Papirni ured Nieuwsbrief
Papirni ured Nieuwsbrief
Želimo postati prijatelji

Najviše moguće ponude popusta

Izvještaj isključivo za zaposlenike

Besplatna bonus nadogradnja

Najviše moguće ponude popusta

Izvještaj isključivo za zaposlenike

Besplatna bonus nadogradnja

Prijateljstvo Povjerenje Riječ časti
Nikada nećemo nikome dati vašu e-mail adresu i svaki e-mail sadrži poveznicu za jednostavno odjavljivanje.

Certificirano i sukladno pohranjivanje dokumenata prema GOBD standardima

S certifikatom i odobrenjem za svjetska dva najviša standarda digitalizacije, GOBD (bivši GDPDU) i DSGVO (EU-GDPR), s PaperOffice-om ste sigurni na sigurnoj strani.

Naglašava

100% GOBD putem sigurnosti revizije

Zbog sigurnosti revizije u procesnoj dokumentaciji, ona je uvijek moguća za praćenje i provjeru, zaštićena od manipulacije i gubitka, kako bi se ispunili zahtjevi testova i revizija i zadržala dugoročna valjanost.

100% GDPR jer nema pohranjivanja u oblaku

Pohrana podataka lokalno, bez pohrane u oblaku, pojednostavljuje dokumentiranje procesa, omogućuje veću kontrolu pristupa informacijama i olakšava pristup starijim verzijama, kao i sigurno dijeljenje dokumenata i informacija prilikom suradnje s drugim članovima tima.

100% kontrola pristupa

Zahvaljujući kontroli pristupa PaperOffice DMS-a, osigurava se da samo oni koji su ovlašteni za korištenje sustava za upravljanje dokumentima mogu pristupiti podacima na koje je njihovo ovlaštenje za pristup ograničeno. Također, osigurava se da se osobni podaci ne mogu čitati, kopirati, mijenjati ili uklanjati bez odobrenja tijekom obrade, korištenja i pohrane.

Objašnjenje dokumentacije za arhiviranje na zakonit način

Vodimo vas kroz zakonitu džunglu, otkrivamo marketinško poluznanje i objašnjavamo zašto je PaperOffice vaša savršena dokumentna baza za sve zakonske zahtjeve.

Podaci o postupku.

Ono što vam je potrebno: Proceduralna dokumentacija prema GoBD-u

Primjer proceduralne dokumentacije za zamjensko skeniranje, objavljen od strane Njemačke savezne komore poreznih savjetnika (BStBK) u suradnji s Njemačkim savezom poreznih savjetnika (DStV).

Obveza pružanja dokaza

Što proceduralna dokumentacija kaže?

Da sve ide prema planu

Pomoću proceduralne dokumentacije, tvrtke mogu dokazati da njihovo IT-podržano računovodstvo i pohrana podataka i dokumenata ispunjavaju načela redovitosti definirana u GoBD.

Da možete pružiti bilo koji dokument na zahtjev

Cilj je da se računovodstvo i arhiviranje dokumenata u tvrtki razumiju i provjere u razumnom roku za stručnjaka, na primjer, tijekom revizije.

U tu svrhu, detaljno se opisuje kako se bonovi i dokumenti bilježe, primaju, digitaliziraju, procesuiraju, izdaju i pohranjuju. Obveznik poreza na IT rješenju koje se koristi ili sam poduzetnik odgovoran je za izradu postupovne dokumentacije.

Obrada dokumentacije

Što treba uzeti u obzir kod proceduralne dokumentacije?

Jasna strukturirana proceduralna dokumentacija trebala bi biti dostupna za svaki IT sustav. Sadržaj, struktura i rezultati IT procesa trebali bi biti potpuno i uvjerljivo vidljivi.
Za provjeru praćenja potrebna je sveobuhvatna i ažurirana dokumentacija postupaka koja dokumentira sve promjene u sustavu i tehnologiji u pogledu sadržaja i vremena bez praznina.

Proceduralna dokumentacija također treba pokazati kako se elektronički dokumenti hvataju, obrađuju, izdaju i pohranjuju.
Opis postupka sigurnosne kopije podataka, koji je integriran u PaperOffice u slučaju lokalne primjene baze podataka, također je važan dio dokumentacije postupka.

Procedura dokumentacije opisuje namjeravani organizacijski i tehnički postupak. Od izvora informacija do indeksiranja, obrade i pohrane te jednoznačnog dohvaćanja.

na sigurnoj strani

Rješenje: PaperOffice u skladu s GOBD standardima za pohranu dokumenata

PaperOffice udovoljava GOBD kroz certifikaciju i testiranje svih softverskih zahtjeva ispunjenjem svih potrebnih standarda.

Zahtjev1/6

NAČELO PRAĆENJA I VERIFICIRANJA (POGLAVLJE 3.1. GOBD)

Prema smjernicama GoBD-a, obveznik je dužan osigurati da je IT sustav osiguran od gubitka (npr. nepraćenje) i zaštićen od neovlaštenih ulaza i promjena.

