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A digitalização ou transformação digital de seus documentos em papel é o pré-requisito para a eficiência e o sucesso da sua empresa. A necessidade de digitalização é agora um aspecto importante para todos.
Dica profissional
No artigo atual, listamos as funções mais importantes de um sistema de gerenciamento de documentos que sua empresa precisa para uma digitalização bem sucedida.As demandas por um DMS, um sistema de gestão de documentos, cresceram enormemente ou naturalmente nos últimos anos. O que começou como um banco de dados, no qual documentos originalmente analógicos foram digitalizados por digitalização e armazenamento, tornou-se um software de escritório abrangente, que hoje assume a parte principal das tarefas administrativas de um escritório.
Mas qual é o padrão, o que o cliente pode esperar de um DMS?
No artigo atual, mostraremos quais funções importantes um sistema de gerenciamento de documentos deve ter. Isso pode ser explicado ponto a ponto usando o inovador software de gerenciamento de documentos PaperOffice DMS.
Antes de entrarmos nos benefícios, vamos responder a seguinte pergunta:
Capturar, distribuir, arquivar e indexar documentos são componentes integrais do processo do trabalho cotidiano em muitas organizações. E não se esqueça: deletar e procurar documentos.
Isso significa que empresas de uma grande variedade de indústrias acumulam documentos importantes todos os dias: súplicas, documentos contratuais, rascunhos, cartas externas, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais. Estes não chegam apenas por correio, muitos documentos também chegam por e-mail.
Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.
É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e que medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos.
Isso não é apenas demorado, mas também coloca uma pressão desnecessária em sua carteira.
A introdução de um sistema de gerenciamento de documentos, DMS, para abreviar, ajuda você a ter uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.
DMS também significa software de gerenciamento de documentos e destina-se a gerenciar documentos, especialmente documentos digitais, o que inclui a conversão de analógico para digital. PaperOffice DMS é esse software.
O PaperOffice DMS elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos ou cartas, gerenciando-os digitalmente em seu DMS no futuro.
O PaperOffice não diferencia entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda na gestão de contratos de clientes, alegações, declarações de taxas, julgamentos e correspondência de e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos, seus processos anteriores em sua empresa ou organização são digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.
Os documentos digitalizados e digital podem ser encontrados, editados, salvos, distribuídos, marcados e encaminhados em segundos usando o PaperOffice. Os dados dos documentos podem ser automaticamente reconhecidos e lidos e repassados para sistemas externos, como CRM ou ERP.
Você certamente está ciente de que os documentos analógicos simplesmente não estão mais atualizados. No entanto, você também vê as complicações envolvidas na conversão do arquivo analógico existente em dados digitais. Porque digitalizar documentos é mais do que apenas uma tendência. Na verdade, agora é um pré-requisito para se manter competitivo e atualizado com todas as outras empresas do mesmo setor.
Portanto, faz sentido introduzir um sistema de gerenciamento de documentos em sua empresa.
Por isso, esclarecemos as questões sobre o que é um DMS e o que a introdução me traria e chegaria à questão real do artigo:
A função mais importante e primeira de cada sistema de gerenciamento de documentos é reunir todos os documentos e suas informações. É assim que o arquivamento e administração dos documentos digital e digital digital acontece em um banco de dados, um arquivo digital, por assim dizer.
O PaperOffice armazena todas as informações diretamente nos bancos de dados MySQL/MariaDB, que podem ser operadas diretamente em suas instalações em qualquer plataforma do seu PC local, através de dispositivos NAS, como QNAP e Synology ou servidores próprios ou dedicados, incluindo acesso remoto do home office.
Não faz diferença que tipo de documento é.
Todos os tipos de documentos podem ser armazenados centralmente no DMS e, portanto, acessíveis a todos os departamentos e áreas de negócios.
Todos os documentos relevantes da empresa são armazenados centralmente e podem ser encontrados rapidamente por todos os funcionários.
