Automatizacija poslovnih procesa u industriji i trgovini
PaperOffice dmS za proizvodnju i trgovinu omogućuje nesmetan protok informacija između proizvodnje i administracije zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, nacrti, bilješke o istraživanju, dostavi i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način maksimalno optimiziraju sve radne procese.Uz pomoć rješenja za upravljanje dokumentima spremate i arhivirate sve informacije na središnjoj platformi na način otporan na reviziju.
Digitalizacija u industriji i trgovini
Kao tvrtka u proizvodnji ili proizvodnji, kao i trgovanju, imate mnogo važnih dokumenata za upravljanje:
Računi, ugovori, narudžbe, dostavnice i još mnogo toga. Stoga su tvrtke u ovoj industriji one koje imaju značajne koristi od korištenja prikladnog softvera za upravljanje dokumentima.
Tako se važni dokumenti svakodnevno generiraju u industriji i trgovini. Sve to mora biti dodijeljeno ispravnom odjelu, kupcu, objektu, isporuci.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Osim toga, svaki dokument je klasificiran prema svojoj vrsti i može se dodijeliti ljudima i predmetima, kojima tada možete čak i pristupiti u pokretu, bez obzira na uređaj.
Dakle, imate sve informacije i dokumente o svim produkcijama, objektima, kupcima itd. jasno na jednom mjestu, naime u vašoj bazi podataka.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i poduzmu pravne mjere za pohranu dokumenata. Kako bi se riješili mnogi postojeći administrativni problemi u proizvodnji i trgovini, trebalo bi implementirati sustav upravljanja dokumentima PaperOffice.
Uz pomoć rješenja za upravljanje dokumentima spremate i arhivirate sve informacije na središnjoj platformi na način otporan na reviziju.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori, računi, narudžbe, dostavnice tako što će ih digitalno upravljati u PaperOfficeu u budućnosti.
Snimanje, obrada, dijeljenje, pretraživanje i praćenje vaših dokumenata postaje vrlo jednostavno uz upotrebu PaperOfficea.
Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, kao i odobrenjima pomoću tijekova rada i pouzdanim obavijestima e-poštom, zaposlenici mogu učinkovito dovršiti dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe mogu lako odobriti ili odbiti odobrenje.
Digitalizacija je sve i krajnja u industriji
Uz PaperOffice DMS, dokumenti se mogu digitalizirati u industriji i trgovini i arhivirati centralno na takav način da se pristup može izvršiti s bilo kojeg računala bez potrebe za odlaskom u arhivu ili prvim istraživanjem koji / r kolega koji trenutno obrađuje dokumente ili mape.
PaperOffice DMS ne samo da digitalizira analogne dokumente, softver za upravljanje dokumentima sprema svaku promjenu dokumenta kronološkim redoslijedom. Original ostaje nepromijenjen. Funkcija tijeka rada može se koristiti, na primjer, za dodjeljivanje određenih aktivnosti tijekom projektnog rada i svaki zaposlenik zadržava pregled trenutnog stanja.
Istodobno se ideje ili prijedlozi mogu podnijeti bez potrebe za sazivanjem sastanaka svaki put. Arhivirani dokumenti mogu se pretraživati po ključnim riječima ili datum ili referentni brojevi i automatizirani predlošci mogu se stvoriti umjetnom inteligencijom u PaperOffice DMS-u.
Opsežna funkcija tijeka rada PaperOffice DMS-a znatno olakšava internu komunikaciju. Pojam interni također uključuje podružnice ili strane lokacije. U slučaju rada povezanog s projektom, na primjer, uvijek se prikazuje trenutni status, a istovremeno povijest. Naravno, uključen je i timski i privatni kalendar u koji se unose rokovi i vremenski povezani događaji.
Zapravo, većina operacija, procesa i komunikacijskih akcija u industriji i trgovini mogla bi se odvijati brzinom svjetlosti, što odgovara digitalnom dobu 21. stoljeća.
Da ne postoje uvijek međupostaje stanice u kojima tiskani papir usporava tempo djelovanja do tempa hodanja. To ima troškove, a da ne spominjemo učinke na okoliš i održivost. Koristeći odgovarajući softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS, brojni procesi u industrijskim i komercijalnim tvrtkama ne samo da se mogu ubrzati, već i učiniti sigurnijim, na primjer u vezi s industrijskom špijunažom ili pokušajima ucjene pomoću ransomwarea.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najprikladniji je za ove zadatke. Budući da je to softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima i korespondencijom e-pošte: zahvaljujući paperOffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u tvrtki su digitalizirani , čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
PaperOffice arhivira sve dokumente generirane u industriji i trgovini i sve relevantne informacije u skladu sa zakonom i na način otporan na reviziju
PaperOffice DMS, u vezi s NAS-om (Network Attached Storage), omogućuje izgradnju vrlo sigurnog intraneta za internu komunikaciju i prijenos podataka. To stvara dvostruku sigurnost od napada izvana. Prvo vatrozid operativnog sustava, a drugi enkripcija PaperOffice DMS-a. Istodobno se putem NAS-a postavlja poseban oblak, neovisno o pružateljima usluga trećih strana.
