Профессиональный совет
То, что системы управления документами имеют большой потенциал для предприятий, уже не является секретом.
Поэтому, благодаря использованию системы управления документами, вы способствуете не только цифровизации вашего предприятия. Кроме того, вы заложите основу для достижения своих предприятий целей и обеспечения долгосрочного успеха вашего предприятия.
Система управления документами (DMS) может сэкономить вам много времени и усилий и ускорить ваш рабочий процесс. Это мощное решение, неотъемлемое для компаний. Эффективная система управления документами улучшает сотрудничество, организует и управляет файлами, предлагает центральное хранилище для всех ваших документов. Если вы еще не задумались о внедрении системы управления документами, вы должны учесть пять причин, описанных в статье!
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis
Для чего используется система управления документами?
Просто говоря: система управления документами (DMS) предназначена для сохранения информационного и документационного потока внутри организации, его управления и контроля .
Это означает, что с помощью этой системы у вас есть централизованное место, где организованы и легко доступны сотрудникам все необходимые информации и документы, включая уникальные функции для совместной работы и обмена документами, а также уникальный инновационный интерфейс приложения.
Системы управления документами становятся все более значимыми для предприятий, так как количество информации, которую современные компании генерируют, растет экспоненциально.
Управление и контроль огромного количества внешней и внутренней документации, являющейся частью бизнес-процессов в организациях общественного или делового хозяйства, стало вызовом, который стимулирует внедрение различных приложений.
Таким образом, эти разные приложения должны облегчить управление информацией и документами и обеспечить значительные сокращения времени поиска, обработки и экономии затрат, что очень важно для наших административных процессов.
Но не было бы выгодно иметь только одно приложение, которое может служить для выполнения всех функций?
Мы покажем вам, что система управления документами PaperOffice может быть этим одним приложением для вашего предприятия, в котором есть все необходимые функции.
Где хранятся документы?
После возможностей автоматизации, слежения и поиска, это самый часто задаваемый вопрос, потому что ни в частной, ни в деловой области никто не хочет передавать данные в чужие руки. Во-первых, потому что это также требуется законодателем.
В системе PaperOffice DMS используется безопасный подход, так как все данные хранятся в высоко безопасно зашифрованной базе данных, которая может находиться на вашем NAS-сервере, таком как Synology или QNAP. Это означает, что вы всегда можете have доступ к своим данным и контролировать их.
Таким образом, «сердце» системы управления документами находится в базе данных, где информация хранится таким образом, чтобы она могла быть найдена и получена легким и контролируемым способом.
Но для решения этой задачи мы имеем только часть решения.
«Мозг», который управляет системой, обеспечивает возможность создания зависимостей между документами и процессами, связывая эту информацию в гибких и заранее определенных потоках.
Важным этапом реализации такого продуманного «рабочего процесса» является наличие по возможности больше документов в цифровой форме.
Цифровизация и управление документами
Когда говорят о управлении документами, нельзя забывать, что чем выше цифровой уровень информации, вовлеченной в процессы, тем более высокий уровень контроля и автоматизации можно достичь.
На первом этапе определяется, какие документы относятся к процессам, как эти документы могут быть интегрированы в систему управления документами и какие информационные данные должны быть извлечены и сохранены вместе с документами в базе данных.
Как только информация включена, определяется ее жизненный цикл, взаимодействие с другими процессами и возможность интеграции.
Вероятно, будут использоваться также источники информации из разных источников в различных форматах. Часть из них будет в цифровом виде, сохраненная в файлах или в базах данных, а часть - в виде печатных документов.
Если информация происходит из других баз данных или в формате XML, ее извлечение и извлечение данных довольно просто. Но что происходит с цифровыми документами в форматах PDF, DOC и т. Д.? Это будет немного сложнее, но к его содержимому можно получить доступ разными способами, например, определенными программами, прямым обращением к файлу или отправкой на печать и извлечением информации через принтерный спулер.
Весьма сложно будет, если документ вступит в виде бумажного документа, такого как накладная или счет-фактура. Но если решение включает продуманную программу оптического распознавания символов (OCR = Optical Character Recognition), тогда уже сделан важный шаг.
Сканер и система управления документами
Сканер или другое устройство для цифровизации не просто преобразует документ в изображение, но также может «считывать» его содержимое электронно.
Теперь, когда системой можно определить и определить, какую информацию документа следует включить отдельно в базу данных, в том числе такие моменты, как номер счета, дата, товары, суммы и т. Д., информация в системе управления документами будет полной.
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Цифровизация информации с помощью OCR упрощает интеграцию разнообразной документации в управление процессами и рабочими процессами.
