Automatizacija poslovnih procesa u građevinskoj industriji
PaperOffice DMS za građevinske tvrtke omogućuje nesmetan protok informacija između odjela zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, nacrti, bilješke o istraživanju, dostavi i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način maksimalno optimiziraju sve radne procese.Integrirana umjetna inteligencija omogućuje da poslovni procesi budu u velikoj mjeri automatizirani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspjeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u građevinarstvu
Građevinske tvrtke, korporacije, graditelji nekretnina, voditelji projekata, inženjeri i programeri projekata imaju značajne koristi od korištenja odgovarajućeg upravljanja podacima.
Građevinske tvrtke svakodnevno generiraju važne dokumente: građevinske dnevnike, fotodokumentaciju, račune, račune, crteže, dostavnice, gaćice i još mnogo toga.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Najbolje rješenje je korištenje dobro osmišljenog softvera za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS.
U građevinskoj industriji često postoje procesi temeljeni na projektima. U svakom od ovih projekata postoji velika količina različitih informacija, uključujući datoteke i dokumente, kojima može centralno upravljati odgovarajući DMS kao što je PaperOffice.
PaperOffice DMS kao rješenje za građevinsku industriju omogućuje vam pretraživanje ključnih riječi uživo kroz vaše projekte, podatke o kupcima i dokumente. Zahvaljujući integraciji PaperOffice DMS-a u građevinsku tvrtku, možete osvojiti bodove nad konkurencijom automatizacijom svojih procesa putem digitalnih tijekova rada ili automatskim podnošenjem svih dokumenata vezanih uz projekte, upravljanje pravilima, dodavanje zadataka.
Kako mogu ostati bez papira u građevinskoj industriji?
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori, računi, narudžbe, dostavnice tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Snimanje, obrada, dijeljenje, pretraživanje i praćenje vaših dokumenata postaje vrlo jednostavno uz upotrebu PaperOfficea.
Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, kao i izdavanju odobrenja pomoću tijekova rada i pouzdanim obavijestima e-pošte, zaposlenici mogu učinkovito dovršiti dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe mogu ih lako odobriti ili odbiti puštanje.
Pomoću softverskog rješenja PaperOffice DMS više se ne gube dokumenti. I bez obzira gdje se nalazite, važnim dokumentima možete pristupiti u sekundi.
Naravno, uvijek radite s našim sustavima u skladu sa zakonom i potpuno otporni na reviziju.
Upravljanje dokumentima usmjereno na procese
Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice vas ovdje podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima dovršetka, zahtijevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, kao što su obavijesti e-poštom ili promjene statusa dokumenta .
Na taj se način mogu mapirati svi procesi dokumenta.
Uz cijeli niz drugih prednosti, PaperOffice DMS idealan je alat za kontrolu različitih faza gradnje.
Svaki dokument, od računa do pakiranja vijaka iz željezarije do različitih planova gradnje, može se spremiti u ispravnom kronološkom redoslijedu i pozvati prema potrebi.
Ovdje je važno određivanje verzija. Na primjer, izvorni plan gradnje, kasniji izmijenjeni plan gradnje itd. PaperOffice DMS također omogućuje pohranu rukom pisanih unosa i fotografija građevinskog statusa. Uz PaperOffice DMS moguća je kompletna dokumentacija svih procesa i incidenata tijekom izgradnje. Od revolucionarne ceremonije do predaje ključeva. I sve to uz minimalan napor.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najprikladniji je za ove zadatke. Budući da je to softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između vrsta dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima i korespondencijom putem e-pošte: zahvaljujući paperOffice sustavu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u tvrtki su digitalizirani, čineći ih učinkovitijima i transparentnijima i čineći ih mnogo fleksibilnijima.
Jer bez obzira na oblik u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Digitalna obrada ključna je osnova za osiguravanje visoke kvalitete usluga svih usluga u budućnosti
"Zakon o štapovima" bio je jedan od prvih zakona u građevinskoj industriji, a do danas ih je trebalo slijediti još nebrojeno. Rod Law je zapravo bio štap dug 5 m, koji je u srednjem vijeku korišten kako bi se uličicama i ulicama jamčila minimalna širina od oko 5 m dopuštajući čovjeku da hoda ulicama s ovim štapom koji se drži preko. Gdje god je postalo preusko, zgrada koja je stršila predaleko na ulicu morala je biti srušena. To je imalo manje veze s prometom u to vrijeme, a više s rizikom od požara. Time se spriječilo širenje zapaljenih kuća s jedne strane ulice na drugu stranu.
Danas samo savezni i državni zakon o gradnji obuhvaća oko 1.600 stavaka. Osim toga, postoje standardi i specifikacije profesionalnih udruženja za svojstva materijala, vrstu uporabe, način na koji se materijali trebaju instalirati, pa čak i uz trgovinske propise, tko smije graditi i instalirati što. Vjerojatno postoji samo nekoliko zemalja na zemlji koje imaju slično složen građevinski sustav.
Za izvođače radova, civilne i strukturne, to znači savjetovanje s relevantnim specifikacijama za svako radno mjesto, a to znači provođenje više ili manje opsežne papirologije svaki put. Nije neuobičajeno da graditelji odu korak dalje i zatraže promjene koje nisu bile predviđene izvornim planom gradnje. Ponekad postoji rukom pisana bilješka u planu što i kako treba promijeniti. To može dovesti do lančane reakcije koja utječe na sve trgovine, pa čak i narušava planiranje materijala.
