Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Prijateljstvo Povjerenje Riječ časti
Nikada nećemo nikome dati vašu e-mail adresu i svaki e-mail sadrži poveznicu za jednostavno odjavljivanje.
Sektor
Industrija i trgovina
Regija
Langenberg, Sjeverna Rajna-Vestfalija, Njemačka
Odjele
Prodajom
Računovodstvo
Sektor
Industrija i trgovina
Regija
Langenberg, Sjeverna Rajna-Vestfalija, Njemačka
Odjele
Prodajom
Računovodstvo
Stephan Reichel, generalni direktor tvrtke K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Profesionalni savjet
Sektor
Industrija i trgovina
Regija
Langenberg, Sjeverna Rajna-Vestfalija, Njemačka
Odjele
Prodajom
Računovodstvo
Kao proizvođač rešetki, K60 sustavi rešetki imaju mnogo važnih dokumenata za upravljanje:
Dostavnice, računi, ugovori, skice ili planovi i još mnogo toga.
Mnogi upiti dolaze e-poštom i ispisuju se, što iznosi ogromnu količinu papira tijekom godine. Narudžbe se uvijek ispisuju s podacima dobavljača, a zatim pohranjuju na policu zajedno s računom nakon isporuke.
Ovaj potpuni proces znači izvanrednu količinu papira i naravno nedostatak prostora.
Kako bi pretraživanje bilo lakše i učinkovitije te kako bi se smanjila poplava papira, K60 Gitterrostsysteme planirao je digitalizirati dokumentaciju i uključiti sadržaj u internu arhivsku bazu podataka - tvrtka je tražila odgovarajući sustav upravljanja dokumentima.
Ručna obrada s vremenom je postala previše dugotrajna, zbog čega se tražilo automatizirano arhiviranje i vađenje informacija.
Najveći izazov za tvrtku bio je učiniti informacije lako dostupnima i, prije svega, upotrebljivima za više zaposlenika i skupina zaposlenika i skupina ljudi (zaposlenika, poslovnih partnera, kupaca, građana).
Cilj tvrtke bio je digitalizirati postojeće papirnate dokumente, uvesti optimizaciju procesa i kontrolu tijeka rada nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizirati veliki dio procesa u pozadini i tako optimizirati proces.
U prošlosti su informacije bile pohranjene samo u papirnatom obliku, ali danas u mnogim organizacijama postoji niz izvora informacija i dokumenata: e-mailovi, obrasci, skice jednako su dio toga kao i elektronički računi i papirnati računi, pisma, dostavnice, ugovori itd.
Cijela poplava informacija postala je nedosljednija. Stoga je najvažniji zadatak spojiti analogne i digitalne jedinice. Dokumenti koji postoje u papirnatom obliku moraju biti digitalizirani i spojeni s drugim informacijama, kao što su povezane poruke e-pošte.
Studija slučaja, koja je provedena zajedno sa sustavom za upravljanje dokumentima PaperOffice, imala je za cilj minimiziranje potrošnje papira kako bi se uštedjeli troškovi i skladišni prostor.
Osim toga, bilo je vrlo važno pronaći rješenje za arhiviranje svih dokumenata proizvodnog procesa zajedno, tako da se mogu napraviti neposredne informacije o dokumentima / narudžbama vezanim uz projekt.
Baš kao i automatizirano arhiviranje dokumenata i dolaznih e-mailova, koji bi trebali arhivirati dokumente u odgovarajuće mape prema određenim određenim određenim kriterijima i pokrenuti dodatne tijekove rada, poput dodjele odgovarajućem službeniku.
Drugi cilj bio je biti u mogućnosti brzo tražiti dokumente od kolega u mreži.
opoziva g. Stephana Reichela, generalnog direktora tvrtke K60 Gitterrostsysteme.
Reichel, generalni direktor K60 Gitterrostsystemea, prvo je ispitao različite softverske ponude u vezi s upravljanjem dokumentima i na kraju odlučio prvo testirati PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS nudi točno uvjete koje je g. Reichel tražio. To uključuje:
1. Rješenje za internu središnju bazu podataka na kojoj se temelji sustav upravljanja dokumentima. Podaci se ne smiju spremati na računalo s jednim korisnikom.Središnji repozitorij dostupan svom administrativnom osoblju.
G. Stephanu Reichelu rano je bilo jasno da nema načina da se digitalizira njegova tvrtka:
2. Rukovanje i automatizacija administrativnih poslova. Softver mora omogućiti distribuciju zadataka putem mreže i njihovu obradu od strane odgovarajućeg službenika.
Uključena je digitalna autorizacija korisnika i potvrda lozinke.
Istodobno, svi dotični zaposlenici obaviješteni su o statusu obrade. Pohrana verzija omogućuje praćenje koraka obrade koji su provedeni kada i od koga.
