Sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice

Já não é segredo que os sistemas de gestão documental têm um grande potencial para as empresas.

Graças à utilização de um sistema de gestão documental, não só avança na digitalização da sua empresa. Além disso, você forma a pedra angular para atingir suas metas corporativas e garantir seu sucesso corporativo de longo prazo.

A digitalização tem um impacto positivo no meio ambiente e muitos outros benefícios

Para que serve um sistema de gerenciamento de documentos?

Simplificando: um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é usado para armazenar, gerenciar e controlar o fluxo de documentos e informações dentro de uma organização.

Pode organizar toda a informação, como documentos em papel, ficheiros do Windows ou emails, num local central, o seu sistema de gestão documental, a que os colaboradores podem aceder facilmente e sem problemas, incluindo funções únicas para trabalho em equipa e partilha de documentos e uma inovadora interface do programa que é única em todo o mundo.

Os sistemas de gerenciamento de documentos estão se tornando cada vez mais importantes para as empresas, pois a quantidade de informações geradas pelas empresas de hoje está crescendo exponencialmente.

A gestão e controlo da enorme quantidade de documentos externos e internos que fazem parte dos processos empresariais na administração pública ou empresarial tornou-se um desafio que incentiva a adoção de diversas aplicações.

Assim, essas diversas aplicações devem facilitar o controle sobre informações e documentos e proporcionar reduções significativas no tempo de busca, manuseio e economia de custos, muito importantes em nossos processos administrativos.

Mas não seria uma vantagem ter apenas um aplicativo que pudesse cumprir todas as funções?

Vamos mostrar-lhe que o sistema de gestão documental PaperOffice pode ser exatamente esta aplicação para a sua empresa que tem todas as funcionalidades necessárias integradas.

Onde estão armazenados os documentos?

Depois das opções de automatização, monitorização e pesquisa, esta é a pergunta mais frequente, porque seja particular ou empresarial - ninguém quer deixar os dados nas mãos erradas. Em primeiro lugar porque isso também é exigido por lei.

O PaperOffice DMS segue o caminho seguro, porque todos os dados são armazenados em um banco de dados criptografado altamente seguro, que pode estar localizado em seu NAS, como Synology ou QNAP. Isso significa que você sempre tem acesso e controle sobre seus dados.

Todas as informações são armazenadas no banco de dados de forma criptografada altamente segura

Assim, o "coração" do sistema de gerenciamento de documentos é um banco de dados no qual as informações são armazenadas de forma que possam ser encontradas e recuperadas de forma simples e controlada.
Mas armazenando as informações de forma estruturada, temos apenas parte da equação.

O "cérebro" que controla o sistema é a lógica do workflow, que permite criar dependências entre documentos e processos e vincular essas informações em fluxos flexíveis e previamente definidos.

Uma etapa essencial na implementação de um "fluxo de trabalho" tão sofisticado é que o máximo de documentação possível esteja disponível em formato digital.

Digitalização e gestão de documentos

Quando se fala em sistemas de gestão documental, não se pode esquecer: quanto maior for o grau de digitalização da informação que integra os processos, maior será o grau de controlo e automatização que poderá ser alcançado.

Na primeira etapa, determina-se quais documentos pertencem aos processos, como esses documentos podem ser integrados ao sistema de gestão documental e quais informações devem ser extraídas e salvas junto com os documentos no banco de dados.

Uma vez incluída a informação, define-se o seu ciclo de vida, como interage com outros processos e como pode ser integrada.

Provavelmente, também haverá informações vindas de diferentes fontes e em diferentes formatos. Algumas delas em formato digital, armazenadas em arquivos ou bancos de dados e outras na forma de documentos impressos.

Quando a informação vem de outras bases de dados ou está em formato XML, consultar e extrair é fácil, mas. O que acontece com documentos digitais em formato pdf, doc, etc.? Será um pouco mais complexo, mas seu conteúdo pode ser acessado de diversas formas, por exemplo com determinados programas, acessando o arquivo diretamente ou enviando para impressão e extraindo as informações através do spool de impressão (fila).

É um pouco mais complicado quando o documento vem em papel, como uma guia de remessa ou uma fatura. Mas quando a solução inclui um sofisticado programa de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), um passo importante já foi dado.

Scanner e sistema de gerenciamento de documentos

Com um scanner ou outro dispositivo de digitalização, o documento não é apenas convertido em uma imagem, mas seu conteúdo também pode ser "lido" eletronicamente.
Se o sistema agora pode ser usado para reconhecer e definir quais informações do documento está separadamente no As informações no sistema de gerenciamento de documentos estão completas.

Documentos analógicos são digitalizados com o PaperOffice DMS e salvos como foto e como texto convertido usando o software OCR.

