Automatizacija poslovnih procesa u javnoj upravi i tijelima
PaperOffice DMS za javne ustanove i tijela omogućuje učinkovito rukovanje bilo kojom vrstom dokumenata kao i brzu obradu upita te je preduvjet za učinkovitost i uspjeh unutar uprave.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, nacrti, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način maksimalno optimiziraju sve radne procese.Uz pomoć rješenja za upravljanje dokumentima spremate i arhivirate sve informacije na središnjoj platformi na način otporan na reviziju.
Digitalizacija u javnoj upravi i tijelima vlasti
Od poreznog ureda do KITA-e, lokalne samouprave, vlasti ili javnog prijevoza do odjela održavanja cesta.
Službene i javne institucije povezuju i također stabiliziraju strukture u općinama, gradovima, okruzima i saveznim državama, sve do Savezne Republike Njemačke kao političke zajednice.
Dokumenti i podaci stvaraju se u mnogim različitim odjelima tijela. Tako se svakodnevno generiraju važni dokumenti:
Spisi, ugovori, nacrti, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, mnogi dokumenti također stižu e-poštom.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Osim toga, svaki dokument je klasificiran prema svojoj vrsti i može se dodijeliti ljudima i predmetima, kojima tada možete čak i pristupiti u pokretu, bez obzira na uređaj. Dakle, imate sve informacije i dokumente o svim informacijama jasno na jednom mjestu, naime u vašoj bazi podataka.
Uz pomoć rješenja za upravljanje dokumentima spremate i arhivirate sve informacije na središnjoj platformi na način otporan na reviziju.
Kako bi se riješili mnogi postojeći administrativni problemi u upravljanju imovinom, trebalo bi implementirati sustav upravljanja dokumentima PaperOffice.
Na taj se način svakodnevni rad može pojednostaviti, optimizirati i poboljšati uz pomoć digitalizacije. PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Također možete imati koristi od digitalnih administrativnih zadataka i pripaziti na službenu korespondenciju koja se stavlja na ponovnu upotrebu ili dodjeljuje zaposlenicima dodjelom zadataka.
Sve informacije dostupne odmah
Dobar softver za upravljanje dokumentima ne može donositi političke odluke, ali može biti od velike pomoći u mnogim područjima javne uprave u različitim procesima, jer velika većina takozvanih administrativnih datoteka nema suvereni prioritet.
Osim toga, digitalni dokumenti ne moraju zamijeniti originale, ali olakšavaju rad.
Uz PaperOffice DMS, dokumenti se mogu digitalizirati u mnogim tijelima i javnim institucijama i arhivirati centralno na takav način da se pristup može izvršiti s bilo kojeg računala bez potrebe za odlaskom u arhivu ili prvo istražiti koji / Vaš kolega trenutno obrađuje datoteku.
PaperOffice DMS ne samo da digitalizira analogne dokumente, softver za upravljanje dokumentima sprema svaku promjenu dokumenta kronološkim redoslijedom. Original ostaje nepromijenjen. Funkcija tijeka rada može se koristiti, na primjer, za dodjeljivanje određenih aktivnosti tijekom projektnog rada i svaki zaposlenik zadržava pregled trenutnog stanja.
Istodobno se ideje ili prijedlozi mogu podnijeti bez potrebe za sazivanjem sastanaka svaki put. Arhivirani dokumenti mogu se pretraživati po ključnim riječima ili datum ili referentni brojevi i automatizirani predlošci mogu se stvoriti umjetnom inteligencijom u PaperOffice DMS-u.
Moguće upotrebe PaperOffice DMS-a rezultiraju na različitim razinama službene i javne uprave, na primjer u:
- Škole
- Vrtića
- Knjižnice
- Sveučilišta
- Bolnice
- Općinske uprave
- porezni uredi
- Domovima
Naravno, zahvaljujući sofisticiranoj pohrani podataka s 1024-bitnom enkripcijom, kao i posebnom internom formatiranju i vatrozidu, održava se sigurnost u skladu s GDPR-om. PaperOffice DMS također impresionira svojom lakoćom učenja, mogućnošću postavljanja do 800 povezanih terminala i vrlo dobrim omjerom cijene i performansi.
To je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između vrsta dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima i korespondencijom putem e-pošte: zahvaljujući paperOffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u javnim ustanovama i tijelima su digitalizirani, čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Optimizacija poslovnih procesa zahvaljujući PaperOffice dmS-u
Zahvaljujući integriranoj umjetnoj inteligenciji pokreću se automatska pravila. Ova umjetna inteligencija automatski sortira dokumente u mape kao što su "Faktura" i "Ugovor", pohranjuje odgovarajuće ključne riječi i pokreće digitalni tijek rada pohranjen za odgovarajuću vrstu dokumenta.
PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili davanje odobrenja za pristup. Korisnik definira pojedinačne radne korake točno onako kako bi se izvodili, na primjer "snimanje", "provjera", "izdanje" i "rezervacija" računa.
Odgovornost se ne može dodijeliti samo pojedinim ljudima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "Proizvodnja", tako da kolega može odmah uskočiti ako zaposlenik nije prisutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja povezana s porezom, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem kupcu, poreznom savjetniku ili obrnuto.
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja. U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Digitalna obrada bitna je osnova za osiguravanje visoke kvalitete usluga komunalnih usluga u budućnosti
Javne institucije i tijela moraju obrađivati dokumente za sve poslovne transakcije. Stalni daljnji razvoj poslovnih modela stalno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sustav upravljanja dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno vlastima i javnim institucijama, kao što su:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a/li>
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
Opsežne funkcije tijeka rada PaperOffice vrlo su zanimljive vlastima i javnim upravama. Sadržaj projektnih sastanaka snima se i sudionici ga mogu nadopuniti u bilo kojem trenutku, sve na ekranu i s različitih lokacija. Arhiviranje otporno na reviziju zajamčeno je u svakom trenutku, kao i optimizacija organizacijskih procesa.
PaperOffice to podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Javne institucije i tijela imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Sustav upravljanja dokumentima omogućuje odvojeno stvaranje baza podataka za svako pojedino područje i može istovremeno stvarati veze. Analogni dokumenti, poput predanih obrtničkih računa, skeniraju se s PaperOffice DMS-om i spremaju se i kao fotografija i kao pretvoreni tekst pomoću OCR softvera. Svi postojeći podaci, na primjer na stanaru, mogu se prikazati jasno i nedvosmisleno, zbog čega se ne moraju nositi datoteke za sastanke izvan kuće. Upravljanje bazom podataka pod kontrolom umjetne inteligencije prema potrebi stvara predloške iz glavnih podataka ili statistički upotrebljivih popisa.
Istodobno se potrebna zaštita podataka održava hijerarhijskim upravljanjem lozinkama i 1024-bitnom enkripcijom.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS nije samo opsežan u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savjetima i obukom po želji. Sve to uz stvarno dobar omjer cijene i performansi.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u javnoj upravi i tijelima vlasti":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava vlasti i javne uprave i nudi odgovarajuća sučelja za drugi softver, API veze i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.