Opsežna funkcija tijeka rada PaperOffice DMS-a znatno olakšava internu komunikaciju. Pojam interni također uključuje podružnice ili strane lokacije. U slučaju rada povezanog s projektom, na primjer, uvijek se prikazuje trenutni status, a istovremeno povijest.
Naravno, uključen je i timski i privatni kalendar u koji se unose rokovi i vremenski povezani događaji.
Prepoznavanje dokumenta opremljeno umjetnom inteligencijom automatski raspoređuje spremanje svih dokumenata u ispravnu mapu i stvara indeks ključnih riječi i povijest promjena. Interna tražilica PaperOffice DMS-a pronalazi svaki dokument u djelićima sekunde.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Digitalna obrada bitna je osnova za osiguravanje visoke kvalitete usluga komunalnih usluga u budućnosti
PaperOffice zadovoljava najviše sigurnosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili davanje odobrenja za pristup. Korisnik definira pojedinačne radne korake točno onako kako bi se izvodili, na primjer "snimanje", "provjera", "izdanje" i "rezervacija" računa.
Odgovornost se ne može dodijeliti samo pojedinim ljudima, već i korisničkim skupinama kao što su "Računovodstvo" ili "Proizvodnja", tako da kolega može odmah uskočiti ako zaposlenik nije prisutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva podatkovna polja relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci dostupni su za kontrolu procjena, platnih transakcija i financijskog računovodstva. Time se sprema zamorni ulazni rad i smanjuju pogreške pri objavljivanju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem kupcu, poreznom savjetniku ili obrnuto.
Naravno, PaperOffice DMS omogućuje migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rješenja. U isto vrijeme, PaperOffice DMS je sučelje između analognog i digitalnog. Koristeći svoju funkciju skeniranja, softver može čitati analogne dokumente, planove i fotografije u sustav i digitalizirati ih pomoću skenera, ali i snimaka s mobilnih telefona, pri čemu se tekstovi pretvaraju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se mijenjati u Officeovim programima. Vremenske oznake i određivanje verzija osiguravaju da digitalni dokument odgovara analognom izvorniku.
Tvrtke iz industrije i trgovine moraju obrađivati dokumente za sve poslovne transakcije. Stalni daljnji razvoj poslovnih modela stalno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sustav upravljanja dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno prerađivačkoj industriji, na primjer:
- Pohrana dokumenata u svim digitalnim formatima prema načelima GDPR-a/li>
- Funkcije za podnošenje i ponovno podnošenje zakašnjelih dokumenata koji zahtijevaju akciju
- Funkcija pohrane podataka za samostalno učenje s označavanjem i internom tražilicom
- Automatska dodjela novododanih dokumenata u ispravnu mapu
- Jednostavno stvaranje baze podataka i povezivanje baze podataka, uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatsko stvaranje predloška za ponavljajuće procese i operacije
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
PaperOffice DMS omogućuje povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prijenos dokumenata iz Microsoft Officea putem odgovarajućih sučelja. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju u trgovini i proizvodnji s dobavljačima i kupcima.
Prate se rokovi i obveze te se radnje automatski pokreću ovisno o željenoj postavci. Procesi narudžbe mogu se automatizirati, pa čak i promjene koje se planiraju za budućnost mogu se unijeti na takav način da stupe na snagu u željeno vrijeme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS definitivno se može svrstati u viši segment upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).
ECM uključuje cjelokupno upravljanje svim sadržajem u organizaciji s odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS može spremiti bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promijeniti njegov sadržaj i format i učiniti ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u izvrsnom omjeru cijene i performansi, kao i intuitivno učenom obliku rada koji skupu vanjsku ili unutarnju obuku čini nepotrebnom. Umjesto toga, dostupni su besplatni video tutorijali za navikavanje na različite izbornike. PaperOffice DMS tako može postati organizacijski oslonac u svakoj tvrtki u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svjetlosti.
Poduzeća iz prerađivačke industrije i trgovine imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Sustav upravljanja dokumentima omogućuje odvojeno stvaranje baza podataka za svako pojedino područje i može istovremeno stvarati veze. Analogni dokumenti, kao što su predani računi, skeniraju se s PaperOffice DMS-om i spremaju se i kao fotografija i kao pretvoreni tekst pomoću OCR softvera. Svi postojeći podaci mogu se prikazati jasno i nedvosmisleno, zbog čega se ne moraju nositi datoteke za sastanke izvan tvrtke. Upravljanje bazom podataka pod kontrolom umjetne inteligencije prema potrebi stvara predloške iz glavnih podataka ili statistički upotrebljivih popisa.
Istodobno se potrebna zaštita podataka održava hijerarhijskim upravljanjem lozinkama i 1024-bitnom enkripcijom.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
Iskusite kako možete povezati protok informacija između proizvodnje i administracije digitalizacijom i automatizacijom dokumenata i poslovnih procesa.
Uz PaperOffice ubrzavate svoje proizvodne procese, kao i sve međuresorne tijekove rada. U vremenima sve strožih zakona o odgovornosti za proizvode, također možete povećati pravnu sigurnost svoje tvrtke s rješenjem za upravljanje dokumentima i automatizaciju tijeka rada.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u industriji i trgovini":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava industriju i trgovinu te nudi odgovarajuća sučelja za drugi softver, API veze i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.