Zajednica
Upravljanje imovinom
El Guijo
G. Alejandro Campos, IT stručnjak i voditelj projekta u upravljanju nekretninama El Guijo
Početni položaj
Kao zajednica u upravljanju nekretninama, El Guijo ima mnogo važnih dokumenata za upravljanje: ugovore o najmu, račune za komunalne usluge, građevinske datoteke, registracije turnira, poslovne dokumente, obavijesti i još mnogo toga.
Nažalost, upravljanje nekretninama do sada nije imalo značajnije koristi od korištenja prikladnog softvera za upravljanje dokumentima, jer do sada nije pronađeno odgovarajuće rješenje, iako su upravitelji nekretnina ti koji imaju značajne koristi od korištenja prikladnog softvera za upravljanje dokumentima.
Kako bi se riješili mnogi postojeći administrativni problemi u upravljanju imovinom, odlučeno je da se uvede sustav upravljanja dokumentima.
Cilj El Guijo-a bio je digitalizirati postojeće papirnate dokumente, uvesti optimizaciju procesa i kontrolu tijeka rada nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizirati veliki dio procesa u pozadini i tako optimizirati proces upravljanja imovinom.
Postojeći problem
Upravitelj nekretnine morao je svakodnevno prikupljati važne dokumente. Svi su oni morali biti dodijeljeni pravoj stambenoj nekretnini, vlasniku, stanaru, stanodavcu. No, svakodnevni rad u zajednici karakterizirale su i neučinkovitosti:
"Imali smo troškove pohrane koji su se mogli izbjeći podnošenjem dokumenata u mape. Osim toga, potraga za dokumentima bila je dugotrajna i često je uključivala posjet arhivi",
prisjeća se gospodina Alejandra Camposa, IT stručnjaka zajednice El Guijo.
Tako ukupni prosjek susjeda ponekad prelazi 2500 stanovnika, s češćim vrhovima u ljetnim i blagdanskim razdobljima. Kao rezultat toga, šest zaposlenika kao konzultanata i stalni menadžer u uredu, kao i vanjsko vrtlarsko i administrativno osoblje nisu se mogli nositi s preopterećenjem informacijama.
Prije implementacije sustava upravljanja dokumentima, cijeli se sustav temeljio na papiru. Dokumenti koje su dostavili vlasnici, zapisnici i dokazi o radovima na održavanju, pritužbe su predane upravi, a zatim masovno pohranjene u mape.
Tijekom digitalizacije, upravitelji nekretnina poput El Guijoa svakodnevno se viđaju s bezbrojnim upitima za iznajmljivanje, pritužbama i drugim nedoumicama s kojima se sada suočava i e-mail. Međutim, ova poplava e-pošte teško se može riješiti ručno.
Posljedice su bila dugo navijena vremena obrade i neučinkovitost u obradi, preuzimanju i prosljeđivanju potrebne dokumentacije . U skladu s tim, zajednica je krenula u potragu za digitalnim upravljanjem dokumentima.
"Upravo smo pomaknuli posao naprijed i sada imamo prednost."
Alejandro Campos, IT stručnjak, samozaposlen za zajednicu El Guijo tražio je rješenje za ovaj i sve probleme upravljanja imovinom. Također je bilo predviđeno digitalizacija svih administrativnih poslova općine, koje su ranije bile uglavnom analogne.
Zašto je općina El Guijo odabrala PaperOffice DMS
Najvažniji kriteriji odabira bili su pouzdanost, dostupnost i sigurnost, budući da su upravljani dokumenti uključivali povjerljiv sadržaj, kao što su osobni dokumenti, kao i računi, koji su morali biti zaštićeni od neovlaštenog pristupa ovlaštenjima pristupa i razinama izdanja .
Različiti pružatelji usluga u oblaku ili rješenja otvorenog koda nisu razmatrani zbog propisa o zaštiti podataka u općini, budući da sigurnost osobnih podataka GDPR i dugoročna investicijska sigurnost nisu mogli biti zajamčeni.
Budući da PaperOffice DMS nije aplikacija u oblaku i pohranjuje sve podatke u središnju bazu podataka, koja se sada nalazi na namjenskom poslužitelju, konačno je odlučeno testirati traženi scenarij testom.
"Već pri prvom sastanku s PaperOffice primijetite 20 godina PaperOffice iskustva u području upravljanja dokumentima."
PaperOffice premašuje sve standarde dokumenata i pravne smjernice, posebno zbog visoko šifrirane pohrane dokumenata izravno na namjenskom poslužitelju, a ne u oblaku.
Potreba za korištenjem sustava za upravljanje dokumentima koji ima usklađenu kontrolu verzija i verzije otporne na reviziju jasnija je nego ikad prije.
Ogroman razlog za odluku bila je dostupnost i kompetencija potpore, budući da su u prošlosti postojala vrlo loša iskustva s drugim pružateljima usluga.
Konkretno, kako bi se osigurala pouzdanost i simulirali stvarni problemi, nekoliko je puta kontaktirana podrška za PaperOffice kako bi se procijenilo jesu li ispunjeni rokovi i kakva je kvaliteta podrške. Ovdje paperOffice je ispred svakog drugog proizvođača.
Prijeđite na automatizaciju putem PaperOfficea. Ciljevi i vrijeme
Inovativnim rješenjem za upravljanje dokumentima tvrtke PaperOffice, općina El Guijo odlučila je automatizirati većinu dnevnih zadataka i dokumentacije.
