Certificação e armazenamento de documentos compatível com GOBD

Através da certificação e aprovação para os dois mais altos padrões de digitalização do mundo, GOBD (anteriormente GDPDU) e DSGVO (GDPR da UE), com o PaperOffice, você está garantidamente seguro.

Destaques

100% GOBD pela segurança da revisão

Através da segurança da revisão na documentação do processo, é possível rastrear e verificar a qualquer momento, protegido contra manipulação e perda, a fim de atender aos requisitos de auditorias e revisões e manter sua validade a longo prazo.

100% DSGVO conforme, sem armazenamento em nuvem.

O armazenamento local de dados sem armazenamento em nuvem simplifica a documentação de processos, oferece mais controle sobre o acesso às informações e permite um acesso mais fácil a versões mais antigas, além de compartilhamento seguro de documentação e informações ao colaborar com outros membros da equipe.

100% Controle de Acesso

Graças ao controle de acesso do PaperOffice DMS, é garantido que apenas aqueles que têm permissão para usar o sistema de gerenciamento de documentos possam acessar os dados para os quais sua permissão de acesso é restrita. Além disso, é garantido que os dados pessoais não possam ser lidos, copiados, alterados ou removidos sem autorização durante o processamento, uso e armazenamento.

O que uma documentação do processo afirma?

Garanta que tudo esteja correndo conforme o planejado para você.

Usando a documentação de procedimentos, as empresas podem comprovar que a contabilidade apoiada pela TI, bem como o armazenamento de dados e documentos, estão em conformidade com os princípios de regularidade definidos no GoBD.

Que você pode fornecer a qualquer momento sob demanda

O objetivo é tornar os documentos contábeis e de arquivo na empresa compreensíveis e verificáveis por um especialista, como parte de uma auditoria, em tempo hábil.

Para esse fim, é fornecida uma descrição detalhada de como os comprovantes e documentos são capturados, recebidos, digitalizados, processados, enviados e armazenados. O usuário tributável da solução de TI utilizada, ou seja, o próprio empresário, é responsável pela elaboração de uma documentação do processo.

O que deve ser considerado em uma documentação de processo?

Para cada sistema de TI, deve estar disponível uma documentação de procedimentos claramente estruturada. O conteúdo, a estrutura e os resultados do processo de TI devem ser totalmente evidentes e convincentes.
Para garantir a rastreabilidade, é necessário ter uma documentação abrangente e atualizada dos processos, que documente todas as mudanças de sistemas e tecnologias em relação ao conteúdo e ao tempo, sem lacunas.

A documentação do processo também deve mostrar como documentos eletrônicos são capturados, processados, emitidos e armazenados.
Uma descrição do procedimento de backup integrado ao PaperOffice em aplicativos de banco de dados locais também é uma parte importante da documentação do procedimento.

Uma documentação de processo descreve o processo organizacional e técnico desejado. Desde a criação das informações até a indexação, processamento e armazenamento, bem como a recuperação única.

INALTERABILIDADE (CAPÍTULO 3.2.5 DO GOBD)

Os requisitos do GoBD exigem que o procedimento de processamento de dados utilizado seja configurado de forma a garantir que todas as informações que entrem no processo de processamento não possam mais ser suprimidas, sobrescritas, apagadas, alteradas ou falsificadas sem marcação (GoBD capítulo 3.1; parágrafos 58-60).

Perguntas frequentes

Quem ajuda na documentação de processos?

Quem tem total confiança em seus próprios processos provavelmente não precisará de um contador. No entanto, recomendamos que você peça ajuda a um contador com antecedência ou pelo menos ao criar a documentação de procedimentos. Com base em nossa própria experiência, é sempre aconselhável e útil falar abertamente com a entidade fiscalizadora, já que, apesar de todas as diretrizes e normas, o auditor é quem tem a última palavra.

Quem aprova a documentação de processo?

Cuidado com o conhecimento de marketing pela metade: as autoridades fiscais não aceitam certificados de qualquer tipo ou de qualquer remetente! No caso de necessidade, apenas a apresentação da documentação do processo de acordo com os Princípios de Gravação Comprobantes Digitais e Documentais (GoBD) conta e a autoridade de fiscalização decide se tudo está realmente correto, como os seus auditores fiscais ou a Receita Federal, por exemplo.

Por que o PaperOffice não é suficiente?

Resumindo: Se por exemplo arquivar uma fatura no PaperOffice de forma legalmente válida e segura para auditoria, é possível que a fatura tenha sido manipulada ou alterada ANTES da digitalização. Embora esteja a ser arquivada de forma segura para auditoria, o processo global não é seguro para auditoria e, portanto, não está em conformidade com o GoBD.

Posso descartar documentos originais?

Documentos com relevância jurídica, como contratos, ainda precisam ser mantidos em sua forma original. Em resumo: a Receita Federal aceita comprovantes eletrônicos, mas em caso de disputa judicial apenas os originais são aceitos pelo tribunal. Isso acontece porque somente em documentos originais é possível verificar a autenticidade de uma assinatura. Recomendamos nunca descartar um original.

Porque não consigo excluir documentos do PaperOffice?

Também para esse propósito, há novamente a documentação do processo. Porque excluir completamente não é tecnicamente possível enquanto os dados estiverem armazenados com você. No final, você mesmo pode excluir o registro diretamente do banco de dados. Ou remover o disco rígido. Ou descartar o servidor. Ou explodir o prédio.

Como encontrar recomendações técnicas de DMS?

Bitkom desenvolveu uma lista de verificação GOBD para sistemas de gestão de documentos, de acordo com a última versão da GOBD de 28.11.2019, que você pode encontrar aqui.

Certificação e armazenamento de documentos compatível com GOBD

Através da certificação e aprovação para os dois mais altos padrões de digitalização do mundo, GOBD (anteriormente GDPDU) e DSGVO (GDPR da UE), com o PaperOffice, você está garantidamente seguro.

Destaques

100% GOBD pela segurança da revisão

100% DSGVO conforme, sem armazenamento em nuvem.

100% Controle de Acesso

Arquivamento de documentos explicado legalmente

Nós o guiaremos através da selva legal, revelaremos meias-verdades de marketing e explicaremos por que a PaperOffice é a sua base de documentos perfeita para todos os requisitos legais.

Documentação de processo

Precisa disto: Documentação de procedimentos conforme GoBD

Obrigatório

O que uma documentação do processo afirma?

Documentação de processos

O que deve ser considerado em uma documentação de processo?

no lado seguro

A solução: PaperOffice em conformidade com o GOBD para armazenamento de documentos

ptConfiguração1/6

PRINCÍPIO DE RASTREABILIDADE E VERIFICABILIDADE (CAPÍTULO 3.1 DO GOBD)

ptConfiguração2/6

PRINCÍPIOS DE VERDADE, CLAREZA E REGISTROS CONTÍNUOS COM OS ASSUNTOS INDIVIDUAIS (CAPÍTULO 3.2 DO GOBD)

ptConfiguração3/6

INTEGRIDADE (GOBD - CAPÍTULO 3.2.1)

ptConfiguração4/6

EXATIDÃO (SEÇÃO 3.2.2 DO GOBD)

ptConfiguração5/6

ORDENAÇÃO (CAPÍTULO 3.2.4 DA GOBD)

ptConfiguração6/6

INALTERABILIDADE (CAPÍTULO 3.2.5 DO GOBD)

O caminho digital do patriarcado com o PaperOffice DMS