As 10 vantagens mais importantes da digitalização de documentos em papel

À medida que o mundo inteiro se torna mais "digital", cada vez mais empresas, especialmente as SMEs, precisam de um "empurrão" para começar. Porque muitos já estão horrorizados com o mero pensamento de dedicar-se ao tema ou lidar com ele.

Digitization brings many advantages

No artigo atual, mostraremos que a transição de documentos em papel para documentos digitais é muito mais fácil do que parece em seus pesadelos. Siga nosso conselho que vai pagar pelo seu negócio.

Até certo ponto, o arquivo analógico ainda é uma necessidade até hoje. No entanto, 99% das vezes não há necessidade de trabalhar com ele.

Pelo contrário, o papel impresso é um anacronismo que é mantido fora de hábito ou puramente tecnicamente porque certos documentos devem ser preservados na forma em que foram feitos, como escrituras ou contratos. Mas estes também podem ser digitalizados para trabalhar com seus respectivos conteúdos no computador.

A viagem real ao arquivo, a busca em prateleiras ou armários de arquivo, a remoção do documento, trabalhando com ele e trazendo-o de volta e organizando-o novamente no arquivo. Apenas descrever e ler esse processo leva muito tempo. Ligar para o arquivo digital, por outro lado, leva alguns cliques e nada mais.

Antes de entrarmos nos benefícios, vamos responder a seguinte pergunta:

10 vantagens de digitalizar documentos em papel:

• Flexibilidade

  Trabalho flexível, não importa onde você esteja

• Eficiência

  Otimização de todos os fluxos de trabalho

• Rápido

  Recebimento e expedição digital

• Economia de custos

  Redução de custos em todas as áreas

• Fiabilidade

  Manipulação simplificada de prazos

• Junto

  Comunicação interna e externa mais rápida

• Perfeita

  Integração no software de escritório

• Pesquise "semelhante ao Google"

  Pesquise conteúdo usando palavras-chave

• Poupança de tempo

  Economizando horas de trabalho

• Para a eternidade

  Arquivamento a longo prazo em formato PDF/A

Certifique-se de evitar este erro

Embora as grandes empresas tenham nomeado há muito tempo oficiais de digitalização que lidam com o tema da conversão de documentos analógicos em tempo integral, as pequenas e médias empresas geralmente carecem de recursos humanos, especialmente porque são necessárias qualificações profissionais adequadas.
No entanto, este é um erro comum e leva a maus investimentos, pois muitos fabricantes se aproveitam dessa ignorância.

Conclusão provisória 1/3

Você não precisa de um especialista em TI ou um bibliotecário treinado!

Tudo que você realmente precisa é

• o software certo
• parceiro de TI confiável
• hardware correspondente

Às vezes o hardware já está lá, tem mais potencial do que antes e pode ser usado imediatamente.

Ponta

Aliás, há um artigo especial sobre o tema do "processamento de faturas digitais", que relatou as vantagens da digitalização ou do processamento de faturas digitais:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

O que significa a digitalização dos documentos em detalhes?

Simplificando, é o processo de substituição de um documento físico, no sentido de papel, por um formato digital.

A maioria das pessoas deve estar familiarizada com o processo, pelo menos de forma rudimentar. Um documento é digitalizado ou fotografado, para o qual os scanners são geralmente usados. No entanto, depende da respectiva interface. Um documento também pode ser digitalizado usando uma câmera de celular.

Para muitas empresas, a mudança de papel e pastas para formatos eletrônicos é uma das medidas mais importantes e também significativas no processo de digitalização.

Como digitalizar documentos em papel

Os documentos de digitalização são adicionados através do módulo de scanner integrado ScanConnect, que, entre outras coisas, permite a captura de documentos de todos os scanners, dispositivos multifuncionais, aplicativos móveis e também grandes copiadoras, como a empresa Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox e outros.

A versão automática para documentos existentes é levada em conta, e o método de digitalização graças às páginas separadores é suportado para varreduras em massa de pilhas de documentos e, em seguida, subdivisão em documentos individuais.

