Newsletter PaperOffice Insider
Newsletter PaperOffice Insider
Kami ingin menjadi teman

Penawaran diskon terbesar yang mungkin

Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.

Peningkatan bonus gratis

Penawaran diskon terbesar yang mungkin

Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.

Peningkatan bonus gratis

Persahabatan Kepercayaan Kata Hormat
Kami tidak akan memberikan alamat email Anda kepada orang lain dan setiap email akan mencakup tautan berhenti berlangganan dengan satu klik.

Manajemen Dokumen QNAP DMS untuk NAS

Manfaat utama penggunaan solusi penyimpanan jaringan QNAP untuk manajemen data di perusahaan kecil dan menengah (UKM)

 
QNAP NAS menyediakan penyimpanan data yang handal dan pemulihan data yang cepat dan mudah, sementara DMS meningkatkan organisasi, fitur pencarian, dan akses dokumen.

Gunakan kedua sistem ini untuk memungkinkan efisiensi kerja yang lebih baik dengan menyederhanakan penyimpanan dan pengelolaan data, meningkatkan produktivitas karyawan, dan mengurangi biaya.
QNAP NAS menyediakan penyimpanan data yang handal dan pemulihan data yang cepat dan mudah, sementara DMS meningkatkan organisasi, fitur pencarian, dan akses dokumen.

Gunakan kedua sistem ini untuk memungkinkan efisiensi kerja yang lebih baik dengan menyederhanakan penyimpanan dan pengelolaan data, meningkatkan produktivitas karyawan, dan mengurangi biaya.

Mengelola dokumen Anda dengan aman dan efisien dengan PaperOffice dan QNAP NAS

Tips profesional

QNAP NAS menyediakan penyimpanan data yang handal dan pemulihan data yang cepat dan mudah, sementara DMS meningkatkan organisasi, fitur pencarian, dan akses dokumen.

Gunakan kedua sistem ini untuk memungkinkan efisiensi kerja yang lebih baik dengan menyederhanakan penyimpanan dan pengelolaan data, meningkatkan produktivitas karyawan, dan mengurangi biaya.

Bagaimana Data Anda Masuk ke QNAP NAS?

Ada beberapa cara untuk mentransfer data ke sistem manajemen dokumen PaperOffice (DMS) yang dijalankan pada QNAP NAS (Network Attached Storage). Berikut ini beberapa contohnya:

Memindai Dokumen

Prosesnya sederhana: jika data belum tersedia dalam bentuk digital, dokumen yang ada dalam bentuk fisik harus dipindai atau difoto terlebih dahulu.

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Dengan scanner Anda atau perangkat digitalisasi lainnya, dokumen tersebut tidak hanya diubah menjadi gambar, tetapi isi dokumen juga dapat "dibaca" secara elektronik. Fitur pemindai yang terintegrasi dalam PaperOffice DMS terhubung dengan scanner Anda dan mentransfer media digital ke perangkat lunak manajemen dokumen.

Kami telah menuliskan artikel lain tentang cara terbaik untuk mengintegrasikan scanner Anda untuk melakukan digitalisasi dokumen.

Penyimpanan Dokumen Digital

Data dalam bentuk digital, seperti email atau file digital, dapat dengan mudah dijatuhkan ke antarmuka PaperOffice dengan fitur drag & drop. Jika Anda ingin mengarsipkan beberapa dokumen tanpa usaha manual, Anda dapat menggunakan fitur pengawasan folder terintegrasi dalam PaperOffice. Ini memungkinkan arsipan yang mulus di latar belakang.

Data yang Sudah Ada

Sistem manajemen dokumen PaperOffice juga memudahkan pengguna untuk memindahkan data yang sudah ada, yang saat ini ada di hard drive laptop atau desktop PC, ke penyimpanan data bersama yang digunakan bersama, yaitu QNAP NAS.

Dengan satu klik saja, semua data yang sudah ada dapat diimpor ke dalam sistem manajemen dokumen.