Как вам выиграть от системы управления документами PaperOffice
Система управления документами PaperOffice - это универсальный талант, который включает интеграцию множества дополнительных функций вокруг документов и соответствующей информации, таких как:
- Независимый от времени и местоположения доступ к вашей информации
- Поиск и нахождение документов
- Полностью автоматизируемо
- Законный и беспроблемный архив документов
- Автоматизация рабочих процессов
Все данные сохраняются у вас и не в облачном хранилище.
Оставайтесь независимыми, управляя всеми своими данными, а не путем хранения их во внешнем облачном хранилище с последующими затратами.
PaperOffice поддерживает все устройства, такие как локальный ПК, QNAP NAS, Synology NAS, серверы Windows или Linux и веб-сервисы, такие как AWS или Azure.
Вы получаете все преимущества облачного хранилища, используя свою собственную базу данных. Вы можете получить доступ к вашей базе данных PaperOffice с любого другого компьютера в мире через зашифрованный и безопасный доступ.
Узнайте больше информации об этом.
PaperOffice индексирует все, будь то отсканированные документы или файлы. Текстовое содержимое сохраняется в базе данных без вашего участия. Таким образом, вы можете легко искать по любому слову, сумме и ключевому слову в течение нескольких секунд и находить соответствующие записи.
Подробнее о встроенном поиске можно узнать.
Создаваемые настраиваемые мониторинги полностью автоматически сохраняют все документы в соответствии с вашими установками.
Таким образом, вы можете отслеживать не только целые каталоги, но и почтовые ящики, папки Outlook и даже веб-формы.
Подробнее об автоматизации и мониторинге.
Каждая компания обязана хранить учетную документацию для налоговой службы.
Из вызовов состоит в том, чтобы архивировать растущее количество цифровых и бумажных документов так, как это предписывают требованиям GoBD: в исходном формате и неизменными.
Документооборотный комплекс PaperOffice позволяет это сделать, узнайте как:
Законные архивные хранениеКак уже упоминалось, для прогрессивного управления документами необходимо иметь все данные в цифровом и структурированном формате в одной базе данных. На одном центральном веб-сайте вы можете легко найти документы и
Добавленная стоимость и преимущества системы управления документами
Ниже приведены некоторые из самых выдающихся преимуществ внедрения системы управления документами PaperOffice:
- Контроль над тем, кто и когда может получить доступ к документам и какие действия с ними можно выполнить
- Централизованный и удобный доступ к всей необходимой документации компании и возможность сотрудничества нескольких сторон в одном и том же документе
- Безопасность не только при контроле доступа, но и при хранении и обеспечении безопасности, связанной с внедрением новых технологий и баз данных
- Экономия времени при поиске документации и снижение затрат на ее управление и хранение
- Сокращение избыточности, такой как копирование документов, фотокопирование, записи данных
- Гибкость и автоматизация административных задач с созданием рабочих процессов, позволяющих интегрировать документы и бизнес-процессы в контролируемую среду с четко определенными и контролируемыми деятельностями
- Не следует забывать о положительном «побочном эффекте» в виде повышения внутреннего и внешнего уровня удовлетворенности клиентов
FAQs
В заключение, мы ответим на несколько часто задаваемых вопросов на данную тему. "":
Нужно ли мне иметь подключение к Интернету для работы с PaperOffice?
НЕТ! Для работы с PaperOffice не требуется подключение к Интернету.
Интернет нужен только для скачивания пакета установки, создания учетной записи пользователя, создания базы данных и добавления устройства.
Где хранятся документы и файлы?
Все документы и файлы хранятся по вашему выбору либо непосредственно на вашем компьютере в зашифрованной базе данных, либо, если ваши документы хранятся в папке "Мои документы" Windows, в вашей локальной папке Windows без шифрования.
Кроме того, у вас есть возможность настроить базу данных на сетевом устройстве NAS и хранить ваши данные на нем.
В любом случае вы всегда имеете доступ к своим данным.
Мои данные хранятся в облаке?
Нет, ваши данные не хранятся в облаке!
В случае, если ваша база данных настроена на NAS-сервере (например, QNAP или Synology), ваши данные хранятся в базе данных на сервере NAS.
Являются ли базы данных, созданные в PaperOffice, по умолчанию зашифрованными?
Каждая база данных, созданная PaperOffice, защищена высококачественным паролем.Все вложенные документы шифруются с помощью PaperOffice ChunkCrypt с шифрованием на уровне 1024 бит.
Заключение
Независимо от того, ищете ли вы свои документы и сопутствующую информацию или вы добавляете ключевые слова к документам, интегрируете их в рабочий процесс и в то же время гарантируете соответствие различным политикам и регламентам, PaperOffice DMS имеет множество функций, которые помогут вам в этом.
Начните проще, чем вы думаете.
Вас все еще беспокоит, что вы не сможете это сделать?
Посмотрите нашу клиентскую историю об использовании цифровых технологий в различных отраслях и убедитесь сами в простоте интеграции.