Mennonit
Gereja Saudara-saudara Bielefeld
Alexander Staruk, Chief Financial Officer di Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Tantangan
Persaudaraan Mennonite Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) adalah sebuah gereja bebas Protestan yang akarnya jauh ke masa lalu. Persaudaraan Bielefeld Mennonite ini didirikan di Zurich selama gerakan Reformasi pada abad ke-16. Persaudaraan Mennonite Hari Ini Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), yang mencakup lebih dari 1000 anggota komunitas.
PaperOffice DMS digunakan oleh pemerintah kota untuk mendukung anggota sukarelawan, terutama dalam pengarsipan dokumen, menetapkan alur kerja dan akuntansi di kantor pusat.
Posisi awal
Dalam sebuah asosiasi yang mencakup Persaudaraan Mennonite Bielefeld e. V., ada tugas administrasi yang cukup luas yang semuanya dilakukan oleh anggota secara sukarela.
Ini mempengaruhi manajemen akun lebih dari 1000 anggota dan audit akun untuk berbagai proyek konstruksi kotamadya atau pemrosesan sumbangan yang masuk.
Masalah yang ada
Sampai penggunaan PaperOffice DMS, anggota terpilih dipercayakan dengan berbagai tugas administratif, di mana sebagian besar diserahkan kepada anggota masing-masing sendiri bagaimana dan dalam kerangka waktu apa pekerjaan dilakukan.
Jaringan digital dan perangkat lunak menyeluruh tidak digunakan. Sebagai gantinya, faktur pedagang yang perlu diperiksa dibawa pulang untuk diperiksa secara manual. Kebetulan juga tidak ada yang punya waktu dan kemudian tagihan awalnya ditinggalkan di atas meja.
Dalam proses digitalisasi, komunitas sekarang dihadapkan dengan dokumen, email, dan masalah lain yang tak terhitung jumlahnya melalui email. Namun, banjir email ini hampir tidak dapat dikelola secara manual.
Konsekuensinya adalah waktu pemrosesan bertele-tele dan inefisiensi dalam memproses, mengambil, dan meneruskan dokumentasi yang diperlukan. Oleh karena itu, pemerintah kota mencari manajemen dokumen digital.
Akibatnya, ada penundaan berulang kali dalam mentransfer jumlah terutang ke perusahaan yang ditugaskan. Pengingat dikeluarkan dengan biaya tambahan dan diskon yang diberikan tidak dapat digunakan. Dapat dimengerti bahwa reputasi masyarakat menderita sebagai akibatnya.
Alexander Staruk, Chief Financial Officer di Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., sedang mencari solusi untuk masalah ini, di mana pertimbangan juga diberikan untuk mendigitalkan semua tugas administratif kotamadya, yang sebelumnya sebagian besar dianalogikan.
Mengapa Persaudaraan Mennonite memilih PaperOffice DMS
Mr. Staruk pertama kali memeriksa berbagai penawaran perangkat lunak sehubungan dengan manajemen dokumen dan akhirnya memutuskan untuk menguji PaperOffice DMS selama enam bulan.
PaperOffice DMS menawarkan persyaratan yang tepat yang dicari Oleh Mr. Staruk. Ini termasuk:
- Ketersediaan: Akses terpusat dan mudah ke semua dokumentasi yang relevan ini dan kemampuan bagi banyak pihak untuk berkolaborasi pada dokumen yang sama.
Penyimpanan internal dan terpusat yang dapat diakses oleh semua anggota dengan tugas administratif dari rumah. Data tidak boleh disimpan di cloud pihak ketiga atau di komputer pengguna tunggal.
- Kelincahan dan otomatisasi tugas administratif: Perangkat lunak harus memungkinkan tugas didistribusikan melalui jaringan dan juga agar dapat diproses oleh anggota klub masing-masing.
- Pengambilan dan penghematan waktu: Cara yang lebih sederhana dicari untuk mendigitalkan dokumen analog dan membuatnya mudah diambil jika perlu.
- Praktis dan dapat dimengerti: Perangkat lunak harus membutuhkan pelatihan sesedikit mungkin dan pada saat yang sama bersiap untuk masa depan.
Solusinya: Synology menyiapkan NAS, penyimpanan yang terpasang pada jaringan, di pusat komunitas, di mana semua data yang berkaitan dengan asosiasi dan anggotanya disimpan menggunakan PaperOffice DMS.
Mr. Alexander Staruk menyadari sejak awal bahwa tidak ada cara untuk mendigitalkan komunitasnya:
"Kami baru saja memajukan pekerjaan dan sekarang kami memiliki awal yang baik."
Solusinya: PaperOffice DMS memiliki fungsi alur kerja komprehensif yang memungkinkan penugasan dan pemrosesan proses yang kompleks dan kontrol informasi dan tugas dokumen secara efisien oleh perusahaan.
Otorisasi pengguna digital dan konfirmasi kata sandi disertakan.
Pada saat yang sama, semua anggota yang bersangkutan diberitahu tentang status pemrosesan. Penyimpanan versi memungkinkan untuk melacak langkah-langkah pemrosesan mana yang dilakukan kapan dan oleh siapa.
