Automatizacija poslovnih procesa u ugostiteljstvu i hotelijerstvu
PaperOffice DMS za gastronomiju omogućuje nesmetan protok informacija između odjela zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Profesionalni savjet
Pisani dokumenti, ugovori, nacrti, potvrde, dostavnice i još mnogo toga zamjenjuju se elektroničkim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se maksimalno optimiziraju svi radni procesi.Integrirana umjetna inteligencija omogućuje da poslovni procesi budu u velikoj mjeri automatizirani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspjeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u ugostiteljstvu i hotelijerstvu
Kao ugostiteljstvo i hotelijerstvo imate puno važnih dokumenata za upravljanje:
Potvrde o zabavi, računi, dostavnice, ugovori i još mnogo toga. Stoga su ugostiteljske i hotelske tvrtke one koje imaju značajne koristi od korištenja prikladnog softvera za upravljanje dokumentima.
Bez odgovarajućeg sustava upravljanja dokumentima postoji mnogo ručnog napora.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla, dovodi do uštede troškova, kao što je uklanjanje papirnatih dokumenata, i stvara jasan pregled važnih dokumenata, kao što su računi, ugovori, dostavnice ili druga pisma, upravljajući njima digitalno u PaperOfficeu u budućnosti .
Najbolje rješenje je korištenje dobro osmišljenog softvera za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS.
Također možete imati koristi od digitalnih administrativnih zadataka i paziti na sve ugovore o najmu i uslugama, službenu korespondenciju, koja se stavlja u ponovnu uporabu ili dodjeljuje zaposlenicima dodjelom zadataka.
Digitalno arhiviranje dokumenata i primitaka otporno na reviziju u konačnici dovodi do pravne sigurnosti u skladu s odredbama GoBD-a.
Koliko bez papira u ugostiteljstvu i hotelijerstvu?
PaperOffice uklanja sva dugotrajna uska grla, dovodi do uštede troškova, kao što je uklanjanje papirnatih dokumenata, i stvara jasan pregled važnih dokumenata, kao što su računi, ugovori, dostavnice ili druga pisma, upravljajući njima digitalno u PaperOfficeu u budućnosti .
Snimanje, obrada, dijeljenje, pretraživanje i praćenje vaših dokumenata postaje vrlo jednostavno uz upotrebu PaperOfficea.
Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, kao i odobrenjima pomoću tijekova rada i pouzdanim obavijestima e-poštom, zaposlenici mogu učinkovito dovršiti dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe mogu lako odobriti ili odbiti odobrenje.
Pomoću softverskog rješenja PaperOffice DMS više se ne gube dokumenti. I bez obzira gdje se nalazite, važnim dokumentima možete pristupiti u sekundi.
Naravno, uvijek radite s našim sustavima u skladu sa zakonom i potpuno otporni na reviziju.
Upravljanje dokumentima usmjereno na procese
Upravljanje dokumentima usmjerenim na procese osigurava da ti dokumenti ostanu ažurni uz malo truda. PaperOffice vas ovdje podržava opsežnim modulom zadatka i tijeka rada.
Na taj se način mogu stvoriti određeni procesni lanci i definirati postojeći operativni procesi na elektroničkim dokumentima i djelomično izvršiti automatski.
To predstavlja optimizaciju procesa bez pogrešaka, jer se zadatak ne može dodijeliti samo zaposlenicima s određenim korisničkim pravima i razdobljima završetka, zahtijevati digitalno odobrenje, već i automatski pokrenuti daljnje radnje, poput obavijesti e-poštom ili promjena statusa dokumenta.
Na taj se način mogu mapirati svi procesi dokumenta.
Osim čitavog niza drugih prednosti, PaperOffice DMS idealan je alat za kontrolu različitih dokumenata.
Svaki dokument, od računa za pakiranje pića iz supermarketa do raznih rezervacija, izvršenja usluga i otkazivanja - sve se može spremiti u ispravnom kronološkom redoslijedu i pozvati prema potrebi.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najprikladniji je za ove zadatke. Budući da je to softver za upravljanje dokumentima koji može učiniti mnogo više od samog upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne razlikuje vrste dokumenata, bez obzira trebate li pomoć u upravljanju ugovorima, podnescima i korespondencijom e-pošte: zahvaljujući paperOffice sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u tvrtki su digitalizirani , čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Jer bez obzira u kojem obliku dokumenti stižu u tvrtku, bilo kao papirnati dokumenti, PDF datoteke, e-pošta ili fotografije, automatski se arhiviraju i pohranjuju u sigurnu bazu podataka.
Važni ugovori stoga se mogu pravovremeno priznati i raskinuti ili ponovno pregovarati. Izdanje dokumenta s digitalnim potpisom i obavijesti e-poštom umjesto spore papirnate pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti kupaca.
Rješenje: dokazano znanje i iskustvo
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da zadovoljava sve zahtjeve, već je i jednostavan za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano cjelovito rješenje za digitalni rad i, s više od 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Slavljenje zabava, dobro jedenje bez potrebe za kuhanjem, doživljavanje nečeg izvanrednog, susret s prijateljima, to je ljudima u krvi.
