Profesionalni savjet
Što je NAS?
Tajvanska tvrtka Synology prodaje razne mrežne uređaje za pohranu (NAS uređaje) pod nazivom "Synology NAS". Ovi uređaji omogućuju tvrtkama i privatnim korisnicima učinkovitu zaštitu svojih podataka te njihovo organiziranje i korištenje pojedinačno.
NAS je datotečni poslužitelj s vlastitim operativnim sustavom koji svoj prostor za pohranu čini dostupnim putem mreže.
Synology NAS pruža idealne uvjete za sva poduzeća, ali posebno SMB-ove, za brzo i jednostavno pohranjivanje korporativnih podataka.
U sljedećem članku pokazat ćemo vam kako možete izvući maksimum iz svog synology NAS-a za svoju tvrtku i kako upravljanje dokumentima može funkcionirati lako i bez Dockera.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Zašto koristiti NAS umjesto oblaka?
Gotovo svi koji su se bavili temom pohrane dokumenata u tvrtki zasigurno su postavili ovo pitanje.
Postoje razni pružatelji prostora za pohranu u oblaku na Internetu. Korištenje toga ima prednosti, ali i nedostatke. Najveći nedostatak je nesumnjivo predaja podataka trećim stranama. Čak i ako se obeća da su pohranjeni dokumenti apsolutno sigurni, nijedna tvrtka na svijetu to ne može jamčiti 100%.
Ne samo hakerski napadi mogu ugroziti sigurnost podataka, ovisno o tome gdje se nalazi pružatelj usluga u oblaku, odgovarajući nacionalni zakoni mogu omogućiti relevantnim tijelima i tvrtkama potpuni pristup sadržaju. Nažalost, Sjedinjene Države su loš primjer. Već u travnju 2017. poznati računalni časopis "c't" upozorio je na američke oblake, budući da su stručnjaci njihovu zaštitu podataka ocijenili vrlo niskom. Međutim, curenje podataka moguće je i u bilo kojem trenutku u EU-u ili Njemačkoj, bilo zbog aljkavosti operatera odgovarajućeg oblaka ili zbog tajnih ovlasti europskih tajnih službi.
Mnoge tvrtke, posebno MSP-ovi, to vide kao prepreku sigurnosti podataka i stoga zagovaraju korištenje vlastitog poslužitelja, kao što je Synology NAS.
Tajvanska tvrtka Synology svjetski je lider u proizvodnji mrežnog spremišta. Umjesto nesigurnog oblaka pružatelja usluga treće strane, postoji interna mreža čiji se kapacitet pohrane može prilagoditi zahtjevima.
Razumno rješenje za tvrtke je stoga postavljanje intraneta sa zajedničkim poslužiteljem za sve povezane terminale. NAS tvori srce hardvera, središnju pohranu podataka.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Što je digitalno upravljanje dokumentima?
Tijekom vremena, mnogi važni dokumenti akumuliraju se u kućanstvu - a još više u tvrtki. Učinkovito upravljanje tim dokumentima ključno je za ekonomski uspjeh i jednostavan pregled polica osiguranja, ugovora, dokumenata itd.
Dokumenti se mogu čuvati u papirnatom obliku u mapama. Međutim, oni tada zauzimaju puno prostora i, prije svega, teško ih je pretražiti.
Ovdje digitalno upravljanje dokumentima pokazuje svoje prednosti: arhiviranje zahtijeva malo prostora, podaci se također mogu sigurnosno kopirati na drugom mjestu i veliku prednost: postoji pretraživanje cijelog teksta koje pretražuje dokumente i brzo pronalazi sve dokumente koje želite pronaći.
Nakon što smo razjasnili jednu od najvažnijih prednosti korištenja NAS-a, a to je potpuna kontrola i racionalizacija troškova, vrijeme je da shvatite kako treba obaviti upravljanje dokumentima o synology NAS-u i kako synology DMS funkcionira.
Digitalno upravljanje dokumentima, poznato i kao sustav upravljanja dokumentima, koristi se za pohranu, upravljanje i kontrolu protoka dokumenata i informacija unutar organizacije. Osim toga, najvažnija funkcija DMS-a je poslužiti kao veza između vašeg SYNOLOGY NAS-a i vaših podataka.
Baze podataka koriste se za komunikaciju između računala povezanih s mrežom i NAS-om.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Središnji fokus sustava upravljanja podacima poput onog PaperOffice dmS-a su logički strukturirane baze podataka, čija struktura omogućuje najveću moguću sigurnost, ali i munjevit pristup dokumentima.
PaperOffice DMS ide sigurnim putem, jer su svi podaci pohranjeni u visoko šifriranom obliku u bazi podataka koja se nalazi na vašem SYNology NAS-u. Tako se stvara upravljanje dokumentima na vašem NAS-u, takozvanom Synology DMS-u.
To znači da uvijek imate pristup i kontrolu nad svojim podacima.
Na taj su način uvijek dostupni svi dokumenti tvrtke, a ne samo kada dotični kolega ima svoje računalo i omogućuje pristup podacima. Naravno, hijerarhijske razine moguće su i na NAS-u, odnosno postavljanje različitih razina pristupa zaštićenih lozinkom.
Koliko je složena instalacija i postavljanje baze podataka?
Instalacija i postavljanje baze podataka na vašem SYNology NAS-u uopće nije komplicirano i ne zahtijeva IT stručnjaka.
