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Sistemas de gerenciamento de documentos, DMS para abreviar, apoiar sua empresa na gestão eletrônica e sistemática de documentos de negócios. Um DMS é, portanto, em muitos aspectos o primeiro passo para um escritório sem papel. Juntamente com seu scanner, você faz a equipe perfeita para digitalizar arquivos analógicos e acelerar os processos de pesquisa e arquivamento.
Há uma dicotomia na maioria dos escritórios ao redor do mundo. Por um lado, a área digital com computadores individuais e de rede, por outro lado documentos em papel. Isso às vezes causa caos e, acima de tudo, o tempo se perde. Tempo gasto procurando conteúdo.
De acordo com um relatório internacional da McKinsey, os funcionários do escritório passam 1,8 horas por dia pesquisando e coletando informações, o que é uma média de 9,3 horas por semana.
Contadores, secretários, compradores, balconistas, despachantes e muitos outros grupos profissionais estão ocupados processando processos administrativos todos os dias. O trabalho de um funcionário muitas vezes depende do de outro.
Toda empresa agora tem um dispositivo multifuncional que também suporta a função de digitalização. Mas, para muitos, o termo e o uso de um sistema de gerenciamento de documentos ainda são desconhecidos.
No artigo atual explicamos que vale a pena usar um sistema de gerenciamento de documentos com seu scanner. Daremos pelo menos 15 razões para usá-lo, o que lhe permitirá tornar seu escritório sem papel e digital e como você pode usá-lo para aumentar a eficiência do negócio principal da sua empresa.
Antes de entrarmos nas razões, vamos responder à pergunta:
Notas fiscais, notas de embarque, cartas de acompanhamento, remessas ou instruções de operação para novos dispositivos e os certificados de garantia associados, para citar apenas alguns exemplos? Sua digitalização é muitas vezes um longo tempo chegando, simplesmente porque há falta de pessoal e tempo. Como resultado, a montanha analógica cresce.
Com um DMS e o scanner adequado para suas necessidades, você pode obter a dicotomia e a perda desnecessária de tempo sob controle.
DMS também significa software de gerenciamento de documentos e destina-se a gerenciar documentos, especialmente documentos digitais, o que inclui a conversão de analógico para digital. PaperOffice DMS é esse software.
Como o PaperOffice DMS permite que o papel analógico se torne conteúdo digital onde ele ocorre.
A indexação estruturada inteligente atribui cada documento ao processo correto, inserindo uma palavra-chave. Com o próprio mecanismo de busca no PaperOffice, todos os documentos podem ser encontrados e chamados. Dependendo dos requisitos, as letras gravadas são convertidas usando o reconhecimento de texto OCR para poder processá-las com software Office compatível.
Reconhecemos a necessidade, mas:
No mundo de hoje, os funcionários lidam com um grande número de documentos diferentes: documentos originais em papel, como cartas ou contratos, PDFs e documentos eletrônicos, como arquivos e e-mails.
Em muitas empresas, esses documentos são copiados, impressos, encaminhados, distribuídos e arquivados em diferentes locais. A busca por informações importantes está se tornando cada vez mais difícil e leva a fluxos de trabalho não econômicos e funcionários sobrecarregados. Temos um artigo detalhado, no qual a necessidade de sistemas de gerenciamento de documentos é descrita e as vantagens de usá-los são listadas.
No entanto, se seus funcionários começarem a eliminar ou pelo menos reduzir o consumo de papel nos escritórios ou em toda a empresa, você também melhorará os processos, aumentará a produtividade digitalizando dados, use métodos sem papel e, assim, reduza custos.
Muitas outras vantagens e aspectos já foram discutidos em um artigo detalhado sobre "Implementação em um escritório sem papel".
Por exemplo, dispositivos multifuncionais (MFP) como os da Brother ou Konica Minolta e outros fabricantes.
