Зменшіть людські помилки завдяки вищій точності
Виконання повторюваних завдань, таких як ручний введення даних, може бути досить нудним і погіршувати якість даних, якщо співробітники втомлюються або відволікаються і всі числа і слова виходять з голови або переплутані.
Крім того, доступ і права користувачів також обмежені, оскільки не всі працівники вашої компанії мають право ознайомлюватися з фірмовими даними та інформацією.
Для програмного забезпечення, яке включає автоматичне розпізнавання тексту, ніколи не є складним залишатися уважним, і воно може розпізнавати текст, переглядати конфіденційні дані, витягати їх та організовувати результати з високою точністю, не розголошуючи фірмові таємниці.
Зниження вартості та максимізація офісного простору
Ручне введення даних може бути дуже працездатним, і чим більше документів ви обробляєте, тим більші будуть витрати на персонал. Крім того, можуть виникнути додаткові витрати, пов'язані з неточностями даних через людські помилки.
Завдяки автоматизованій обробці та вилученню даних за допомогою штучного інтелекту (ШІ), система управління документами, така як PaperOffice DMS, може допомогти вам знизити ці витрати і в той же час звільнити офісні простори, оскільки вам не потрібно працевлаштовувати додатковий персонал, щоб ручно цифровізувати документи або зберігати стопки документів в офісі.
Збереження цілісності даних та покращення безпеки даних.
Хоча як цифрові файли, так і фізичні паперові документи можуть бути втрачені або пошкоджені через фізичні, екологічні або технологічні загрози, більшість компаній все ще витрачають час на те, щоб зберегти все у фізичному архіві та використовувати локальні або хмарні сховища для цифрових документів.
Порада
До теми зберігання в хмарі та чому не рекомендуємо використовувати цей метод зберігання, є окремий пост:
Завдяки PaperOffice всі ваші документи зберігаються безпосередньо на базі даних на вашому власному сервері, що дозволяє вам повністю контролювати всі дані. Вам не потрібно налаштовувати сервер, оскільки після встановлення PaperOffice виконує всі потрібні кроки за вас.
Або використовуйте свій пристрій NAS Synology або QNAP і управляйте всіма своїми документами на своєму власному пристрої NAS! Ми перераховуємо 7 заходів, які допоможуть вам отримати максимум від вашого NAS Synology, тут ви дізнаєтеся більше.
Нехай буде гарантована дотримання облікових даних
Крім того, забезпечення безпеки даних та управління доступом стає простішим після того, як документи були цифровизовані за допомогою PaperOffice, оскільки дані зберігаються в зашифрованому вигляді та архівуються у вашій базі даних, до якої не має доступу ніхто, крім вас.
PaperOffice автоматично проконтролює кожен змінений документ, створить тіньову копію та збереже її окремо, щоб ви могли в будь-який момент відкрити потрібну версію.
Ми розповідаємо вам, як забезпечити версіювання та архівування документів відповідно до умов встановлених документів.
Порада
З приводу "Цифрове версіювання та GoBD-сумісність документів з документообігом PaperOffice" є окреме відео на YouTube, яке зрозуміло пояснює цей процес:
Які виклики стоять перед цифровизацією документів з OCR?
При екстрагуванні даних з використанням OCR (оптичне розпізнавання символів) є кілька викликів, які потрібно враховувати. Макети рахунків дуже різноманітні, оскільки кожна компанія має свій власний формат.
Щоб ваші документи могли бути точно прочитані, PaperOffice має автоматичне визначення документів за допомогою штучного інтелекту (ШІ) під назвою PIA.
PIA використовує спеціальні алгоритми та технології визначення.
Таким чином, PIA має вбудований обширний словник, який автоматично розпізнає помилково визначені терміни, порівнює їх та замінює їх на правильні. Ви завжди можете бути впевнені, що прав