Kako da pratim papirnati kaos?
Naravno, zahvaljujući korištenju PaperOffice DMS- a.
Budući da PaperOffice arhivira sve dokumente generirane u građevinskoj industriji i sve relevantne informacije u skladu sa zakonom i na način otporan na reviziju.
PaperOffice DMS, u vezi s NAS-om (Network Attached Storage), omogućuje izgradnju vrlo sigurnog intraneta za internu komunikaciju i prijenos podataka. To stvara dvostruku sigurnost od napada izvana. Prvo vatrozid operativnog sustava, a drugi enkripcija PaperOffice DMS-a. Istodobno se putem NAS-a postavlja poseban oblak, neovisno o pružateljima usluga trećih strana.
Opsežna funkcija tijeka rada tvrtke PaperOffice DMS znatno olakšava internu komunikaciju. Pojam interni također uključuje podružnice ili strane lokacije. U slučaju rada povezanog s projektom, na primjer, uvijek se prikazuje trenutni status, a istovremeno povijest.
Naravno, uključen je i timski i privatni kalendar u koji se unose rokovi i vremenski povezani događaji.
Prepoznavanje dokumenta opremljeno umjetnom inteligencijom automatski raspoređuje spremanje svih dokumenata u ispravnu mapu i stvara indeks ključnih riječi i povijest promjena. Interna tražilica PaperOffice DMS-a pronalazi svaki dokument u djelićima sekunde.
PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili davanje odobrenja za pristup. Korisnik definira pojedinačne radne korake točno onako kako bi se izvodili, na primjer "snimanje", "provjera", "izdanje" i "rezervacija" računa.
Odgovornost se ne može dodijeliti samo pojedinim ljudima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "Proizvodnja", tako da kolega može odmah uskočiti ako zaposlenik nije prisutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem kupcu, poreznom savjetniku ili obrnuto.
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja. U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Tvrtke u građevinskoj industriji moraju obraditi dokumente za sve poslovne transakcije. Stalni daljnji razvoj poslovnih modela stalno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sustav upravljanja dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što vam je potrebno, na primjer:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a/li>
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
PaperOffice DMS omogućuje povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prijenos dokumenata iz Microsoft Officea putem odgovarajućih sučelja. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju u trgovini i proizvodnji s dobavljačima i kupcima.
Prate se rokovi i obveze te se radnje automatski pokreću ovisno o željenoj postavci. Procesi narudžbe mogu se automatizirati, pa čak i promjene koje se planiraju za budućnost mogu se unijeti na takav način da stupe na snagu u željeno vrijeme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS definitivno se može svrstati u viši segment upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).
ECM uključuje cjelokupno upravljanje svim sadržajem u organizaciji s odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS može spremiti bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promijeniti njegov sadržaj i format i učiniti ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u izvrsnom omjeru cijene i performansi, kao i intuitivno učenom obliku rada koji skupu vanjsku ili unutarnju obuku čini nepotrebnom. Umjesto toga, dostupni su besplatni video tutorijali za navikavanje na različite izbornike. PaperOffice DMS tako može postati organizacijski oslonac u svakoj tvrtki u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svjetlosti.
Tvrtke iz građevinske industrije imaju koristi od digitalnog upravljanja dokumentima
Međutim, s PaperOffice DMS-om postoji daleko više mogućnosti za građevinske tvrtke. Na primjer, upravljanje zalihama, uključujući trajnu ili ključnu zalihu datuma. Osnova za PaperOffice DMS povezani su korisnički računi u mreži. Pohrana podataka ovih korisničkih računa kombinirana je u središnjoj bazi podataka. Dokumentima se može upravljati putem umjetne inteligencije s različitim algoritmima, koji se mogu koristiti za pokretanje automatiziranih procesa.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS ima pametnu navigaciju izbornikom koja je logički strukturirana i omogućuje intuitivan rad u mnogim područjima. Video tutorijali dostupni besplatno na Internetu pružaju dodatnu podršku i, naravno, tečajevi obuke mogu se održavati i izravno u sjedištu tvrtke kupca po želji.
Osim dokumentacije faza izgradnje, PaperOffice dmS jednako je pogodan za prateće logističke zadatke za nabavu materijala. Zahvaljujući mogućnostima postavljanja baza podataka u PaperOffice DMS-u, kupnja materijala i potrošnja materijala mogu se pratiti i dodjeljivati razine upozorenja. Interna umjetna inteligencija može se upotrebljavati za izradu predložaka koji automatski reagiraju ako postoje uska grla ili nestašice, na primjer ako se postave ponovljene narudžbe, iako bi postojeća količina zapravo trebala biti dovoljna. Funkcija tijeka rada može se koristiti u tu svrhu, s kojom odgovorni zaposlenici tvrtke mogu usporediti izvršavanje svojih zadataka.
PaperOffice DMS može ubrzati građevinski projekt, spriječiti pogrešne odluke i smanjiti troškove. Možda je tvrtkama koje su izgradile BER i još uvijek grade Stuttgart21 jednostavno nedostajao pravi softver, PaperOffice DMS.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u građevinarstvu i građevinarstvu":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava građevinsku industriju i nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.