Há uma dicotomia na maioria dos escritórios ao redor do mundo. Por um lado, a área digital com computadores individuais e de rede, por outro lado documentos em papel. Isso às vezes causa caos e, acima de tudo, o tempo se perde. Tempo gasto procurando conteúdo.
Paperless work through digital processes
De acordo com um relatório internacional da McKinsey, os funcionários do escritório passam 1,8 horas por dia pesquisando e coletando informações, o que é uma média de 9,3 horas por semana.
Contadores, secretários, compradores, balconistas, despachantes e muitos outros grupos profissionais estão ocupados processando processos administrativos todos os dias. O trabalho de um funcionário muitas vezes depende do de outro.
Toda empresa agora tem um dispositivo multifuncional que também suporta a função de digitalização. Mas, para muitos, o termo e o uso de um sistema de gerenciamento de documentos ainda são desconhecidos.
No artigo atual explicamos que vale a pena usar um sistema de gerenciamento de documentos com seu scanner. Daremos pelo menos 15 razões para usá-lo, o que lhe permitirá tornar seu escritório sem papel e digital e como você pode usá-lo para aumentar a eficiência do negócio principal da sua empresa.
Antes de entrarmos nas razões, vamos responder à pergunta:
Para que usar um DMS na empresa?
Notas fiscais, notas de embarque, cartas de acompanhamento, remessas ou instruções de operação para novos dispositivos e os certificados de garantia associados, para citar apenas alguns exemplos? Sua digitalização é muitas vezes um longo tempo chegando, simplesmente porque há falta de pessoal e tempo. Como resultado, a montanha analógica cresce.
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared
Com um DMS e o scanner adequado para suas necessidades, você pode obter a dicotomia e a perda desnecessária de tempo sob controle.
DMS também significa software de gerenciamento de documentos e destina-se a gerenciar documentos, especialmente documentos digitais, o que inclui a conversão de analógico para digital. PaperOffice DMS é esse software.
Como o PaperOffice DMS permite que o papel analógico se torne conteúdo digital onde ele ocorre.
A indexação estruturada inteligente atribui cada documento ao processo correto, inserindo uma palavra-chave. Com o próprio mecanismo de busca no PaperOffice, todos os documentos podem ser encontrados e chamados. Dependendo dos requisitos, as letras gravadas são convertidas usando o reconhecimento de texto OCR para poder processá-las com software Office compatível.
Reconhecemos a necessidade, mas:
Quais são as vantagens de um escritório sem papel?
No mundo de hoje, os funcionários lidam com um grande número de documentos diferentes: documentos originais em papel, como cartas ou contratos, PDFs e documentos eletrônicos, como arquivos e e-mails.
Em muitas empresas, esses documentos são copiados, impressos, encaminhados, distribuídos e arquivados em diferentes locais. A busca por informações importantes está se tornando cada vez mais difícil e leva a fluxos de trabalho não econômicos e funcionários sobrecarregados. Temos um artigo detalhado, no qual a necessidade de sistemas de gerenciamento de documentos é descrita e as vantagens de usá-los são listadas.
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless
No entanto, se seus funcionários começarem a eliminar ou pelo menos reduzir o consumo de papel nos escritórios ou em toda a empresa, você também melhorará os processos, aumentará a produtividade digitalizando dados, use métodos sem papel e, assim, reduza custos.
Muitas outras vantagens e aspectos já foram discutidos em um artigo detalhado sobre "Implementação em um escritório sem papel".
Quais scanners são adequados para a colaboração perfeita?
Por exemplo, dispositivos multifuncionais (MFP) como os da Brother ou Konica Minolta e outros fabricantes.
Impressora, scanner e copiadora all-in-one: Os documentos digitalizados vão para o diretório central através desses dispositivos centrais ou através de "digitalização direta para e-mail" como um e-mail para uma caixa de correio em seu Outlook, que é monitorado pelo PaperOffice, por exemplo, e, portanto, entra automaticamente no software de gerenciamento de documentos.
Ou simplesmente integre seu endereço personalizado do PaperOffice em seu scanner, o chamado endereço de e-mail DropMail, como o local de armazenamento de seus arquivos digitalizados. PaperOffice arquiva todos os arquivos facilmente por e-mail.