Nije uzalud udruga restorana DEHOGA zabilježila ukupno gotovo 158.000 tvrtki u restoranskoj industriji za 2020. godinu, ne uključujući noćenje smještaja poput hotela ili pansiona. U Njemačkoj, na primjer, postoji jedna tvrtka iz gastro & event sektora na svakih 518 stanovnika.
Nijedna druga trgovina u Njemačkoj ne može se pohvaliti tako visokom gustoćom.
Čak i ako je ugostiteljstvo vrlo popularno kao poduzeće, to nikako nije lako, pogotovo zato što je pravni okvir povezan sa sve više propisa, poput obveze dostave računa ili obveze korištenja blagajne. U pravilu, "odraslim" obiteljskim tvrtkama je malo lakše, a Njemačka u tom pogledu ima dugu tradiciju.
Što se tiče sadržaja, mnogo se toga dogodilo u smislu gastronomije i događaja u današnjem globaliziranom svijetu, od tada do 21. stoljeća. Kao što postoji niz različitih gastronomskih ponuda, održavaju se i manifestacije svih vrsta. Prema tome, organizacijski napor je ogroman i zahtijeva odgovarajuću administraciju kako bi se održao pregled.
Postoji širok izbor softvera za gastronomiju koji se uglavnom koristi za rezervaciju narudžbi, stvaranje primitaka i ispravno izračunavanje poreza. Ali što je sa svim ostalim? Nije neuobičajeno da organizatori događaja ili ugostitelji pronađu upravljanje ladicama s prilično kaotičnim izgledom.
Jedan od razloga za to je taj što papir još uvijek igra glavnu ulogu u gastronomiji i upravljanju događajima. Dostavnice, računi, ugovori, ponude i druge stvari doslovno lepršaju u kuću, jednostavno zato što je u ugostiteljstvu osobni kontakt s ugostiteljem važniji dobavljačima i predstavnicima nego u bilo kojoj drugoj industriji. Dostavnice i slično mogu se odmah ponijeti sa sobom. Ali koji je najlakši način za stvaranje reda i održavanje pregleda? PaperOffice DMS je odgovor na ovo pitanje.
PaperOffice DMS stvara jasne prednosti u ugostiteljstvu
Zahvaljujući PaperOffice DMS-u, besprijekorna integracija DMS softvera u postojeću IT infrastrukturu hotelijerstva i ugostiteljstva može se provesti bez ikakvih problema, što znači i optimizaciju poslovnih procesa.
Softver za upravljanje dokumentima pretvara analognu papirologiju u digitalne podatke, čak i s kamerom mobitela. Budući da se upravljanje potvrdama o ugostiteljstvu i dostavnicama ne smije podcijeniti u ovoj industriji.
Zahvaljujući korištenju PaperOffice DMS-a i skenerske veze dostupne iz tvornice, zaposlenici mogu digitalizirati dolazne analogne dokumente bez puno truda. Time se osigurava da se svi važni dokumenti mogu pronaći u bilo kojem trenutku.
Osim toga, papirnati dokumenti mogu se snimiti pametnim telefonom ili tabletom i oni se mogu poslati izravno na prijenosno računalo s operativnim sustavom Windows, na primjer zahvaljujući integriranoj funkciji pošte "Dropmail". Ovdje, pak, PaperOffice DMS omogućuje uvoz slika i pretvara ih u tekstualne formate, naravno da se zadržava format fotografije.
OCR softver integriran u PaperOffice DMS razlikuje logotip od normalnog teksta. Dostavnice partnerskih tvrtki ili potvrde o ugostiteljstvu mogu se brzo pronaći u bilo kojem trenutku, na primjer tijekom istraživanja, pomoću pretraživanja OCR-a, čime se osigurava najveća moguća transparentnost i pravna sigurnost.
Arhiviranje se također može provesti na takav način da se svi sljedeći dokumenti pošiljatelja prepoznaju i automatski dodijele.
Osim toga, PaperOffice DMS nudi ugostiteljima i upraviteljima događaja druge praktične alate kao što su funkcija tijeka rada, idealna za kontrolu na događajima, automatizirano stvaranje predložaka, poput izbornika, i statističke procjene, poput učestalosti kupaca ili konzumacije pića.< /p>
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje proračuna. Konačno, PaperOffice DMS također uvjerava činjenicom da se u obzir uzimaju održivost i zaštita okoliša. Prije ili kasnije doći će do potpune pretvorbe iz analognih dokumenata u digitalni oblik i tada će javna ustanova, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada računa također je povoljna za mnoge tvrtke u ugostiteljstvu i hotelijerstvu. Dolazni računi mogu se automatizirati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosljeđivati se odgovornom zaposleniku. Proces kontrole i puštanja putem digitalnog izdanja također se može brzo i učinkovito riješiti putem sustava.
Samo jednim klikom miša podaci, uključujući lokaciju arhiviranja, mogu se izvesti vašem kupcu, poreznom savjetniku ili obrnuto.