Nilai Tambah dan Manfaat QNAP NAS dengan PaperOffice DMS

Menggunakan QNAP NAS (Network Attached Storage) bersama dengan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) PaperOffice memberikan sejumlah manfaat, di antaranya:

  • 1. Pengelolaan Data Tersentralisasi: DMS memungkinkan penyimpanan dan pengorganisasian dokumen dan file di satu lokasi pusat, memudahkan kolaborasi dan akses data, sehingga setiap karyawan dapat mengakses file yang dibutuhkan tanpa perlu menyalinnya ke USB.
    Ini menghemat waktu dan mencegah kesalahan yang dapat terjadi akibat transfer manual.

  • 2. Keamanan yang Meningkat: NAS menyediakan fitur keamanan tambahan seperti enkripsi dan redundansi untuk melindungi data dari kehilangan atau akses yang tidak sah. Selain itu, tingkat keamanan data yang tinggi melalui pilihan backup yang berbeda.
    Backup otomatis dapat dibuat untuk memulihkan file penting dalam keadaan kegagalan atau penghapusan yang tidak disengaja. Ada juga opsi untuk mengenkripsi data untuk memastikan data sensitif terlindungi dari akses yang tidak sah.

  • 3. Kecepatan Akses yang Meningkat: NAS memungkinkan akses dan pengeditan data yang lebih cepat, meningkatkan produktivitas.

  • 4. Pemeliharaan dan Pembaruan yang Mudah: DMS dan NAS adalah entitas yang independen dan dapat dikelola dan diperbarui secara terpisah, memudahkan pemeliharaan.

  • 5. Fleksibilitas yang Meningkat: Kombinasi QNAP NAS dan PaperOffice DMS menawarkan berbagai konfigurasi dan kemampuan penyesuaian untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

  • 6. Pembaruan yang Mudah dari Ruang Penyimpanan: Keuntungan lain adalah kemampuan untuk dengan mudah memperluas ruang penyimpanan. Karena perusahaan sering berkembang dan membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan, QNAP NAS dapat dengan mudah diperluas untuk memenuhi persyaratan yang berkembang. Ini lebih efisien dan mudah diimplementasikan dibandingkan dengan solusi penyimpanan lainnya seperti hard disk eksternal atau solusi cloud.

  • 7. Dukungan Akses Mobile dan Kerja Jarak Jauh: Dengan menggunakan QNAP NAS dan PaperOffice DMS, pengguna dapat mengakses dan mengedit data dari mana saja, memperluas kemampuan kerja jarak jauh dan kolaborasi perangkat seluler.

  • 8. Efisiensi yang Meningkat: Penggunaan PaperOffice DMS dan QNAP NAS memungkinkan pencarian, pengorganisasian, dan otomatisasi proses data yang lebih cepat, meningkatkan efisiensi.

  • 9. Keuntungan lain dari QNAP NAS dengan Sistem Manajemen Dokumen adalah pengelolaan pengguna yang komprehensif, termasuk kemampuan untuk membuat dan mengelola beberapa akun pengguna.
    Ini memungkinkan perusahaan untuk menetapkan hak akses yang berbeda untuk karyawan atau departemen yang berbeda. Sebagai contoh, seorang karyawan di bagian keuangan dapat memiliki akses ke dokumen keuangan, sedangkan seorang karyawan di bagian pemasaran hanya memiliki akses ke dokumen pemasaran.

Sistem Manajemen Dokumen memungkinkan perusahaan menyimpan dan mengelola dokumen dan file secara terpusat. Ini memudahkan pencarian dan kolaborasi, karena karyawan dapat mengakses file yang dibutuhkan dari mana saja. Ini juga memungkinkan otomatisasi alur kerja dokumen untuk menghemat waktu dan sumber daya.

