Manajemen Dokumen QNAP DMS untuk NAS

Bagaimana Data Anda Masuk ke QNAP NAS?

Ada beberapa cara untuk mentransfer data ke sistem manajemen dokumen PaperOffice (DMS) yang dijalankan pada QNAP NAS (Network Attached Storage). Berikut ini beberapa contohnya:

Memindai Dokumen

Prosesnya sederhana: jika data belum tersedia dalam bentuk digital, dokumen yang ada dalam bentuk fisik harus dipindai atau difoto terlebih dahulu.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Dengan scanner Anda atau perangkat digitalisasi lainnya, dokumen tersebut tidak hanya diubah menjadi gambar, tetapi isi dokumen juga dapat "dibaca" secara elektronik. Fitur pemindai yang terintegrasi dalam PaperOffice DMS terhubung dengan scanner Anda dan mentransfer media digital ke perangkat lunak manajemen dokumen.

Kami telah menuliskan artikel lain tentang cara terbaik untuk mengintegrasikan scanner Anda untuk melakukan digitalisasi dokumen.

Penyimpanan Dokumen Digital

Data dalam bentuk digital, seperti email atau file digital, dapat dengan mudah dijatuhkan ke antarmuka PaperOffice dengan fitur drag & drop. Jika Anda ingin mengarsipkan beberapa dokumen tanpa usaha manual, Anda dapat menggunakan fitur pengawasan folder terintegrasi dalam PaperOffice. Ini memungkinkan arsipan yang mulus di latar belakang.

Data yang Sudah Ada

Sistem manajemen dokumen PaperOffice juga memudahkan pengguna untuk memindahkan data yang sudah ada, yang saat ini ada di hard drive laptop atau desktop PC, ke penyimpanan data bersama yang digunakan bersama, yaitu QNAP NAS.

Dengan satu klik saja, semua data yang sudah ada dapat diimpor ke dalam sistem manajemen dokumen.

Nilai Tambah dan Manfaat QNAP NAS dengan PaperOffice DMS

Menggunakan QNAP NAS (Network Attached Storage) bersama dengan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) PaperOffice memberikan sejumlah manfaat, di antaranya:

• 1. Pengelolaan Data Tersentralisasi: DMS memungkinkan penyimpanan dan pengorganisasian dokumen dan file di satu lokasi pusat, memudahkan kolaborasi dan akses data, sehingga setiap karyawan dapat mengakses file yang dibutuhkan tanpa perlu menyalinnya ke USB.
  Ini menghemat waktu dan mencegah kesalahan yang dapat terjadi akibat transfer manual.


• 2. Keamanan yang Meningkat: NAS menyediakan fitur keamanan tambahan seperti enkripsi dan redundansi untuk melindungi data dari kehilangan atau akses yang tidak sah. Selain itu, tingkat keamanan data yang tinggi melalui pilihan backup yang berbeda.
  Backup otomatis dapat dibuat untuk memulihkan file penting dalam keadaan kegagalan atau penghapusan yang tidak disengaja. Ada juga opsi untuk mengenkripsi data untuk memastikan data sensitif terlindungi dari akses yang tidak sah.


• 3. Kecepatan Akses yang Meningkat: NAS memungkinkan akses dan pengeditan data yang lebih cepat, meningkatkan produktivitas.


• 4. Pemeliharaan dan Pembaruan yang Mudah: DMS dan NAS adalah entitas yang independen dan dapat dikelola dan diperbarui secara terpisah, memudahkan pemeliharaan.


• 5. Fleksibilitas yang Meningkat: Kombinasi QNAP NAS dan PaperOffice DMS menawarkan berbagai konfigurasi dan kemampuan penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.


• 6. Pembaruan yang Mudah dari Ruang Penyimpanan: Keuntungan lain adalah kemampuan untuk dengan mudah memperluas ruang penyimpanan. Karena perusahaan sering berkembang dan membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan, QNAP NAS dapat dengan mudah diperluas untuk memenuhi persyaratan yang berkembang. Ini lebih efisien dan mudah diimplementasikan dibandingkan dengan solusi penyimpanan lainnya seperti hard disk eksternal atau solusi cloud.


• 7. Dukungan Akses Mobile dan Kerja Jarak Jauh: Dengan menggunakan QNAP NAS dan PaperOffice DMS, pengguna dapat mengakses dan mengedit data dari mana saja, memperluas kemampuan kerja jarak jauh dan kolaborasi perangkat seluler.


• 8. Efisiensi yang Meningkat: Penggunaan PaperOffice DMS dan QNAP NAS memungkinkan pencarian, pengorganisasian, dan otomatisasi proses data yang lebih cepat, meningkatkan efisiensi.


• 9. Keuntungan lain dari QNAP NAS dengan Sistem Manajemen Dokumen adalah pengelolaan pengguna yang komprehensif, termasuk kemampuan untuk membuat dan mengelola beberapa akun pengguna.
  Ini memungkinkan perusahaan untuk menetapkan hak akses yang berbeda untuk karyawan atau departemen yang berbeda. Sebagai contoh, seorang karyawan di bagian keuangan dapat memiliki akses ke dokumen keuangan, sedangkan seorang karyawan di bagian pemasaran hanya memiliki akses ke dokumen pemasaran.

Sistem Manajemen Dokumen memungkinkan perusahaan menyimpan dan mengelola dokumen dan file secara terpusat. Ini memudahkan pencarian dan kolaborasi, karena karyawan dapat mengakses file yang dibutuhkan dari mana saja. Ini juga memungkinkan otomatisasi alur kerja dokumen untuk menghemat waktu dan sumber daya.

Manajemen Dokumen (DMS) yang digabungkan dengan QNAP NAS (Network Attached Storage) memberikan solusi yang kuat dan reliabel untuk manajemen dan penyimpanan dokumen dalam perusahaan serta akses ke dokumen dan file Anda.