Digitalizacija za odvjetnička društva, odvjetnike i savjetnike za upravljanje

Digitalizacija za odvjetnička društva, odvjetnike i savjetnike za upravljanje

S današnjom poplavom digitalnih i papirnatih podataka važno je osigurati da se važni dokumenti ne izgube i da budu dostupni u pravo vrijeme.

Odvjetnici, pravni odjeli, odvjetnička društva i konzultanti za upravljanje, kao i javni bilježnici, imaju značajne koristi od korištenja odgovarajućeg upravljanja podacima.

Važni dokumenti akumuliraju se u odvjetničkim društvima na dnevnoj bazi: podnesci, dokumenti klijenata, nacrti, vanjska sudska pisma, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, već i mnoga pisma klijenata stižu e-poštom.

Efficient work thanks to digitization

Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.

Budući da visoko tehnički procesi u automobilskoj industriji zahtijevaju savršen protok informacija i strukturiranu izvedbu. Potrebne prednosti mogu se postići samo zahvaljujući digitalizaciji.

Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i poduzmu pravne mjere za pohranu dokumenata.

PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.

PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.

Radite učinkovito zahvaljujući digitalizaciji

Biti u pravu i biti ispravljen nije uvijek jedno te isto. Situacija je slična s poduzetničkim odlukama o tome kojim putem krenuti za uspješnu budućnost. Industrije koje se bave pomaganjem svojim kupcima da steknu svoja prava ili pronađu pravi put za tvrtku su odvjetnici i konzultantske tvrtke za upravljanje.

Odvjetnici kao članovi javnog prava imaju poseban status, ali i posebnu odgovornost. U konzultantskim tvrtkama za upravljanje, na primjer, često postoje i odvjetnici osim inženjera i poslovnih ekonomista. U vrlo složenoj društvenoj i ekonomskoj strukturi poput one u Njemačkoj, praktički svaki korak popraćen je mogućim pravnim posljedicama. Vjerojatno najvažniji temelj za ove strukture je, idealno, potpuna dokumentacija svih procesa.

Upravo je to PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Ne postoji način da se zaobiđe automatizacija za odvjetnike i savjetnike za upravljanje

Za odvjetnike i konzultantske tvrtke za upravljanje to znači održavanje vrlo opsežnog dosjea klijenta ili kupca, koji također mora imati nekoliko posebnih značajki. Na primjer, moraju se poštivati načela GDPR-a i, naravno, odvjetnici su vezani apsolutnom dužnošću povjerljivosti, koja se ne odnosi samo na usmene izjave, već i na sigurno pohranjivanje dokumenata zaštićenih od neovlaštenih osoba. Također postoji obveza poštivanja zakonskih i ugovoreno dogovorenih rokova.

U nekim slučajevima nepoštivanje tih rokova može imati kaznene posljedice, ali uglavnom samo građanske posljedice. Za konzultantske tvrtke za upravljanje zaštita poslovnih tajni njihovih klijenata također je od najveće važnosti.

PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom, različite razine pristupa i dodjela odobrenja pristupa. Korisnik definira pojedinačne radne korake na potpuno isti način kao što se provode u tvrtki, na primjer "snimanje", "provjera", "puštanje" i "rezervacija" računa.

Odgovornost se može dodijeliti ne samo pojedincima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "Odvjetnici za stanarstvo" kako bi kolega mogao odmah uskočiti ako je zaposlenik odsutan.

OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.

Samo jednim klikom miša podaci, uključujući mjesto arhiviranja, mogu se izvesti vašem klijentu ili obrnuto. Oni također mogu dobiti lozinke.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Savršeni tijekovi rada za odvjetnike i savjetnike za upravljanje

U Njemačkoj trenutno postoji oko 150.000 pojedinačnih propisa iz saveznih i državnih zakona i propisa. Regulirano je svako područje društvenog i gospodarskog života. Kako bi ovladali džunglom paragrafa, odvjetnici su specijalizirani za određena područja baš kao i konzultantske tvrtke za upravljanje, a ipak ne postoji odvjetnik ili savjetnik za upravljanje koji zna sve pravne zahtjeve svog posebnog područja. Pogotovo zato što novi zakoni ili presude stalno mijenjaju trenutnu situaciju u bilo kojem trenutku. Potreban mu je pravi softver, sposoban za učenje, brz i siguran.

PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što odvjetnici i konzultantske tvrtke za upravljanje trebaju, na primjer:

• Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a
• Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
• Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
• Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
• Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
• Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije

Digitalna transformacija s PaperOffice DMS-om revolucionira pravni sektor

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

Funkcija tijeka rada PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju između tajništva i odvjetnika. Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda.

PaperOffice to podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.

Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.

To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, kao što su obavijesti e-poštom ili promjene statusa dokumenta. Što je apsolutni MUST u pravnom sektoru.

Digitalizacija s PaperOfficeom donosi neizmjerne prednosti

Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.

Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.

Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja.

U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima.

Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.

PaperOffice DMS nije samo opsežan u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savjetima i obukom po želji. Sve to uz stvarno dobar omjer cijene i performansi.