Ponta
Sobre o tema "Arquivamento totalmente automatizado de documentos em papel do scanner" há também um vídeo no YouTube que explica esse processo de forma simples e compreensível:
Para aqueles que desejam digitalizar documentos em papel da maneira normal, o módulo "ScanConnect" integrado por padrão no PaperOffice é ideal. Como isso suporta todos os scanners, dispositivos multifuncionais ou copiadoras de grande capacidade com uma unidade de varredura integrada e é muito fácil de usar.
No entanto, não é importante como seus documentos de papel chegar ao PaperOffice, porque graças ao reconhecimento automatizado de texto OCR, o conteúdo de toda a sua documentação digitalizada é reconhecido.
Não importa o que seja feito de papel, ele é digitalizado e gravado com alta precisão graças à otimização baseada em IA.
Assim que os documentos são registrados, seu conteúdo é indexado usando decomposição de texto bruto. Simplificando, o conteúdo é escrito palavra por palavra em um registro especial, com o algoritmo reconhecendo palavras individuais em uma combinação de palavras e gravando-as da mesma forma.
Digitalização e gerenciamento de documentos
Quando falamos de sistemas de gestão de documentos, não podemos esquecer: quanto maior o nível de digitalização das informações que fazem parte dos processos, maior o nível de controle e automação que podemos alcançar. Já escrevemos um artigo sobre as vantagens da digitalização, clique aqui.
Na primeira etapa, você determina quais documentos pertencem aos nossos processos, como os integramos ao nosso sistema de gerenciamento de documentos e quais informações devem ser extraídas e armazenadas juntamente com os documentos em seu banco de dados. Uma vez que as informações são incluídas, definimos seu ciclo de vida, como ela interagirá com outros processos e como podemos integrá-la.
A informação vem de diferentes fontes
Provavelmente, vamos encontrar informações vindas de diferentes fontes e em diferentes formatos. Alguns deles em formato digital, armazenados em arquivos ou bancos de dados e alguns na forma de documentos impressos.
O que fazemos com documentos digitais em formato pdf, doc, etc. Aqui o processo é muito simples.
Arraste o documento digital para a interface PaperOffice. Ou tenha suas pastas do Windows facilmente monitoradas após o recebimento de documentos.
Ponta
A propósito, há um vídeo no YouTube sobre o tema "Monitoramento de diretórios e arquivamento em massa" que explica esse processo de forma compreensível:
Documentos em papel podem ser facilmente digitalizados e convertidos em formato digital graças ao scanner integrado.
Graças ao programa óptico de reconhecimento de caracteres (OCR = Reconhecimento óptico de caracteres), já demos um passo importante. Usando um scanner ou outro dispositivo digitalizador, não apenas convertemos o documento em uma imagem, mas também podemos "ler" seu conteúdo eletronicamente.
Não só o texto OCR puro está incluído no banco de dados, graças à inteligência artificial (IA) chamada PIA, a automação pode ser especificada manualmente ou automaticamente.
É assim que usamos o sistema para reconhecer e definir quais áreas de documento precisam ser lidas automaticamente. Como número de fatura, data, produtos, valores, etc. Assim, temos todas as informações necessárias em nosso sistema de gerenciamento de documentos.
A digitalização das informações via OCR facilita a integração de uma ampla variedade de documentação na gestão de processos e fluxos de trabalho.
Tudo parece bom, mas como é feito o arquivamento em massa do scanner?
O PaperOffice DMS também levou em conta o arquivamento em massa do seu scanner para os recursos mais importantes relacionados ao reconhecimento de texto, integração de IA e palavras-chave.
O módulo ScanConnect não oferece apenas uma conexão direta entre o scanner e o PaperOffice DMS. O ScanConnect é uma poderosa ferramenta de scanner para varreduras manuais e oculta outros recursos interessantes para ajudá-lo com a varredura em massa.
Primeiro prepare todas as páginas de documentos para digitalização e, em seguida, coloque as páginas separadoras entre os documentos individuais que você deseja separar.
O PaperOffice reconhece as páginas separadores e salva os documentos individualmente.
