Automatizacija poslovnih procesa za industriju vrtlarstva i uređenja okoliša
PaperOffice dmS za vrtlarstvo i uređenje okoliša omogućuje nesmetan protok informacija zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, skice, računi, dostavnice i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se maksimalno optimiziraju svi radni procesi.Integrirana umjetna inteligencija omogućuje da poslovni procesi budu u velikoj mjeri automatizirani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspjeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u industriji vrtlarstva i uređenja okoliša
Tvrtke za vrtlarstvo i uređenje okoliša imaju značajne koristi od korištenja prikladnog upravljanja podacima, jer svakodnevno primaju papirnate dokumente.
Tako tvrtke za vrtlarstvo i uređenje okoliša svakodnevno akumuliraju važne dokumente:
Spisi, skice, nacrti, vanjska slova, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Oni ne samo da stižu poštom, već i mnoga pisma stižu e-poštom.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i da se poduzmu zakonske mjere za pohranu dokumenata. PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Rješenja za upravljanje dokumentima važna su u svakoj industriji, za tvrtke u industriji vrtlarstva i uređenja okoliša posljedice pogrešne odluke u upravljanju dokumentima mogu biti kobne. Netočni recepti, netočni rezultati ispitivanja ili zastarjeli umetci paketa mogu dovesti do zdravstvenih rizika. Pogrešno postavljanje upita podacima tijekom revizije također može dovesti do neuspjeha ili gubitka certifikata.
Dakle, u farmaceutskoj industriji treba uzeti u obzir mnoge stvari za optimalno upravljanje kvalitetom i razinu informacijske sigurnosti.
U industriji vrtlarstva i uređenja koristi se mnogo papira svaki dan. S jedne strane, budući da su procesi prilično složeni, to dovodi do velikih planina papira, ogromnih količina podataka, ali i do dugog procesa pretraživanja.
Zajedno s konzultantskom tvrtkom neovisnom o proizvođaču, godišnja vrijednost dodatnih dokumenata izračunata je na do deset milijuna eura (od 2020.).
S prosječnim vremenskim ulaganjem od pet minuta za održavanje strukture mapa i podnošenje prijave, deset pretraživanja po zaposleniku tjedno i deset minuta za svako pretraživanje, to je rezultiralo troškovima istraživanja do dva milijuna eura godišnje.
Zašto je softver za upravljanje dokumentima savršeno rješenje?
Sustav upravljanja dokumentima PaperOffice donosi organizaciju i zaštitu podataka pod jednom kapuljačom. Inovativni sustav pruža pojednostavljene alate za pretraživanje i dohvaćanje koji smanjuju vrijeme odziva i osiguravaju da se dokumenti nikada ne izgube, što je uvijek zadovoljstvo za tvrtke.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima, naplatom i korespondencijom e-pošte: zahvaljujući paperOffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi pretvaraju se u vašu tvrtku digitalizirani, čineći vas učinkovitijim, transparentnijim i mnogo fleksibilnijim.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Zahvaljujući integriranoj umjetnoj inteligenciji pokreću se automatska pravila. Ova umjetna inteligencija automatski sortira dokumente u mape kao što su "Faktura" i "Bilješke o isporuci", pohranjuje odgovarajuće ključne riječi i pokreće digitalni tijek rada pohranjen za odgovarajuću vrstu dokumenta.
Kako ići bez papira?
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla, dovodi do uštede troškova, kao što je uklanjanje papirnatih dokumenata, i stvara jasan pregled važnih dokumenata, kao što su računi, ugovori, dostavnice ili druga pisma, upravljajući njima digitalno u PaperOfficeu u budućnosti .
Snimanje, obrada, dijeljenje, pretraživanje i praćenje vaših dokumenata postaje vrlo jednostavno uz upotrebu PaperOfficea.
Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, kao i odobrenjima pomoću tijekova rada i pouzdanim obavijestima e-poštom, zaposlenici mogu učinkovito dovršiti dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe mogu lako odobriti ili odbiti odobrenje.
Pomoću softverskog rješenja PaperOffice DMS više se ne gube dokumenti. I bez obzira gdje se nalazite, važnim dokumentima možete pristupiti u sekundi.
Naravno, uvijek radite sa sustavom upravljanja dokumentima u skladu sa zakonom i potpuno otporni na reviziju.
Potvrde, izvatke i slični dokumenti više se ne moraju slati poštom. Interna pošta također se može slati digitalno na ovaj način. Time se štedi papir, troškovi dodatne pohrane podataka i putovanja u arhive. Dokumenti se mogu pružiti ključnim riječima (urednik, tema, status, datum itd.), A zatim se lakše pronaći.
Upravljanje dokumentima usmjereno na procese
Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice vas ovdje podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno odobrenje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, poput obavijesti e-poštom ili promjena statusa dokumenta.