Stoga je odlučeno skenirati dokumente koji su već postojali u papirnatom obliku i digitalno ih arhivirati u PaperOfficeu. Nakon što su dostupni u digitalnom obliku, daljnji administrativni procesi unutar mreže zajednice mogu se riješiti i digitalno.
Pokrenuta je optimizacija procesa. Od sada će dokumenti biti digitalno dizajnirani izbjegavajući papir što je više moguće. Sastanci, zapisnici, dolazna pošta, izlazne fakture i bilješke stvorene izravno u PaperOfficeu. Zadaci i tijekovi rada implementiraju se digitalno.
Sa sustavom upravljanja dokumentima, svi važni dokazi mogu se lako dostaviti - i naravno usklađeni s GDPR-om. Dugo čekanje i put do pošte su eliminirani.
Pretvorba je prošla vrlo dobro od prve prezentacije softvera od strane PaperOfficea do tekućeg rada:
"Čak i nakon demonstracije proizvoda, bili smo apsolutno oduševljeni PaperOfficeom. Odmah smo vidjeli dodanu vrijednost i gotovo tri tjedna kasnije na sastanku vlasnika 100% se glasovalo o rezoluciji o korištenju PaperOfficea u zajednici."
Prednosti digitalizacije uz PaperOffice
U međuvremenu, svi digitalizirani ugovori o najmu, korespondencija, dnevnici, planovi, dokumenti o osiguranju itd. pohranjuju se u PaperOffice. To je velika dodana vrijednost za naše vlasnike i stanare, kaže gospodin Campos iz uprave El Guijo. To je jedan od razloga zašto je g. Campos siguran:
"Budućnost industrije upravljanja nekretninama jednostavno leži u digitalizaciji."
Zahvaljujući uvođenju digitalizacije PaperOffice DMS-a, Zajednica El Guijo već je uspjela:
- Uštedite vrijeme i resurse
- Pojednostavni pristup dokumentu
- Osigurajte dostupnost dokumenata za svakog ovlaštenog zaposlenika
Sada lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata iz temelja i održivo mijenja procese zajednice. Administrativna znanja sada su organizirana transparentno i dostupna u pravo vrijeme.
"Sigurnost podataka, automatizirani tijekovi rada, digitalizacija dokumenata i jednostavnost integracije PaperOffice DMS-a u administrativno okruženje pružili su ono što je ovoj zajednici bilo potrebno za ubrzavanje papirnatih procesa i dobivanje prostora u njihovim ovisnostima."
Svaki sa svojim specifikacijama i specifičnostima, koje općenito uključuju kontrolu i provjeru administrativnih poslova, uklanjanje papira, indeksiranje svih vrsta dokumenata koji se odnose na interne narudžbe, automatizaciju i metodologiju, sigurnost (GoBD, GDPR i zaštita podataka), optimizaciju i praćenje procesa, olakšavanje slanja datoteka korisnicima (vlasnicima u ovom slučaju) i, naravno, ušteda prostora u administrativnim uredima.
Ovaj sporazum o suradnji sklopljen je zbog velike količine zapisa i snimaka koje posjeduje zajednica i kako bi se osiguralo da se uspostavi metoda organiziranja sve dokumentacije za sve stanovnike i administratore zajednice.
Krajnji rezultat
PaperOffice je stvorio rješenje za trenutne probleme zajednice uklanjanjem količine podataka, racionalizacijom administrativnih prepreka i osiguravanjem da samo ovlašteni zaposlenici imaju pristup PaperOfficeu kako bi se spriječila izmjena dokumenata ili čak potencijalna pronevjera sredstava.
Zahvaljujući integraciji PaperOffice sustava upravljanja dokumentima, zajednica sada može pronaći dokumente i njihove opsežne informacije u samo nekoliko sekundi i dovršiti druge zadatke i tijekove rada.
Osim toga, uprava može reagirati brže i ciljanije na upite, pisma i povratne informacije od stanovnika: To znatno olakšava svakodnevni rad.
O zajednici El Guijo
El Guijo je urbanizacija / zajednica smještena na sjeverozapadu općine Galapagar pored ceste M-510, samo 40 minuta vožnje od centra Madrida preko A-6.
Povlašteno mjesto u Sierra de Guadarrama, smješteno u populacijskoj povezanosti u blizini Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial i sam Galapagar, kao iu blizini akumulacije Valmayor i granice s Autonomnom zajednicom Castilla y León.
Izgradnja urbanizacije započela je sedamdesetih godina prošlog stoljeća, a osnovana je 1977. godine statutom kao kvartovska zajednica. Ima površinu od gotovo 140.000 četvornih metara s ukupno 1.104 parcele između planinskih kuća, stanova, zgrada zajednice (nekoliko sportskih terena, tri bazena, društvenih klubova i upravnih ureda) i tri dječja parka: oko polovice zemlje uređena su područja s velikom prirodnom raznolikošću.
Ukupni prosjek premašuje 2.500 jedinica, s češćim vrhuncima tijekom ljetnih i blagdanskih razdoblja. Osim toga, urbanizacija ima šest skrbnika, jednog administrativnog i tri zaposlenika na održavanju (stalno zaposlenih) kao i vanjsko vrtlarsko i administrativno osoblje.
