Papirni ured Nieuwsbrief
Papirni ured Nieuwsbrief
Želimo postati prijatelji

Najviše moguće ponude popusta

Izvještaj isključivo za zaposlenike

Besplatna bonus nadogradnja

Najviše moguće ponude popusta

Izvještaj isključivo za zaposlenike

Besplatna bonus nadogradnja

Prijateljstvo Povjerenje Riječ časti
Nikada nećemo nikome dati vašu e-mail adresu i svaki e-mail sadrži poveznicu za jednostavno odjavljivanje.

Certifikacija i pohrana dokumenata u skladu s GOBD-om

Kroz sertifikaciju i odobrenje za oba najviša svjetska standarda digitalizacije GOBD (ranije GDPDU) i DSGVO (EU-GDPR), s PaperOfficeom ste zajamčeno sigurni.

Istaknutosti

100% GOBD putem sigurnosti revizije

Zbog sigurnosti revizije u procesnoj dokumentaciji, ona je uvijek moguća za praćenje i provjeru, zaštićena od manipulacije i gubitka, kako bi se ispunili zahtjevi testova i revizija i zadržala dugoročna valjanost.

100% GDPR jer nema pohranjivanja u oblaku

Pohrana podataka lokalno, bez pohrane u oblaku, pojednostavljuje dokumentiranje procesa, omogućuje veću kontrolu pristupa informacijama i olakšava pristup starijim verzijama, kao i sigurno dijeljenje dokumenata i informacija prilikom suradnje s drugim članovima tima.

100% Kontrola pristupa

Zahvaljujući kontroli pristupa PaperOffice DMS-a, osigurava se da samo oni koji su ovlašteni za korištenje sustava za upravljanje dokumentima mogu pristupiti podacima na koje je njihovo ovlaštenje za pristup ograničeno. Također, osigurava se da se osobni podaci ne mogu čitati, kopirati, mijenjati ili uklanjati bez odobrenja tijekom obrade, korištenja i pohrane.

Arhiviranje dokumenata pravno objašnjeno

Vest ćemo vas kroz pravnu džunglu, otkriti poluinformacije o marketingu i objasniti vam zašto je PaperOffice vaša savršena dokumentacija za sve pravne zahtjeve.

Podaci o postupku.

To će vam trebati: Procesna dokumentacija prema GoBD

Uzorak dokumentacije postupka zamjenskog skeniranja, objavljen od Saveznog udruženja poreznih savjetnika (BStBK) u suradnji s Njemačkim udruženjem poreznih savjetnika (DStV)

Obveza pružanja dokaza

Što proceduralna dokumentacija kaže?

Da sve ide prema planu

Pomoću proceduralne dokumentacije, tvrtke mogu dokazati da njihovo IT-podržano računovodstvo i pohrana podataka i dokumenata ispunjavaju načela redovitosti definirana u GoBD.

Da možete pružiti svaki dokument na zahtjev

Cilj je da se računovodstvo i arhiviranje dokumenata u tvrtki razumiju i provjere u razumnom roku za stručnjaka, na primjer, tijekom revizije.

U tu svrhu, detaljno se opisuje kako se bonovi i dokumenti bilježe, primaju, digitaliziraju, procesuiraju, izdaju i pohranjuju. Obveznik poreza na IT rješenju koje se koristi ili sam poduzetnik odgovoran je za izradu postupovne dokumentacije.

ERROR: LID-879 missing

Što treba uzeti u obzir kod proceduralne dokumentacije?

Za svaki IT sustav trebala bi postojati jasno strukturirana dokumentacija postupaka. Sadržaj, struktura i rezultati IT procesa trebali bi biti potpuno i uvjerljivo očiti.
Za provjeru praćenja potrebna je sveobuhvatna i ažurirana dokumentacija postupaka koja dokumentira sve promjene u sustavu i tehnologiji u pogledu sadržaja i vremena bez praznina.

Proceduralna dokumentacija također treba pokazati kako se elektronički dokumenti hvataju, obrađuju, izdaju i pohranjuju.
Opis postupka sigurnosne kopije koji je integriran u PaperOffice prilikom lokalne baze podataka također je važan dio dokumentacije postupka.

Dokumentacija procesa opisuje željeni organizacijski i tehnički proces. Od nastanka informacija preko indeksiranja, obrade i pohrane pa do jedinstvenog ponovnog pronalaska.

na sigurnoj strani

Rješenje: PaperOffice za pohranu dokumenata u skladu s GOBD-om

PaperOffice udovoljava GOBD kroz certifikaciju i testiranje svih softverskih zahtjeva ispunjenjem svih potrebnih standarda.

Zahtjev1/6

NAČELO PRAĆENJA I VERIFICIRANJA (POGLAVLJE 3.1. GOBD)

Prema GoBD-u, porezni obveznik je dužan osigurati da se IT sustav zaštiti od gubitka (npr. nedostupnost) te od neovlaštenih unosa i promjena.