Zahtjev2/6

NAČELA ISTINE, JASNOĆE I KONTINUIRANIH ZAPISA S POJEDINAČNIM PREDMETIMA (GOBD POGLAVLJE 3.2)

Komponente poslužitelja DMS-a općenito su podložne istim sigurnosnim zahtjevima kao i druge IT komponente. Relevantne teme su praćenje i sigurnost podataka.

Zahtjev3/6

POTPUNOST (POGLAVLJE 3.2.1 VREMEŠNIKA)

Kao pitanje principa, svaki dokument koji treba zadržati mora biti zabilježen pojedinačno i sa svim svojim komponentama (potpunost i potpunost praznina).

Zahtjev4/6

TOČNOST (POGLAVLJE 3.2.2. U GOBD)

Slijedeći princip ispravnosti, DMS mora osigurati da dokumenti i podaci koji se trebaju arhivirati imaju potrebnu razinu usklađenosti s izvornim dokumentom (u smislu slike ili sadržaja).

Zahtjev5/6

NARUDŽBA (POGLAVLJE 3.2.4 GOBD)

Načela urednog računovodstva prilikom korištenja DMS-a smatraju se dosljedno ispunjenima ako se usklađenost s kriterijima urednosti može osigurati tijekom cijelog razdoblja zadržavanja.

Zahtjev6/6

NEIZMJENJIVOST (POGLAVLJE 3.2.5. GOBD)

GoBD zahtijeva da postupak obrade podataka koji se koristi mora biti osmišljen na način da se svi podaci koji su uneseni u postupak obrade više ne mogu potisnuti ili prepisati, izbrisati, promijeniti ili krivotvoriti bez identifikacije (GoBD poglavlje 3.1; 58-60).

Česta pitanja
Tko pomaže s dokumentacijom procesa?

Ako imate apsolutno povjerenje u vlastite procese, vjerojatno ćete moći proći bez poreznog savjetnika. Međutim, preporučujemo da unaprijed potražite pomoć poreznog savjetnika ili barem jednom tijekom izrade dokumentacije procesa. Iz vlastitog iskustva, uvijek je preporučljivo i korisno otvoreno razgovarati s revizorskim tijelom, jer unatoč svim specifikacijama i standardima, na kraju odlučuje revizor.

Tko odobrava dokumentaciju procesa?

Čuvajte se poluinformacija u marketingu: Porezne vlasti ne prihvaćaju certifikate bilo koje vrste i od bilo kojeg izdavatelja! U slučaju potrebe, jedino što je važno je prezentacija postupovne dokumentacije prema GoBD smjernicama i odluku o tome da li sve stvarno odgovara donosi revizorsko tijelo, npr. vaši porezni revizori ili porezni ured.

Zašto samo PaperOffice nije dovoljno?

Kratko i jasno objašnjeno: Ako ste, na primjer, arhivirali račun u PaperOfficeu na zakonit i auditno siguran način, račun i dalje može biti manipuliran ili promijenjen prije nego što bude skeniran. Možete ga spremiti na način koji je auditno siguran, ali sam postupak nije auditno siguran i stoga ne udovoljava GoBD-u.

Mogu li baciti originalne dokumente?

Dokumenti s pravnom važnošću, primjerice ugovori, i dalje se moraju čuvati u izvornom obliku. Ukratko rečeno, porezni ured prihvaća elektroničke dokumente, ali sud prihvaća samo izvorne dokumente u slučaju spora. To je zbog činjenice da se potpis može provjeriti samo na izvornim dokumentima. Preporučuje se da nikada ne bacate izvorne dokumente.

Zašto mogu brisati dokumente u PaperOfficeu?

Ponovno, tu je procesna dokumentacija. S obzirom na tehničku nemogućnost potpunog isključivanja brisanja sve dok su podaci pohranjeni kod vas, u konačnici možete sami izbrisati zapis iz baze podataka. Ili ukloniti tvrdi disk. Ili se riješiti poslužitelja. Ili uništiti zgradu.

Kako pronaći tehničke preporuke za DMS?

Bitkom je razvio GOBD checkistu u vezi sustava za upravljanje dokumentima prema najnovijoj verziji GOBD-a od 28.11.2019. koju možete pronaći ovdje.

change me
Premijera

digitalna transformacija za građevinske tvrtke: suvremene tehnologije za učinkovito upravljanje

PaperOffice Academy

Postanite profesionalac u 15 minuta

Brzi uvod u PaperOffice 2022

change me
Novo

7 Izazova u upravljanju dokumentima - Za građevinske tvrtke

PaperOffice rješava svaki problem: Zagarantirano.

Studija slučaja

Digitalna promjena u razvoju proizvoda - uspješno upravljanje dokumentima

"U industriji tema digitalizacije postaje sve uočljivija. To se, na primjer, odnosi na naše tehničke listove podataka, podatke o kupcima, izračune ili naše planove, crteže i konfiguracije. Nakon uvođenja PaperOffice DMS-a, ručni napor mogao bi se smanjiti. Sada smo pioniri u digitalizaciji u proizvodnim tvrtkama, Industrija 4.0."

Antonio Jesús Sánchez
generalni direktor i inženjer proizvoda i procesa u Butterfly Engineers S.L.