Automatizacija poslovnih procesa za pružatelje usluga i trgovce višenamjenskim sustavima
PaperOffice DMS za pružatelje usluga i trgovce na malo višenamjenskim sustavima omogućuje nesmetan protok informacija zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, skice, računi, dostavnice i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se maksimalno optimiziraju svi radni procesi.Integrirana umjetna inteligencija omogućuje da poslovni procesi budu u velikoj mjeri automatizirani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspjeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija kod pružatelja usluga i trgovaca za kopirne uređaje
Specijalizirani trgovci uredskom tehnologijom, tiskarskim rješenjima i uredskim sustavima imaju značajne koristi od korištenja odgovarajućeg upravljanja podacima.
Trend, kao i gospodarska situacija i konkurentna situacija sve se više kreću prema digitalizaciji dokumenata umjesto da ih drže isključivo u papirnatom obliku.
Tako većina specijaliziranih trgovaca uredskom tehnologijom i tiskarskim rješenjima svakodnevno generira važne dokumente:
Zapisi, ugovori, bilješke o isporuci, skice, računi dobavljača i još mnogo toga. Oni ne samo da stižu poštom, već i mnoga pisma stižu e-poštom.
Ali nipošto svaki račun dobavljača ili svaka dostavnica nije dostupna kao datoteka od samog početka. U skladu s tim, pouzdani, visokokvalitetni i snažni skeneri i korištenje odgovarajućeg rješenja za upravljanje dokumentima ključni su za uspješnu digitalizaciju.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i poduzmu pravne mjere za pohranu dokumenata. PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
Industrija uredske tehnologije i uredskih sustava je ona koja ima koristi od sustava upravljanja dokumentima PaperOffice u obliku rješenja za područje digitalizacije, ali i kao partnera.
Jer koji je medij bolji od višenamjenskog uređaja za transformaciju vaših papirnatih dokumenata iz analognih u digitalne?
S uobičajenim DMS-om, na primjer, može se podnijeti skenirana pošta, spremiti važne e-poruke i arhivirati dokumente. Osim toga, različiti korisnici mogu pristupiti tim dokumentima i raditi na njima.
Kako ići bez papira?
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla, dovodi do uštede troškova, kao što je uklanjanje papirnatih dokumenata, i stvara jasan pregled važnih dokumenata, kao što su računi, ugovori, dostavnice ili druga pisma, upravljajući njima digitalno u PaperOfficeu u budućnosti .
Snimanje, obrada, dijeljenje, pretraživanje i praćenje vaših dokumenata postaje vrlo jednostavno uz upotrebu PaperOfficea.
Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, kao i odobrenjima pomoću tijekova rada i pouzdanim obavijestima e-poštom, zaposlenici mogu učinkovito dovršiti dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe mogu lako odobriti ili odbiti odobrenje.
Pomoću softverskog rješenja PaperOffice DMS više se ne gube dokumenti. I bez obzira gdje se nalazite, važnim dokumentima možete pristupiti u sekundi.
Naravno, uvijek radite s našim sustavima u skladu sa zakonom i potpuno otporni na reviziju.
Računi, računi i slični dokumenti više se ne moraju slati poštom između crkvenih okruga i župa. Interna pošta također se može slati digitalno na ovaj način. Time se štedi papir, troškovi dodatne pohrane podataka i putovanja u arhive. Dokumenti se mogu pružiti ključnim riječima (urednik, tema, status, datum itd.), A zatim se lakše pronaći.
Upravljanje dokumentima usmjereno na procese
Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice vas ovdje podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno odobrenje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, poput obavijesti e-poštom ili promjena statusa dokumenta.
Na taj se način mogu mapirati svi procesi dokumenta.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, računima, gaćicama i korespondencijom e-pošte: zahvaljujući paperoffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u Tvrtkama digitalizirani su, čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Danas, u 21. stoljeću, gotovo da i nema strojeva za kopiranje. Kopirka je postala višenamjenski uređaj u tvrtkama, upravama i privatnim kućanstvima. Osim kopirne funkcije, uređaji su u stanju ispisivati i faksirati, pretvarati digitalni sadržaj izravno u analogni oblik putem sučelja na računalo i obrnuto skeniranjem.
Upravo u toj funkciji kopirni uređaji sada će imati najveći potencijal za upotrebu, ali sve više u bliskoj budućnosti. Skeniranje i pretvaranje analognog u digitalne informacije.