Zahtjev2/6

NAČELA ISTINE, JASNOĆE I KONTINUIRANIH ZAPISA S POJEDINAČNIM PREDMETIMA (GOBD POGLAVLJE 3.2)

DMS poslužiteljskih komponenti obično podliježu istim sigurnosnim zahtjevima kao i drugi IT komponenti. Relevantne teme su nadzor i sigurnost podataka.

Zahtjev3/6

POTPUNOST (GOBD- POGLAVLJE 3.2.1)

Kao pitanje principa, svaki dokument koji treba zadržati mora biti zabilježen pojedinačno i sa svim svojim komponentama (potpunost i potpunost praznina).

Zahtjev4/6

TOČNOST (GOBD-POGLAVLJE 3.2.2)

Slijedeći princip ispravnosti, DMS mora osigurati da dokumenti i podaci koji se trebaju arhivirati imaju potrebnu razinu usklađenosti s izvornim dokumentom (u smislu slike ili sadržaja).

Zahtjev5/6

NARUDŽBA (POGLAVLJE 3.2.4 GOBD)

Načela urednog računovodstva prilikom korištenja DMS-a smatraju se dosljedno ispunjenima ako se usklađenost s kriterijima urednosti može osigurati tijekom cijelog razdoblja zadržavanja.

Zahtjev6/6

NEIZMJENJIVOST (GOBD-POGLAVLJE 3.2.5)

GoBD zahtijeva da postupak obrade podataka koji se koristi mora biti osmišljen na način da se svi podaci koji su uneseni u postupak obrade više ne mogu potisnuti ili prepisati, izbrisati, promijeniti ili krivotvoriti bez identifikacije (GoBD poglavlje 3.1; 58-60).

Česta pitanja
Tko pomaže s dokumentacijom procesa?

Ako imate apsolutno povjerenje u vlastite procese, vjerojatno ćete moći proći bez poreznog savjetnika. Međutim, preporučujemo da unaprijed potražite pomoć poreznog savjetnika ili barem jednom tijekom izrade dokumentacije procesa. Iz vlastitog iskustva, uvijek je preporučljivo i korisno otvoreno razgovarati s revizorskim tijelom, jer unatoč svim specifikacijama i standardima, na kraju odlučuje revizor.

Tko odobrava dokumentaciju procesa?

Čuvajte se poluinformacija u marketingu: Porezne vlasti ne prihvaćaju certifikate bilo koje vrste i od bilo kojeg izdavatelja! U slučaju potrebe, jedino što je važno je prezentacija postupovne dokumentacije prema GoBD smjernicama i odluku o tome da li sve stvarno odgovara donosi revizorsko tijelo, npr. vaši porezni revizori ili porezni ured.

Zašto samo PaperOffice nije dovoljno?

Ukratko objašnjeno: Ako ste recimo u PaperOfficeu arhivirali račun na zakonito i revizijski siguran način, ipak postoji mogućnost da je račun bio manipuliran ili promijenjen PRIJE skeniranja. Iako čuvate revizijski sigurno, sam proces u cjelini nije revizijski siguran i stoga ne odgovara GoBD-u.

Mogu li baciti originalne dokumente?

Dokumenti s pravnom važnošću, primjerice ugovori, i dalje se moraju čuvati u izvornom obliku. Ukratko rečeno, porezni ured prihvaća elektroničke dokumente, ali sud prihvaća samo izvorne dokumente u slučaju spora. To je zbog činjenice da se potpis može provjeriti samo na izvornim dokumentima. Preporučuje se da nikada ne bacate izvorne dokumente.

Zašto mogu brisati dokumente u PaperOfficeu?

Ponovno, tu je procesna dokumentacija. S obzirom na tehničku nemogućnost potpunog isključivanja brisanja sve dok su podaci pohranjeni kod vas, u konačnici možete sami izbrisati zapis iz baze podataka. Ili ukloniti tvrdi disk. Ili se riješiti poslužitelja. Ili uništiti zgradu.

Kako pronaći tehničke preporuke za DMS?

Bitkom je razvio GOBD checkistu u vezi sustava za upravljanje dokumentima prema najnovijoj verziji GOBD-a od 28.11.2019. koju možete pronaći ovdje.

change me
Premijera

Digitalna transformacija za građevinske tvrtke: Moderna tehnologija za učinkovito upravljanje

PaperOffice Academy

Postanite profesionalac u 15 minuta

Brzi uvod u PaperOffice 2022

change me
Nova pojava

Koristite regularne izraze REGEX za automatiziranu obradu i ekstrakciju podataka (dio 2)

Put do digitalne gradske vijećnice - digitalizacija uprave

"Jednostavna integracija i rad PaperOffice DMS-a pružili su cjelokupno rješenje koje je ovoj industriji trebalo: smanjiti potrošnju papira, ubrzati procese pretraživanja, automatizirati dodjelu službenicima i omogućiti pohranu podataka povezanih s procesima."

Case Study Image