Bagaimana saya melakukan versioning dokumen dengan aman secara hukum?

Apa Peran Versioning dalam Sistem Manajemen Dokumen DMS?

Fungsi-fungsi yang terkait dengan versioning sangat penting bagi pengguna perangkat lunak DMS. Informasi selengkapnya tentang manfaatnya bisa Anda temukan di sini.

Istilah versioning bukanlah kata asing dalam sistem manajemen dokumen (DMS). Kebutuhan akan penggunaan sistem manajemen dokumen yang memiliki kontrol versi sesuai dengan aturan GoBD dan versioning yang aman semakin penting.

Karena siapa yang tidak mengalami kasus ini? Sebuah kontrak diubah berulang kali - perubahan di sini, catatan di sana, penyesuaian posisi, perubahan jumlah, dan kesepakatan akhir. Setiap perubahan akan disimpan secara lokal di komputer untuk tujuan pengamanan dan pengiriman berikutnya.

Jika saat ini rekan kerja sedang absen atau pelanggan menelepon dan menanyakan versi yang mengacu pada perubahan "XYZ" pada bulan lalu, semuanya akan berhenti.

Kaos versi dan redundansi adalah hasilnya.

Paling tidak pada titik ini, ada baiknya memikirkan tentang versioning atau manajemen versi dokumen.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Manfaat dari Perangkat Lunak DMS

Adanya orientasi pusat dari perangkat lunak DMS memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan. Misalnya, dipastikan bahwa semua karyawan bekerja dengan data yang sama dan benar.

Selain itu, media yang berbeda dapat dihindari, sehingga aliran informasi yang lancar dapat dicapai dalam kerangka alur kerja.

Hal ini juga menghapus kebutuhan untuk memelihara data ganda, sehingga menghindari kesalahan transfer, yang pada gilirannya akan berdampak positif pada kualitas data yang dikelola.

Banyak perusahaan, terutama UMKM, melihat hal ini sebagai hambatan untuk keamanan data dan oleh karena itu setuju dengan penggunaan sistem manajemen dokumen, singkatnya DMS, seperti yang ditawarkan oleh PaperOffice.

Apa itu Version Control?

Version Control secara singkat adalah menyediakan keterlacakan terhadap semua perubahan yang terjadi pada dokumen.

Konsep dari Version Control cukup mudah dijelaskan yaitu cara kerjanya dalam mengarsipkan perubahan pada dokumen atau file.

Setiap perubahan pada dokumen akan terdeteksi dan disimpan sebagai salinan bayangan dalam versi dokumen yang baru.

Setiap kali ada perubahan pada dokumen, versi "baru" dari dokumen tersebut akan disimpan di dalam arsip yang sesuai. Pencatatan perubahan ini membuat perubahan dokumen dapat dipantau dan diketahui kapan saja.

Sehingga pengguna yang menyusul dapat mengetahui kapan sebuah dokumen diubah oleh siapa. Dalam hal ini, informasi ini akan memberikan gambaran mengenai siklus hidup keseluruhan dokumen.

Version Control dapat dilakukan secara otomatis atau manual.

Namun apa perbedaan di antara keduanya? Hal ini dan semua metode version control yang didukung oleh PaperOffice DMS akan dijelaskan dengan jelas dalam Panduan Tutorial Workshop kami.

Jenis-jenis Version Control apa yang tersedia?

Version Control Otomatis

Pada Version Control otomatis, PaperOffice akan mendeteksi sendiri ketika sebuah dokumen telah diubah. Ini bisa terjadi pada dokumen Word, atau dengan terima kasih kepada modul terintegrasi WorkBench, terjadi pada dokumen PDF.

Salinan terbaru dari dokumen yang diubah akan dibuat secara otomatis oleh PaperOffice setelah diedit dan disimpan dalam Pool Dokumen "Dokumen Dalam Proses". Versi akan diperbarui hanya jika Anda mengklik "Selesaikan Edit".

Dengan cara ini, jaringan tidak akan menimpa dokumen. Karena selama Anda bekerja pada dokumen tersebut, dokumen tersebut akan berada dalam Pool Dokumen yang disebutkan sebelumnya.

Setelah versi "baru" dari dokumen telah di-check-in, PaperOffice akan memperbarui gambar preview dan melakukan OCR pada dokumen lagi. Versi sebelumnya tetap tersedia dan dapat diakses.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Version Control Manual

Version Control manual sangat cocok ketika dokumen dicetak dan ditandatangani secara manual, kemudian diskankan sebagai versi baru.

Jadi dalam Version Control manual, proses version control dipicu secara manual oleh pengguna.

PaperOffice akan mendeteksi melalui kecerdasan buatan terintegrasi bahwa dokumen tersebut adalah dokumen yang sudah ada dan akan menyarankan untuk mengarsipkan dokumen hasil pemindaian baru sebagai versi dari dokumen yang sudah ada, atau jika dokumen tersebut berbeda secara tampilan dan tidak terdeteksi oleh AI, dokumen baru ini dapat diarsipkan sebagai versi baru dari dokumen yang sudah ada secara manual.

Manfaat menggunakan DMS untuk version control

Penyimpanan Arsip yang Konsisten

Setelah dokumen diarsipkan di PaperOffice, version control terintegrasi akan memastikan bahwa tidak ada salinan terpisah yang disimpan sebagai file terpisah. Sebaliknya, berbagai versi dari dokumen tersebut disimpan dalam satu file.

Kepatuhan keamanan dan kesesuaian GoBD

Versi dokumen memastikan kepatuhan keamanan revisi dan kesesuaian GoBD.

Untuk memastikan kepatuhan keamanan revisi, semua detail perubahan pada dokumen dan file harus dapat dilacak dengan jelas. Yang harus dijamin adalah hanya karyawan yang berwenang yang dapat melakukan perubahan semacam itu. Tetapi sama pentingnya, bahkan bertahun-tahun kemudian, untuk mengetahui karyawan mana yang melakukan perubahan apa dan kapan.

Struktur akses bersama

PaperOffice bukan hanya sistem manajemen dokumen, tetapi juga sebagai aplikasi kolaborasi yang komprehensif. Oleh karena itu, tidak hanya alat alur kerja, cap, dan tugas yang disediakan, tetapi juga integrasi yang memudahkan kerja sama pada dokumen dalam kerangka alur kerja.

Terima kasih kepada kontrol versi, setiap pengguna mengetahui kapan dan bagaimana dokumen diubah oleh siapa. Ketika seorang pengguna mengedit dokumen, itu dikunci untuk pengguna lain dan pengeditan bersama tidak mungkin dilakukan.

Dalam hal poin terakhir, yang disebut Check-Out dan Check-In mengatur kerja sama tanpa masalah pada dokumen dan mengkoordinasikan hak akses. Dengan fungsi Check-Out, pembuat dokumen sementara memblokir dokumen tersebut.

Dengan Check-In berikutnya, pembuat pertama menghasilkan dokumen yang diubah sebagai versi baru. Pembatas edit sebelumnya dihapus.

Keamanan dan kepatuhan terhadap banyak norma hukum dan kepatuhan

Hal terpenting dalam versi tentu saja adalah memastikan bahwa semua persyaratan hukum dan aspek kepatuhan yang semakin penting dipatuhi secara terbukti. Karena setiap perubahan pada dokumen dapat ditelusuri hingga pengguna yang melakukan perubahan itu.

Memilih perangkat lunak DMS yang tepat untuk versioning

Dalam rangkuman, jelas bahwa manajemen versi yang didukung oleh DMS memiliki banyak keuntungan.

Yang terbaik dari versi adalah: perusahaan dapat mengelola pembuatan, revisi, dan distribusi dokumen bisnis penting secara otomatis.

Dengan manajemen dokumen PaperOffice, banyak perusahaan dapat mencapai keamanan revisi. Penting untuk dapat melacak semua perubahan pada dokumen bisnis dengan cepat dan kapan saja.

Mulai lebih mudah dari yang Anda kira.

Masih ragu bahwa Anda tidak mampu melakukannya? Bacalah studi kasus pelanggan kami tentang integrasi PaperOffice dalam kehidupan bisnis Anda dan buktikan sendiri tentang kemudahannya atau ajukan instalasi tes dengan mudah.