Se você digitalizar um monte de documentos, o PaperOffice é particularmente útil porque reconhece folhas separadores e separa os documentos para arquivamento. Um grande recurso que é particularmente útil se sua empresa trabalha regularmente com documentos de formato complexo é que o PaperOffice usa uma IA para reconhecer o conteúdo em seus documentos, tais como: totais, tipos de documentos, datas, detalhes de contato, etc.

OCR ou como os documentos em papel são pesquisáveis?

Agora, o texto em um documento não deve apenas ser legível, mas também estar disponível de tal forma que você pode facilmente procurar um trecho de texto.

Arquivamento totalmente automático e sem esforço manual.

Assim que os documentos são inseridos no PaperOffice, a PIA cuida de tudo o que está te segurando.

Isso significa que o PIA fornece seu próprio poderoso mecanismo de busca para todas as suas informações, que podem pesquisar e encontrar mecanismos de busca clássicos como o Google, mas também podem fazer a coisa toda visualmente, ou seja, comparar e reconhecer um documento visualmente pode.

O PaperOffice reconhecerá automaticamente todos os documentos que foram ensinados pela PIA a partir deste momento, que, por sua vez, podem acionar regras automáticas e arquivar máscaras.

O armazenamento e o reconhecimento de documentos podem ser automatizados?

Para armazenar automaticamente seus documentos e recibos, o documento é ensinado pela primeira vez no PaperOffice. As máscaras de arquivamento no PaperOffice cuidam do local de indexação e arquivamento.

Assim que um modelo de documento ensinado é reconhecido, uma máscara de armazenamento é acionada automaticamente, responsável pela palavra-chave automatizada e pelo local de armazenamento.

Data from the document is recognized and read out

As máscaras de armazenamento não só podem ser acionadas automaticamente por modelos de documentos ensinados - elas também podem ser selecionadas manualmente na caixa de diálogo PIA.

O PIA torna-se completamente autônomo, sem qualquer interação do usuário e para um número ilimitado de documentos de acordo com as máscaras de armazenamento definidas:

• Leia automaticamente
• Tag totalmente
• Torne pesquisável
• Adicionar e monitorar tarefas e fluxos de trabalho que precisam ser feitos
• Índice
• Criar novas estruturas de pastas de destino
• Salvar para a pasta alvo
• Criar miniaturas
• Preencha os campos necessários você mesmo
• Link para contatos e otimizar para pesquisa de contato
• Salvar notas
• Versão
• E outras possibilidades quase ilimitadas!

Conformidade com as regulamentações legais e de digitalização compatíveis com o GoBD

Um dos aspectos mais importantes ao armazenar documentos através de um sistema de gerenciamento de documentos é o cumprimento das normas legais ou dos requisitos do GoBD.

A abreviação GoBD significa os "Princípios para o manejo e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em forma eletrônica e para acesso a dados".

Em particular, devido ao armazenamento de documentos altamente criptografado e à prova de auditoria diretamente em um banco de dados central do SQL PaperOffice atende a todos os requisitos para padrões de documentos e diretrizes legais ou o gobd padrão alemão mais alto do mundo.

O termo versioning não é uma palavra estrangeira dentro de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). A necessidade de usar um sistema de gerenciamento de documentos que tenha controle de versão compatível com GoBD e versão à prova de auditoria é mais clara do que nunca.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versionar torna todas as alterações rastreáveis

O termo versioning pode ser explicado com muita facilidade: No geral, trata-se da funcionalidade usada para registrar alterações em documentos ou arquivos. A alteração do documento pode ser detectada e salva como uma cópia de sombra como uma nova versão do documento.

Garantir a imutabilidade

Cada alteração de documento coloca uma versão "mais recente" do documento em um arquivo correspondente. O registro torna as alterações transparentes e rastreáveis o tempo todo. Neste ponto, o espectador subsequente sabe quando e por qual editor a mudança para o documento foi feita. Isso lhe dá uma visão geral de todo o ciclo de vida do documento. A versão pode ser feita automaticamente ou manualmente.

