Tvrtka za rudarstvo
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), vodeća rudaraska tvrtka sa sjedištem u Papua Novoj Gvineji, nalazi se na čelu u dobivanju resursa.

Sveprisutnost i snažna predanost izvrsnosti omogućili su KMHL-u pozicioniranje kao značajnog aktera u rudarstvu. S jasnom vizijom, strateškim inovacijama i održivim upravljanjem, KMHL prednjači u stvaranju vrijednosti za svoje dionike i regiju.

Početna pozicija i izazovi

Kao i mnoge tvrtke u rudarskoj industriji, KMHL se suočio s izazovima u upravljanju i organizaciji važnih dokumenata u svakodnevnom poslovanju.

Zbog visoke složenosti i obujma dokumentacije, od postupaka odobravanja do operativnih protokola i zahtjeva za zaštitu okoliša, učinkovito upravljanje dokumentima postalo je nužno.

S obzirom na ovu pozadinu, KMHL je tražio sustav za upravljanje dokumentima koji ne samo da centralizira dokumente, već i olakšava suradnju među različitim odjelima i lokacijama, istovremeno osiguravajući sigurnost i zaštitu podataka te podržavajući usklađenost sa zakonskim propisima.

Zašto se KMHL odlučio za PaperOffice DMS

Nakon temeljite analize različitih sustava za upravljanje dokumentima, KMHL se odlučio za PaperOffice DMS. Sustav je odabran jer je tvrtki omogućio minimalne promjene u postojećim radnim procesima, dok je i dalje ispunjavao njihove zahtjeve.

„Odabrali smo PaperOffice DMS jer je investicija u skladu s ciljevima naše tvrtke, naime povećati učinkovitost, poboljšati sigurnost dokumenata i iskoristiti digitalnu transformaciju. Osim toga, troškovi su u usporedbi s drugim davateljima iznimno atraktivni,"

sjeća se Loi Joseph, IT menadžer Kumul Minerals Holdings Limited.

Financijska analiza koju je proveo IT tim pokazala je da je PaperOffice DMS isplativ i da zadovoljava potrebe KMHL-a.

Analizirana su tri potencijalna sustava za upravljanje dokumentima, za koja su tvrtke zatražile ponude: PaperOffice, Docuware i M-Files.

Implementacija

Za početak implementacije, 80 radnih mjesta je opremljeno sustavom za upravljanje dokumentima, pri čemu je kao baza podataka odabran Synology NAS.

Ova početna grupa bila je polazna točka za uvođenje sustava, dok su se dodatna radna mjesta postupno integrirala.

Dva mjeseca nakon dodjele ugovora završena je migracija postojećih podataka, a mjesec dana kasnije uspješno je pokrenuta radna proizvodnja, dok je arhivsko rješenje tvrtke Kumul prihvaćeno.

Implementacija je protekla bez problema, a zaposlenici su uspješno obučeni.

Kroz prilagođene obuke, interaktivne radionice i primjere iz prakse, svi zaposlenici mogli su upoznati i optimalno koristiti sve funkcije sustava. Osim toga, pruženi su materijali za obuku kako bi zaposlenicima služili kao referenca i nakon završetka obuke.

To je omogućilo nesmetan prijelaz na korištenje novog sustava i osiguralo brzu integraciju u svakodnevne radne procese.

Krajnji rezultat

Implementacija PaperOffice DMS omogućila je KMHL-u da poboljša upravljanje dokumentima.

Tvrtka je bila impresionirana prilagodljivošću korisničkog sučelja, poboljšanom pretragom dokumenata i kontrolom verzija dokumenata.

Uvođenje novog sustava je prošlo glatko, i KMHL je preporučio PaperOffice DMS svakome tko traži rješenje za upravljanje dokumentima.

Ukupno gledano, iskustvo KMHL-a s PaperOffice DMS-om bilo je izuzetno zadovoljavajuće i nadmašilo je njihova očekivanja.