Digitalna specijalizirana rješenja u financijama
Automatizacija poslovnih procesa i specijalistička rješenja za financije preduvjeti su učinkovitosti i uspjeha. Potreba za tim više nije opcionalni luksuz, već nužnost kako bi dugoročno ostala konkurentna.
Profesionalni savjet
Važni dokumenti u postojećem papirnatom obliku, kao što su podnesci, izvodi računa, ugovori, vanjska pisma, računi, izvještaji zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način maksimalno optimiziraju sve radne procese.PaperOffice ne samo da omogućuje upravljanje dokumentima, već mu omogućuje i trenutni pristup digitalnim korisničkim i kreditnim datotekama.
Digitalizacija u financijama i bankarstvu
S današnjom poplavom digitalnih i papirnatih podataka mora se osigurati da se važni dokumenti ne izgube i da su dostupni u pravo vrijeme, jer financijske institucije i banke imaju značajne koristi od korištenja odgovarajućeg upravljanja podacima - dobivaju važne dokumente s visokim razinama klasifikacije i neposrednim zahtjevima za dovršavanje.
Financijske institucije i banke imaju značajne koristi od korištenja odgovarajućeg upravljanja podacima koje ispunjava sve zahtjeve.
Važni dokumenti kao što su podnesci, ugovori, računi i vanjska pisma ne dolaze samo poštom. Mnoga pisma kupaca također stižu e-poštom. Pritom se mora održati potpuni pregled odgovornosti, rokova, troškova i zadataka te zajamčiti sigurnosni standardi.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Budući da svi procesi u financijama zahtijevaju savršen protok informacija i strukturirano izvršenje. Potrebne prednosti mogu se postići samo zahvaljujući digitalizaciji.
Budući da arhiva digitalnih dokumenata omogućuje neposredan pristup svim potrebnim dokumentima i sudjelovanje u postupcima odobravanja. Nije važno jeste li u uredu, radite li od kuće ili na poslovnom putu.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i poduzmu pravne mjere za pohranu dokumenata.
PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Pretvaranje dokumenata u rješenja
U financijskoj industriji i bankama svakodnevno se koristi mnogo papira i izrađuje se veliki broj dokumenata. S jedne strane, budući da su procesi prilično složeni, to dovodi do velikih planina papira, ogromnih količina podataka, ali i do dugog procesa pretraživanja. Osim toga, dokumenti se moraju spremiti, indeksirati, klasificirati i, ako je potrebno, dijeliti s kolegama.
Sustav upravljanja dokumentima PaperOffice donosi organizaciju i zaštitu podataka pod jednom kapuljačom. Inovativni sustav pruža pojednostavljene alate za pretraživanje i dohvaćanje koji smanjuju vrijeme odziva i osiguravaju da se dokumenti nikada ne izgube, čime su financijske institucije uvijek zadovoljne.
To je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima i korespondencijom putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sustavu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u vašoj tvrtki digitalizirani su, čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Kontrola pristupa i veća transparentnost
Zahvaljujući integriranoj umjetnoj inteligenciji pokreću se automatska pravila. Ova umjetna inteligencija automatski sortira dokumente u mape kao što su "Faktura" i "Bankovni izvadci", pohranjuje odgovarajuće ključne riječi i pokreće digitalni tijek rada pohranjen za odgovarajuću vrstu dokumenta.
Za financijske institucije i banke to znači održavanje vrlo opsežne datoteke klijenta ili klijenta, koja također mora imati nekoliko posebnih značajki. Na primjer, moraju se poštivati načela GDPR-a i, naravno, financijske institucije podliježu bezuvjetnoj dužnosti povjerljivosti, koja se ne odnosi samo na usmene izjave, već i na sigurno pohranjivanje dokumenata zaštićenih od neovlaštenih osoba. Također postoji obveza poštivanja zakonskih i ugovoreno dogovorenih rokova.
U nekim slučajevima nepoštivanje tih rokova može imati kaznene posljedice, ali uglavnom samo građanske posljedice. Zaštita poslovnih tajni njihovih klijenata također je od primarne važnosti za financijske institucije.
PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili davanje odobrenja za pristup. Korisnik definira pojedinačne radne korake točno onako kako bi se izvodili, na primjer "snimanje", "provjera", "izdanje" i "rezervacija" računa.
Odgovornost se ne može dodijeliti samo pojedinim ljudima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "IT odjel", tako da kolega može odmah uskočiti ako zaposlenik nije prisutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem kupcu ili obrnuto.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Savršeni financijski tijekovi rada
Financijske institucije, kao i pružatelji usluga i banke moraju obraditi dokumente za sve poslovne transakcije. Stalni daljnji razvoj poslovnih modela stalno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sustav upravljanja dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što financijskim institucijama i bankama treba, kao što su:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a/li>
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Integrirajte digitalne tijekove rada u poslovne procese
Funkcija tijeka rada PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju. Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice DMS omogućuje vam jednostavno uzimanje u obzir primjenjivih razdoblja zadržavanja i brisanja. Digitalni tijekovi rada integrirani su u poslovne procese, što osigurava usklađenost s bitnim procesnim koracima, a time i usklađenost.
PaperOffice to podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, kao što su obavijesti e-poštom ili promjene statusa dokumenta. Što je apsolutni MUST u financijskom sektoru.
Na taj se način relevantni metapodaci mogu pohraniti i nakon postupka arhiviranja dokumenata. Osim vrste dokumenta, može se navesti i razdoblje arhiviranja i pridružene informacije o klijentu.
Pružatelji financijskih usluga imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja.
U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima.
Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
PaperOffice DMS nije samo opsežan u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savjetima i obukom po želji. Sve to uz stvarno dobar omjer cijene i performansi.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u financijama i bankarstvu":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava pružatelje financijskih usluga i banke i nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.