Na taj se način mogu mapirati svi procesi dokumenta.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Dobitak vremena za važne stvari, ušteda troškova uklanjanjem arhiva papira, poboljšanje vaše usluge kroz mogućnost brzog pružanja informacija i digitalnog arhiviranja volumena vašeg dokumenta otpornog na reviziju - to jamči PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno industriji vrtlarstva i uređenja okoliša, kao što su:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja. U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Sigurnost podataka iznimno je važno pitanje, posebno u industriji vrtlarstva i uređenja okoliša. Zato PaperOffice DMS radi s 1024-bitnim enkripcijskim kodom, ali ne samo to.
Svi se podaci pretvaraju u vlastiti format koji je neovisan o operativnom sustavu. Kao rezultat toga, hakeri i iznuđivači prvo moraju razbiti vatrozid operativnog sustava, zatim enkripciju i na kraju strani format, što se do sada nije dogodilo. PaperOffice DMS ima vrlo učinkovit sustav upravljanja lozinkama tako da u konačnici ljudsko biće, koje se smatra najvećom slabom točkom svakog računala, ne može uzrokovati nikakvu štetu.
Svi digitalni podaci šifrirani su u PaperOffice DMS-u sa 1024 bita i format se pretvara. To rezultira tako velikim preprekama za hakere i špijune da su svi do sada podbacili s PaperOffice DMS-om. Istodobno, hijerarhijski sustav upravljanja lozinkama sprječava svima pristup svemu.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada računa također je prednost za mnoge tvrtke u industriji vrtlarstva i uređenja okoliša. Dolazni računi mogu se automatizirati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosljeđivati se odgovornom zaposleniku. Proces kontrole i puštanja putem digitalnog izdanja također se može brzo i učinkovito riješiti putem sustava.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem poreznom savjetniku ili obrnuto.
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
PaperOffice DMS omogućuje povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prijenos dokumenata iz Microsoft Officea putem odgovarajućih sučelja. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.
Prate se rokovi i obveze te se radnje automatski pokreću ovisno o željenoj postavci. Procesi narudžbe mogu se automatizirati, pa čak i promjene koje se planiraju za budućnost mogu se unijeti na takav način da stupe na snagu u željeno vrijeme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS definitivno se može svrstati u viši segment upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).
ECM uključuje cjelokupno upravljanje svim sadržajem u organizaciji s odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS može spremiti bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promijeniti njegov sadržaj i format i učiniti ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u izvrsnom omjeru cijene i performansi, kao i intuitivno učenom obliku rada koji skupu vanjsku ili unutarnju obuku čini nepotrebnom. Umjesto toga, dostupni su besplatni video tutorijali za navikavanje na različite izbornike. PaperOffice DMS može postati organizacijsko središte u svakoj tvrtki i to gotovo brzinom svjetlosti.
Tvrtke iz industrije vrtlarstva i uređenja imaju koristi od digitalnog upravljanja dokumentima
38% svih ispitanih tvrtki jednostavno nema vremena digitalizirati svoje procese. Preporučujemo postupak koji započinje osnovnim procesom, skeniranjem analognih dokumenata u isto vrijeme kada se obrađuju. Na taj bi način skupina ljudi koja svakodnevno radi s kopirkom također mogla biti upućena, koliko je to moguće, da skeniraju arhivu malo po malo.
Zahvaljujući automatskom prepoznavanju dokumenata s dosljednim karakteristikama, PaperOffice DMS uvijek može dodijeliti sve skenirane dokumente ispravnom mjestu pohrane u digitalnoj memoriji. Ima smisla početi skenirati arhivu najnovijim unosima kako bi se dodatno smanjila veličina analogne arhive kako istječu razdoblja zadržavanja. Osim toga, imamo mnogo vodiča o tome kako postići ured bez papira zahvaljujući skeneru.
PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav putem skenera i digitalizirati ih, pri čemu se tekstovi pretvaraju u fontove pomoću OCR-a, što se može promijeniti u Programima sustava Office. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
Dostupni mehanizmi evaluacije, koje kontrolira umjetna inteligencija integrirana u PaperOffice DMS, omogućuju procjene i statistička istraživanja materijalnih tokova koji se odvijaju u poduzeću.
PaperOffice DMS, sa svojim brojnim alatima za upravljanje, idealan je softver za industriju vrtlarstva i uređenja okoliša, koji omogućuje siguran i munjevit pristup svim podacima potrebnim za najbolje moguće savjete kupaca. Istodobno, PaperOffice DMS može se koristiti za upravljanje svim pitanjima koja se inače javljaju u poslovanju.
Kako ne bi postojala samo raznolikost u upravljanju dokumentima i zaštiti podataka, PaperOffice DMS preporučuje korištenje interne mrežne pohrane (NAS) s funkcijom sigurnosnog kopiranja, što smanjuje vjerojatnost potpunog gubitka na minimum i istovremeno predstavlja unutarnji oblak koji, za razliku od oblaka vanjskih pružatelja usluga, zaista štiti od neželjenog pristupa vladinih ili nevladinih tijela.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija za industriju vrtlarstva i uređenja okoliša":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava digitalizaciju u industriji vrtlarstva i uređenja okoliša te nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.