Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Prijateljstvo Povjerenje Riječ časti
Nikada nećemo nikome dati vašu e-mail adresu i svaki e-mail sadrži poveznicu za jednostavno odjavljivanje.
Industrija
Dentalna tehnologija / dentalni laboratorij / stomatološka industrija
Regija
Leipzig, Njemačka
Odjele
Ured, Računovodstvo
Industrija
Dentalna tehnologija / dentalni laboratorij / stomatološka industrija
Regija
Leipzig, Njemačka
Odjele
Ured, Računovodstvo
Lars R. Ludewig, vlasnik i direktor ViaCreative Zahntechnik GmbH
Profesionalni savjet
Industrija
Dentalna tehnologija / dentalni laboratorij / stomatološka industrija
Regija
Leipzig, Njemačka
Odjele
Ured, Računovodstvo
Zubni laboratorij ViaCreative je druga generacija g. Lars-R. Ludewig-run tvrtka u Leipzigu. U laboratoriju se proizvodi za zamjenu zuba uglavnom proizvode u ime stomatologa.
Asortiman usluga tvrtke vrlo je opsežan i karakterizira ga korištenje modernih procesa i tehnika. Na primjer, CAD-CAM proizvodnja, proizvodnja alergičara proteza ili nadgradnji na implantatima.
PaperOffice DMS koristi se u ViaCreativeu u Leipzigu uglavnom za pohranu podataka, pretraživanje dokumenata i pripremu dokumenata za prijenos poreznom uredu.
U laboratoriju nekoliko zubnih tehničara radi na različito opremljenim radnim stanicama s različitim zadacima. Zajednički temeljni segment ovdje je precizno bilježenje svih poduzetih radova, kao i korištenih procesa i materijala.
Budući da rad gotovo isključivo naručuju stomatolozi za pacijente, kompletna dokumentacija jednako je važna kao i sigurna pohrana ponekad osjetljivih podataka.
Prije odluke o korištenju PaperOffice DMS-a, podaci generirani tijekom svakodnevnog rada uglavnom su ručno zabilježeni u analognoj datoteci, koja se čuvala u visećoj datoteci u uredu tijekom tekućih procesa i u zasebnoj arhivskoj sobi kada su radovi završeni. Za izradu i slanje poreznih dokumenata, zaposlenik je prenio podatke iz analognih datoteka u elektronički DATEV obrazac.
Vrijeme potrebno za ovaj oblik administrativnog rada s jedne je strane vrlo visoko i s druge strane vrlo sklono pogreškama. Istodobno, zakonski propisana sigurnost podataka daje se samo u ograničenoj mjeri.
Cilj tvrtke bio je digitalizirati postojeće papirnate dokumente, uvesti optimizaciju procesa i kontrolu tijeka rada nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizirati veliki dio procesa u pozadini i na taj način optimizirati proces.
G. Lars-R. Zbog postojećih izazova Ludewig je tražio sustav upravljanja dokumentima koji bi omogućio sigurnu i prilagodljivu pohranu podataka kao i jednostavnu integraciju svih radnih mjesta u kući s nekompliciranim softverom.
Istodobno, softver bi trebao biti karakteriziran dobrim omjerom troškova i koristi. Osim PaperOffice DMS-a, gospodin Ludewig testirao je još četiri softverska proizvoda iz drugih sistemskih kuća i u početku ispitivao različite softverske ponude u vezi s upravljanjem dokumentima.
Činjenica da je PaperOffice u konačnici korišten kao upravljanje dokumentima u Via Creativeu odlučena je iz sljedećih razloga:
1. Pohrana i dostupnost podataka. Središnji i jednostavan pristup svim relevantnim dokumentima i mogućnost suradnje više strana na istom dokumentu.
Interna, središnja pohrana kojoj mogu pristupiti svi zaposlenici. Podaci se ne smiju pohranjivati u oblaku treće strane ili na računalu s jednim korisnikom.
Središnja pohrana kojoj mogu pristupiti svi zaposlenici s odgovarajućim korisničkim pravima.
G. Lars-R. Ludewig je rano shvatio da u njegovoj praksi nema načina da se zaobiđe digitalizacija.
2.Vrijednost za novac. Softver bi trebao imati dobar omjer cijene i performansi.
Na taj je način ViaCreative uspio izbjeći prekomjernu kapitalnu predanost i još uvijek ima odgovarajuće velik proračun za potrebne kupnje materijala i tehnologije, koje su vrlo skupe, posebno u stomatološkoj tehnologiji.
3. Jednostavan za rukovanje. Softver bi trebao zahtijevati što manje obuke i istovremeno biti spreman za budućnost.
Na taj se način mogu izbjeći vanjski konzultanti. Naravno, PaperOffice DMS također nudi individualnu obuku za module, po želji. Međutim, prema iskustvima zaposlenika ViaCreativea, PaperOffice je uglavnom samorazumljiv.
