Lisabonska patrijaršija

PaperOffice iskustva / Referentno / Izvješće o praksi

Industrija
Patrijarhat / Crkva

Regija
Lisabon, Portugal

Departman

Ured za upravljanje

http://patriarcado-lisboa.pt

Digitalni put patrijarhata s PaperOffice DMS-om

Pedro Silva, administrativni pomoćnik patrijaršata u Lisabonu

Izazov

Lisabonska patrijaršija (latinski: Patrijarhat Olisiponensis) je rimska obredna metropolitanska nadbiskupija Katoličke crkve sa sjedištem u Lisabonu, glavnom gradu Portugala. Njegova nadbiskupska katedrala je patrijarhalna katedrala Svete Marije Maggiore u Lisabonu.
Lisabonska biskupija uzdignuta je u nadbiskupiju 10. studenog 1394. godine. 1716. primio ga je papa Klemens XI. titula patrijarhata.

PaperOffice DMS koristi Lisabonska patrijaršija za centralizaciju i organiziranje informacija iz više izvora te za minimiziranje vremena i troškova održavanja fizičke arhive. Pristup informacijama je digitalan.

Tako su patrijaršijski dokumenti iz područja osobnih, nekretninskih i računovodstvenih dokumenata 285 župa koje pripadaju Lisabonskoj patrijaršiji i još 450 institucija koje ovise o biskupu postupno potpuno digitalizirani u PaperOffice DMS-u.

Početni položaj

Digitalna transformacija i pojam "digitalizacija" svima je na usnama najkasnije od pandemije i sada više nije izborni uvjet za mnoge tvrtke, već nužnost.
Tema digitalnog daljnjeg razvoja također je čvrsto uspostavljena u zajednicama i crkvama. Jer čak iu crkvi poput Lisabonske patrijaršije čekaju se opsežni administrativni zadaci, koji su prethodno obavljeni ručno i na analogan način.

Postojeći problemi i zadaci

U prošlosti se cijeli sustav patrijarhata temeljio na papiru. No, s postojećim i dnevnim dolaznim dokumentima, ručni sustav dosegao je svoje granice.

Cijela poplava informacija postala je nedosljednija. Najvažniji zadatak bio je spojiti analogne i digitalne jedinice. Papirnati dokumenti morali su biti digitalizirani i objedinjeni s drugim informacijama, kao što su povezani e-mailovi.

Digitization is omnipresent - also in the church

"Željeli smo centralizirati i organizirati informacije iz više izvora kako bismo smanjili vrijeme i troškove održavanja fizičke arhive, ali s digitalnim pristupom."

prisjeća se g. Pedra Silve, administrativnog zaposlenika Lisabonske patrijaršije.

Zašto je Lisabonska patrijaršija odabrala PaperOffice DMS

Zbog postojećih izazova, g. Pedro Silva, administrativni zaposlenik Patrijaršije, tražio je sustav upravljanja dokumentima (DMS) koji bi omogućio sigurnu i prilagodljivu pohranu podataka. Jednostavna integracija svih radnih stanica u administrativnom uredu, uključujući i one koje rade na daljinu, trebala bi se riješiti jednostavnim softverom.

"Tražili smo rješenje otporno na budućnost koje bi u početku moglo provesti sve naše zahtjeve, ali je istodobno ponudilo jednostavnu skalabilnost i dobar omjer troškova i koristi i moglo bi se nadograditi na druge odjele u budućnosti."

Osim PaperOffice DMS-a, gospodin Pedro Silva testirao je i druge softverske proizvode iz drugih sistemskih kuća i u početku ispitivao različite softverske ponude u vezi s upravljanjem dokumentima.

Gospodin Silva naglašava da se već duže vrijeme traži prikladan sustav. Međutim, nijedan od prethodno testiranih dobavljača softvera nije bio dovoljno skalabilan ili fleksibilan za posao koji je sustav upravljanja dokumentima trebao obaviti.

