Dentalna tehnologija / Dentalni laboratorij ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, vlasnik i direktor ViaCreative Zahntechnik GmbH
Početni položaj
Zubni laboratorij ViaCreative je druga generacija g. Lars-R. Ludewig-run tvrtka u Leipzigu. U laboratoriju se proizvodi za zamjenu zuba uglavnom proizvode u ime stomatologa.
Asortiman usluga tvrtke vrlo je opsežan i karakterizira ga korištenje modernih procesa i tehnika. Na primjer, CAD-CAM proizvodnja, proizvodnja alergičara proteza ili nadgradnji na implantatima.
PaperOffice DMS koristi se u ViaCreativeu u Leipzigu uglavnom za pohranu podataka, pretraživanje dokumenata i pripremu dokumenata za prijenos poreznom uredu.
Digitization brings many advantages
Postojeći problemi i zadaci
U laboratoriju nekoliko zubnih tehničara radi na različito opremljenim radnim stanicama s različitim zadacima. Zajednički temeljni segment ovdje je precizno bilježenje svih poduzetih radova, kao i korištenih procesa i materijala.
Budući da rad gotovo isključivo naručuju stomatolozi za pacijente, kompletna dokumentacija jednako je važna kao i sigurna pohrana ponekad osjetljivih podataka.
Prije odluke o korištenju PaperOffice DMS-a, podaci generirani tijekom svakodnevnog rada uglavnom su ručno zabilježeni u analognoj datoteci, koja se čuvala u visećoj datoteci u uredu tijekom tekućih procesa i u zasebnoj arhivskoj sobi kada su radovi završeni. Za izradu i slanje poreznih dokumenata, zaposlenik je prenio podatke iz analognih datoteka u elektronički DATEV obrazac.
Vrijeme potrebno za ovaj oblik administrativnog rada s jedne je strane vrlo visoko i s druge strane vrlo sklono pogreškama. Istodobno, zakonski propisana sigurnost podataka daje se samo u ograničenoj mjeri.
Cilj tvrtke bio je digitalizirati postojeće papirnate dokumente, uvesti optimizaciju procesa i kontrolu tijeka rada nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizirati veliki dio procesa u pozadini i na taj način optimizirati proces.
Zašto je ViaCreative odabrao PaperOffice DMS
G. Lars-R. Zbog postojećih izazova Ludewig je tražio sustav upravljanja dokumentima koji bi omogućio sigurnu i prilagodljivu pohranu podataka kao i jednostavnu integraciju svih radnih mjesta u kući s nekompliciranim softverom.
Istodobno, softver bi trebao biti karakteriziran dobrim omjerom troškova i koristi. Osim PaperOffice DMS-a, gospodin Ludewig testirao je još četiri softverska proizvoda iz drugih sistemskih kuća i u početku ispitivao različite softverske ponude u vezi s upravljanjem dokumentima.
Činjenica da je PaperOffice u konačnici korišten kao upravljanje dokumentima u Via Creativeu odlučena je iz sljedećih razloga:
1. Pohrana i dostupnost podataka. Središnji i jednostavan pristup svim relevantnim dokumentima i mogućnost suradnje više strana na istom dokumentu.
Interna, središnja pohrana kojoj mogu pristupiti svi zaposlenici. Podaci se ne smiju pohranjivati u oblaku treće strane ili na računalu s jednim korisnikom.
Rješenje:
Synology je u praksi postavila bazu podataka na NAS-u, Network Attached Storage. Ova baza podataka integrirana je u PaperOffice DMS i sve podatke spremio je Via Creative.
To u potpunosti zadovoljava zakonske zahtjeve za sigurnosno kopiranje podataka. Gospodin Ludewig bio je vrlo zadovoljan rješenjem bez vanjskog oblaka, a time i bez pružatelja usluga trećih strana, koji mogu biti podložni vladinoj intervenciji i povećati rizik od hakerskih napada.
Središnja pohrana kojoj mogu pristupiti svi zaposlenici s odgovarajućim korisničkim pravima.
G. Lars-R. Ludewig je rano shvatio da u njegovoj praksi nema načina da se zaobiđe digitalizacija.
"Ručno pretraživanje i pronalaženje mapa, računa, bilješki o isporuci, statusa ugovora i drugih važnih papira, što je vrlo dugotrajno, vrlo je precizna funkcija pretraživanja u PaperOfficeu konačno stvar prošlosti ..."
2.Vrijednost za novac. Softver bi trebao imati dobar omjer cijene i performansi.
Rješenje: PaperOffice DMS nudi se u različitim modelima cijena koji korisnicima omogućuju da za njih poprime najpovoljniji oblik.
Na taj je način ViaCreative uspio izbjeći prekomjernu kapitalnu predanost i još uvijek ima odgovarajuće velik proračun za potrebne kupnje materijala i tehnologije, koje su vrlo skupe, posebno u stomatološkoj tehnologiji.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Jednostavan za rukovanje. Softver bi trebao zahtijevati što manje obuke i istovremeno biti spreman za budućnost.
Rješenje: U osnovi, PaperOffice DMS je vrlo strukturiran i ima grafičko sučelje koje vodi korisnika korak po korak. Osim toga, postoje dodatni tutorijali i videozapisi za sve funkcije koji se mogu pozvati izravno za podršku.
Na taj se način mogu izbjeći vanjski konzultanti. Naravno, PaperOffice DMS također nudi individualnu obuku za module, po želji. Međutim, prema iskustvima zaposlenika ViaCreativea, PaperOffice je uglavnom samorazumljiv.
