Embora as técnicas básicas de gestão de documentos tenham sido utilizadas no controle de documentos corporativos há décadas e tenham evoluído ao longo dos anos, a necessidade de um sistema de gestão de documentos e suas vantagens de aplicação ainda são subestimadas.
Estudos mostram que os funcionários gastam até trinta por cento do tempo procurando os documentos necessários na empresa. Em média, os funcionários perdem mais de um dia de trabalho por semana como resultado. Fica ainda pior, porque: Em 70% de todos os casos a busca não tem sucesso. O documento é criado novamente e os colegas não conseguem mais entender a situação atual dos documentos.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Mas qual é o padrão, o que o cliente pode esperar de um DMS?
No artigo atual, mostraremos as vantagens de usar o gerenciamento eletrônico de dados (sistema de gerenciamento de documentos).
Isso pode ser explicado ponto a ponto usando o software de gerenciamento de documentos PaperOffice.
Antes de entrarmos nos benefícios, vamos explicar a definição:
O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é usado para armazenar, gerenciar e controlar o fluxo de documentos dentro de uma organização.
Isso significa que empresas de uma grande variedade de indústrias acumulam documentos importantes todos os dias: súplicas, documentos contratuais, rascunhos, cartas externas, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais. Estes não chegam apenas por correio, muitos documentos também chegam por e-mail.
Você pode organizar todas as informações, como documentos em papel, arquivos do Windows ou e-mails, em um local central, seu sistema de gerenciamento de documentos, que os funcionários podem acessar facilmente e sem problemas.
Incluindo funções exclusivas para trabalho em equipe e compartilhamento de documentos e uma interface de programa inovadora que é única em todo o mundo.
Os sistemas de gerenciamento de documentos estão se tornando cada vez mais importantes para as empresas à medida que a quantidade de informações geradas pelos negócios atuais está crescendo exponencialmente.
A introdução de um sistema de gerenciamento de documentos, DMS, para abreviar, também ajuda você a trazer uma estrutura clara para seus documentos e a lidar com a enxurrada de informações.
DMS também significa software de gerenciamento de documentos e destina-se a gerenciar documentos, especialmente documentos digitais, o que inclui a conversão de analógico para digital. PaperOffice DMS é esse software.
A gestão e o controle da enorme quantidade de documentos externos e internos que fazem parte dos processos de negócios na administração pública ou empresarial tornou-se um desafio. Isso promove a introdução de softwares de gerenciamento de documentos que facilitam o gerenciamento.
A introdução do DMS garante reduções significativas no tempo de busca, manuseio e redução de custos, que são muito importantes em nossos processos administrativos.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
O coração de um DMS
Um sistema avançado de gerenciamento de documentos tem seu "coração" em um banco de dados, onde as informações são armazenadas de forma a permitir que sejam encontradas e recuperadas de forma fácil e controlada.
O banco de dados pode ser configurado localmente ou em um sistema NAS, como QNAP NAS ou Synology NAS. Mas armazenando a informação de forma estruturada, só temos parte da equação.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
O "cérebro" que controla o sistema é a lógica do fluxo de trabalho, que possibilita criar dependências entre documentos e processos e vincular essas informações em fluxos flexíveis e previamente definidos.
Um passo essencial na implementação de um "fluxo de trabalho" tão sofisticado é que o máximo de documentação possível esteja disponível na forma digital.
Digitalização e gerenciamento de documentos
Quando falamos de sistemas de gestão de documentos, não podemos esquecer: quanto maior o nível de digitalização das informações que fazem parte dos processos, maior o nível de controle e automação que podemos alcançar. Já escrevemos um artigo sobre as vantagens da digitalização, clique aqui.
Na primeira etapa, você determina quais documentos pertencem aos nossos processos, como os integramos ao nosso sistema de gerenciamento de documentos e quais informações devem ser extraídas e armazenadas juntamente com os documentos em seu banco de dados. Uma vez que as informações são incluídas, definimos seu ciclo de vida, como ela interagirá com outros processos e como podemos integrá-la.
A informação vem de diferentes fontes
Provavelmente, vamos encontrar informações vindas de diferentes fontes e em diferentes formatos. Alguns deles em formato digital, armazenados em arquivos ou bancos de dados e alguns na forma de documentos impressos.
O que fazemos com documentos digitais em formato pdf, doc, etc. Aqui o processo é muito simples.
Arraste o documento digital para a interface PaperOffice. Ou tenha suas pastas do Windows facilmente monitoradas após o recebimento de documentos.
Ponta
A propósito, há um vídeo no YouTube sobre o tema "Monitoramento de diretórios e arquivamento em massa de documentos" que explica esse processo de forma compreensível:
Documentos em papel podem ser facilmente digitalizados e convertidos em formato digital graças ao scanner integrado.
Ponta
Sobre o tema "Arquivamento totalmente automatizado de documentos em papel do scanner" há também um vídeo no YouTube que explica esse processo de forma simples e compreensível:
Graças ao programa óptico de reconhecimento de caracteres (OCR = Reconhecimento óptico de caracteres), já demos um passo importante. Usando um scanner ou outro dispositivo digitalizador, não apenas convertemos o documento em uma imagem, mas também podemos "ler" seu conteúdo eletronicamente.
Não só o texto OCR puro está incluído no banco de dados, graças à inteligência artificial (IA) chamada PIA, a automação pode ser especificada manualmente ou automaticamente.
É assim que usamos o sistema para reconhecer e definir quais áreas de documento precisam ser lidas automaticamente. Como número de fatura, data, produtos, valores, etc. Assim, temos todas as informações necessárias em nosso sistema de gerenciamento de documentos.
A digitalização das informações via OCR facilita a integração de uma ampla variedade de documentação na gestão de processos e fluxos de trabalho.