"Većina rješenja ne nudi jednostavan način stvaranja baze podataka kao što to čini PaperOffice DMS jer koriste samo cloud nude rješenje poslužitelja."

Konačna odluka o korištenju PaperOffice-a za upravljanje dokumentima u Lisabonskoj patrijaršiji odlučena je iz sljedećih razloga:

1. Pohrana i dostupnost podataka. Središnji i jednostavan pristup svim relevantnim dokumentima i mogućnost suradnje više strana na istom dokumentu.

Interna, središnja pohrana kojoj mogu pristupiti svi zaposlenici. Podaci se ne smiju pohranjivati u oblaku treće strane ili na računalu s jednim korisnikom.

Rješenje: Baza podataka postavljena je na NAS,Network Attached Storage. Ova baza podataka integrirana je u PaperOffice DMS i svi podaci patrijarhata su spremljeni. To u potpunosti zadovoljava zakonske zahtjeve za sigurnosno kopiranje podataka.
Kao tim od 3 osobe u administrativnom uredu, zahvaljujući integraciji PaperOffice DMS-a, dva administrativna zaposlenika rade na daljinu i imaju pouzdan pristup dokumentaciji na jednostavan i jasan način.

Gospodin Pedro Silva bio je vrlo zadovoljan rješenjem bez vanjskog oblaka, a time i bez pružatelja usluga trećih strana, koji mogu biti podložni vladinoj intervenciji i povećati rizik od hakerskih napada.

2.Vrijednost za novac. Softver bi trebao imati dobar omjer cijene i performansi.

Za lisabonsku patrijaršiju bilo je vrlo važno da se nakon početnog ulaganja softver lako i lako proširi na druge odjele i da to ne uključuje visoke troškove.

Rješenje: PaperOffice DMS nudi se u različitim modelima cijena koji korisnicima omogućuju da za njih poprime najpovoljniji oblik.
Na taj način korisnici u početku mogu koristiti testnu verziju bez obveze i besplatno, a zatim je, ako je potrebno, proširiti na vlastitu tvrtku / općinu bez gubitka postojećih podataka.

Broj kupljenih korisničkih licenci može se povećati u bilo kojem trenutku. Na taj način patrijarhat može izbjeći prekomjernu kapitalnu predanost.

3. Jednostavan za rukovanje. Softver bi trebao biti samorazumljiv i zahtijevati što manje obuke, ali u isto vrijeme biti spreman za budućnost.

Rješenje: PaperOffice DMS je u osnovi vrlo strukturiran i ima grafičko sučelje koje vodi korisnika korak po korak. Osim toga, postoje dodatni tutorijali i videozapisi za sve funkcije koji se mogu pozvati izravno za podršku.

Na taj se način mogu izbjeći vanjski konzultanti. Naravno, PaperOffice DMS također nudi individualnu obuku za module, po želji. Međutim, na temelju iskustava Lisabonske patrijaršije, PaperOffice je uglavnom samorazumljiv.

Nema vanjskih i skupih "konzultanata" na licu mjesta i nitko ne mora nigdje putovati na obuku. Svatko može sam definirati vremenski okvir za učenje navigacije izbornikom prema potrebi, a u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnoj strukturi.

"Odabrali smo PaperOffice DMS jer smo osobno testirali softver i bili impresionirani lakoćom korištenja Integracija u Windows okruženje i čistim korisničkim sučeljem za rad s inspiresima."

4. Mogućnost dohvaćanja i ušteda vremena. Nastojao se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i lako ih ponovno pronaći kada je to potrebno.

Rješenje: Temeljni segment PaperOffice DMS-a je digitalizacija analognih dokumenata. Sve što trebate je skener sa sučeljem za računalo i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Integrirani OCR softver pretvara ih u tekst koji se može uređivati i automatski ih ispravno sprema.

Zahvaljujući integriranoj funkciji umjetne inteligencije, svaki se dokument može podučavati, sav željeni sadržaj može se izvući ciljano i pohraniti ključnim riječima na potpuno automatiziran način.

PaperOffice DMS nudi točno ono što je patrijaršija tražila.