Manajemen Dokumen (DMS) yang digabungkan dengan QNAP NAS (Network Attached Storage) memberikan solusi yang kuat dan reliabel untuk manajemen dan penyimpanan dokumen dalam perusahaan serta akses ke dokumen dan file Anda.

FAQs

Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Manajemen Dokumen QNAP DMS untuk NAS":

Untuk siapa kantor tanpa kertas cocok?

Jawabannya yang cepat dan mudah untuk pertanyaan ini adalah: untuk setiap perusahaan. Semua jenis dan ukuran industri perusahaan, dari UKM hingga perusahaan besar, mendapatkan manfaat dari kantor tanpa kertas. Namun, perubahan ini terutama berharga bagi perusahaan kecil dan menengah: dengan mengurangi beban pemrosesan dan biaya, anggaran yang dibutuhkan untuk pertumbuhan lebih lanjut akan tersedia.

Apakah saya dapat menggunakan penyedia DMS berbasis cloud untuk kantor tanpa kertas di perusahaan saya?

Tidak. Faktor lain yang sudah menjadi topik hangat sejak pemberlakuan GDPR pada tahun 2018 adalah perlindungan data. Solusi DMS dan perangkat lunak DMS digunakan untuk memproses, mengelola, dan menyimpan dokumen yang sering berisi data pribadi yang sensitif. Pelanggaran GDPR dapat dikenakan denda yang tinggi oleh regulator.

Kesimpulan

  • Keuntungan membenarkan upaya dan biaya

    Bekerja secara digital dan membawa dokumen lama ke zaman baru akan menjadi investasi kunci yang terbaik untuk menghemat waktu, uang, dan kesulitan di masa depan.

  • Anda membutuhkan seseorang yang berpengalaman

    Anda tidak memerlukan seorang spesialis IT sendiri untuk memanfaatkan semua keuntungan dari digitalisasi.
    Yang Anda butuhkan adalah mitra yang tepat di samping Anda, yang dapat menerapkan dengan tepat apa yang Anda butuhkan berdasarkan pengalamannya. Hindari pembuat kegaduhan dan pilih pengujian daripada presentasi PowerPoint yang bagus tanpa benar-benar mengujinya.

  • Perangkat keras biasanya sudah ada

    Berdasarkan pengalaman, hampir setiap perusahaan dan bisnis memiliki mesin fotokopi besar yang tidak digunakan sepenuhnya. Mesin ini mencintai pemindaian massal, toleran terhadap klip kertas, dan dapat menjadi dasar untuk memulai digitalisasi tanpa investasi pemindai.

  • Lebih murah dari yang Anda harapkan dengan DMS yang tepat

    Hindari jebakan biaya dengan sistem DMS / ECM di mana Anda bergantung pada produsen dengan tulus. Jangan membuat kompromi dalam hal kemampuan administrasi sendiri, seperti mempelajari dokumen sendiri dan melakukan pengaturan. Jika Anda membutuhkan bantuan, produsen dengan senang hati akan membantu Anda, tetapi tetap mandiri dan independen.

  • Mengotomatisasi digital adalah masa depan

    Proses akan berjalan sepenuhnya sama, tetapi sepenuhnya otomatis.
    Diterima faktur? Aliran kerja akan dipicu dan semuanya berjalan sesuai dengan jalur yang telah ditentukan.
    Mencari di 1000 folder? Tidak ada masalah, karena Anda memiliki Google Anda sendiri!

PaperOffice memecahkan setiap masalah: Dijamin.

Studi Kasus

Perubahan digital dalam industri kisi - manajemen dokumen yang sukses

"Dalam industri grating, topik digitalisasi menjadi semakin terlihat. Ini berlaku, misalnya, untuk catatan pengiriman kami, daftar suku cadang atau rencana, gambar, dan konfigurator kami. Setelah pengenalan PaperOffice DMS, upaya manual dapat dikurangi. Kami sekarang adalah pelopor sebagai produsen kisi digital."

Bapak Stephan Reichel
Direktur Pelaksana K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG