Automatizacija poslovnih procesa za industriju recikliranja i gospodarenja otpadom
PaperOffice DMS za industriju recikliranja i zbrinjavanja otpada omogućuje nesmetan protok informacija zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, skice, računi, dostavnice i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se maksimalno optimiziraju svi radni procesi.Integrirana umjetna inteligencija omogućuje da poslovni procesi budu u velikoj mjeri automatizirani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspjeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u industriji recikliranja i zbrinjavanja otpada
Poduzeća iz industrije recikliranja i zbrinjavanja otpada imaju znatne koristi od upotrebe odgovarajućeg upravljanja podacima.
Svaka tvrtka u ovoj industriji je jedinstvena i stoga su zahtjevi za odgovarajućim sustavom upravljanja dokumentima (DMS) vrlo različiti.Trend, kao i gospodarska situacija i konkurentna situacija sve se više kreću prema digitalizaciji dokumenata umjesto da ih drže isključivo u papirnatom obliku.
Tako se svakodnevno stvaraju važni dokumenti u tvrtkama u industriji recikliranja i zbrinjavanja otpada. Industrije su također poznate po velikoj količini dokumenata. Konkretno, vaganje listića, primopredajni listići i prateći listići, ali i dostavnice i računi čine veliki dio ove količine dokumenata.
Naravno, to podrazumijeva visok ručni napor od arhiviranja papirnatih dokumenata do traženja potrebnih dokumenata, sortiranja svih dolaznih i odlaznih skupova dokumenata i opsežnog arhiviranja računa.
Ali nipošto svaki račun dobavljača ili svaka dostavnica nije dostupna kao datoteka od samog početka. U skladu s tim, pouzdani, visokokvalitetni i snažni skeneri i korištenje odgovarajućeg rješenja za upravljanje dokumentima ključni su za uspješnu digitalizaciju.
Budući da svi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i da se poduzmu zakonske mjere za pohranu dokumenata. PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata, kao što su računi ili pošiljke, digitalnim upravljanjem u PaperOfficeu u budućnosti.
S uobičajenim DMS-om, na primjer, može se podnijeti skenirana pošta, spremiti važne e-poruke i arhivirati dokumente. Osim toga, različiti korisnici mogu pristupiti tim dokumentima i raditi na njima.
Kako ići bez papira?
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla, dovodi do uštede troškova, kao što je uklanjanje papirnatih dokumenata, i stvara jasan pregled važnih dokumenata, kao što su računi, ugovori, dostavnice ili druga pisma, upravljajući njima digitalno u PaperOfficeu u budućnosti .
Snimanje, obrada, dijeljenje, pretraživanje i praćenje vaših dokumenata postaje vrlo jednostavno uz upotrebu PaperOfficea.
Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, kao i odobrenjima pomoću tijekova rada i pouzdanim obavijestima e-poštom, zaposlenici mogu učinkovito dovršiti dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe mogu lako odobriti ili odbiti odobrenje.
Pomoću softverskog rješenja PaperOffice DMS više se ne gube dokumenti. I bez obzira gdje se nalazite, važnim dokumentima možete pristupiti u sekundi.
Naravno, uvijek radite s našim sustavima u skladu sa zakonom i potpuno otporni na reviziju.
Računi, računi i slični dokumenti više se ne moraju slati poštom između crkvenih okruga i župa. Interna pošta također se može slati digitalno na ovaj način. Time se štedi papir, troškovi dodatne pohrane podataka i putovanja u arhive. Dokumenti se mogu pružiti ključnim riječima (urednik, tema, status, datum itd.), A zatim se lakše pronaći.
Upravljanje dokumentima usmjereno na procese
Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice vas ovdje podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno odobrenje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, poput obavijesti e-poštom ili promjena statusa dokumenta.