Impressora, scanner e copiadora all-in-one: Os documentos digitalizados vão para o diretório central através desses dispositivos centrais ou através de "digitalização direta para e-mail" como um e-mail para uma caixa de correio em seu Outlook, que é monitorado pelo PaperOffice, por exemplo, e, portanto, entra automaticamente no software de gerenciamento de documentos.
Ou simplesmente integre seu endereço personalizado do PaperOffice em seu scanner, o chamado endereço de e-mail DropMail, como o local de armazenamento de seus arquivos digitalizados. PaperOffice arquiva todos os arquivos facilmente por e-mail.
Ponta
Sobre o tema "Arquivamento totalmente automatizado de documentos em papel do scanner" há também um vídeo no YouTube que explica esse processo de forma simples e compreensível:
Para aqueles que desejam digitalizar documentos em papel da maneira normal, o módulo "ScanConnect" integrado por padrão no PaperOffice é ideal. Como isso suporta todos os scanners, dispositivos multifuncionais ou copiadoras de grande capacidade com uma unidade de varredura integrada e é muito fácil de usar.
No entanto, não é importante como seus documentos de papel chegar ao PaperOffice, porque graças ao reconhecimento automatizado de texto OCR, o conteúdo de toda a sua documentação digitalizada é reconhecido.
Não importa o que seja feito de papel, ele é digitalizado e gravado com alta precisão graças à otimização baseada em IA.
Assim que os documentos são registrados, seu conteúdo é indexado usando decomposição de texto bruto. Simplificando, o conteúdo é escrito palavra por palavra em um registro especial, com o algoritmo reconhecendo palavras individuais em uma combinação de palavras e gravando-as da mesma forma.
Quando falamos de sistemas de gestão de documentos, não podemos esquecer: quanto maior o nível de digitalização das informações que fazem parte dos processos, maior o nível de controle e automação que podemos alcançar. Já escrevemos um artigo sobre as vantagens da digitalização, clique aqui.
Na primeira etapa, você determina quais documentos pertencem aos nossos processos, como os integramos ao nosso sistema de gerenciamento de documentos e quais informações devem ser extraídas e armazenadas juntamente com os documentos em seu banco de dados. Uma vez que as informações são incluídas, definimos seu ciclo de vida, como ela interagirá com outros processos e como podemos integrá-la.
Provavelmente, vamos encontrar informações vindas de diferentes fontes e em diferentes formatos. Alguns deles em formato digital, armazenados em arquivos ou bancos de dados e alguns na forma de documentos impressos.
O que fazemos com documentos digitais em formato pdf, doc, etc. Aqui o processo é muito simples.
Arraste o documento digital para a interface PaperOffice. Ou tenha suas pastas do Windows facilmente monitoradas após o recebimento de documentos.
Ponta
A propósito, há um vídeo no YouTube sobre o tema "Monitoramento de diretórios e arquivamento em massa" que explica esse processo de forma compreensível:
Documentos em papel podem ser facilmente digitalizados e convertidos em formato digital graças ao scanner integrado.
Graças ao programa óptico de reconhecimento de caracteres (OCR = Reconhecimento óptico de caracteres), já demos um passo importante. Usando um scanner ou outro dispositivo digitalizador, não apenas convertemos o documento em uma imagem, mas também podemos "ler" seu conteúdo eletronicamente.
Não só o texto OCR puro está incluído no banco de dados, graças à inteligência artificial (IA) chamada PIA, a automação pode ser especificada manualmente ou automaticamente.
É assim que usamos o sistema para reconhecer e definir quais áreas de documento precisam ser lidas automaticamente. Como número de fatura, data, produtos, valores, etc. Assim, temos todas as informações necessárias em nosso sistema de gerenciamento de documentos.
A digitalização das informações via OCR facilita a integração de uma ampla variedade de documentação na gestão de processos e fluxos de trabalho.
O PaperOffice DMS também levou em conta o arquivamento em massa do seu scanner para os recursos mais importantes relacionados ao reconhecimento de texto, integração de IA e palavras-chave.
