental amb l'escàner

Els sistemes de gestió documental
DMS en definitiva
donen suport a la seva empresa en la gestió electrònica i sistemàtica de documents empresarials. Un DMS és
per tant
en molts sentits el primer pas cap a una oficina sense papers. Juntament amb el vostre escàner
feu l'equip perfecte per digitalitzar fitxers analògics i accelerar els processos de cerca i arxivament.