Revizija usklađena i sigurno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske zahtjeve GoBD-a, GDPdU-a i DSGVO-a
PaperOffice DMS omogućuje povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prijenos dokumenata iz Microsoft Officea putem odgovarajućih sučelja. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju u trgovini i proizvodnji s dobavljačima i kupcima.
Prate se rokovi i obveze te se radnje automatski pokreću ovisno o željenoj postavci. Procesi narudžbe mogu se automatizirati, pa čak i promjene koje se planiraju za budućnost mogu se unijeti na takav način da stupe na snagu u željeno vrijeme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS definitivno se može svrstati u viši segment upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).
ECM uključuje cjelokupno upravljanje svim sadržajem u organizaciji s odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS može spremiti bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promijeniti njegov sadržaj i format i učiniti ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u izvrsnom omjeru cijene i performansi, kao i intuitivno učenom obliku rada koji skupu vanjsku ili unutarnju obuku čini nepotrebnom. Umjesto toga, dostupni su besplatni video tutorijali za navikavanje na različite izbornike. PaperOffice DMS tako može postati organizacijski oslonac u svakoj tvrtki u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svjetlosti.
Tvrtke iz ugostiteljstva i hotelijerstva imaju koristi od digitalnog upravljanja dokumentima
S PaperOffice DMS-om, međutim, postoji daleko više mogućnosti za ugostitelje. Na primjer, upravljanje zalihama, uključujući trajnu ili ključnu zalihu datuma. Osnova za PaperOffice DMS povezani su korisnički računi u mreži. Pohrana podataka ovih korisničkih računa kombinirana je u središnjoj bazi podataka. Dokumentima se može upravljati putem umjetne inteligencije s različitim algoritmima, koji se mogu koristiti za pokretanje automatiziranih procesa.
Optimizirajte svoje radno vrijeme do 7,5% u usporedbi s radom na papiru zahvaljujući upotrebi PaperOffice DMS-a.
Uštedite na pronalaženju vremena, usmjeravanju i zajedničkom korištenju dokumenata.
Pomoću digitalnih markica dokumenti se mogu nadopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolirati detaljne tijekove rada. S druge strane, funkcija zadatka i tijeka rada osigurava ispunjavanje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS ima pametnu navigaciju izbornikom koja je logički strukturirana i omogućuje intuitivan rad u mnogim područjima. Video tutorijali dostupni besplatno na Internetu pružaju dodatnu podršku i, naravno, tečajevi obuke mogu se održavati i izravno u sjedištu tvrtke kupca po želji.
Osim dokumentiranja različitih vrsta faza, PaperOffice DMS jednako je pogodan za podupiranje logističkih zadataka za nabavu materijala. Zahvaljujući mogućnostima postavljanja baza podataka u PaperOffice DMS-u, kupnja materijala i potrošnja materijala mogu se pratiti i dodjeljivati razine upozorenja. Interna umjetna inteligencija može se upotrebljavati za izradu predložaka koji automatski reagiraju ako postoje uska grla ili nestašice, na primjer ako se postave ponovljene narudžbe, iako bi postojeća količina zapravo trebala biti dovoljna. Funkcija tijeka rada može se koristiti u tu svrhu, s kojom odgovorni zaposlenici tvrtke mogu usporediti izvršavanje svojih zadataka.
PaperOffice DMS u ugostiteljstvu i hotelijerstvu, tako da se kontakt s gostom ne zanemaruje zbog sve papirologije.
FAQs
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Digitalizacija u gastronomiji i hotelijerstvu":
Kako zaposlenici mogu pristupiti PaperOfficeu?
Zbog decentralizirane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računala preko pametnih telefona / tableta do televizora.
Što se događa s podacima ako PaperOffice ne postoji?
Neće se dogoditi, ali da vas uvjerimo: Svoje podatke možete izvesti BILO KADA, jer se PaperOffice temelji na otvorenoj strukturi baze podataka, svojim podacima možete pristupiti u bilo kojem trenutku.
Zaštita podataka tema: Gdje su pohranjeni svi dokumenti?
PaperOffice će pohraniti sve dokumente unutar tvrtke s enkripcijom na visokoj razini, čineći ga imunim na krađu podataka, na primjer, i premašujući sve GDPR i GOBD zahtjeve.
Izbjegavajte pogreške: NIKADA ne spremajte podatke u oblaku treće strane!
Može li se PaperOffice točno prilagoditi specifikacijama?
Da, PaperOffice se može 100% prilagoditi predviđenoj upotrebi kako bi se osigurala besprijekorna integracija u postojeće procese i sustave. Čak se i programsko sučelje može u potpunosti dizajnirati i slobodno prilagoditi.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava ugostiteljstvo i hotelijerstvo te nudi odgovarajuća sučelja s drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kojem trenutku prema vašim željama. Softver je jednostavan za učenje i može se lako integrirati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korištenje NAS-a (mrežno podržane pohrane podataka) s funkcijom sigurnosne kopije kako se važni podaci ne bi gubili niti špijunirali u oblacima trećih strana.
U konačnici, PaperOffice DMS impresionira vrlo dobrim omjerom cijene i performansi i ogromnim znanjem kroz više od 20 godina praktičnog iskustva.