Instituição Pública
Prefeitura
Carrión de los Condes

Posição inicial

Como autoridade na instituição pública, a prefeitura da cidade de Carrión de los Condes tem que gerenciar um grande número de documentos importantes: documentos, pedidos, carteiras de identidade, certificados de registro, mas também arquivos de construção e documentos de negócios, correspondência e muito mais.

Infelizmente, a prefeitura até agora não se beneficiou significativamente do uso de software de gestão de documentos adequado, uma vez que ainda não foi encontrada uma solução adequada.

Para facilitar e eficiente a busca, o arquivo da prefeitura planejava digitalizar a documentação e incorporar o conteúdo no banco de dados de arquivos internos.

O processamento manual teria sido muito demorado, razão pela qual a extração automatizada de informações foi procurada.

O objetivo da administração municipal foi digitalizar documentos em papel existentes, trazer otimização de processos e controle do fluxo de trabalho sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar grande parte dos processos em segundo plano e, assim, otimizar o processo de gestão da propriedade.

Paperless work through digital processes

Problema existente

No passado, todo o sistema governamental era baseado em papel. Os pedidos apresentados pelos cidadãos foram classificados em arquivos pelo escritório de registro, encaminhados à prefeitura, onde foram adicionados documentos adicionais.

Os documentos então migraram para paredes de prateleiras de metros de comprimento que cobriam toda a parede do escritório e foram armazenados lá por anos.

Mas com os documentos de entrada existentes e diários, o sistema manual da prefeitura de Carrión de los Condes atingiu seus limites: Os recibos individuais eram frequentemente arquivados incorretamente ou previamente removidos pelos colegas e ainda não eram devolvidos. O envolvimento de instituições externas também foi difícil, por exemplo, quando prefeituras ou especialistas precisavam de acesso para avaliar aplicativos.

"Tivemos custos evitáveis de armazenamento arquivando documentos em pastas. Além disso, a busca por documentos foi demorada e, muitas vezes, envolveu uma visita ao arquivo",

lembra o Sr. Carlos A. Garcia gerente de marketing e comunicação.

O resultado foram tempos de processamento prolongados e ineficiências no processamento, recuperação e encaminhamento da documentação necessária.

Mas o maior problema era a idade dos documentos, porque eles se tornaram frágeis. Assim, a autoridade foi em busca da gestão de documentos digitais.

O estudo de caso, realizado em conjunto com o sistema de gestão de documentos PaperOffice, baseou-se na preocupação, como é comum em qualquer órgão administrativo, de manter os inúmeros registros e arquivos em papel e ter um espaço físico e pessoal disponíveis para ( alguns em estado crítico) para armazenar, classificar e organizar.

Apesar da margem de manobra orçamentária, a autoridade municipal de Carrión de los Condes chegou à conclusão de que este sistema antiquado tinha que ser substituído por um moderno, moderno e digital. Dessa forma, em vez de buscar documentos, a instituição pública pode se dedicar à tarefa real de uma administração municipal: os cidadãos.

"Nós apenas movemos o trabalho para a frente e agora temos uma vantagem."

Carlos A. García, Gerente de Marketing e Comunicações da administração Carrión de los Condes, estava procurando uma solução para digitalizar todos os problemas que todas as instituições públicas enfrentam. Também foi previsto a digitalização de todas as tarefas administrativas do município, antes em grande parte análogas.

Por que a prefeitura escolheu PaperOffice DMS

Os critérios de seleção mais importantes foram a confiabilidade e a segurança, uma vez que os documentos gerenciados são confidenciais, como documentos pessoais ou a situação financeira do requerente.

Vários provedores de nuvem ou soluções de código aberto não foram considerados devido às regulamentações de proteção de dados na instituição pública, uma vez que a segurança do GDPR de dados pessoais e a segurança de investimento de longo prazo não poderiam ser garantidas.

Como o PaperOffice DMS não é um aplicativo em nuvem e armazena todos os dados em um banco de dados central localizado na prefeitura, foi decidido testar o cenário necessário com um teste.

"Já na primeira consulta com o PaperOffice você nota os 20 anos de experiência do PaperOffice na área de gestão de documentos."

O PaperOffice supera todas as normas de documentos e diretrizes legais, em particular devido ao armazenamento de documentos altamente criptografado diretamente na prefeitura e não em uma nuvem.

A necessidade de usar um sistema de gerenciamento de documentos que tenha controle de versão compatível e versão à prova de auditoria é mais clara do que nunca.