Nema vanjskih i skupih "konzultanata" na licu mjesta i nitko ne mora nigdje putovati na obuku. Svatko može sam definirati vremenski okvir za učenje navigacije izbornikom prema potrebi, a u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnoj strukturi.
"PaperOffice ne samo da nas je impresionirao svojom grafikom, između ostalog i zato što ima vrlo dobre video tutorijale za pojedine teme. Na taj smo se način uspjeli trenirati samostalno i kada je to bilo potrebno."
4. Mogućnost dohvaćanja i ušteda vremena. Nastojao se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i lako ih ponovno pronaći kada je to potrebno.
Rješenje: Temeljni segment PaperOffice DMS-a je digitalizacija analognih dokumenata. Sve što trebate je skener sa sučeljem za računalo i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Integrirani OCR softver pretvara ih u tekst koji se može uređivati i automatski ih ispravno sprema.
Zahvaljujući integriranoj funkciji umjetne inteligencije, svaki se dokument može podučavati, sav željeni sadržaj može se izvući ciljano i pohraniti ključnim riječima na potpuno automatiziran način.
Zahvaljujući redovitim izrazima (REGEX), sadržaj dokumenta može se automatski čitati i pohranjivati kao informacije o dokumentu.
"Da biste dobili kronološke rezultate super brzo za godišnje financijske izvještaje i zalihe kako bi se odredila najjeftinija kupovna cijena za svaku pojedinu stavku. Ono što je nekada trajalo danima sada se može učiniti u satima!"
Top lista glavnih problema koje rješava PaperOffice DMS
- Stalno pretraživanje i pregledavanje određenih dokumenata
- Nema više staplers i hrpe papira
- Nema više fizičke arhive
- Smanjenje troškova rada i skladištenja
- Nema više selidbi na nova veziva i arhive svakog siječnja
- Suvišna trostruka sigurnosna kopija podataka
G. Lars-R. Ludewig objašnjava:
"Svatko tko se uključi u cijelu temu DMS-a bit će bogato nagrađen s puno uštede vremena. Entuzijazam, naginjanje i poznavanje svega sigurno je i lako za sve.
Vrhunski programeri sjajno i ponekad rekordnom brzinom implementiraju zahtjeve i implementiraju ih putem ažuriranja. Automatski i entuzijastično preporučujete..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Top lista glavnih značajki koje PaperOffice DMS čine boljim od svih ostalih
- Brza prilagodba individualnim zahtjevima kupaca putem ažuriranja
- Izravan kontakt s razvojnim programerima
- Lagani NAS integritet za pohranu podataka na vlastitom poslužitelju na licu mjesta. Na korisniku je da odluči o opsegu implementacije
- Potražite ključne riječi, određene dijelove, riječi itd. kako biste brzo prikazali relevantne podatke
G. Lars-R. Ludewig naglašava:
"U mnogim mapama, bez ERP sustava, za složeno računovodstvo ili za zalihe s određivanjem cijena određenih članaka ili brojeva narudžbi za jedno određeno vrijeme s ukupnim određivanjem iznosa, više nikada ne želite bez PaperOfficea."
Kako je Integriran PaperOffice DMS?
Ludewig je također bio oduševljen predanošću tima PaperOffice DMS u provedbi prilagodbi zahtjeva za administraciju ViaCreativea.
On i njegov tim bili su jednako zadovoljni grafičkim sučeljem PaperOffice DMS-a. To dokazuje da razvoj PaperOffice uzima u obzir normalnu percepciju ljudi, što daje prednost slikama i bojama, bez da izgleda razigrano. To se jednako odnosi na tutorijale i videozapise koje je stvorio PaperOffice za određene segmente softvera za upravljanje dokumentima.
"Ručno pretraživanje i pronalaženje mapa, računa, bilješki o isporuci, statusa ugovora i drugih važnih papira, što je vrlo dugotrajno, vrlo je precizna funkcija pretraživanja u PaperOfficeu konačno stvar prošlosti ..."
Tijekom promjene, analogna arhiva ViaCreative-a bila je i postupno se skenira i čita izravno putem OCR softvera integriranog u PaperOffice DMS. Zahvaljujući korištenju redovitih izraza, koje generiraju zaposlenici PaperOfficea, svi dolazni analogni dokumenti mogu se pročitati jednostavno i na način specifičan za kupca.
Sve informacije u svim formatima podataka mogu se pozvati u djelićima sekunde putem interne tražilice i automatskog indeksa.
G. Lars-R. Na početku uvoda Ludewig preporučuje:
"Spor pristup, prvo eksperimentirajte, bez teškog prijelaza na rok, saznajte koja nam struktura mape odgovara. Uspostava osnovne strukture, prvo podnošenje, razrada kategorija prema onome što je podneseno i označeno, a sve u miru kako bismo zajedno stigli u tim."
Sažetak cjelokupnog iskustva
PaperOffice DMS ispunio je sve potrebne kriterije i danas mapira kompletan protok digitalnog dokumenta u praksi.
Za sada se svi dokumenti o fakturama bilježe skenerima visokih performansi, Paper-Office automatski prepoznaje podatke za kontakt i pohranjuje dokumente u skladu s tim u elektroničku arhivu.
Zaposlenici tada mogu pristupiti dokumentima putem jednostavnog korisničkog sučelja i unosa različitih pojmova za pretraživanje - dostupno je i pretraživanje cijelog teksta.
Zahvaljujući dosljednoj uporabi DMS-a, ViaCreative je uspio značajno smanjiti vrijeme obrade potrebno za račune, a broj nepodmirenih računa istovremeno se značajno smanjio.
Gospodin Denis K. iz "Knjigovodstva i računovodstva" naglašava:
