Vantagens decisivas da gestão eletrônica de dados

Embora as técnicas básicas de gestão de documentos tenham sido utilizadas no controle de documentos corporativos há décadas e tenham evoluído ao longo dos anos, a necessidade de um sistema de gestão de documentos e suas vantagens de aplicação ainda são subestimadas.

Estudos mostram que os funcionários gastam até trinta por cento do tempo procurando os documentos necessários na empresa. Em média, os funcionários perdem mais de um dia de trabalho por semana como resultado. Fica ainda pior, porque: Em 70% de todos os casos a busca não tem sucesso. O documento é criado novamente e os colegas não conseguem mais entender a situação atual dos documentos.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Mas qual é o padrão, o que o cliente pode esperar de um DMS?

No artigo atual, mostraremos as vantagens de usar o gerenciamento eletrônico de dados (sistema de gerenciamento de documentos).

Isso pode ser explicado ponto a ponto usando o software de gerenciamento de documentos PaperOffice.

Antes de entrarmos nos benefícios, vamos explicar a definição:

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é usado para armazenar, gerenciar e controlar o fluxo de documentos dentro de uma organização.

Isso significa que empresas de uma grande variedade de indústrias acumulam documentos importantes todos os dias: súplicas, documentos contratuais, rascunhos, cartas externas, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais. Estes não chegam apenas por correio, muitos documentos também chegam por e-mail.

Você pode organizar todas as informações, como documentos em papel, arquivos do Windows ou e-mails, em um local central, seu sistema de gerenciamento de documentos, que os funcionários podem acessar facilmente e sem problemas.

Incluindo funções exclusivas para trabalho em equipe e compartilhamento de documentos e uma interface de programa inovadora que é única em todo o mundo.

Os sistemas de gerenciamento de documentos estão se tornando cada vez mais importantes para as empresas à medida que a quantidade de informações geradas pelos negócios atuais está crescendo exponencialmente.

A introdução de um sistema de gerenciamento de documentos, DMS, para abreviar, também ajuda você a trazer uma estrutura clara para seus documentos e a lidar com a enxurrada de informações.

DMS também significa software de gerenciamento de documentos e destina-se a gerenciar documentos, especialmente documentos digitais, o que inclui a conversão de analógico para digital. PaperOffice DMS é esse software.

A gestão e o controle da enorme quantidade de documentos externos e internos que fazem parte dos processos de negócios na administração pública ou empresarial tornou-se um desafio. Isso promove a introdução de softwares de gerenciamento de documentos que facilitam o gerenciamento.

A introdução do DMS garante reduções significativas no tempo de busca, manuseio e redução de custos, que são muito importantes em nossos processos administrativos.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

O coração de um DMS

Um sistema avançado de gerenciamento de documentos tem seu "coração" em um banco de dados, onde as informações são armazenadas de forma a permitir que sejam encontradas e recuperadas de forma fácil e controlada.

O banco de dados pode ser configurado localmente ou em um sistema NAS, como QNAP NAS ou Synology NAS. Mas armazenando a informação de forma estruturada, só temos parte da equação.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

O "cérebro" que controla o sistema é a lógica do fluxo de trabalho, que possibilita criar dependências entre documentos e processos e vincular essas informações em fluxos flexíveis e previamente definidos.

Um passo essencial na implementação de um "fluxo de trabalho" tão sofisticado é que o máximo de documentação possível esteja disponível na forma digital.

Digitalização e gerenciamento de documentos

Quando falamos de sistemas de gestão de documentos, não podemos esquecer: quanto maior o nível de digitalização das informações que fazem parte dos processos, maior o nível de controle e automação que podemos alcançar. Já escrevemos um artigo sobre as vantagens da digitalização, clique aqui.

Na primeira etapa, você determina quais documentos pertencem aos nossos processos, como os integramos ao nosso sistema de gerenciamento de documentos e quais informações devem ser extraídas e armazenadas juntamente com os documentos em seu banco de dados. Uma vez que as informações são incluídas, definimos seu ciclo de vida, como ela interagirá com outros processos e como podemos integrá-la.

A informação vem de diferentes fontes

Provavelmente, vamos encontrar informações vindas de diferentes fontes e em diferentes formatos. Alguns deles em formato digital, armazenados em arquivos ou bancos de dados e alguns na forma de documentos impressos.

O que fazemos com documentos digitais em formato pdf, doc, etc. Aqui o processo é muito simples.

Arraste o documento digital para a interface PaperOffice. Ou tenha suas pastas do Windows facilmente monitoradas após o recebimento de documentos.

Documentos em papel podem ser facilmente digitalizados e convertidos em formato digital graças ao scanner integrado.

Graças ao programa óptico de reconhecimento de caracteres (OCR = Reconhecimento óptico de caracteres), já demos um passo importante. Usando um scanner ou outro dispositivo digitalizador, não apenas convertemos o documento em uma imagem, mas também podemos "ler" seu conteúdo eletronicamente.

Não só o texto OCR puro está incluído no banco de dados, graças à inteligência artificial (IA) chamada PIA, a automação pode ser especificada manualmente ou automaticamente.

É assim que usamos o sistema para reconhecer e definir quais áreas de documento precisam ser lidas automaticamente. Como número de fatura, data, produtos, valores, etc. Assim, temos todas as informações necessárias em nosso sistema de gerenciamento de documentos.

A digitalização das informações via OCR facilita a integração de uma ampla variedade de documentação na gestão de processos e fluxos de trabalho.

Fluxo de trabalho e gerenciamento de documentos

Como já mencionado, é essencial que a gestão avançada de documentos tenha todas as informações de forma digital e estruturada em um banco de dados. Assim, você pode procurar por todos os documentos salvos no PaperOffice como o Google. Você também pode definir as regras de quem pode acessar, modificar e excluir/arquivar suas informações.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Mas queremos ir ainda mais longe e agilizar nossos processos de negócios. Um dos pilares da nossa solução de gerenciamento de documentos é o motor de fluxo de trabalho. Isso nos permite especificar cada etapa de um processo de negócios com suas atividades e dependências associadas, bem como os departamentos e funções envolvidos.

Também podemos definir notificações automáticas que serão ativadas dependendo das atividades e eventos que ocorrem ao longo do processo.

Tudo isso não só minimiza o tempo gasto gerenciando tarefas, mas também minimiza a probabilidade de esquecimento e erros no processo.

Valor agregado e benefícios do arquivamento eletrônico de dados

Aqui estão alguns dos benefícios mais pendentes da implementação de um sistema de gerenciamento de documentos:

• Disponibilidade: Ao armazenar e gerenciar todos os seus documentos e suas versões, atualizações, notas, contatos armazenados, dados de documentos em um banco de dados central, todas as informações gradualmente formam um banco de dados de conhecimento central.

  Acesso central e fácil a toda essa documentação relevante da empresa e a capacidade de várias partes colaborarem no mesmo documento o tornam o topo da lista de benefícios.

• Permissão de acesso: Controle quem pode acessar os documentos, quando e quais atividades podem ser realizadas neles.

  Configurações para pastas e documentos, níveis de liberação e direitos, bem como grupos e departamentos tornam o acesso a documentos confidenciais transparente e seguro.

• Segurança, não só no controle de acesso, mas também na custódia e segurança que vem com a introdução de novas tecnologias e bancos de dados.

  Em primeiro lugar, o PaperOffice DMS criptografa todos os documentos quando eles são salvos para segurança, de acordo com um dos mais altos padrões de segurança disponíveis atualmente, o AES-1024bit.

  A conversão de volta em documentos legíveis é possível em qualquer formato atual, com o PaperOffice atualizando regularmente seus formatos de arquivo, o que significa que os documentos também serão legíveis no futuro.

