Automatizacija poslovnih procesa u upravljanju nekretninama i upravljanju nekretninama
PaperOffice DMS za upravljanje nekretninama i upravitelje nekretninama omogućuje učinkovito rukovanje elektroničkim arhiviranjem stanara i imovinskih dosjea te brzu obradu upita te je preduvjet učinkovitosti i uspjeha vaše tvrtke.
Profesionalni savjet
Važni dokumenti u postojećem papirnatom obliku, kao što su ugovori o najmu, računi za komunalne usluge, građevinski spisi, događaji, komercijalni dokumenti, obavijesti zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način maksimalno optimiziraju sve radne procese.Informacije o svim zgradama, poslovnim partnerima, stanarima itd. dostupne su odmah na zahtjev zahvaljujući PaperOffice DMS-u.
Digitalizacija u upravljanju nekretninama i upravljanju nekretninama
Unutar upravljanja nekretninama i upravljanja nekretninama postoji veliki broj različitih dokumenata kojima treba upravljati:
Ugovori o najmu, pomoćni obračuni troškova, građevinske datoteke, događaji, poslovni dokumenti, obavijesti i još mnogo toga. Stoga su upravitelji nekretnina i tvrtke za nekretnine oni koji imaju značajne koristi od korištenja prikladnog softvera za upravljanje dokumentima.
Važne dokumente svakodnevno generiraju upravitelji nekretninama. Sve to mora biti dodijeljeno ispravnoj stambenoj nekretnini, stanaru, stanodavcu, imovini.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Osim toga, svaki dokument je klasificiran prema svojoj vrsti i može se dodijeliti ljudima i predmetima, kojima tada možete čak i pristupiti u pokretu, bez obzira na uređaj. Imate sve informacije i dokumente o svim zgradama, poslovnim partnerima, stanarima itd. jasno na jednom mjestu, odnosno vašoj bazi podataka.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i poduzmu pravne mjere za pohranu dokumenata.
Kako bi se riješili mnogi postojeći administrativni problemi u upravljanju imovinom, trebalo bi implementirati sustav upravljanja dokumentima PaperOffice.
PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Također možete imati koristi od digitalnih administrativnih zadataka i paziti na sve ugovore o najmu i uslugama, službenu korespondenciju, koja se stavlja u ponovnu uporabu ili dodjeljuje zaposlenicima dodjelom zadataka.
Automatizirajte svoje poslovne procese
Nijedna druga zemlja u EU nema više stanovnika od Njemačke i s 234 osobe po kvadratnom kilometru ima treću najveću gustoću naseljenosti u Europi nakon Nizozemske i Belgije, s izuzetkom Monaka. Oko 37 milijuna zgrada prostire se na površini od 357.588 četvornih kilometara. Nešto više od polovice nekretnina koristi se kao stambeni prostor, a sve ostale nekretnine koriste se komercijalno ili javno. Procjenjuje se da 8 milijuna nekretnina upravljaju upravitelji nekretninama ili upravitelji nekretninama.
Iza impresivnog broja od 8 milijuna upravljanih objekata nalazi se znatna količina radova na održavanju, što ne samo da proizlazi iz aktivnosti potrebnih za održavanje zgrade u funkciji, već i iz odredbi, uredbi i zakona koji su novi gotovo svake godine. Nekretnine u Njemačkoj djelomično podliježu državnom pravu, a dijelom saveznom zakonu. No, popis stvari koje su dio svakodnevnog poslovanja upravljanja nekretninama iznenađujuće je opsežan, kao što su:
- Najamnina
- Zakup
- Izjava o trošku servisa
- Naplata duga
- Upravljanje depozitima
- Upravljanje prihodom od najma
- Prodaja / kupnja
- Urbana obnova
- Urbana obnova
- Popravke
- Održavanje objekta
- Održavanje imovine
- Zimska služba
- Grijanje / Struja / Voda / Otpad
- Porezno pravo
- Osiguranje
- Zemljišne knjige
Iza svakog pojedinog pojma na ovom popisu često stoji veliki broj vrlo različitih procesa. Naravno, postoje tvrtke za upravljanje nekretninama koje su ograničene samo na jedno područje, poput isključivog upravljanja nekretninama za iznajmljivanje ili čiste kupnje i prodaje ili upravljanja imovinom u vlasništvu zajednice vlasnika. No, bez obzira na segment, zadaci su toliko raznoliki da svaki upravitelj nekretnina treba učinkovito upravljanje dokumentima.
To je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
Ali što učinkovito znači za upravitelje nekretninama?