Para garantir a segurança da revisão, todos os detalhes de uma alteração em documentos e arquivos devem ser claramente rastreáveis. Deve-se garantir que apenas funcionários autorizados possam fazer tal mudança. Mas é tão importante saber anos depois quais funcionários mudaram o que e quando.

A estratégia certa para digitalizar:
"Passo a passo" e "Last in<>First out"

O fato de a digitalização de documentos analógicos ter vantagens é claramente demonstrado.

Mas como as desvantagens de curto prazo podem ser reduzidas?

A variante mais cara da digitalização é encomendar uma empresa especializada nisso. Dependendo das circunstâncias, os arquivos e pastas do arquivo são enviados para a empresa como frete, onde são digitalizados e enviados de volta. O formato dos dados a serem digitalizados foi previamente determinado. Mas dar dados importantes da empresa? Embora todas as empresas que lidam com arquivamento digital garantam o mais alto nível de confidencialidade, não há garantias.

A pedido, as empresas também podem levar um caminhão com scanners de tambores e digitalizar diretamente no local, no estacionamento de suas próprias instalações da empresa. No entanto, isso aumenta tremendamente a conta. O serviço caro fora de casa, que pode levar vários dias dependendo do tamanho do arquivo, tem que ser pago separadamente.

Felizmente para todas as empresas, embora os arquivos devem ser arquivos, as informações que elas contêm, sejam analógicas ou digitais, não precisam estar todas disponíveis ao mesmo tempo. Isso permite que as empresas digitalizem arquivos passo a passo, de acordo com o princípio logístico do último em <> primeiro lugar. Digitalize primeiro os documentos analógicos recebidos mais recentemente.

A razão é simples

Documentos contemporâneos são geralmente necessários muito mais do que documentos distantes no fluxo de trabalho diário. Portanto, você deve digitalizar esses documentos oportunos primeiro, o que acelera o processo de trabalho graças à sua melhor disponibilidade. Na melhor das hipóteses, há um equilíbrio entre o esforço envolvido na digitalização (remoção do arquivo, digitalização, economia digital, trazendo de volta o documento analógico) e a aceleração do processo que já está disponível, já que não há necessidade de ir ao arquivo e você pode fazer todos os processos no computador.

Outro efeito positivo dessa abordagem é que os períodos de retenção podem ser usados de forma ideal para reduzir o estoque de arquivo analógico e não digitalizar arquivos cujos períodos de retenção expiram seis meses depois.

É essencial fornecer hardware ou uma conexão fácil e determinar o escopo da digitalização internamente!

O número de funcionários administrativos em uma empresa ou o número de empregos de VDU que entram em questão às vezes variam muito, por isso é impossível dizer quantos dos funcionários você deve encomendar com digitalização em relação ao tamanho da empresa.

No mínimo, cada funcionário deve ter acesso a um dispositivo com uma função de scanner, de preferência um scanner de documentos que permite que vários feeds sejam digitalizados, bem como formatos diferentes.

O escopo de cada digitalização é tão complicado quanto o número de pessoas envolvidas na digitalização, pois com esse sistema, a digitalização é quase incidental. Isso pode ser implementado, por exemplo, na forma de que o funcionário Z processe um processo em conexão com a empresa XYZ. Ao mesmo tempo, este pode ser o gatilho para digitalizar todo o arquivo analógico arquivado na empresa XYZ.

No entanto, uma relação comercial de longo prazo, por exemplo, pode se manifestar em um número bastante grande de arquivos. Outra variante seria digitalizar apenas determinados segmentos da relação empresarial, justamente aqueles que estão sujeitos ao processamento mais frequente. Por exemplo, faturamento ou notas de entrega. Com o software certo, a digitalização que acompanha processos pode ser implementada sem problemas.