O módulo ScanConnect não oferece apenas uma conexão direta entre o scanner e o PaperOffice DMS. O ScanConnect é uma poderosa ferramenta de scanner para varreduras manuais e oculta outros recursos interessantes para ajudá-lo com a varredura em massa.
Primeiro prepare todas as páginas de documentos para digitalização e, em seguida, coloque as páginas separadoras entre os documentos individuais que você deseja separar.
O PaperOffice reconhece as páginas separadores e salva os documentos individualmente.
Indexação de texto completo e pesquisa semelhante ao Google: Em um sistema de gerenciamento de documentos como o PaperOffice DMS, você pode encontrar seus documentos, recibos e informações digitalizados em segundos. Isso é possível porque seus documentos são analisados e indexados com reconhecimento de texto completo assim que são armazenados.
Você simplesmente digita um termo de pesquisa, como no Google, e o PaperOffice lista todos os resultados. Sim, assim como no Google: Porque você pode encontrar qualquer conteúdo de texto de qualquer documento em questão de segundos usando o mecanismo de pesquisa integrado, pesquisa de texto completo e funções adicionais de filtro.
Você nunca mais vai querer desistir da pesquisa de palavras-chave no PaperOffice e com o filtro de pesquisa você encontrará todos os documentos, não importa o quão detalhado - incluindo enviar e-mails, exportar para o Excel ou para o sistema de arquivos!
O PaperOffice visualiza automaticamente cada documento alterado, cria uma cópia de sombra e salva-a separadamente para que você possa abrir a versão desejada novamente a qualquer momento.
Graças ao VersionControl integrado, cada alteração de documento é reconhecida e salva como uma cópia de sombra como uma nova versão de documento. Você pode abrir, exportar e editar cada versão de forma independente.
Basta colocar uma página separadora do PaperOffice na frente de cada documento que deve ser separado. O PaperOffice reconhece as páginas separadores durante o processo de digitalização e salva os documentos separadamente.
O PaperOffice oferece a opção de arquivamento manual para arquivamento totalmente automatizado sem qualquer intervenção. Todos os campos são preenchidos automaticamente e até mesmo o caminho de armazenamento pode ser gerado e usado dinamicamente, dependendo da data.
Armazene códigos QR compatíveis com XML/JSON com palavras-chave em páginas separadoras e escaneie sua pilha de documentos - o PaperOffice reconhece as páginas separadoras e códigos QR com seus comandos XML/JSON e palavras-chave dos documentos quando são armazenados.
Desta forma, você pode salvar páginas separadores individuais com um tipo de documento, por exemplo "fatura" e um local de armazenamento especial para sua varredura em massa e, assim, salvar seus arquivos de varredura de forma direcionada.
Sua copiadora pode armazenar as varreduras em uma pasta específica? Ótimo, basta ter esta pasta monitorada e você terá arquivamento totalmente automático em segundos!
Que o PaperOffice monitore qualquer pasta automaticamente. Assim que novos arquivos aparecem nesta pasta, eles são arquivados de acordo com suas especificações e processados completamente de forma autônoma.
Você gostaria de capturar documentos em papel automaticamente após a digitalização, mas também marcá-los automaticamente até o menor detalhe? Primeiro digitalize todos os documentos em uma pasta e, em seguida, configure o monitoramento do diretório. Em seguida, especifique que uma máscara de arquivamento específica seja usada assim que algo estiver na pasta.
Além do monitoramento, você também pode especificar todas as informações relevantes, como nome, localização do armazenamento, tipo de documento, etc. PaperOffice cuida de todo o arquivo para você.
Páginas únicas, varreduras em massa ou varreduras de fotos: Não importa o que seja feito de papel, ele é digitalizado e gravado com alta precisão graças à otimização baseada em IA.
O ScanConnect integrado suporta todos os scanners, dispositivos multifuncionais ou copiadora de grande capacidade com uma unidade de varredura integrada e é muito fácil de usar.