Recomendamos que nossos clientes arquivem os dados digitalizados em um banco de dados localizado em um dispositivo NAS, como Synology ou QNAP ou em um servidor dedicado. Com seu próprio servidor externo (dedicado) PaperOffice, você recebe todas as vantagens de uma nuvem com proteção de dados perfeita e economiza dinheiro e muito trabalho todos os meses.
Com um servidor PaperOffice você tem todas as vantagens de uma solução em nuvem com apenas uma enorme diferença: É seu próprio servidor de banco de dados dedicado e ninguém o acessa além de você.
Não quer usar um servidor? Não há problema.
Um NAS, um armazenamento conectado à rede, em alemão um dispositivo de armazenamento com conexão de rede, bem como o software compatível para PaperOffice DMS e a nuvem interna está pronto. Absolutamente seguro da curiosidade do estado e não-estado e, graças à função de backup, também a salvo de um acidente no disco rígido.
O PaperOffice verifica documentos recebidos que ainda não são binários e os converte em um formato de leitura e gravação digital usando seu próprio software OCR.
Ao mesmo tempo, a data e a hora, um número de versão e uma palavra-chave são salvos, que o mecanismo de pesquisa PaperOffice pode usar para encontrar documentos mesmo que a pessoa que procura só saiba o conteúdo do documento rudimentarmente.
Para facilitar, o PaperOffice mostra os documentos mais recentemente salvos em uma lista de visualização. Tudo o que você salva no PaperOffice é automaticamente reconhecido por texto com PaperOffice FileOCRmax, otimizado com dicionários de negócios e indexado para uma pesquisa perfeita de palavras-chave em seu banco de dados SQL para uma pesquisa de palavras-chave.
Reconhecimento e otimização automática do idioma: O PaperOffice reconhece automaticamente a linguagem do documento e, portanto, otimiza o reconhecimento de texto OCR ao máximo para o melhor reconhecimento de texto possível de todos os documentos.
Ponta
Sobre o tema "Melhor solução para escritórios SEM PAPEL sem trabalho adicional + arquivar documentos diretamente do SCANNER" há um vídeo no YouTube que explica claramente esse processo:
A legibilidade a longo prazo dos documentos armazenados
Em primeiro lugar, o PaperOffice DMS criptografa todos os documentos quando eles são salvos para segurança, de acordo com um dos mais altos padrões de segurança disponíveis atualmente, o AES-1024bit.
A conversão de volta em documentos legíveis é possível em qualquer formato atual, com o PaperOffice atualizando regularmente seus formatos de arquivo, o que significa que os documentos também serão legíveis no futuro.
Um dos aspectos mais importantes ao armazenar documentos através de um sistema de gerenciamento de documentos é o cumprimento das normas legais ou dos requisitos do GoBD.
A abreviação GoBD significa os "Princípios para o manejo e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em forma eletrônica e para acesso a dados".
Em particular, devido ao armazenamento de documentos altamente criptografado e à prova de auditoria diretamente em um banco de dados central do SQL PaperOffice atende a todos os requisitos para padrões de documentos e diretrizes legais ou o gobd padrão alemão mais alto do mundo.
O termo versioning não é uma palavra estrangeira dentro de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). A necessidade de usar um sistema de gerenciamento de documentos que tenha controle de versão compatível com GoBD e versão à prova de auditoria é mais clara do que nunca.
O termo versioning pode ser explicado com muita facilidade: No geral, trata-se da funcionalidade usada para registrar alterações em documentos ou arquivos. A alteração do documento pode ser detectada e salva como uma cópia de sombra como uma nova versão do documento.