• Capacidade de recuperação e economia de tempo: Todos os seus documentos, anteriormente em papel, já estão disponíveis digitalmente, assim como os e-mails, são armazenados centralmente em seu banco de dados. Ao mesmo tempo, a data e a hora, um número de versão e palavras-chave são salvos, que o mecanismo de pesquisa PaperOffice pode usar para encontrar documentos mesmo que a pessoa que procura só saiba o conteúdo do documento rudimentarmente.

  Tudo o que é armazenado no PaperOffice DMS também é reconhecido por texto OCR, otimizado com dicionários de negócios e indexado para uma pesquisa perfeita de palavras-chave em seu banco de dados SQL para uma pesquisa de palavras-chave.

  Economize tempo procurando documentação e custos gerenciando e armazenando-os.

• Redução de redundâncias como duplicação de documentos, fotocópias, registro de dados.
• Agilidade e automação de tarefas administrativas com a criação de fluxos de trabalho que permitam a integração de documentos e processos de negócios em um ambiente controlado e atividades claramente definidas e monitoradas.
• Para não esquecer o "efeito colateral" positivo da maior satisfação interna e externa do cliente. O uso de um sistema de gerenciamento de documentos permite que você reaja de forma mais rápida e confiável e, portanto, melhor aos desejos de seus clientes.

  O aumento da satisfação do cliente é notável muito rapidamente e, sobretudo, sustentável - tanto em termos de vendas quanto na reputação da empresa.

Um dos aspectos mais importantes ao armazenar documentos através de um sistema de gerenciamento de documentos é o cumprimento das normas legais ou das especificações do GoBD.

A abreviação GoBD significa os "Princípios para o manejo e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em forma eletrônica e para acesso a dados".

Em particular, devido ao armazenamento de documentos altamente criptografado e à prova de auditoria diretamente em um banco de dados central do SQL PaperOffice atende a todos os requisitos para padrões de documentos e diretrizes legais ou o gobd padrão alemão mais alto do mundo.

O termo versioning não é uma palavra estrangeira dentro de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). A necessidade de usar um sistema de gerenciamento de documentos que tenha controle de versão compatível com GoBD e versão à prova de auditoria é mais clara do que nunca.

PaperOffice excede todos os requisitos legais

O desenvolvimento do PaperOffice DMS é compatível com o GoBD, para que você possa usar o software sem qualquer preocupação em ter que fazer você quebrar uma regra. Por exemplo, toda vez que alguém altera um documento, uma nova versão desse documento é criada. Desta forma, você pode acompanhar o conteúdo que o documento tinha em que momento.

A propósito, há um vídeo no YouTube para configuração do Nas de Sinologia MariaDB 10 e o sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice que explica esse processo de forma compreensível:

Em ambos os casos, mesmo no pior cenário, é assegurado que as bases de dados arquivadas sejam restauradas a curto prazo e, portanto, os períodos de retenção sejam sempre observados.

Certifique-se de evitar este erro

Embora as grandes empresas tenham nomeado há muito tempo oficiais de digitalização que lidam com o tema da conversão de documentos analógicos em tempo integral, as pequenas e médias empresas geralmente carecem de recursos humanos, especialmente porque são necessárias qualificações profissionais adequadas.
No entanto, este é um erro comum e leva a maus investimentos, pois muitos fabricantes se aproveitam dessa ignorância.

Conclusão provisória

Você não precisa de um especialista em TI ou um bibliotecário treinado!

Tudo que você realmente precisa é

• o software certo
• parceiro de TI confiável
• hardware correspondente

Às vezes o hardware já está lá, tem mais potencial do que antes e pode ser usado imediatamente.

Ponta

A propósito, há um artigo especial sobre o tema "Processamento de faturas digitais", que relatou sobre as vantagens da digitalização ou processamento de faturas digitais:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

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