A digitalização da informação via OCR facilita a integração de uma ampla variedade de documentação na gestão de processos e fluxos de trabalho.

Como você pode se beneficiar do sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice

O sistema de gestão documental do PaperOffice é como um talento versátil, pois além do arquivo geral de documentos, estão integradas muitas outras funções relacionadas com os documentos e a informação associada, como algumas delas:

• Acesse suas informações a qualquer hora, em qualquer lugar

Todos os dados são armazenados de forma segura com você e não em uma nuvem.
Mantenha-se independente gerenciando todos os seus dados sozinho, em vez de em uma nuvem de terceiros com custos de acompanhamento.
O PaperOffice oferece suporte a todos os dispositivos, como PC local, QNAP NAS, Synology NAS, servidores Windows ou Linux e serviços da Web, como AWS ou Azure.
Você obtém todas as vantagens de uma nuvem, mas usando seu próprio servidor de banco de dados. Você pode acessar seu banco de dados PaperOffice criptografado e seguro de qualquer outro PC no mundo.
Saiba mais.

• Pesquise e encontre documentos

O PaperOffice simplesmente indexa tudo, sejam documentos digitalizados ou arquivos. O conteúdo do texto é armazenado com segurança no banco de dados sem sua intervenção. Assim, você pode pesquisar facilmente qualquer trecho de palavra, quantidade e palavra-chave em segundos e encontrar entradas correspondentes.
Saiba mais sobre a pesquisa integrada.

Pesquisa rápida e avançada
• Totalmente automatizável

O monitoramento livremente definido armazena automaticamente todos os documentos de acordo com suas especificações.
Não apenas diretórios inteiros podem ser monitorados, mas também contas de e-mail, pastas do Outlook e até mesmo formulários baseados na web.
Saiba mais sobre como automatizar o monitoramento.

Automação e monitoramento
• Arquivamento de documentos legalmente compatível e à prova de auditoria

Toda empresa é obrigada a manter documentos fiscais relevantes para o fisco.
O desafio é arquivar o crescente número de documentos digitais e em papel conforme exigido pelo GoBD: no formato original e imutável.


O PaperOffice DMS torna isso possível, saiba como:

Arquivamento legalmente compatível
• Automatizar fluxos de trabalho

Como já referido, é fundamental para uma gestão documental avançada ter toda a informação de forma digital e estruturada numa base de dados. Isso permite que você encontre facilmente os documentos e defina as regras sobre quem pode acessar, modificar e excluir/arquivar suas informações em um site central.

Um dos pilares da solução de gestão documental PaperOffice é o extenso motor de fluxo de trabalho. Isso permite que você especifique cada etapa de um processo de negócios com suas atividades e dependências associadas, bem como os departamentos e funções envolvidos. Mas você também pode definir notificações automáticas que são ativadas dependendo das atividades e eventos que ocorrem ao longo do processo.

Tudo isso não apenas reduz o tempo gasto no gerenciamento de tarefas, mas também minimiza a probabilidade de esquecimento e erros no processo.

O PaperOffice ajuda-o a automatizar todos os seus processos de trabalho, mapeia digitalmente todos os processos de trabalho, para que esteja sempre informado.
Você sempre tem uma visão geral das tarefas e processos por meio de fluxos de trabalho que o ajudam a automatizar seu trabalho diário.
Defina o fluxo de trabalho desejado com uma data de vencimento, vincule-o a possíveis decisões e tarefas e, desde a ativação, o PaperOffice cuida de tudo até a conclusão.

Isso facilita a conformidade com as políticas da empresa e os requisitos legais.

Saiba mais sobre a automação do fluxo de trabalho:

Fluxos de trabalho

E muitos outros recursos.

Trabalhar e gerenciar documentos pode ser fácil, seguro e eficiente ao mesmo tempo.

Valor agregado e benefícios do gerenciamento de documentos

A seguir, listamos alguns dos benefícios mais destacados da implementação do sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice:

• Controle sobre quem pode acessar os documentos, quando e quais atividades podem ser realizadas neles
• Acesso central e fácil a toda a documentação relevante da empresa e possibilidade de várias partes colaborarem no mesmo documento
• Segurança, não só no controlo de acessos, mas também na custódia e segurança que advém da introdução de novas tecnologias e bases de dados
• Economize tempo procurando documentação e custos gerenciando e armazenando-a
• Redução de redundâncias como duplicação de documentos, fotocópias, gravação de dados
• Agilidade e automação de tarefas administrativas com a criação de fluxos de trabalho que permitem a integração de documentos e processos de negócios em um ambiente controlado e atividades claramente definidas e monitoradas
• Sem esquecer o "efeito colateral" positivo de maior satisfação do cliente interno e externo