Listamos cinco passos que você precisa seguir para reduzir o consumo de papel no escritório e ir digital:
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Estratégia e análise dos processos
Planeje bem sua implantação no escritório sem papel. Leve tempo suficiente para analisar os processos em sua empresa. O que deve estar disponível ou mantido em papel? Quais documentos são suficientes na forma digital?
Documentos e informações vêm de diferentes fontes Você provavelmente encontrará informações que vêm de diferentes fontes e em diferentes formatos. Alguns deles em formato digital, armazenados em arquivos ou bancos de dados e alguns na forma de documentos impressos.
Planejamento de tempo e pessoal para o projeto de escritório sem papel
Um quarto ou 90 dias é um prazo razoável para implementar as ações necessárias para a transição para o escritório sem papel.
É também um período que permite uma transição suave. Soluções de correção rápida que forçam os funcionários a fazer mudanças de um dia para o outro geralmente são de curta duração. Também é possível, dessa forma, não interromper as operações.
Basicamente, ao mudar para o escritório sem papel com o PaperOffice DMS, não há necessidade de uma equipe de projeto composta por várias pessoas.
Em muitas SMEs, deduzi-las de suas tarefas reais não é possível nem desejável. O que faz sentido, no entanto, é fazer com que pelo menos uma pessoa com autoridade emita diretrizes ao CDO, o Diretor Digital. Se você não está muito interessado em abreviaturas americanas, você pode nomeá-lo ou ela como um gerente de projeto de escritório sem papel.
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Determinação dos períodos para a transição para o escritório sem papel
Quebrar os 90 dias pretendidos em períodos de tempo menores tem o objetivo de poder focar em cada fase da transição e poder refletir sobre os processos envolvidos. Além disso, os sucessos na trocação podem ser documentados mais facilmente. Os funcionários entendem melhor as medidas e não se sentem sobrecarregados. Ao mesmo tempo, as metas devem ser comunicadas internamente, o que está em consonância com uma mudança mental. O quão importante isso é já foi explicado no prefácio.
Faz sentido dividir os 90 dias em três seções de 30 dias cada.
Os primeiros 30 dias são usados para analisar todos os processos que serão convertidos do analógico para o digital.
No segundo 30 dias , o PaperOffice DMS e o hardware necessário serão introduzidos, mas inicialmente apenas para fins de treinamento e acompanhamento de processos contínuos, se isso surgir.
Os últimos 30 dias foram retomados com a transição do processo do analógico para o digital, com dúvidas dos colaboradores, sem dúvida, surgindo. Uma ou outra operação incorreta também é possível, mas isso pode ser corrigido a qualquer momento graças à estrutura hierárquica do PaperOffice DMS.
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Detectar caminhos de aquisição e determinar o armazenamento de dados
Nos primeiros 30 dias, o foco agora é examinar os processos em que o papel tem desempenhado o papel principal até agora. Para isso, é necessário reconhecer as interfaces da comunicação externa e interna na empresa e seguir seu ciclo de vida, que pode estar lá:
- Chamadas telefônicas (por exemplo, um formulário de pedido que é então preenchido)
- Tráfego de e-mail (por exemplo, o e-mail será impresso para a próxima reunião)
- Cartas
- Visita ao cliente empresarial (por exemplo: veja chamadas telefônicas)
- Documentos de acompanhamento
- Correspondência interna
A próxima coisa a determinar é quando e onde, no caso de formulários eletrônicos, ocorre a transição para papel impresso, bem como o caminho do papel para o arquivamento ou apenas para o cesto de resíduos.
Projetar documentos digitalmente a partir de agora
A partir de agora, não faça papel na medida do possível: reuniões, atas, e-mails recebidos, faturas de saída e notas podem ser criadas diretamente no PaperOffice. Tarefas e fluxos de trabalho também são implementados digitalmente.
Digitalizar faturas e implementar gradualmente contabilidade sem papel
A emissão de notas fiscais como tal também faz parte do escritório sem papel, embora não só para ser visto neste contexto. A digitalização e o processamento adequado são um problema e também devem ser bem planejados e implementados.
Quem mantém suas faturas digitalmente e também cria sua contabilidade digital reconhece maior potencial de economia e pode tornar o processo contábil geral mais eficiente.
Armazenamento de dados
Se você já decidiu que seus arquivos físicos agora serão arquivos digitais, a pergunta imediata é onde você vai armazenar esses arquivos digitais. Você vai armazená-los em um banco de dados localmente ou em um dispositivo NAS externo?