Um enorme motivo para a decisão foi a acessibilidade do apoio, uma vez que experiências muito ruins foram feitas com outros provedores no passado, o que também levou à paralisação da prefeitura.

Em particular, para garantir a confiabilidade e simular problemas reais, o suporte do PaperOffice foi contatado várias vezes para avaliar se os prazos foram cumpridos e qual era a qualidade do suporte.

PaperOffice aceitou o desafio - objetivos e tempo

A decisão foi tomada para digitalizar todos os documentos em papel existentes em um arquivo digital.

Especialmente para a transformação digital, uma organização de um programa misto de formação e emprego intitulado "Criação de um arquivo digital" foi fundada pela prefeitura de Carrión de los Condes. Esta organização, juntamente com os especialistas do PaperOffice, está atualmente treinando oito alunos e dois professores .

Nele, o conhecimento adquirido é aplicado em uma prática real, com um fluxo de trabalho preciso que ajuda a otimizar o tempo e iniciar a solução de digitalização do arquivo histórico, que remonta à década de 1820.

"O processamento manual dos documentos teria nos custado muito tempo. Com a solução automatizada do PaperOffice DMS, o esforço manual poderia ser muito reduzido, ao mesmo tempo investido em tecnologia orientada para o futuro."

Como especialista na área de processamento inteligente de documentos de IA, o PaperOffice DMS foi contratado para digitalizar a documentação existente.

Os documentos de papel existentes foram cuidadosamente escaneados por funcionários da Prefeitura e arquivados no PaperOffice DMS. O sistema de gerenciamento de documentos cria então uma miniatura de todos os documentos digitalizados e realiza um reconhecimento detalhado de texto. Isso significa que qualquer conteúdo de texto de todos os documentos pode ser encontrado em segundos usando o mecanismo de busca integrado no PaperOffice.

Benefícios através da digitalização com o PaperOffice

Graças à implementação da digitalização do PaperOffice, o arquivo da cidade de Carrión de los Condes já foi capaz de:

• Economize tempo e recursos
• Fácil acesso a documentos
• Disponibilidade de documentos para cada funcionário autorizado
• Fornecer arquivamento claro

A disponibilidade agora mais fácil e rápida de dados e documentos está mudando fundamental e permanentemente os processos da prefeitura. O conhecimento administrativo está agora organizado de forma transparente e disponível no momento certo.

"A segurança de dados, os fluxos de trabalho automatizados, a digitalização dos documentos e a fácil integração do PaperOffice em um ambiente administrativo entregaram o que esta administração municipal precisava para reduzir o consumo de papel minimizar processos de papel, arquivar documentos frágeis e preservá-los para o longo prazo e ganhar espaço e, assim, economizar custos."

Nesse sentido, a base para a digitalização de todos os processos baseados em documentos na administração pública é estabelecida com o PaperOffice DMS.

Além do processo geral de arquivamento:

• Arquivamento à prova de revisão
• Otimização dos processos organizacionais
• Melhor organização da documentação
• Pesquisa de documentos mais rápida
• Comunicação simplificada e resolução de tarefas

Garantidas.

Resultado final

A prefeitura eliminou o problema dos dados anteriormente baseados em papel, todos os documentos frágeis originários do arquivo foram cuidadosamente digitalizados e, portanto, arquivados. Como o PaperOffice executa o reconhecimento de texto OCR em todos os dados recebidos, os funcionários da prefeitura não precisam mais retirar os documentos, mas podem simplesmente procurá-los dentro do PaperOffice.

A administração municipal agora usa um sistema central de gerenciamento de documentos habilitado para fluxo de trabalho.

A Prefeitura agora pode localizar arquivos de casos, bem como números de casos com seus nomes, locais e datas associados, em questão de segundos. Assim, o arquivo pode ajudar seus cidadãos mais rápido e com maior precisão, enquanto os originais permanecem intocados.

Sobre a prefeitura de Carrión de los Condes

Área: 63,37 km². População: 2.096 (2018)

Província: Palencia. Comunidade de Castela e Leão

Prefeito: José Manuel Otero Sanz.

Centros populacionais: Carrión de los Condes;

Esta cidade de mais de 2.000 habitantes está localizada no centro da província de Palencia. De acordo com achados arqueológicos, as origens da aldeia remontam aos tempos pré-romanos.

Hoje a cidade é conhecida por todos os peregrinos que caminham pelo Caminho de São Tiago, pois a cidade fica no caminho de St. James e tem albergues peregrinos.