Automatizacija poslovnih procesa u zajednicama i općinama
PaperOffice DMS za zajednice i općine omogućuje nesmetan protok informacija zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, skice, računi, dostavnice i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se maksimalno optimiziraju svi radni procesi.Integrirana umjetna inteligencija omogućuje da poslovni procesi budu u velikoj mjeri automatizirani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspjeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u zajednicama i općinama
Crkve, župe i općine uvelike ovise o korištenju prikladnog upravljanja podacima.
Tako se svakodnevno akumuliraju važni dokumenti u općinama i općinskim udrugama:
Spisi, računi, nacrti, prijave, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Oni ne samo da stižu poštom, već mnoga pisma stižu i e-poštom.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i da se poduzmu zakonske mjere za pohranu dokumenata. PaperOffice DMS daje vam jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
Zajedno sa sustavom digitalnog upravljanja dokumentima PaperOffice treba pojednostaviti radne procese unutar crkava, župa i općina te uštedjeti vrijeme i troškove.
S uobičajenim DMS-om, na primjer, može se podnijeti skenirana pošta, spremiti važne e-poruke i arhivirati dokumente. Osim toga, različiti korisnici mogu pristupiti tim dokumentima i raditi na njima.
Ako su dokumenti dostupni u digitaliziranom obliku, ne moraju se uvijek zajedno slati e-poštom u pripremi za prezbiterijske sesije i druge sastanke.
Kako ići bez papira?
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla, dovodi do uštede troškova, kao što je uklanjanje papirnatih dokumenata, i stvara jasan pregled važnih dokumenata, kao što su računi, ugovori, dostavnice ili druga pisma, upravljajući njima digitalno u PaperOfficeu u budućnosti .
Snimanje, obrada, dijeljenje, pretraživanje i praćenje vaših dokumenata postaje vrlo jednostavno uz upotrebu PaperOfficea.
Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, kao i odobrenjima pomoću tijekova rada i pouzdanim obavijestima e-poštom, zaposlenici mogu učinkovito dovršiti dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe mogu lako odobriti ili odbiti odobrenje.
Pomoću softverskog rješenja PaperOffice DMS više se ne gube dokumenti. I bez obzira gdje se nalazite, važnim dokumentima možete pristupiti u sekundi.
Naravno, uvijek radite s našim sustavima u skladu sa zakonom i potpuno otporni na reviziju.
Računi, računi i slični dokumenti više se ne moraju slati poštom između crkvenih okruga i župa. Interna pošta također se može slati digitalno na ovaj način. Time se štedi papir, troškovi dodatne pohrane podataka i putovanja u arhive. Dokumenti se mogu pružiti ključnim riječima (urednik, tema, status, datum itd.), A zatim se lakše pronaći.
Upravljanje dokumentima usmjereno na procese
Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice vas ovdje podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima dovršetka, zahtijevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, poput obavijesti e-pošte ili promjena statusa dokumenta.
Na taj se način mogu mapirati svi procesi dokumenta.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, računima, gaćicama i korespondencijom e-pošte: zahvaljujući paperoffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u Tvrtkama digitalizirani su, čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Ne radi se samo o vjerskim ili društvenim strukturama kada govorimo o crkvama i zajednicama. U mnogim područjima oni su "sam" društveni život. To uključuje ljude, često u dobrovoljnom radu, koji se brinu o drugim ljudima u teškim okolnostima, na primjer. Tu su i razni zadaci, koji su podijeljeni na pastoralne dužnosti s jedne strane i administrativne aktivnosti s druge strane.
U Njemačkoj postoji velika crkvena tradicija, baš kao što briga za zajednicu osigurava koheziju stanovnika sela, ali i u gradovima. Pogotovo danas, u vrijeme sve veće izolacije i anonimnosti, postoje kontaktne točke za širok raspon zabrinutosti u crkvama i zajednicama. Naravno, vrlo praktična strana crkve ne smije se zaboraviti.
Matični ured, registar stanovništva, ured za putovnice, škole, vrtići, javni prijevoz, vatrogasci, razvojna područja, ured za izgradnju cesta, zbrinjavanje otpadnih voda i opskrba slatkom vodom, a ponekad i opskrba električnom energijom.
To su obvezni zadaci. Ali postoji i slobodni stil u svakoj zajednici. To su, primjerice, sportski tereni, dječja igrališta, muzeji, klubovi starijih građana i centri za mlade. Crkve obavljaju krštenja, prate ljude na posljednjem putovanju, a ujedno su i mjesto velikog vjenčanja u bijelom, koje ponovno uživa veliku popularnost. Ovo daleko nije sve.