Najveći sektor od 8 milijuna već spomenutih nekretnina pod upravljanjem su iznajmljeni stanovi, a slijede poslovni prostori. To znači da, ovisno o vrsti, postoje fiksni troškovi koji se moraju platiti tromjesečno, polugodišnje ili godišnje. Prihod je, s druge strane, obično mjesečni. Ovisno o upravljanom inventaru, to znači održavanje stotina do tisuća računa, a svi oni imaju određene rokove i zahtijevaju dodatnu administraciju kada dođe do izvanrednih promjena. Osim toga, postoji odgovarajuće računovodstvo prihoda i rashoda.
Izvanredni događaji uključuju, na primjer, zaostatke u najmu. Ovdje je poanta izračunati kamate nastale do izvršenja plaćanja, ali i poštivati zastare i poduzeti odgovarajuće mjere.
- Uprava također može uključivati planove koji pokazuju da se područja parcela skaliraju i, ako je potrebno, stavljaju na raspolaganje građevinskim tvrtkama za obnovu ili obnovu.
- Dokaz o pravilnom ulaganju depozitnih fondova također zahtijeva ispravno računovodstvo i prezentaciju u svakom trenutku.
- Pravodobno unesite izmjene stanarskog prava ili stjecanja zemljišta i tako budite spremni za vrijeme kada stupe na snagu.
Ovo su samo četiri primjera onoga što dobar sustav upravljanja dokumentima može učiniti, kao što je PaperOffice DMS.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima i korespondencijom putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sustavu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u vašoj tvrtki digitalizirani su, čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Osnovni okvir za digitalnu transformaciju u upravljanju nekretninama i nekretninama
Zahvaljujući integriranoj umjetnoj inteligenciji pokreću se automatska pravila. Ova umjetna inteligencija automatski sortira dokumente u mape kao što su "Faktura" i "Bilješke o isporuci", pohranjuje odgovarajuće ključne riječi i pokreće digitalni tijek rada pohranjen za odgovarajuću vrstu dokumenta.
PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili davanje odobrenja za pristup. Korisnik definira pojedinačne radne korake točno onako kako bi se izvodili, na primjer "snimanje", "provjera", "izdanje" i "rezervacija" računa.
Odgovornost se ne može dodijeliti samo pojedinim ljudima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "Proizvodnja", tako da kolega može odmah uskočiti ako zaposlenik nije prisutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem kupcu, poreznom savjetniku ili obrnuto.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Rješenja tijeka rada i integritet umjetne inteligencije - ALL-IN-ONE rješenje s PaperOffice DMS-om
Tvrtke u upravljanju nekretninama i upravitelji nekretninama moraju obrađivati dokumente u svim poslovnim transakcijama. Stalni daljnji razvoj poslovnih modela stalno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sustav upravljanja dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer ima sve što je potrebno namještaju i proizvodnoj industriji, kao što su:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a/li>
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
Funkcija tijeka rada PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju. Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice DMS omogućuje vam jednostavno uzimanje u obzir primjenjivih razdoblja zadržavanja i brisanja . Digitalni tijekovi rada integrirani su u poslovne procese, što osigurava usklađenost s bitnim procesnim koracima, a time i usklađenost.
PaperOffice to podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, kao što su obavijesti e-poštom ili promjene statusa dokumenta.
Na taj se način relevantni metapodaci mogu pohraniti i nakon postupka arhiviranja dokumenata. Osim vrste dokumenta, može se navesti i razdoblje arhiviranja i pridružene informacije o klijentu.
Industrija namještaja i proizvodni obrti imaju koristi od digitalnog upravljanja dokumentima
Sustav upravljanja dokumentima omogućuje odvojeno stvaranje baza podataka za svako pojedino područje i može istovremeno stvarati veze. Analogni dokumenti, poput predanih obrtničkih računa, skeniraju se s PaperOffice DMS-om i spremaju se i kao fotografija i kao pretvoreni tekst pomoću OCR softvera. Svi postojeći podaci, na primjer na stanaru, mogu se prikazati jasno i nedvosmisleno, zbog čega se ne moraju nositi datoteke za sastanke izvan kuće. Upravljanje bazom podataka pod kontrolom umjetne inteligencije prema potrebi stvara predloške iz glavnih podataka ili statistički upotrebljivih popisa.
Istodobno se potrebna zaštita podataka održava hijerarhijskim upravljanjem lozinkama i 1024-bitnom enkripcijom.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
Odličan omjer cijene i performansi PaperOffice dmS-a, kao i jednostavna implementacija u postojeće Microsoftove operativne sustave i intuitivna mogućnost učenja čine softver nezamjenjivim pomagačem u svakoj kući ili upravljanju nekretninama u kratkom vremenu, bez obzira na to koliki je inventar kojim će se upravljati.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u upravljanju nekretninama i upravljanju nekretninama":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava upravljanje nekretninama i upravljanje nekretninama te nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.