Ponta
A propósito, há um vídeo sobre o arquivamento de e-mails do Outlook legalmente compatível no YouTube que explica esse processo de forma compreensível:
Cada alteração de documento coloca uma versão "mais recente" do documento em um arquivo correspondente. O registro torna as alterações transparentes e rastreáveis o tempo todo. Neste ponto, o espectador subsequente sabe quando e por qual editor a mudança para o documento foi feita. Isso lhe dá uma visão geral de todo o ciclo de vida do documento. A versão pode ser feita automaticamente ou manualmente.
Para garantir a segurança da revisão, todos os detalhes de uma alteração em documentos e arquivos devem ser claramente rastreáveis. Deve-se garantir que apenas funcionários autorizados possam fazer tal mudança. Mas é tão importante saber anos depois quais funcionários mudaram o que e quando.
Ponta
A propósito, há um vídeo no YouTube para configuração do Nas de Sinologia MariaDB 10 e o sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice que explica esse processo de forma compreensível:
Em ambos os casos, mesmo no pior cenário, é assegurado que as bases de dados arquivadas sejam restauradas a curto prazo e, portanto, os períodos de retenção sejam sempre observados.
O PaperOffice está equipado com uma IA que reconhece independentemente as informações em seu documento e as atribui corretamente.
Não importa o que e não importa de qual fonte do scanner!
Isso significa que o PIA fornece seu próprio poderoso mecanismo de busca para todas as suas informações, que podem pesquisar e encontrar mecanismos de busca clássicos como o Google, mas também podem fazer a coisa toda visualmente, ou seja, comparar e reconhecer um documento visualmente pode.
O PaperOffice reconhecerá automaticamente todos os documentos que foram ensinados pela PIA a partir deste momento, que, por sua vez, podem acionar regras automáticas e arquivar máscaras.
Pia reconhecerá os valores mais importantes do documento e já preencherá o formulário de palavras-chave para você. Você pode então verificar os valores e corrigir ou adicioná-los, se necessário. Esse processo pode ser feito manualmente ou automaticamente em segundo plano.
O monitoramento inteligente de pastas assume o que está te segurando: automaticamente em segundo plano de acordo com suas especificações, altamente preciso e confiável.
Integre todos os dispositivos, como copiadoras ou scanners com apenas alguns cliques. Assim que um arquivo aparecer em uma pasta especificada, ele é processado.
Crie várias pastas diferentes para monitorar e especificar o que deve acontecer após a importação. O PaperOffice pode até mover arquivos arquivados para uma nova subpasta.
A indexação automática pela PIA AutoFill e o reconhecimento de contatos graças ao PIA AutoContact funcionam brilhantemente em conjunto com o monitoramento. Todo o conteúdo do documento relevante é reconhecido e o documento é automaticamente indexado. Isso também funciona com contatos!
Habilite o modo otimizado para importação a granel, pulando o processamento de IA para a velocidade máxima de arquivamento.
Você pode especificar exatamente onde novos arquivos são salvos no PaperOffice, atribuir um tipo de documento fixo e status de documento a cada novo documento e até mesmo ativar fluxos de trabalho.
Os usuários do PaperOffice são garantidos apenas para ver o que é permitido devido ao nível de lançamento especificado, e com o FolderLock você pode ocultar pastas e subpastas inteiras, bem como conteúdo.
Você também pode especificar quais usuários podem fazer o que e dividi-los em grupos e departamentos fixos de usuários para que você possa controlar quem pode ver onde e o quê.
Isso significa que cada usuário só vê o que corresponde ao seu nível de liberação ou inferior e só é permitido fazer o que você definiu anteriormente.
Com o PaperOffice FolderLock, você pode ocultar permanentemente pastas inteiras e suas subpastas, bem como documentos de certos usuários e, assim, evitar perguntas inconsciadoras. Use folderLock para ocultar permanentemente pastas inteiras, incluindo subpastas e documentos de certos usuários.
Atribua aos usuários grupos e departamentos livremente definível, que você também pode usar para fluxos de trabalho e tarefas.