U mnogim političkim i crkvenim zajednicama softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS može pružiti vrijednu podršku u izvršavanju zadataka. To se odnosi na nadnaravne strukture, kao i na uključene klubove, vlasti i tvrtke.
Prije svega, PaperOffice DMS je praktično rješenje za dovođenje analognih arhiva, bilo onih lokalne vatrogasne udruge ili crkvenog arhiva s krštenjima, vjenčanjima i sprovodima, u digitalno doba. PaperOffice DMS strukturiran je tako da se poštuju sve smjernice GDPR-a, Opća uredba o zaštiti podataka.
PaperOffice DMS stvara jasne koristi za zajednice, crkve i općine
Zahvaljujući izvrsnoj tehnologiji baze podataka i jednostavnom radu, PaperOffice DMS može se koristiti gdje god se podaci poput dokumenata ili fotografija ne spremaju samo spremiti, već će se, primjerice, kronološki rasporediti i koristiti s različitim filtrima kako bi se automatski stvorili obrasci ili statistika.
Za to je odgovorna umjetna inteligencija (AI) integrirana u PaperOffice DMS s lijepim imenom PIA. Stvara širok raspon predložaka iz postojeće baze podataka i ispunjava ih prethodno definiranim glavnim podacima. To mogu biti članske iskaznice, čestitke za prekretnički rođendan ili podatkovne maske za tekuće ili ključne zalihe datuma u općinskim komunalnim poduzećima.
OCR softver integriran u PaperOffice DMS razlikuje logotip od normalnog teksta. Računi ili računi mogu se brzo pronaći u bilo kojem trenutku, na primjer prilikom istraživanja, pomoću pretraživanja OCR-a, čime se osigurava najveća moguća transparentnost i pravna sigurnost.
Arhiviranje se također može provesti na takav način da se svi sljedeći dokumenti pošiljatelja prepoznaju i automatski dodijele.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada računa također je povoljna za mnoge zajednice i općine. Dolazni računi mogu se automatizirati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosljeđivati se odgovornom zaposleniku. Proces kontrole i puštanja putem digitalnog izdanja također se može brzo i učinkovito riješiti putem sustava.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem poreznom savjetniku ili obrnuto.
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
PaperOffice DMS omogućuje povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prijenos dokumenata iz Microsoft Officea putem odgovarajućih sučelja. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.
Prate se rokovi i obveze te se radnje automatski pokreću ovisno o željenoj postavci. Procesi narudžbe mogu se automatizirati, pa čak i promjene koje se planiraju za budućnost mogu se unijeti na takav način da stupe na snagu u željeno vrijeme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS definitivno se može svrstati u viši segment upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).
ECM uključuje cjelokupno upravljanje svim sadržajem u organizaciji s odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS može spremiti bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promijeniti njegov sadržaj i format i učiniti ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u izvrsnom omjeru cijene i performansi, kao i intuitivno učenom obliku rada koji skupu vanjsku ili unutarnju obuku čini nepotrebnom. Umjesto toga, dostupni su besplatni video tutorijali za navikavanje na različite izbornike. PaperOffice DMS tako može postati organizacijski oslonac u svakoj tvrtki u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svjetlosti.
Crkve, zajednice i općine imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Međutim, s PaperOffice DMS-om postoji daleko više mogućnosti za zajednice. Na primjer, upravljanje zalihama, uključujući trajnu ili ključnu zalihu datuma. Osnova za PaperOffice DMS povezani su korisnički računi u mreži. Pohrana podataka ovih korisničkih računa kombinirana je u središnjoj bazi podataka. Dokumentima se može upravljati putem umjetne inteligencije s različitim algoritmima, koji se mogu koristiti za pokretanje automatiziranih procesa.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS prilagodljiv je koliko i zadaci u župama i crkvama. Projekti se mogu zajednički obrađivati s različitih mjesta pomoću funkcije tijeka rada. Dokumenti koji se trenutno obrađuju nisu blokirani za druge, već se spremaju u odgovarajuću verziju s vremenskom oznakom.
U konačnici, posljednja spremljena verzija, uključujući sve promjene, uvijek je dostupna.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u zajednicama, crkvama i općinama":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava zajednice, crkve i općine i nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.