Mennoniti
Crkva braće Bielefeld
Alexander Staruk, glavni financijski direktor Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Izazov
Mennonitsko bratstvo Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) protestantska je slobodna crkva čiji korijeni sežu daleko u prošlost. Ovo Bratstvo Bielefeld Mennonite osnovano je u Zürichu tijekom reformacijskog pokreta u 16. stoljeću. Današnje Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), koji uključuje preko 1000 članova zajednice.
PaperOffice DMS općina koristi za podršku članovima volontera, posebno u arhiviranju dokumenata, dodjeljivanju tijekova rada i računovodstvu u matičnom uredu.
Početni položaj
U udruzi koja uključuje Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., postoje prilično opsežni administrativni zadaci koje članovi obavljaju na dobrovoljnoj osnovi.
To utječe i na upravljanje računima više od 1000 članova i na reviziju računa za različite građevinske projekte općine ili na obradu dolaznih donacija.
Postojeći problem
Do korištenja PaperOffice DMS-a odabranim članovima povjereni su različiti administrativni poslovi, pri čemu je u velikoj mjeri prepušteno samim pojedinim članovima kako se i u kojem roku posao obavlja.
Digitalna mreža i sveobuhvatni softver nisu korišteni. Umjesto toga, računi trgovaca koje je trebalo provjeriti odneseni su kući kako bi se ručno provjerili. Također se dogodilo da nitko nije imao vremena, a onda je račun u početku ostao na stolu.
Tijekom digitalizacije, zajednice se sada suočavaju s bezbroj dokumenata, e-pošte i drugih briga putem e-pošte. Međutim, ovom poplavom e-pošte teško se može upravljati ručno.
Posljedice su bila dugo navijena vremena obrade i neučinkovitost u obradi, preuzimanju i prosljeđivanju potrebne dokumentacije . U skladu s tim, općina je krenula u potragu za digitalnim upravljanjem dokumentima.
Kao rezultat toga, bilo je opetovanih kašnjenja u prijenosu nepodmirenih iznosa na naručene tvrtke. Opomene su izdane s dodatnim troškovima, a odobreni popusti nisu se mogli koristiti. Razumljivo je da je zbog toga patio ugled zajednice.
Alexander Staruk, glavni financijski direktor Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., tražio je rješenje problema, pri čemu se razmišljalo i o digitalizaciji svih administrativnih poslova općine, koje su ranije bile uglavnom analogne.
Zašto je Mennonite Brotherhood odabrao PaperOffice DMS
G. Staruk je prvo ispitao razne softverske ponude u vezi s upravljanjem dokumentima i na kraju odlučio testirati PaperOffice DMS šest mjeseci.
PaperOffice DMS nudi točno zahtjeve koje je g. Staruk tražio. To uključuje:
- Dostupnost: Središnji i jednostavan pristup svoj ovoj relevantnoj dokumentaciji i mogućnost suradnje više strana na istom dokumentu.
Interna, središnja pohrana kojoj svi članovi s administrativnim zadacima također mogu pristupiti od kuće. Podaci se ne smiju pohranjivati u oblaku treće strane ili na računalu s jednim korisnikom.
- Agilnost i automatizacija administrativnih zadataka: Softver mora omogućiti raspodjelu zadataka putem mreže, kao i njihovu obradu od strane odgovarajućeg člana kluba.
- Mogućnost dohvaćanja i ušteda vremena: Nastojalo se pojednostaviti kako bi se digitalizirali analogni dokumenti i po potrebi ih se lako moglo dohvatiti.
- Praktično i razumljivo: Softver bi trebao zahtijevati što manje obuke i istovremeno biti spreman za budućnost.
Rješenje: Synology je u društvenom centru postavila NAS, mrežnu pohranu, na kojoj se svi podaci koji se odnose na udrugu i njezine članove pohranjuju pomoću PaperOffice DMS-a.
G. Alexander Staruk je rano shvatio da nema načina da se zaobiđe digitalizacija njegove zajednice:
"Upravo smo pomaknuli posao naprijed i sada imamo prednost."
Rješenje: PaperOffice DMS ima sveobuhvatnu funkciju tijeka rada koja omogućuje dodjeljivanje i obradu složenih procesa te učinkovito upravljanje informacijama i zadacima dokumenata od strane tvrtke.
Uključena je digitalna autorizacija korisnika i potvrda lozinke.