Top 3 popis značajki,

da PaperOffice DMS radi bolje od drugih

1. Prepoznavanje teksta (OCR) i traženje dokumenata
2. Integracija i povezivanje s bazom podataka na NAS-u
3. Jednostavno sučelje za upotrebu i samorazumljivo

Kako je Integriran PaperOffice DMS?

U vrijeme pandemije patrijarhat je odlučio arhivirati svakodnevne dokumente i e-poštu u PaperOffice DMS.

Zahvaljujući snažnom skeneru i povezanosti skenera u PaperOfficeu, mogla bi započeti pretvorba analognih papira. Svi su dokumenti postupno čitani i digitalizirani putem sučelja PaperOffice OCR skenera. Za svaki dokument tijekom čitanja u sustavu stvara se indeks ključnih riječi koji se može koristiti za njegovo pronalaženje u tren oka pomoću tražilice PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Postojeće mape u visećim datotekama preuzete su 1:1 i jednostavno pretvorene u "digitalne mape".

Svi postojeći e-mailovi spremljeni su izravno u PaperOffice DMS, mogli su se povezati s postojećim dokumentima i neće se morati ispisivati na papiru u budućnosti. I sve dolazne e-poruke automatski se arhiviraju u PaperOffice praćenjem mapa putem postavljanja upravljanja pravilima

Od korištenja PaperOffice DMS-a potrošnja papira značajno se smanjila.

Koji su sljedeći koraci?

Sljedeći korak koji Patrijaršija Iz Lisabona planira je digitalizacija postojeće fizičke arhive prije 2021. godine i proširenje upotrebe PaperOffice DMS-a na druga područja / odjele Patrijaršije.

Osim toga, Patrijaršija bi željela u velikoj mjeri automatizirati arhiviranje dokumenata zahvaljujući korištenju KI PIA.

" Uzbuđeni smo nakon što smo godinu i pol radili s PaperOffice DMS-om, iako smo bili ograničeni samo na jedan odjel i nismo u potpunosti istražili ovo fantastično remek-djelo."

Sažetak cjelokupnog iskustva

PaperOffice DMS ispunio je sve potrebne kriterije i danas mapira kompletan digitalni protok dokumenata u patrijaršiji.

Za sada su svi dokumenti snimljeni skenerima visokih performansi i digitalno pohranjeni u elektroničkoj arhivi PaperOfficea. Istodobno, dolazne i postojeće e-poruke prenose se izravno u PaperOffice DMS i povezuju se s arhiviranim dokumentima.

Administrativno osoblje patrijarhata tada može pristupiti dokumentima i e-porukama putem korisničkog sučelja PaperOffice i unosom različitih pojmova za pretraživanje - dostupno je i pretraživanje cijelog teksta.

Zahvaljujući dosljednoj uporabi DMS-a, patrijaršija je uspjela značajno smanjiti vrijeme obrade potrebno za račune i druge vrste dokumenata.

FAQs

Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Lisabonska patrijaršija":

Koje biste savjete dali budućim korisnicima PaperOffice-a?

Probajte. Iznenadit ćete se!

Kome biste preporučili PaperOffice?

U našoj industriji, u biti socijalnim centrima. Župe bi također mogle imati koristi digitalizacijom svojih sakramentalnih knjiga za jednostavan pristup i ovjeru dokumenata i drugih papirologije i e-mailova!

Preporučili bismo PaperOffice svima koji žele da svi njihovi dokumenti budu organizirani na jednom čistom, sigurnom i pretraživom mjestu!

Što vam se posebno sviđa u PaperOfficeu?

Jednostavnost!

Zaključak

PaperOffice je lagan, ali vrlo moćan sustav upravljanja dokumentima.

Funkcije koje se u početku čine besmislenima ispadaju najvažnije funkcije koje više ne želite propustiti.

"PaperOffice je bio ključan korak u transformaciji našeg rada na digitalni način, smanjenju vremena provedenog na arhivama i povećanju dnevne produktivnosti."