Digitalna specijalizirana rješenja za odvjetnike i odvjetnička društva
Automatizacija poslovnih procesa i optimizacija procesa preduvjeti su učinkovitosti i uspjeha. Potreba za tim više nije opcionalni luksuz, već nužnost kako bi dugoročno ostala konkurentna.
Profesionalni savjet
Važni dokumenti u postojećem papirnatom obliku, kao što su podnesci, dokumenti klijenata, nacrti, pisma vanjskog suda, istraživanja, stručna mišljenja zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način maksimalno optimiziraju sve radne procese.PaperOffice ne samo da omogućuje upravljanje dokumentima, već omogućuje i trenutni pristup ažuriranim i točnim klijentskim datotekama.
Digitalizacija za odvjetnička društva, odvjetnike i savjetnike za upravljanje
S današnjom poplavom digitalnih i papirnatih podataka važno je osigurati da se važni dokumenti ne izgube i da budu dostupni u pravo vrijeme.
Odvjetnici, pravni odjeli, odvjetnička društva i konzultanti za upravljanje, kao i javni bilježnici, imaju značajne koristi od korištenja odgovarajućeg upravljanja podacima.
Važni dokumenti akumuliraju se u odvjetničkim društvima na dnevnoj bazi: podnesci, dokumenti klijenata, nacrti, vanjska sudska pisma, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, već i mnoga pisma klijenata stižu e-poštom.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Budući da visoko tehnički procesi u automobilskoj industriji zahtijevaju savršen protok informacija i strukturiranu izvedbu. Potrebne prednosti mogu se postići samo zahvaljujući digitalizaciji.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i poduzmu pravne mjere za pohranu dokumenata.
PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Radite učinkovito zahvaljujući digitalizaciji
Biti u pravu i biti ispravljen nije uvijek jedno te isto. Situacija je slična s poduzetničkim odlukama o tome kojim putem krenuti za uspješnu budućnost. Industrije koje se bave pomaganjem svojim kupcima da steknu svoja prava ili pronađu pravi put za tvrtku su odvjetnici i konzultantske tvrtke za upravljanje.
Odvjetnici kao članovi javnog prava imaju poseban status, ali i posebnu odgovornost. U konzultantskim tvrtkama za upravljanje, na primjer, često postoje i odvjetnici osim inženjera i poslovnih ekonomista. U vrlo složenoj društvenoj i ekonomskoj strukturi poput one u Njemačkoj, praktički svaki korak popraćen je mogućim pravnim posljedicama. Vjerojatno najvažniji temelj za ove strukture je, idealno, potpuna dokumentacija svih procesa.
Upravo je to PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima s klijentima, kratkim izvještajima, izjavama o naknadama, prosudbama i korespondencijom putem e-pošte: zahvaljujući sustavu upravljanja dokumentima PaperOffice, vaši prethodni procesi u vašem odvjetničkom društvu ili tvrtki su digitalizirani, čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima. PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili dodjela prava pristupa.
Ne postoji način da se zaobiđe automatizacija za odvjetnike i savjetnike za upravljanje
Za odvjetnike i konzultantske tvrtke za upravljanje to znači održavanje vrlo opsežnog dosjea klijenta ili kupca, koji također mora imati nekoliko posebnih značajki. Na primjer, moraju se poštivati načela GDPR-a i, naravno, odvjetnici su vezani apsolutnom dužnošću povjerljivosti, koja se ne odnosi samo na usmene izjave, već i na sigurno pohranjivanje dokumenata zaštićenih od neovlaštenih osoba. Također postoji obveza poštivanja zakonskih i ugovoreno dogovorenih rokova.
U nekim slučajevima nepoštivanje tih rokova može imati kaznene posljedice, ali uglavnom samo građanske posljedice. Za konzultantske tvrtke za upravljanje zaštita poslovnih tajni njihovih klijenata također je od najveće važnosti.
PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom, različite razine pristupa i dodjela odobrenja pristupa. Korisnik definira pojedinačne radne korake na potpuno isti način kao što se provode u tvrtki, na primjer "snimanje", "provjera", "puštanje" i "rezervacija" računa.
Odgovornost se može dodijeliti ne samo pojedincima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "Odvjetnici za stanarstvo" kako bi kolega mogao odmah uskočiti ako je zaposlenik odsutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući mjesto arhiviranja, mogu se izvesti vašem klijentu ili obrnuto. Oni također mogu dobiti lozinke.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Savršeni tijekovi rada za odvjetnike i savjetnike za upravljanje
U Njemačkoj trenutno postoji oko 150.000 pojedinačnih propisa iz saveznih i državnih zakona i propisa. Regulirano je svako područje društvenog i gospodarskog života. Kako bi ovladali džunglom paragrafa, odvjetnici su specijalizirani za određena područja baš kao i konzultantske tvrtke za upravljanje, a ipak ne postoji odvjetnik ili savjetnik za upravljanje koji zna sve pravne zahtjeve svog posebnog područja. Pogotovo zato što novi zakoni ili presude stalno mijenjaju trenutnu situaciju u bilo kojem trenutku. Potreban mu je pravi softver, sposoban za učenje, brz i siguran.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što odvjetnici i konzultantske tvrtke za upravljanje trebaju, na primjer:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Digitalna transformacija s PaperOffice DMS-om revolucionira pravni sektor
Funkcija tijeka rada PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju između tajništva i odvjetnika. Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda.
PaperOffice to podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, kao što su obavijesti e-poštom ili promjene statusa dokumenta. Što je apsolutni MUST u pravnom sektoru.
Digitalizacija s PaperOfficeom donosi neizmjerne prednosti
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja.
U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima.
Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
PaperOffice DMS nije samo opsežan u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savjetima i obukom po želji. Sve to uz stvarno dobar omjer cijene i performansi.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija za odvjetnička društva, odvjetnike i savjetnike za upravljanje":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava odvjetnike i savjetnike za upravljanje i nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.