Istodobno se svi dotični članovi obavješćuju o statusu obrade. Pohrana verzija omogućuje praćenje koraka obrade koji su provedeni kada i od koga.
Rješenje: To je temeljni segment PaperOffice dmS-a, digitalizacija analognih dokumenata. Sve što trebate je skener sa sučeljem za računalo i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Ako je potrebno, integrirani OCR softver pretvara ih u tekst koji se može uređivati i automatski ih ispravno sprema.
Indeks ključnih riječi koji je postavila PIA umjetne inteligencije osigurava da se svaki dokument može pronaći putem interne tražilice, čak i ako korisnik jedva zna ništa o dokumentu.
Rješenje: Korištenje PaperOffice DMS-a može se naučiti pomoću besplatnih videozapisa i vodiča za obuku.
Nema vanjskih i skupih "konzultanata" na licu mjesta i nitko ne mora nigdje putovati na obuku. Svatko može sam definirati vremenski okvir za učenje navigacije izbornikom prema potrebi, a u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnoj strukturi.
PaperOffice DMS zadovoljio je sve potrebne kriterije.
Zašto je Mennonite Brotherhood odabrao PaperOffice DMS
G. Staruk je prvo ispitao razne softverske ponude u vezi s upravljanjem dokumentima i na kraju odlučio testirati PaperOffice DMS šest mjeseci.
PaperOffice DMS nudi točno zahtjeve koje je g. Staruk tražio. To uključuje:
- Dostupnost: Središnji i jednostavan pristup svoj ovoj relevantnoj dokumentaciji i mogućnost suradnje više strana na istom dokumentu.
Interna, središnja pohrana kojoj svi članovi s administrativnim zadacima također mogu pristupiti od kuće. Podaci se ne smiju pohranjivati u oblaku treće strane ili na računalu s jednim korisnikom.
- Agilnost i automatizacija administrativnih zadataka: Softver mora omogućiti raspodjelu zadataka putem mreže, kao i njihovu obradu od strane odgovarajućeg člana kluba.
- Mogućnost dohvaćanja i ušteda vremena: Nastojalo se pojednostaviti kako bi se digitalizirali analogni dokumenti i po potrebi ih se lako moglo dohvatiti.
- Praktično i razumljivo: Softver bi trebao zahtijevati što manje obuke i istovremeno biti spreman za budućnost.
Rješenje: Synology je u društvenom centru postavila NAS, mrežnu pohranu, na kojoj se svi podaci koji se odnose na udrugu i njezine članove pohranjuju pomoću PaperOffice DMS-a.
G. Alexander Staruk je rano shvatio da nema načina da se zaobiđe digitalizacija njegove zajednice:
"Upravo smo pomaknuli posao naprijed i sada imamo prednost."
Rješenje: PaperOffice DMS ima sveobuhvatnu funkciju tijeka rada koja omogućuje dodjeljivanje i obradu složenih procesa te učinkovito upravljanje informacijama i zadacima dokumenata od strane tvrtke.
Uključena je digitalna autorizacija korisnika i potvrda lozinke.
Istodobno se svi dotični članovi obavješćuju o statusu obrade. Pohrana verzija omogućuje praćenje koraka obrade koji su provedeni kada i od koga.
Rješenje: To je temeljni segment PaperOffice dmS-a, digitalizacija analognih dokumenata. Sve što trebate je skener sa sučeljem za računalo i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Ako je potrebno, integrirani OCR softver pretvara ih u tekst koji se može uređivati i automatski ih ispravno sprema.
Indeks ključnih riječi koji je postavila PIA umjetne inteligencije osigurava da se svaki dokument može pronaći putem interne tražilice, čak i ako korisnik jedva zna ništa o dokumentu.
Rješenje: Korištenje PaperOffice DMS-a može se naučiti pomoću besplatnih videozapisa i vodiča za obuku.
Nema vanjskih i skupih "konzultanata" na licu mjesta i nitko ne mora nigdje putovati na obuku. Svatko može sam definirati vremenski okvir za učenje navigacije izbornikom prema potrebi, a u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnoj strukturi.
PaperOffice DMS zadovoljio je sve potrebne kriterije.
Nakon šestomjesečne testne faze, Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V. naš PaperOffice DMS i toliko je zadovoljna da softver preporučuje drugim kongregacijama u svojoj crkvi.