Ao mudar para um escritório sem papel, você não deve economizar em uma das facetas mais importantes. Armazenamento local de dados e uso de dispositivos NAS.
Ou você não quer ter o armazenamento de dados ou o banco de dados em sua empresa? A fim de evitar incêndios, roubos, etc., no entanto, usar uma solução em nuvem está fora de questão para você por razões legais. Então, é claro, a solução de usar o banco de dados em um servidor dedicado, que é atribuído a você sozinho, é uma solução muito boa.
A seleção é grande.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
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Introdução do PaperOffice DMS mais hardware
Depois que o software foi instalado nos computadores da empresa, os níveis de hierarquia foram atribuídos e os servidores NAS foram configurados e em rede, o software é treinado.
Não há necessidade de consultores externos (geralmente sinônimos de "caros"). Os funcionários do PaperOffice estão, naturalmente, disponíveis, se necessário. As mais de um milhão de empresas que trabalham com o PaperOffice DMS em todo o mundo até agora se deram muito bem com os tutoriais e vídeos detalhados ou com os conselhos telefônicos sobre perguntas sobre o PaperOffice DMS.
A maioria dos processos são autoexplicativos e são acompanhados por um menu de ajuda muito bem definido. A propósito, você não precisa ser teimoso em ficar com os 30 dias. Se todos os envolvidos na mudança do analógico para o digital são da opinião de que ele vai funcionar, o processo pode ser encurtado conforme desejado.
Estrutura da pasta
Uma estrutura de pasta significativa é importante para que você possa facilmente encontrar-se após a troca. Organize facilmente sua estrutura de pasta digital de acordo com a estrutura de pasta "real" existente.
Conte com automação
Graças ao reconhecimento inteligente de IA, você pode reconhecer dados importantes de documentos no documento, extraí-los e usá-los para palavras-chave de documentos. Isso economiza tempo e, portanto, dinheiro.
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Complete a transição para o escritório sem papel
Os últimos 30 dias (ou menos) começam e os funcionários terminam a fase de educação e treinamento. Os e-mails não estão mais impressos, mas salvos.
Use fluxos de trabalho e selos
Documentos e e-mails podem ser acessados, editados e disponibilizados a outros funcionários a qualquer momento através da função de fluxo de trabalho no PaperOffice DMS. Os documentos de frete de entregas ou letras recebidas são digitalizados usando um scanner ou uma câmera de celular e convertidos em documentos de texto usando o software OCR do PaperOffice.
A função de carimbo permite que vários fluxos de trabalho sejam acionados e outras ações sejam realizadas. Variáveis dinâmicas podem ser adicionadas a selos e até mesmo notificações de e-mail são enviadas automaticamente após o uso.
Não se esqueça de fazer backup
Há apenas um armazenamento central com uma função de backup. A pergunta nunca mais surge sobre qual funcionário tem um documento específico armazenado em seu computador e como chegar a ele porque ele ou ela está de férias e não está disponível.
Um método de criptografia de dados que também é usado pelos militares dos EUA. O jogo atualmente popular e lucrativo de hackers com ransomware sai do PaperOffice.
Mantenha-se consistente: O começo é sempre difícil, porque processos que foram ensaiados há anos são novos por enquanto. Não caia de volta no velho padrão.
Mantenha-se consistente e experimente o escritório sem papel.
O Guia Final de 5 Passos
Ponta
Criamos o guia final de 5 passos para ficar sem papel e digitalizar sua empresa como um documento para download, detalhando cada 5 passos e quanto tempo leva:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Conclusão provisória 2/3
Com o software certo, um escritório sem papel significa nenhum trabalho extra!
Tudo o que é realmente necessário é algum software- Automatize o recebimento de faturas completamente por meio de e-mails personalizados, caso as faturas estejam disponíveis digitalmente
- No caso de notas fiscais de papel, graças à integridade do scanner, elas podem ser capturadas automaticamente por meio da digitalização em lote
- Indexar e ler documentos digitalizados
- e o mais importante: pode armazenar automaticamente documentos digitais e digitalizados dependendo do seu conteúdo!
E evite esse erro comum
De qualquer forma, certifique-se de que sua escolha de software recai sobre um DMS com o qual você pode realizar a gravação automática (por exemplo, monitoramento do diretório) e o ensino dos documentos VOCÊ MESMO, a fim de não entrar em uma armadilha de custos incontrolável e não depender do fabricante para ser!