Se o scanner não for um scanner WIA ou TWAIN, o PaperOffice oferecerá a opção Scan2Folder. Você salva os documentos digitalizados em uma pasta que é monitorada pelo PaperOffice.
PaperOffice converte de forma confiável texto analógico de mais de 100 idiomas, incluindo conjuntos de caracteres cirílicos e asiáticos.
É assim que documentos internacionais podem ser digitalizados em sua empresa - PaperOffice DMS reconhece o idioma e realiza reconhecimento de texto. Isso permite que você procure o documento dentro do seu banco de dados e o encontre em segundos.
O PaperOffice se baseia em bancos de dados que você usa localmente ou em seu NAS, como Synology ou QNAP. Dessa forma, todas as informações sobre seus documentos, como miniaturas e reconhecimento de texto que foi realizado, bem como outras palavras-chave, são armazenadas em seu banco de dados.
Dessa forma, os dados não acabam em provedores de nuvem de terceiros e você não precisa pagar custos mensais para armazenamento de dados.
Independentemente de você remover páginas, rodá-las ou enecturar áreas com PaperOffice - tudo é versão de uma maneira à prova de auditoria de acordo com o GOBD para arquivamento perfeito.
O PaperOffice visualiza automaticamente cada documento alterado, cria uma cópia de sombra e salva-a separadamente para que você possa abrir a versão desejada novamente a qualquer momento.
O uso de QR Codes do PaperOffice abre excelentes possibilidades, como a versão automática de documentos em papel já arquivados e alterados que contêm o mesmo QR Code.
Você também pode facilmente procurar os documentos no PaperOffice usando um código QR - abrir a pesquisa de código QR e manter o código QR do documento PaperOffice na webcam para exibi-lo no PaperOffice.
As licenças de compra do PaperOffice têm validade vitalícia sem custos de acompanhamento e com o PaperOffice PLUS opcional até mesmo todas as atualizações de acompanhamento, novas versões anuais e suporte pessoal gratuito por telefone e Teamviewer a um preço fixo calculável sem surpresas desagradáveis.
Estas foram apenas 15 razões pelas quais você deve usar seu scanner com um sistema de gerenciamento de documentos. Além das listadas acima, o PaperOffice oferece muito mais motivos: gerenciamento de ciclos de vida (períodos de retenção), registro de acesso, proteção contra acesso e criptografia não autorizados, integração intuitiva no Outlook/Office, indexação de documentos (metadados), soluções de fluxo de trabalho e muito mais.
Você pode ver os recursos indo ao nosso site e indo para "O que o PaperOffice pode fazer".
Digitalizar documentos e arquivá-los no DMS oferece às empresas enormes vantagens. Todos os processos envolvendo documentos são otimizados. A proteção de dados e a segurança de dados permanecem garantidas.
O escritório sem papel alivia os funcionários. Você economiza muito esforço de pesquisa e custos. E você melhora a segurança jurídica de seus processos administrativos.
Para muitas empresas, o PaperOffice DMS é o primeiro passo para a digitalização. Ao digitalizar documentos e arquivá-los digitalmente, você cria muito mais do que apenas uma cópia digital do original. A digitalização transforma informações não estruturadas em dados estruturados.
Embora as grandes empresas tenham nomeado há muito tempo oficiais de digitalização que lidam com o tema da conversão de documentos analógicos em tempo integral, as pequenas e médias empresas geralmente carecem de recursos humanos, especialmente porque são necessárias qualificações profissionais adequadas.
No entanto, este é um erro comum e leva a maus investimentos, pois muitos fabricantes se aproveitam dessa ignorância.
Você não precisa de um especialista em TI ou um bibliotecário treinado!
Tudo que você realmente precisa é
Às vezes o hardware já está lá, tem mais potencial do que antes e pode ser usado imediatamente.
Ponta
A propósito, há um artigo especial sobre o tema "Processamento de faturas digitais", que relatou sobre as vantagens da digitalização ou processamento de faturas digitais:
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