Solusinya: Ini adalah segmen inti dari PaperOffice DMS, digitalisasi dokumen analog. Yang Anda butuhkan hanyalah pemindai dengan antarmuka ke komputer dan PaperOffice DMS. Dokumen tidak hanya dipindai. Jika perlu, mereka diubah menjadi teks yang dapat diedit oleh perangkat lunak OCR terintegrasi dan secara otomatis disimpan dengan benar.
Indeks kata kunci yang dibuat oleh PIA kecerdasan buatan memastikan bahwa setiap dokumen dapat ditemukan melalui mesin pencari internal, bahkan jika pengguna hampir tidak tahu apa-apa tentang dokumen tersebut.
Solusinya: Penggunaan PaperOffice DMS dapat dipelajari menggunakan video dan tutorial pelatihan gratis.
Tidak ada "konsultan" eksternal dan mahal di lokasi dan tidak ada yang harus bepergian ke mana pun untuk pelatihan. Setiap orang dapat menentukan kerangka waktu untuk mempelajari navigasi menu sendiri sesuai kebutuhan dan dalam hal masa depan, PaperOffice DMS diposisikan dengan baik berkat struktur modularnya.
PaperOffice DMS memenuhi semua kriteria yang diperlukan.
Mengapa Persaudaraan Mennonite memilih PaperOffice DMS
Mr. Staruk pertama kali memeriksa berbagai penawaran perangkat lunak sehubungan dengan manajemen dokumen dan akhirnya memutuskan untuk menguji PaperOffice DMS selama enam bulan.
PaperOffice DMS menawarkan persyaratan yang tepat yang dicari Oleh Mr. Staruk. Ini termasuk:
- Ketersediaan: Akses terpusat dan mudah ke semua dokumentasi yang relevan ini dan kemampuan bagi banyak pihak untuk berkolaborasi pada dokumen yang sama.
Penyimpanan internal dan terpusat yang dapat diakses oleh semua anggota dengan tugas administratif dari rumah. Data tidak boleh disimpan di cloud pihak ketiga atau di komputer pengguna tunggal.
- Kelincahan dan otomatisasi tugas administratif: Perangkat lunak harus memungkinkan tugas didistribusikan melalui jaringan dan juga agar dapat diproses oleh anggota klub masing-masing.
- Pengambilan dan penghematan waktu: Cara yang lebih sederhana dicari untuk mendigitalkan dokumen analog dan membuatnya mudah diambil jika perlu.
- Praktis dan dapat dimengerti: Perangkat lunak harus membutuhkan pelatihan sesedikit mungkin dan pada saat yang sama bersiap untuk masa depan.
Solusinya: Synology menyiapkan NAS, penyimpanan yang terpasang pada jaringan, di pusat komunitas, di mana semua data yang berkaitan dengan asosiasi dan anggotanya disimpan menggunakan PaperOffice DMS.
Mr. Alexander Staruk menyadari sejak awal bahwa tidak ada cara untuk mendigitalkan komunitasnya:
"Kami baru saja memajukan pekerjaan dan sekarang kami memiliki awal yang baik."
Solusinya: PaperOffice DMS memiliki fungsi alur kerja komprehensif yang memungkinkan penugasan dan pemrosesan proses yang kompleks dan kontrol informasi dan tugas dokumen secara efisien oleh perusahaan.
Otorisasi pengguna digital dan konfirmasi kata sandi disertakan.
Pada saat yang sama, semua anggota yang bersangkutan diberitahu tentang status pemrosesan. Penyimpanan versi memungkinkan untuk melacak langkah-langkah pemrosesan mana yang dilakukan kapan dan oleh siapa.
Solusinya: Ini adalah segmen inti dari PaperOffice DMS, digitalisasi dokumen analog. Yang Anda butuhkan hanyalah pemindai dengan antarmuka ke komputer dan PaperOffice DMS. Dokumen tidak hanya dipindai. Jika perlu, mereka diubah menjadi teks yang dapat diedit oleh perangkat lunak OCR terintegrasi dan secara otomatis disimpan dengan benar.
Indeks kata kunci yang dibuat oleh PIA kecerdasan buatan memastikan bahwa setiap dokumen dapat ditemukan melalui mesin pencari internal, bahkan jika pengguna hampir tidak tahu apa-apa tentang dokumen tersebut.
Solusinya: Penggunaan PaperOffice DMS dapat dipelajari menggunakan video dan tutorial pelatihan gratis.
Tidak ada "konsultan" eksternal dan mahal di lokasi dan tidak ada yang harus bepergian ke mana pun untuk pelatihan. Setiap orang dapat menentukan kerangka waktu untuk mempelajari navigasi menu sendiri sesuai kebutuhan dan dalam hal masa depan, PaperOffice DMS diposisikan dengan baik berkat struktur modularnya.
PaperOffice DMS memenuhi semua kriteria yang diperlukan.
Setelah fase tes enam bulan, Persaudaraan Mennonite Bielefeld e. V. PaperOffice DMS kami dan sangat puas sehingga dia merekomendasikan perangkat lunak tersebut kepada jemaat lain di gerejanya.
