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Arquivamento do documento explicado legalmente

Orientamos você na selva legal, descobrimos meio conhecimento de marketing e explicamos por que o PaperOffice é a sua base de documento perfeita para todos os requisitos legais.

Documentação processual

O que você precisa: documentação processual de acordo com o gobd

Amostra de documentação processual para varredura substituta, publicada pela Câmara Federal de Consultores Tributários Alemã (BSTBK) em cooperação com a Associação Alemã de Consultores Fiscais (DSTV).


Obrigação de fornecer evidências

O que diz a documentação processual?

Que tudo está funcionando de acordo com o plano

Com a ajuda da documentação processual, as empresas podem provar que sua contabilidade suportada por TI e o armazenamento de dados e documentos estão em conformidade com os princípios de regularidade definidos no GOBD.

Que você pode fornecer qualquer documento mediante solicitação

O objetivo é tornar os documentos contábeis e de arquivamento na empresa compreensíveis e verificáveis ​​dentro de um tempo razoável para um especialista, por exemplo, no decorrer de uma auditoria.

Para esse fim, descreve em detalhes como os vouchers e documentos são registrados, recebidos, digitalizados, processados, emitidos e armazenados. O usuário tributável da solução de TI utilizado, ou o próprio empreendedor, é responsável pela criação de documentação processual.

Documentação do processo

O que a documentação processual deve levar em consideração?

A documentação processual claramente estruturada deve estar disponível para todo sistema de TI. O conteúdo, a estrutura e os resultados do processo de TI devem ser completamente e convincentemente óbvios.
Para verificar a rastreabilidade, é necessária uma documentação processual abrangente e atualizada para que documentos todas as mudanças tecnológicas e tecnológicas em termos de conteúdo e tempo sem lacunas.

A documentação processual também deve mostrar como os documentos eletrônicos são capturados, processados, emitidos e armazenados.
Uma descrição do procedimento de backup de dados, que é integrado no PaperOffice em caso de aplicativo local de banco de dados, também é uma parte importante de uma documentação de procedimentos.

Uma documentação de procedimentos descreve o processo organizacional e técnico pretendido. Da origem da informação à indexação, processamento e armazenamento, bem como recuperação inequívoca.


no lado seguro

A solução: Paperfoce de papel compatível com GOBD para armazenamento de documentos

O PaperOffice está em conformidade com o GOBD por meio da certificação, bem como do teste de todos os requisitos de software, atendendo a todos os padrões necessários.

Requerimento1/6

Princípio da rastreabilidade e verificabilidade (GOBD Capítulo 3.1)

De acordo com o GOBD, o contribuinte é obrigado a garantir que o sistema de TI seja garantido contra a perda (por exemplo, desprezabilidade) e protegida contra entradas e alterações não autorizadas.


Requerimento2/6

Princípios da verdade, clareza e registros contínuos com os sujeitos individuais (GOBD Capítulo 3.2)

Os componentes do servidor DMS geralmente estão sujeitos aos mesmos requisitos de segurança que outros componentes de TI. Tópicos relevantes são monitoramento e segurança de dados.

Requerimento3/6

Completude (GOBD Capítulo 3.2.1)

Por uma questão de princípio, cada documento que deve ser retido deve ser registrado individualmente e com todos os seus componentes (integridade e integridade das lacunas).


Requerimento4/6

Correção (GOBD Capítulo 3.2.2)

Seguindo o princípio da correção, o DMS deve garantir que os documentos e dados sejam arquivados tenham o grau de conformidade necessário com o original (em termos de imagem ou conteúdo).

Requerimento5/6

Ordem (GOBD Capítulo 3.2.4)

Os princípios da contabilidade ordenada ao usar um DMS são considerados consistentemente atendidos se a conformidade com os critérios de ordem puder ser garantida durante todo o período de retenção.


Requerimento6/6

Impensável (GOBD Capítulo 3.2.5)

O GOBD exige que o procedimento de processamento de dados utilizado deva ser projetado de forma que todas as informações que entraram no procedimento de processamento não sejam mais suprimidas ou substituídas, excluídas, alteradas ou falsificadas sem ser identificado (GOBD Capítulo 3.1; 58-60) .

Perguntas frequentes
Quem ajuda na documentação do processo?

Se você tem confiança absoluta em seus próprios processos, provavelmente poderá sobreviver sem um consultor tributário. No entanto, recomendamos obter ajuda de um consultor tributário com antecedência ou pelo menos uma vez durante a criação da documentação do processo. De nossa própria experiência, é sempre aconselhável e útil falar abertamente com o corpo de auditoria, porque, apesar de todos os Especificações e padrões, é o auditor que decide.

Quem aprova a documentação do processo?

Cuidado com o meio conhecimento de marketing: certificados de qualquer tipo e de qualquer emissor não são aceitos pelas autoridades fiscais! Em caso de necessidade, a única coisa que conta é a apresentação da documentação processual de acordo com o GOBD e se tudo realmente se encaixa é decidido pelo órgão de auditoria, por exemplo seus auditores fiscais ou escritório de impostos.

Por que não apenas o PaperOffice é suficiente?

Explicado de maneira breve e sucinta: Se, por exemplo, você arquivou uma fatura no PaperfOffice de uma maneira legalmente segura e à prova de auditoria, a fatura pode, no entanto, ter sido manipulada ou alterada antes de ser digitalizada. Você pode estar salvando em um maneira à prova de auditoria, mas o processo geral em si não é à prova de auditoria e, portanto, não cumpre o GOBD.

Posso jogar fora documentos originais?

Documentos com relevância legal, por exemplo, contratos, ainda devem ser mantidos no original. Para colocá -lo em poucas palavras: o escritório de impostos aceita documentos eletrônicos, mas o tribunal aceita apenas originais no caso de uma disputa. Isso se deve ao fato de que uma assinatura só pode ser verificada quanto à autenticidade nos documentos originais. Recomendamos nunca jogar fora originais.

Por que posso excluir documentos do PaperOffice?

Novamente, existe a documentação do processo. Porque é tecnicamente impossível excluir completamente a exclusão, desde que os dados sejam armazenados com você. No final, você pode excluir o registro diretamente do banco de dados. Ou remova o disco rígido. Ou descarte o servidor. Ou explodir o prédio.

Como encontro recomendações técnicas do DMS?

O Bitkom desenvolveu uma lista de verificação GOBD sobre sistemas de gerenciamento de documentos de acordo com a mais recente versão GOBD de 28/11/2019, que você pode encontrar aqui

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