Você pode decidir por si mesmo quem exatamente tem acesso a quais funções no PaperOffice, sendo capaz de definir os direitos do usuário exatamente quais depois se aplicam em toda a rede.
Um grande problema no passado, mas ainda hoje, é a duplicação de arquivos devido ao armazenamento múltiplo e ambiguidade em relação ao status de processamento de documentos ou projetos. O PaperOffice tem um gerenciamento de fluxo de trabalho muito abrangente com atribuição de tarefas, que também armazena todos os processos centralmente. Seja o trabalho do projeto ou o processamento de documentos.
Fluxos de trabalho digitais automatizam seus processos de trabalho: Uma vez definidos, tudo prossegue totalmente automaticamente: Simplesmente atribua um fluxo de trabalho predefinido a um documento ou deixe que o PIA decida automaticamente. Notificação por e-mail incluída!
Cada funcionário está sempre atualizado através da função de fluxo de trabalho do PaperOffice. Se necessário, um documento pode ser bloqueado para outros até que uma mudança seja feita. Claro, a versão também se aplica aqui.
Os fluxos de trabalho podem ser aninhados a qualquer profundidade e contêm qualquer número de decisões vermelhas/verdes, a fim de acorrentar fluxos de trabalho e processos subsequentes.
Determine se um usuário ou um departamento inteiro pode completar a tarefa. O PaperOffice atribui automaticamente o fluxo de trabalho ao responsável.
Se necessário, o status do documento pode ser ajustado independentemente para vários eventos de acordo com suas especificações e até mesmo enviar e-mails de notificação.
Embora as grandes empresas tenham nomeado há muito tempo oficiais de digitalização que lidam com o tema da conversão de documentos analógicos em tempo integral, as pequenas e médias empresas geralmente carecem de recursos humanos, especialmente porque são necessárias qualificações profissionais adequadas.
No entanto, este é um erro comum e leva a maus investimentos, pois muitos fabricantes se aproveitam dessa ignorância.
Ponta
Criamos o guia final de 5 passos para ficar sem papel e digitalizar sua empresa como um documento para download, detalhando cada 5 passos e quanto tempo leva:
Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "7 funções importantes que seu sistema de gerenciamento de documentos deve cumprir":
Para digitalizar documentos vinculados, recomenda-se um scanner com pelo menos 300dpi. O scanner queria ter uma função scan-to-fodler e drivers WIA/TWAIN opcionais. Tivemos boas experiências com a Fujitsu Scansnap, que funcionam de forma muito confiável.
Os documentos em papel geralmente devem ser digitalizados em formato PDF/A e, em seguida, salvos em um software de gerenciamento de documentos DMS - ou diretamente se o software suporta isso ou automatiza-lo, por exemplo, através do monitoramento.
Se você estiver usando um software decente que recebe atualizações regulares e tem uma estratégia de backup de dados, a resposta é SIM para documentos não críticos. Tudo o que poderia legalmente exigir o original também deve ser mantido no original. Por exemplo, o PaperOffice DMS tem a opção de armazenar o local de armazenamento original nas propriedades do documento.
A lista acima das 7 funções não é completa, mas só limita sua própria criatividade e profissionalismo dependendo da área de aplicação! Se a digitalização do arquivo analógico for considerada a partir desses pontos de vista e um contra-cálculo for feito, fica claro que o esforço vale a pena e como, por exemplo, um investimento em uma máquina nova, mais moderna e mais rápida deve ser considerado.
"Na indústria, o tema da digitalização está se tornando cada vez mais perceptível. Isso se aplica, por exemplo, às nossas fichas técnicas, dados do cliente, cálculos ou nossos planos, desenhos e configurações. Após a introdução do PaperOffice DMS, o esforço manual pode ser reduzido. Somos agora pioneiros na digitalização em empresas de produção, Indústria 4.0."
Sr. Antonio Jesús Sánchez
Diretor Administrativo e Engenheiro de Produto e Processo da Butterfly Engineers S.L.
