Automatizacija poslovnih procesa u logistici i prosljeđivanju
PaperOffice DMS za logistiku i špediciju omogućuje nesmetan protok informacija između odjela zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, nacrti, bilješke o istraživanju, dostavi i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način maksimalno optimiziraju sve radne procese.Integrirana umjetna inteligencija omogućuje da poslovni procesi budu u velikoj mjeri automatizirani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspjeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u logistici i prosljeđivanju
Sve veći globalni lanci opskrbe predstavljaju logistiku i špediciju s novim izazovima. Lokacija i vremenski neovisna dostupnost svih važnih podataka i dokumenata od presudne je važnosti u transportnoj i logističkoj industriji, što ne utječe samo na vrijeme, već i financijski.
Računi, ugovori, narudžbe, dostavnice i još mnogo toga - svi dokumenti moraju biti odmah dostupni na zahtjev, bez obzira na lokaciju. Stoga su tvrtke u tim industrijama one koje imaju značajne koristi od korištenja prikladnog softvera za upravljanje dokumentima.
Veliki broj dokumenata generira se svaki dan u logističkoj industriji. Veliki dio dokumenata kao što su dostavnice i dokumenti o otpremi još uvijek se stvaraju u papirnatom obliku - ali ručna obrada tih dokumenata vrlo je dugotrajna, što zauzvrat uzrokuje nepotrebne troškove i ponekad se odvija pogrešno.
Kako bi informacije sadržane u njima bile brzo dostupne i kako bi ih se pripremilo za naknadne automatizirane procese, ti papirnati dokumenti moraju biti digitalizirani, a sadržaj pročitan i dostupan.
Posebno je važno za logističku industriju da se ispune rokovi i da se poduzmu zakonske mjere za pohranu dokumenata. Kako bi se riješili mnogi postojeći administrativni problemi u logističkoj i špediterskoj industriji, trebalo bi implementirati sustav upravljanja dokumentima PaperOffice.
Uz pomoć rješenja za upravljanje dokumentima spremate i arhivirate sve informacije na središnjoj platformi na način otporan na reviziju.
Koliko bez papira u špediterskoj i logističkoj industriji?
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori, računi, narudžbe, dostavnice tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Snimanje, obrada, dijeljenje, pretraživanje i praćenje vaših dokumenata postaje vrlo jednostavno uz upotrebu PaperOfficea.
Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, kao i odobrenjima pomoću tijekova rada i pouzdanim obavijestima e-poštom, zaposlenici mogu učinkovito dovršiti dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe mogu lako odobriti ili odbiti odobrenje.
Sustav upravljanja dokumentima trebao bi obuhvaćati sljedeće važne funkcije u špediterskoj i logističkoj industriji:
Razumljivost važnih odnosa zahvaljujući digitalnim mapama i mapama dokumenata
Prilikom ručnog uređivanja dokumenata važni odnosi kao što su bilješke i primjedbe mogu se brzo izgubiti. Dakle, gotovo je nemoguće shvatiti vezu nakon toga. Nakon što se odnosi mogu pratiti, pokreću se dvostruki procesi, što je dugotrajno i skupo.
Zahvaljujući implementaciji PaperOffice-a u vašoj logističkoj tvrtki, dokumenti, informacije o njima i procesima logično se sažimaju. Digitalne mape sadrže opisna svojstva, imaju unaprijed određenu unutarnju strukturu ili strukturu i pružaju mogućnost definiranja dozvola za zaštitu podataka. Virtualne bilješke, primjedbe i zadaci osiguravaju da se važne informacije o procesima više ne gube.
Automatizirano arhiviranje
Ručno skeniranje dokumenata posebno je dugotrajan proces sklon pogreškama. Nakon što su špediterske tvrtke dostavile hrpu dokumenata, počinje pravi posao: koji je najlakši način snimanja i dodjeljivanja dokumenata koji su u papirnatom obliku?
Zahvaljujući integriranoj funkciji skenera i prepoznavanju QR koda, tvrtke za prosljeđivanje i logistiku mogu u skener smjestiti cijeli hrpu bilješki o isporuci i drugih dokumenata - PaperOffice prepoznaje ciljano podnošenje bilo na temelju priznatog kontakta, naučenog predloška dokumenta ili pohranjivanjem informacija o QR kodovima.
Na taj se način cijele serije dokumenata mogu automatizirati u jednom potezu i postupno obrađivati integriranim načinom učenja ili na drugi način, po želji, gotovo bez ljudskih resursa.
Upravljanje dokumentima usmjereno na procese
Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice vas ovdje podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno odobrenje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, poput obavijesti e-poštom ili promjena statusa dokumenta.