O Guia Final de 5 Passos

Ponta

Criamos o guia final de 5 passos para ir sem papel e digitalizar seu negócio, detalhando cada 5 passos e quanto tempo leva:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Criar software DMS você mesmo ou código aberto?

Qual software combina comigo?

A composição de software de muitas empresas se assemelha à história de sua empresa, uma estrutura que tem crescido lentamente. É tão complexo que apenas alguns funcionários de longa data entendem isso.

A melhor solução é o software que realiza todos os processos, desde a digitalização até a provisão até o arquivamento e, ao mesmo tempo, oferece interfaces para conectar outros softwares. Um software com navegação de menu autoexplicativo que, em última análise, dá aos documentos digitais de uma empresa uma casa que também atende a todos os requisitos em termos de manuseio e processamento de dados, bem como segurança.

Isso soa um pouco patético?

Isso mesmo, mas algo simples e funcional pathos é melhor do que uma torrente de jargão técnico de TI que faz os funcionários suarem.

PaperOffice é perfeito para digitalizar documentos.

O software de gerenciamento dedocumentoscerto resolve o problema analógico-digital

DMS significa software de gerenciamento de documentos e destina-se a gerenciar documentos, especialmente documentos digitais, o que inclui a conversão do analógico para o digital. PaperOffice DMS é esse software. Sua gama de funções é tão notável quanto sua navegação de menu intuitivamente projetada, que requer apenas treinamento menor. Você não precisa de consultores caros no local. Tutoriais de vídeo bem explicados no PaperOffice DMS podem fazer isso tão bem quanto mais barato, gratuitamente.

Digitalização, OCR, arquivamento com palavras-chave automáticas, fusão de documentos controlados por IA, mecanismo de busca integrado, função de fluxo de trabalho, criptografia com 1024Mbit, integração direta no MS Office, proteção contra ransomware, criação automatizada de modelos, função de carimbo, gerenciamento de tarefas e notas.

Estas são algumas das funções mais importantes do PaperOffice DMS e, como eu disse, nem você nem seus funcionários têm que completar um diploma de TI.

Onde é o melhor lugar para salvar os documentos de digitalização?

Recomendamos que nossos clientes arquivem os dados digitalizados em um banco de dados localizado em um dispositivo NAS, como Synology ou QNAP ou em um servidor dedicado. Com seu próprio servidor externo (dedicado) PaperOffice, você recebe todas as vantagens de uma nuvem com proteção de dados perfeita e economiza dinheiro e muito trabalho todos os meses.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Com um servidor PaperOffice você tem todas as vantagens de uma solução em nuvem com apenas uma enorme diferença: É seu próprio servidor de banco de dados dedicado e ninguém o acessa além de você.

Não quer usar um servidor? Não há problema.

Por que um NAS é ideal para arquivamento de documentos

Um NAS, um armazenamento conectado à rede, em alemão um dispositivo de armazenamento com conexão de rede, bem como o software compatível para PaperOffice DMS e a nuvem interna está pronto. Absolutamente seguro da curiosidade do estado e não-estado e, graças à função de backup, também a salvo de um acidente no disco rígido.

Conclusão provisória 3/ 3

1. Entre em contato com um fabricante com know-how e software que cumpra com o GOBD (e também o GDPR)!

2. Não há um software DMS adequado. Todo DMS tem sua justificativa e, em última análise, o produto tem que se adequar ao propósito.

3. Seja seu próprio servidor, o servidor dedicado do PaperOffice no data center do Strato AG em Berlim (Alemanha) ou nas - salve o seu documento NEVER no armazenamento em nuvem de terceiros que a) não é usado em uma base dedicada e b) não está localizado em um país seguro c) você não pode exportar com um clique

Ponta

Se você seguir o conselho e usar um NAS para armazenamento de documentos seguros internos - PaperOffice não é apenas perfeito para isso, mas é mesmo o único DMS oficial para o maior fabricante de NAS do mundo - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.