Pogotovo zato što je poznato da je rad Dockerovih kontejnera nestabilno i nepouzdano integracijsko rješenje, PaperOffice je odlučio pružiti provjereno i pouzdano rješenje za pohranu podataka kroz izravnu, izvornu upotrebu MariaDB-a.
Za razliku od docker instalacije, postavljanje uz pomoć PaperOffice YouTube videozapisa vrši se u roku od nekoliko minuta, čak i za laika.
Koje su prednosti nekorištenja Dockerovih spremnika?
Bolja PaperOffice odluka bez Dockera ima ogromne prednosti koje možete koristiti bilo koji SYNology NAS, a ne skupu Plus seriju.
Što pozitivno utječe na vaš novčanik i lako je za proračun.
Kako podaci dolaze do SYNology NAS-a?
Skeniranje dokumenata
Postupak je jednostavan: ako podaci još nisu dostupni u digitalnom obliku, papirnati dokumenti prvo se moraju skenirati ili fotografirati.
Pomoću skenera ili drugog uređaja za digitalizaciju dokument se ne pretvara samo u sliku, već se njegov sadržaj može i elektronički "čitati". Funkcija skenera integrirana u PaperOffice DMS povezuje se s vašim skenerom i tako prenosi digitalni medij na softver za upravljanje dokumentima.
O tome kako najbolje integrirati skener, digitalizirati dokumente, već smo opisali u drugom članku.
Digitalna pohrana dokumenata
Podaci u digitalnom obliku, kao što su e-pošta ili digitalne datoteke, mogu se lako povući i ispustiti u sučelje PaperOffice. Ako želite arhivirati nekoliko dokumenata bez ručnog napora, za to je prikladno praćenje mapa integrirano u PaperOffice. To omogućuje glatko arhiviranje u pozadini.
Postojeći podaci
PaperOfficeov sustav upravljanja dokumentima također olakšava korisnicima premještanje digitalnih podataka koji su prethodno bili na tvrdim diskovima prijenosnih računala ili stolnih računala na zajednički uređaj za pohranu podataka, Synology NAS.
Svi postojeći podaci mogu se uvesti u sustav upravljanja dokumentima samo jednim klikom.
Postoje i mnogi drugi načini za unos podataka u sustav upravljanja dokumentima, koji su već integrirani u PaperOffice DMS u standardnoj verziji.
Dodana vrijednost i pogodnosti
Evo nekih od najistaknutijih prednosti upravljanja dokumentima na vašem SYNology NAS-u:
- Minimalno ulaganje uz maksimalnu korist za pojedinačne radne stanice i timove
- Zadržite kontrolu nad svojim podacima
- Sve prednosti oblaka, ali bez naknadnih troškova i neizvjesnosti
- Jednostavna funkcija sigurnosnog kopiranja podataka Sigurnosna kopija podataka
- Uštedite vrijeme u potrazi za dokumentacijom i troškovima upravljanja i pohrane
- Povećajte produktivnost pomoću alata za suradnju
- Da ne zaboravimo pozitivnu "nuspojavu" većeg unutarnjeg i vanjskog zadovoljstva kupaca
Uštedite sebi ogromne troškove akvizicije za skupe poslužitelje ili usluge u oblaku - integrirajte Synology NAS u svoju mrežu i povežite PaperOffice s NAS-om: Gotovo!
Zahvaljujući PaperOffice arhitekturi, kombinacija sa Synology NAS-om savršeno je rješenje za cjelovito upravljanje dokumentima u digitalnom uredu.
Sinologija je prikladno rješenje dizajnirano za 24/7 rad. Synology podržava vaš PaperOffice za isporuku svih dokumenata i povezanih informacija svim korisnicima mreže i OwnCloud tehnologiji u pokretu.
Zahvaljujući jednostavnoj instalaciji baze podataka i nedostatku Dockerovih spremnika, Synology nudi širok raspon NAS modela koji besprijekorno rade s PaperOfficeom. Dakle, ne samo velike tvrtke mogu imati koristi od digitalizacije.
Sinologija ne samo da nudi NAS modele opremljene snažnim CPU-ovima, već nudi i mogućnost stvaranja više RAID grupa te predmemoriranja i višeslojnosti. Implementirajte tehnologije koje vam omogućuju stvaranje hibridnog rješenja za pohranu koje omogućuje ogroman kapacitet pohrane, revolucionarne performanse i potrošnju svjesnu proračuna.
Ulažete samo jednom za kupnju svog NAS-a i sustava upravljanja dokumentima, imate potpunu kontrolu nad svojim podacima i nemate naknadne troškove.
Zahvaljujući paketu Synology Hyper Backup, možete automatski stvoriti sigurnosne kopije svoje baze podataka. Zahvaljujući PaperOffice radionicama na YouTubeu, postavka se vrši u roku od nekoliko minuta.
Agilnost i automatizacija administrativnih zadataka s izradom tijekova rada koji omogućuju integraciju dokumenata i poslovnih procesa u kontrolirano okruženje te jasno definirane i praćene aktivnosti
Početak je lakši nego što misliš.
Jesi li još uvijek zabrinuta da nećeš uspjeti? Pročitajte studije slučaja naših kupaca o integraciji Synology i PaperOffice DMS-a u različite industrije i pogledajte jednostavnost za sebe.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "":