Proizvođač rešetki
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Stephan Reichel, generalni direktor tvrtke K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Početni položaj
Kao proizvođač rešetki, K60 sustavi rešetki imaju mnogo važnih dokumenata za upravljanje:
Dostavnice, računi, ugovori, skice ili planovi i još mnogo toga.
Mnogi upiti dolaze e-poštom i ispisuju se, što iznosi ogromnu količinu papira tijekom godine. Narudžbe se uvijek ispisuju s podacima dobavljača, a zatim pohranjuju na policu zajedno s računom nakon isporuke.
Ovaj potpuni proces znači izvanrednu količinu papira i naravno nedostatak prostora.
Kako bi pretraživanje bilo lakše i učinkovitije te kako bi se smanjila poplava papira, K60 Gitterrostsysteme planirao je digitalizirati dokumentaciju i uključiti sadržaj u internu arhivsku bazu podataka - tvrtka je tražila odgovarajući sustav upravljanja dokumentima.
Ručna obrada s vremenom je postala previše dugotrajna, zbog čega se tražilo automatizirano arhiviranje i vađenje informacija.
Najveći izazov za tvrtku bio je učiniti informacije lako dostupnima i, prije svega, upotrebljivima za više zaposlenika i skupina zaposlenika i skupina ljudi (zaposlenika, poslovnih partnera, kupaca, građana).
Cilj tvrtke bio je digitalizirati postojeće papirnate dokumente, uvesti optimizaciju procesa i kontrolu tijeka rada nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizirati veliki dio procesa u pozadini i tako optimizirati proces.
Postojeći problemi i zadaci
U prošlosti su informacije bile pohranjene samo u papirnatom obliku, ali danas u mnogim organizacijama postoji niz izvora informacija i dokumenata: e-mailovi, obrasci, skice jednako su dio toga kao i elektronički računi i papirnati računi, pisma, dostavnice, ugovori itd.
Cijela poplava informacija postala je nedosljednija. Stoga je najvažniji zadatak spojiti analogne i digitalne jedinice. Dokumenti koji postoje u papirnatom obliku moraju biti digitalizirani i spojeni s drugim informacijama, kao što su povezane poruke e-pošte.
Studija slučaja, koja je provedena zajedno sa sustavom za upravljanje dokumentima PaperOffice, imala je za cilj minimiziranje potrošnje papira kako bi se uštedjeli troškovi i skladišni prostor.
Osim toga, bilo je vrlo važno pronaći rješenje za arhiviranje svih dokumenata proizvodnog procesa zajedno, tako da se mogu napraviti neposredne informacije o dokumentima / narudžbama vezanim uz projekt.
Baš kao i automatizirano arhiviranje dokumenata i dolaznih e-mailova, koji bi trebali arhivirati dokumente u odgovarajuće mape prema određenim određenim određenim kriterijima i pokrenuti dodatne tijekove rada, poput dodjele odgovarajućem službeniku.
Drugi cilj bio je biti u mogućnosti brzo tražiti dokumente od kolega u mreži.
"Imali smo troškove pohrane koji su se mogli izbjeći pohranjivanjem dokumenata u mape. Osim toga, potraga za dokumentima bila je dugotrajna",
opoziva g. Stephana Reichela, generalnog direktora tvrtke K60 Gitterrostsysteme.
"Upravo smo pomaknuli posao naprijed i sada imamo prednost."
Zašto je K60 Gitterrostsysteme odabrao PaperOffice DMS
Reichel, generalni direktor K60 Gitterrostsystemea, prvo je ispitao različite softverske ponude u vezi s upravljanjem dokumentima i na kraju odlučio prvo testirati PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS nudi točno uvjete koje je g. Reichel tražio. To uključuje:
1. Rješenje za internu središnju bazu podataka na kojoj se temelji sustav upravljanja dokumentima. Podaci se ne smiju spremati na računalo s jednim korisnikom.Rješenje: Postavljen je namjenski poslužitelj MAX s maksimalnim performansama za K60 sustave rešetke na kojem je izgrađena baza podataka. To je omogućilo središnji i jednostavan pristup svoj ovoj relevantnoj dokumentaciji i mogućnost suradnje više strana na istom dokumentu.
Središnji repozitorij dostupan svom administrativnom osoblju.
G. Stephanu Reichelu rano je bilo jasno da nema načina da se digitalizira njegova tvrtka:
"Dugo sam bio svjestan da nema načina da se zaobiđe digitalizacija, ali smo joj se dugo opirali. Promjene u procesima tvrtke obično se guraju sve dalje i dalje u daljinu, poput odlaska stomatologu. Nakon što je ostvarena integracija sustava upravljanja dokumentima, definitivno mogu reći da sam to trebao učiniti mnogo ranije."
2. Rukovanje i automatizacija administrativnih poslova. Softver mora omogućiti distribuciju zadataka putem mreže i njihovu obradu od strane odgovarajućeg službenika.
Rješenje: PaperOffice DMS ima sveobuhvatnu funkciju tijeka rada koja omogućuje slanje podsjetnika, poruka i informacija na i s bilo kojeg povezanog računala na prethodno određenu grupu zaposlenika .
Uključena je digitalna autorizacija korisnika i potvrda lozinke.
Istodobno, svi dotični zaposlenici obaviješteni su o statusu obrade. Pohrana verzija omogućuje praćenje koraka obrade koji su provedeni kada i od koga.
"Već pri prvom sastanku s PaperOffice primijetite 20 godina PaperOffice iskustva u području upravljanja dokumentima."
3. Mogućnost dohvaćanja i ušteda vremena. Nastojao se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i olakšavanje pronalaženja kada je to potrebno.
Rješenje: To je temeljni segment PaperOffice dmS-a, digitalizacija analognih dokumenata. Sve što trebate je skener sa sučeljem za računalo i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Ako je potrebno, integrirani OCR softver pretvara ih u tekst koji se može uređivati i automatski ih ispravno sprema.
4. Spajanje dokumenata / narudžbi povezanih s projektom. Softver bi trebao moći zajedno spremati dokumente povezane s procesima ili omogućiti međusobne veze.
Svim dokumentima za poslovnu transakciju, kao što su postupak kupnje ili instalacija s odgovarajućom dostavnicom, računom, skicama, planovima i svim pritužbama na nedostatke, treba upravljati centralno.
Rješenje: PaperOffice ima digitalne mape u kojima se svi dokumenti proizvodnog procesa mogu pohraniti u digitalnu mapu. Struktura mape, koja se sastoji od glavne mape i podmapa, osigurava optimalan pregled.
Na taj se način bilješke o isporuci, fakture i sve što pripada poslovnom procesu spremaju u mapu ili podmapu. Ovlaštenja za pristup mogu se dodijeliti za svaku mapu, bilo za grupe zaposlenika ili za pojedinačne zaposlenike.
Osim toga, hiperveze do mape mogu se stvoriti i poslati zaposlenicima.
Na taj način ovlašteni zaposlenici i partneri za suradnju mogu mu pristupiti s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme. Zahvaljujući kontroli verzije, inicijator i vrijeme svake pojedinačne promjene dokumenta mogu se pratiti transparentno: Upiti se brzo razjašnjavaju i izbjegavaju se nepotrebne pogreške.
"Tema digitalizacije postaje sve uočljivija u industriji rešetki. To se, na primjer, odnosi na naše popise dijelova ili naše planove, crteže i konfiguratore. Nakon uvođenja PaperOffice DMS-a, ručni napor mogao bi se smanjiti. Sada smo pioniri kao proizvođač digitalnih rešetki."
PaperOffice također ima virtualni prikaz dokumenata u drugim mapama. Na taj se način dokumenti mogu prikazati virtualno u različitim mapama, a da izvorni dokument ne mora biti dupliciran. Ova je funkcija vrlo korisna ako se, na primjer, dokument pojavi u različitim projektima, ali ne želite duplicirati dokument.
Mogućnost pristupa informacijama iz različitih perspektiva osigurava višu razinu jasnoće za sve sudionike projekta i poboljšava sposobnost zaposlenika da pruže informacije.
PaperOffice DMS zadovoljio je sve potrebne kriterije.
Prednosti digitalizacije uz PaperOffice
Zahvaljujući digitalizaciji PaperOfficea, k60 Grating Systems već je uspio:
- Uštedite vrijeme i resurse
- Jednostavan pristup dokumentu
- Dostupnost dokumenata za svakog ovlaštenog zaposlenika
- Navedite jasno podnošenje
Lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata iz temelja i trajno mijenja procese tvrtke. Administrativna znanja sada su organizirana transparentno i dostupna u pravo vrijeme.
U tom smislu, osnova za digitalizaciju svih procesa temeljenih na dokumentima postavljena je s PaperOffice DMS.
Osim općeg procesa arhiviranja:
- Arhiviranje otporno na reviziju
- Optimizacija organizacijskih procesa
- Bolja organizacija dokumentacije
- Brže pretraživanje dokumenata
- Pojednostavljena komunikacija i rješavanje zadataka
zajamčeno.
Krajnji rezultat
PaperOffice DMS danas digitalno mapira cijeli tijek rada.
Za sada se svi dokumenti o isporuci i fakturama bilježe snažnim skenerima, PaperOffice automatski prepoznaje podatke za kontakt i pohranjuje dokumente u skladu s tim u elektroničku arhivu.
Zaposlenici tada mogu pristupiti dokumentima putem jednostavnog korisničkog sučelja i unosa različitih pojmova za pretraživanje - dostupno je i pretraživanje cijelog teksta.
Zahvaljujući dosljednoj uporabi DMS-a, proizvođač rešetki uspio je značajno smanjiti vrijeme obrade potrebno za račun, a istovremeno se broj nepodmirenih potraživanja značajno smanjio.