3. Mogućnost dohvaćanja i ušteda vremena. Nastojao se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i olakšavanje pronalaženja kada je to potrebno.
4. Spajanje dokumenata / narudžbi povezanih s projektom. Softver bi trebao moći zajedno spremati dokumente povezane s procesima ili omogućiti međusobne veze.
Svim dokumentima za poslovnu transakciju, kao što su postupak kupnje ili instalacija s odgovarajućom dostavnicom, računom, skicama, planovima i svim pritužbama na nedostatke, treba upravljati centralno.
Na taj se način bilješke o isporuci, fakture i sve što pripada poslovnom procesu spremaju u mapu ili podmapu. Ovlaštenja za pristup mogu se dodijeliti za svaku mapu, bilo za grupe zaposlenika ili za pojedinačne zaposlenike.
Osim toga, hiperveze do mape mogu se stvoriti i poslati zaposlenicima.
Na taj način ovlašteni zaposlenici i partneri za suradnju mogu mu pristupiti s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme. Zahvaljujući kontroli verzije, inicijator i vrijeme svake pojedinačne promjene dokumenta mogu se pratiti transparentno: Upiti se brzo razjašnjavaju i izbjegavaju se nepotrebne pogreške.
PaperOffice također ima virtualni prikaz dokumenata u drugim mapama. Na taj se način dokumenti mogu prikazati virtualno u različitim mapama, a da izvorni dokument ne mora biti dupliciran. Ova je funkcija vrlo korisna ako se, na primjer, dokument pojavi u različitim projektima, ali ne želite duplicirati dokument.
Mogućnost pristupa informacijama iz različitih perspektiva osigurava višu razinu jasnoće za sve sudionike projekta i poboljšava sposobnost zaposlenika da pruže informacije.
PaperOffice DMS zadovoljio je sve potrebne kriterije.
Zahvaljujući digitalizaciji PaperOfficea, k60 Grating Systems već je uspio:
Lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata iz temelja i trajno mijenja procese tvrtke. Administrativna znanja sada su organizirana transparentno i dostupna u pravo vrijeme.
U tom smislu, osnova za digitalizaciju svih procesa temeljenih na dokumentima postavljena je s PaperOffice DMS.
Osim općeg procesa arhiviranja:
zajamčeno.
PaperOffice DMS danas digitalno mapira cijeli tijek rada.
Za sada se svi dokumenti o isporuci i fakturama bilježe snažnim skenerima, PaperOffice automatski prepoznaje podatke za kontakt i pohranjuje dokumente u skladu s tim u elektroničku arhivu.
Zaposlenici tada mogu pristupiti dokumentima putem jednostavnog korisničkog sučelja i unosa različitih pojmova za pretraživanje - dostupno je i pretraživanje cijelog teksta.
Zahvaljujući dosljednoj uporabi DMS-a, proizvođač rešetki uspio je značajno smanjiti vrijeme obrade potrebno za račun, a istovremeno se broj nepodmirenih potraživanja značajno smanjio.
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Proizvođač rešetki
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Koje biste savjete dali budućim korisnicima PaperOffice-a?
Nikada nije prerano ili prekasno baviti se temom digitalizacije.
Najvažnije je dobiti predodžbu o softveru, ali i o samoj tvrtki. Bilo je važno da se ne osjećamo prisiljenima kupiti softver ili se prijaviti za bilo koju uslugu i pakete podrške.
Čak i prije nego što smo nabavili PaperOffice DMS, razgovarali smo sa svim odjelima tvrtke i nikada se nismo osjećali loše tretirano. Naprotiv: PaperOffice ima lijep, uljudan i kompetentan tim.
Za nas kao javnu ustanovu proces postaje sve složeniji i uključuje puno birokracije. Stoga je povjerenje u sustav i softver bilo vrlo važno. Naravno, također je bilo vrlo važno da je softver lako razumljiv.
Kome biste preporučili PaperOffice?
Preporučit ćemo PaperOffice svim drugim tvrtkama koje se žele digitalizirati i automatizirati.
Što vam se posebno sviđa u PaperOfficeu?
Vrlo smo zadovoljni svime.
PaperOffice je lagan, ali moćan sustav upravljanja dokumentima.
Funkcije koje se u početku čine besmislenima, poput automatskog čitanja sadržaja dokumenta, ispadaju najvažnije funkcije koje više ne želite propustiti tijekom dužeg vremenskog razdoblja.
"Jednostavna integracija i rad PaperOffice DMS-a pružili su cjelokupno rješenje koje je ovoj industriji trebalo: smanjiti potrošnju papira, ubrzati procese pretraživanja, automatizirati dodjelu službenicima i omogućiti pohranu podataka povezanih s procesima."
Mr. Carlos A. Garcia Voditelj marketinga i komunikacija