Na taj se način mogu mapirati svi procesi dokumenta.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najprikladniji je za ove zadatke. Budući da je to softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima i korespondencijom e-pošte: zahvaljujući paperOffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u tvrtki su digitalizirani , čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Digitalna obrada bitna je osnova za osiguravanje visoke kvalitete usluga komunalnih usluga u budućnosti
PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili davanje odobrenja za pristup. Korisnik definira pojedinačne radne korake točno onako kako bi se izvodili, na primjer "snimanje", "provjera", "izdanje" i "rezervacija" računa.
Odgovornost se ne može dodijeliti samo pojedinim ljudima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "Proizvodnja", tako da kolega može odmah uskočiti ako zaposlenik nije prisutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.
PaperOffice arhivira sve dokumente generirane u logistici i prosljeđivanju te sve relevantne informacije u skladu sa zakonom i na način otporan na reviziju
PaperOffice DMS, u vezi s NAS-om (Network Attached Storage), omogućuje izgradnju vrlo sigurnog intraneta za internu komunikaciju i prijenos podataka. To stvara dvostruku sigurnost od napada izvana. Prvo vatrozid operativnog sustava, a drugi enkripcija PaperOffice DMS-a. Istodobno se putem NAS-a postavlja poseban oblak, neovisno o pružateljima usluga trećih strana.
Opsežna funkcija tijeka rada PaperOffice DMS-a znatno olakšava internu komunikaciju. Pojam interni također uključuje podružnice ili strane lokacije. U slučaju rada povezanog s projektom, na primjer, uvijek se prikazuje trenutni status, a istovremeno povijest.
Naravno, uključen je i timski i privatni kalendar u koji se unose rokovi i vremenski povezani događaji.
Prepoznavanje dokumenta opremljeno umjetnom inteligencijom automatski raspoređuje spremanje svih dokumenata u ispravnu mapu i stvara indeks ključnih riječi i povijest promjena. Interna tražilica PaperOffice DMS-a pronalazi svaki dokument u djelićima sekunde.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem kupcu, poreznom savjetniku ili obrnuto.
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja. U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Logističke i špediterske tvrtke moraju obraditi dokumente za sve poslovne transakcije. Stalni daljnji razvoj poslovnih modela stalno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sustav upravljanja dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što vam je potrebno, na primjer:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a/li>
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
PaperOffice DMS omogućuje povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prijenos dokumenata iz Microsoft Officea putem odgovarajućih sučelja. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju u trgovini i proizvodnji s dobavljačima i kupcima.
Prate se rokovi i obveze te se radnje automatski pokreću ovisno o željenoj postavci. Procesi narudžbe mogu se automatizirati, pa čak i promjene koje se planiraju za budućnost mogu se unijeti na takav način da stupe na snagu u željeno vrijeme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS definitivno se može svrstati u viši segment upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).
ECM uključuje cjelokupno upravljanje svim sadržajem u organizaciji s odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS može spremiti bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promijeniti njegov sadržaj i format i učiniti ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u izvrsnom omjeru cijene i performansi, kao i intuitivno učenom obliku rada koji skupu vanjsku ili unutarnju obuku čini nepotrebnom. Umjesto toga, dostupni su besplatni video tutorijali za navikavanje na različite izbornike. PaperOffice DMS tako može postati organizacijski oslonac u svakoj tvrtki u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svjetlosti.
Logističke i špediterske tvrtke imaju koristi od digitalnog upravljanja dokumentima
S PaperOffice DMS-om, međutim, postoji daleko više mogućnosti za logističke tvrtke, kao i za tvrtke s povezanom logistikom ili skladištenjem. Na primjer, upravljanje zalihama, uključujući trajnu ili ključnu zalihu datuma. Osnova za PaperOffice DMS povezani su korisnički računi u mreži. Pohrana podataka ovih korisničkih računa kombinirana je u središnjoj bazi podataka. Dokumentima se može upravljati putem umjetne inteligencije s različitim algoritmima, koji se mogu koristiti za pokretanje automatiziranih procesa.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
Iskusite kako možete povezati protok informacija između proizvodnje i administracije digitalizacijom i automatizacijom dokumenata i poslovnih procesa.
PaperOffice DMS može postati izvor za različite podatke koji igraju posebnu ulogu u prijevozu tereta. Na primjer, specifikacije za zračni prijevoz tereta ili pomorski promet oceana. U konačnici, odgovarajuća integrirana sučelja omogućuju povezivanje s drugim logističkim softverskim rješenjima, uvjetno i s "ATLAS-om", automatiziranom tarifom i lokalnim sustavom carinjenja.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u logistici i prosljeđivanju":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava logističku i špeditersku industriju i nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.