Prema istraživanju DIHK-a provedenom na 3.500 tvrtki iz 2020. godine, njihov stupanj digitalizacije u prosjeku je oko 50%. Sve tvrtke svjesne su prednosti koje digitalizacija sa sobom nosi. Tvrtke vide najveće probleme u sljedećim područjima:
- Složenost ponuđenih sustava i procesa
- Visoka cijena
- Sigurnosni rizici
- Nedostatak vremena
- Opsežna obuka
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Praktično sve tvrtke imaju barem osnovni hardver, kopirni ili višenamjenski uređaj sa skenerom i jednim ili više računala. Ono što je još uvijek potrebno je pravi softver i može se naći u PaperOffice DMS-u.
Uz PaperOffice DMS navigacija izbornikom intuitivna je i jednostavna za učenje. Izbornici pomoći vode vas kroz svaku aplikaciju, a istovremeno su dostupni video tutorijali koji objašnjavaju određene procese korak po korak. Obuka za zaposlenike izvan mjesta nije potrebna, ali obuka se po želji može održati izravno u tvrtki.
PaperOffice DMS stvara jasne prednosti za trgovce i pružatelje usluga višenamjenskih uređaja
PaperOffice DMS je pravi softver jer uključuje sve što je specijaliziranim trgovcima potrebno za uredsku tehnologiju i tiskarska rješenja, kao što su:
PaperOffice DMS ima vrlo povoljan omjer cijene i performansi i to s mogućnošću povezivanja do 800 terminala (zaslonske radne stanice).
Svi digitalni podaci šifrirani su u PaperOffice DMS-u sa 1024 bita i format se pretvara. To rezultira tako velikim preprekama za hakere i špijune da su svi do sada podbacili s PaperOffice DMS-om. Istodobno, hijerarhijski sustav upravljanja lozinkama sprječava svima pristup svemu.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada računa također je prednost za mnoge pružatelje usluga i trgovce sustavima kopiranja. Dolazni računi mogu se automatizirati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosljeđivati se odgovornom zaposleniku. Proces kontrole i puštanja putem digitalnog izdanja također se može brzo i učinkovito riješiti putem sustava.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem poreznom savjetniku ili obrnuto.
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
PaperOffice DMS omogućuje povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prijenos dokumenata iz Microsoft Officea putem odgovarajućih sučelja. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.
Prate se rokovi i obveze te se radnje automatski pokreću ovisno o željenoj postavci. Procesi narudžbe mogu se automatizirati, pa čak i promjene koje se planiraju za budućnost mogu se unijeti na takav način da stupe na snagu u željeno vrijeme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS definitivno se može svrstati u viši segment upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).
ECM uključuje cjelokupno upravljanje svim sadržajem u organizaciji s odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS može spremiti bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promijeniti njegov sadržaj i format i učiniti ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u izvrsnom omjeru cijene i performansi, kao i intuitivno učenom obliku rada koji skupu vanjsku ili unutarnju obuku čini nepotrebnom. Umjesto toga, dostupni su besplatni video tutorijali za navikavanje na različite izbornike. PaperOffice DMS tako može postati organizacijski oslonac u svakoj tvrtki u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svjetlosti.
Pružatelji usluga i trgovci na malo višenamjenskim sustavima imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
38% svih ispitanih tvrtki jednostavno nema vremena digitalizirati svoje procese. Preporučujemo postupak koji započinje osnovnim procesom, skeniranjem analognih dokumenata u isto vrijeme kada se obrađuju. Na taj bi način skupina ljudi koja svakodnevno radi s kopirkom također mogla biti upućena, koliko je to moguće, da skeniraju arhivu malo po malo.
Zahvaljujući automatskom prepoznavanju dokumenata s dosljednim karakteristikama, PaperOffice DMS uvijek može dodijeliti sve skenirane dokumente ispravnom mjestu pohrane u digitalnoj memoriji. Ima smisla početi skenirati arhivu najnovijim unosima kako bi se dodatno smanjila veličina analogne arhive kako istječu razdoblja zadržavanja. Osim toga, imamo mnogo vodiča o tome kako postići ured bez papira zahvaljujući skeneru.
PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav putem skenera i digitalizirati ih, pri čemu se tekstovi pretvaraju u fontove pomoću OCR-a, što se može promijeniti u Programima sustava Office. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
Dakle, sve što trebate je kopirni uređaj i PaperOffice DMS za ubrzanje operativne digitalizacije ili čak početak. Put koji je definitivno vrijedan truda.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija kod pružatelja usluga i trgovaca za višenamjenske uređaje":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava pružatelje usluga i trgovce za kopirne uređaje i nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.