Na taj se način mogu mapirati svi procesi dokumenta.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, računima, podnescima i korespondencijom putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi pretvaraju se u industriju recikliranja, a otpad se digitalizira, što ih čini učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Dobitak vremena za važne stvari, ušteda troškova uklanjanjem arhiva papira, poboljšanje vaše usluge kroz mogućnost brzog pružanja informacija i digitalnog arhiviranja volumena vašeg dokumenta otpornog na reviziju - to jamči PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je tvrtkama za recikliranje i zbrinjavanje potrebno, kao što su:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja. U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
PaperOffice DMS stvara jasne prednosti za tvrtke za recikliranje i zbrinjavanje
PaperOffice DMS ima vrlo povoljan omjer cijene i performansi i to s mogućnošću povezivanja do 800 terminala (zaslonske radne stanice).
Svi digitalni podaci šifrirani su u PaperOffice DMS-u sa 1024 bita i format se pretvara. To rezultira tako velikim preprekama za hakere i špijune da su svi do sada podbacili s PaperOffice DMS-om. Istodobno, hijerarhijski sustav upravljanja lozinkama sprječava svima pristup svemu.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada računa povoljna je i za mnoge tvrtke u industriji recikliranja i zbrinjavanja otpada. Dolazni računi mogu se automatizirati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosljeđivati se odgovornom zaposleniku. Proces kontrole i puštanja putem digitalnog izdanja također se može brzo i učinkovito riješiti putem sustava.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem poreznom savjetniku ili obrnuto.
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
PaperOffice DMS omogućuje povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prijenos dokumenata iz Microsoft Officea putem odgovarajućih sučelja. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.
Prate se rokovi i obveze te se radnje automatski pokreću ovisno o željenoj postavci. Procesi narudžbe mogu se automatizirati, pa čak i promjene koje se planiraju za budućnost mogu se unijeti na takav način da stupe na snagu u željeno vrijeme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS definitivno se može svrstati u viši segment upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).
ECM uključuje cjelokupno upravljanje svim sadržajem u organizaciji s odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS može spremiti bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promijeniti njegov sadržaj i format i učiniti ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u izvrsnom omjeru cijene i performansi, kao i intuitivno učenom obliku rada koji skupu vanjsku ili unutarnju obuku čini nepotrebnom. Umjesto toga, dostupni su besplatni video tutorijali za navikavanje na različite izbornike. PaperOffice DMS može postati organizacijsko središte u svakoj tvrtki i to gotovo brzinom svjetlosti.
Poduzeća iz industrije recikliranja i zbrinjavanja otpada imaju koristi od digitalnog upravljanja dokumentima
38% svih ispitanih tvrtki jednostavno nema vremena digitalizirati svoje procese. Preporučujemo postupak koji započinje osnovnim procesom, skeniranjem analognih dokumenata u isto vrijeme kada se obrađuju. Na taj bi način skupina ljudi koja svakodnevno radi s kopirkom također mogla biti upućena, koliko je to moguće, da skeniraju arhivu malo po malo.
Zahvaljujući automatskom prepoznavanju dokumenata s dosljednim karakteristikama, PaperOffice DMS uvijek može dodijeliti sve skenirane dokumente ispravnom mjestu pohrane u digitalnoj memoriji. Ima smisla početi skenirati arhivu najnovijim unosima kako bi se dodatno smanjila veličina analogne arhive kako istječu razdoblja zadržavanja. Osim toga, imamo mnogo vodiča o tome kako postići ured bez papira zahvaljujući skeneru.
PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav putem skenera i digitalizirati ih, pri čemu se tekstovi pretvaraju u fontove pomoću OCR-a, što se može promijeniti u Programima sustava Office. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
Dostupni mehanizmi evaluacije, koje kontrolira umjetna inteligencija integrirana u PaperOffice DMS, omogućuju procjene i statistička istraživanja materijalnih tokova koji se odvijaju u poduzeću.
To je korisno u utvrđivanju određenih područja fokusa na recikliranju koja se po potrebi mogu kontrolirati u opsegu. PaperOffice DSM ubrzava ciklus materijala koji se mogu reciklirati u tvrtki.
PaperOffice DMS pomaže u održivoj digitalizaciji svih poslovnih procesa.FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u industriji recikliranja i zbrinjavanja otpada":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava tvrtke iz industrije recikliranja i zbrinjavanja otpada te nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.