Nema vanjskih i skupih "konzultanata" na licu mjesta i nitko ne mora nigdje putovati na obuku. Svatko može sam definirati vremenski okvir za učenje navigacije izbornikom prema potrebi, a u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnoj strukturi.
4. Mogućnost dohvaćanja i ušteda vremena. Nastojao se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i lako ih ponovno pronaći kada je to potrebno.
Zahvaljujući integriranoj funkciji umjetne inteligencije, svaki se dokument može podučavati, sav željeni sadržaj može se izvući ciljano i pohraniti ključnim riječima na potpuno automatiziran način.
Zahvaljujući redovitim izrazima (REGEX), sadržaj dokumenta može se automatski čitati i pohranjivati kao informacije o dokumentu.
G. Lars-R. Ludewig objašnjava:
G. Lars-R. Ludewig naglašava:
Ludewig je također bio oduševljen predanošću tima PaperOffice DMS u provedbi prilagodbi zahtjeva za administraciju ViaCreativea.
On i njegov tim bili su jednako zadovoljni grafičkim sučeljem PaperOffice DMS-a. To dokazuje da razvoj PaperOffice uzima u obzir normalnu percepciju ljudi, što daje prednost slikama i bojama, bez da izgleda razigrano. To se jednako odnosi na tutorijale i videozapise koje je stvorio PaperOffice za određene segmente softvera za upravljanje dokumentima.
Tijekom promjene, analogna arhiva ViaCreative-a bila je i postupno se skenira i čita izravno putem OCR softvera integriranog u PaperOffice DMS. Zahvaljujući korištenju redovitih izraza, koje generiraju zaposlenici PaperOfficea, svi dolazni analogni dokumenti mogu se pročitati jednostavno i na način specifičan za kupca.
G. Lars-R. Na početku uvoda Ludewig preporučuje:
PaperOffice DMS ispunio je sve potrebne kriterije i danas mapira kompletan protok digitalnog dokumenta u praksi.
Za sada se svi dokumenti o fakturama bilježe skenerima visokih performansi, Paper-Office automatski prepoznaje podatke za kontakt i pohranjuje dokumente u skladu s tim u elektroničku arhivu.
Zaposlenici tada mogu pristupiti dokumentima putem jednostavnog korisničkog sučelja i unosa različitih pojmova za pretraživanje - dostupno je i pretraživanje cijelog teksta.
Zahvaljujući dosljednoj uporabi DMS-a, ViaCreative je uspio značajno smanjiti vrijeme obrade potrebno za račune, a broj nepodmirenih računa istovremeno se značajno smanjio.
Gospodin Denis K. iz "Knjigovodstva i računovodstva" naglašava:
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Dentalna tehnologija / Dentalni laboratorij ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Koje biste savjete dali budućim korisnicima PaperOffice-a?
Nikada nije prerano ili prekasno baviti se temom digitalizacije.
Najvažnije je dobiti predodžbu o softveru, ali i o samoj tvrtki. Bilo je važno da se ne osjećamo prisiljenima kupiti softver ili se prijaviti za bilo koju uslugu i pakete podrške.
Čak i prije nego što smo nabavili PaperOffice DMS, razgovarali smo sa svim odjelima tvrtke i nikada se nismo osjećali loše tretirano. Naprotiv: PaperOffice ima lijep, uljudan i kompetentan tim.
Za nas kao industrijsku tvrtku procesi postaju sve složeniji i uključuju puno birokracije. Stoga je povjerenje u sustav i softver bilo vrlo važno. Naravno, također je bilo vrlo važno da je softver lako razumljiv.
Kome biste preporučili PaperOffice?
Preporučit ćemo PaperOffice svim drugim tvrtkama koje se žele digitalizirati i automatizirati. Svatko tko to želi lako, ne treba cjelovito rješenje s automatskim knjigovodstvom, blagajnom itd., Tko ne želi više spajalica i stalnih pretraživanja.
Što vam se posebno sviđa u PaperOfficeu?
Vrlo smo zadovoljni svime.
PaperOffice je lagan, ali moćan sustav upravljanja dokumentima.
Funkcije koje se u početku čine besmislenima, poput automatskog čitanja sadržaja dokumenta, ispadaju najvažnije funkcije koje više ne želite propustiti.
"Jednostavna integracija i rad PaperOffice DMS-a pružili su cjelokupno rješenje koje je ovoj industriji trebalo: smanjiti potrošnju papira, ubrzati procese pretraživanja, automatizirati dodjelu službenicima i omogućiti pohranu podataka povezanih s procesima."
Mr. Carlos A. Garcia Voditelj marketinga i komunikacija
