Hvordan udfører jeg et retsgyldigt versionering af dokumenter?

Hvilken rolle spiller versioneringen i dokumentstyringssystemet DMS?

Funktioner inden for versionering spiller en vigtig rolle for mange brugere af DMS-software. Læs mere om fordelene her.

Begrebet versionering er ikke fremmed for et dokumentstyringssystem (DMS). Behovet for anvendelse af et dokumentstyringssystem, der har overholdelse af GoBD og revisionssikker versionering, bliver stadig mere tydeligt.

For hvem kender ikke denne situation? En kontrakt redigeres flere gange - en ændring her, en bemærkning der, justering af poster, ændring af beløb og til sidst enighed. På denne måde gemmes også hver enkelt ændring lokalt på computeren og sendes til yderligere kontrol.

Hvis nu kollegaen er fraværende eller kunden ringer og spørger efter versionen fra sidste måned og ændringen "XYZ", så går alt i stå.

Versioneringskaos og redundans er resultatet.

På dette tidspunkt vil det være en god idé at overveje versionering eller versionhåndtering af dokumenter.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Fordele ved et DMS-software

En centraliseret DMS-software har flere fordele for virksomheden. For eksempel er det sikret, at alle medarbejdere arbejder med de samme korrekte data.

Derudover undgås mediebrud, så der opnås en ubrudt informationsstrøm i forbindelse med arbejdsgange.

Dette gør også dobbelt datahåndtering overflødig, hvilket igen har en positiv indvirkning på kvaliteten af de styrrede data.

Mange virksomheder, især SMV'er, ser dette som en hindring for datasikkerheden og støtter derfor brugen af et dokumentstyringssystem, som f.eks. PaperOffice.

Hvad er versionsstyring?

Versionering er kort sagt, at gøre alle ændringer i dokumenter sporbar.

Begrebet versionsstyring kan let forklares: I det store og hele er det den metode, der bruges til at registrere ændringer i dokumenter eller filer.

Hver ændring i et dokument registreres og gemmes som en skyggekopi som en ny versionsversion.

Ved hver ændring i et dokument gemmes en "nyere" version af dokumentet i et tilsvarende arkiv. Logningen gør ændringer gennemsigtige og altid sporbar.

På dette tidspunkt ved den følgende betragter, hvornår et dokument er ændret af hvilken operatør. Dette giver en oversigt over hele dokumentets livscyklus.

Versionering kan ske automatisk eller manuelt.

Men hvad er forskellen? Dette og alle versioneringsmetoder understøttet af PaperOffice DMS forklares detaljeret i vores Workshop Tutorial.

Hvilke typer versionering findes der?

Automatisk versionsstyring

Ved automatisk versionsstyring registrerer PaperOffice automatisk, når et dokument ændres. Dette kan ske både for et Word-dokument og takket være den integrerede WorkBench-modulet også for et PDF-dokument.
En kopi af det ændrede dokument oprettes automatisk af PaperOffice efter redigeringen og gemmes i dokumentpoolen "Dokumenter i redigering". Versionen opdateres først, når du klikker på "Afslut redigering".
Dette sikrer, at dokumenter ikke kan overskrives i netværket. Fordi så længe du arbejder på et dokument, er det placeret i den tidligere nævnte dokumentpool.

Efter at den "nyere version" af dokumentet er blevet checket ind, opdaterer PaperOffice miniaturebilledet og udfører tekstgenkendelse af dokumentet igen. Den tidligere version forbliver tilgængelig og kan hentes.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuel versionering

Manuel versionering er ideel, når dokumenter udskrives og f.eks. underskrives i hånden og derefter skal scannes ind som en ny version.

Ved manuel versionering starter versioneringsprocessen manuelt af brugeren.

Derudover genkender PaperOffice det gennem den integrerede AI, at dette dokument er et allerede eksisterende dokument og foreslår at arkivere det nyscannede som en version til en eksisterende dokument. Eller hvis det er et forskelligt udseende dokument og ikke genkendes af AI, kan dette manuelt arkiveres som en ny version til en eksisterende dokument.

Fordele ved brug af et DMS til versionsstyring

Ensartet arkivering

Når dokumenter arkiveres i PaperOffice, sikrer den integrerede versionering, at der ikke gemmes adskillige kopier som separate filer. I stedet findes de forskellige versioner af et dokument i en fil.

Overholdelse af revisionsikkerhed og GoBD-kompatibilitet

Versionering af dokumenter sikrer overholdelse af revisionsikkerhed og GoBD-kompatibilitet.

For at sikre revisionsikkerhed skal alle detaljer ved ændringer i dokumenter og filer være tydeligt dokumenteret. Det skal sikres, at kun medarbejdere med tilladelse kan foretage ændringer. Men det er også vigtigt at vide, mange år senere, hvilke medarbejdere der har foretaget hvilke ændringer og hvornår.

Strukturering af fælles adgang

PaperOffice er ikke kun et dokumenthåndteringssystem, men også en omfattende samarbejdsapplikation. Det tilbyder ikke kun omfattende workflow-, stempler- og opgaveværktøjer, men understøtter også samarbejdet om dokumenter i workflows.

Takket være versionskontrollen vil enhver bruger vide, hvornår og hvordan et dokument er blevet ændret, og af hvem. Når en bruger åbner et dokument til redigering, bliver det låst for andre brugere, og samtidig redigering er ikke mulig.

I betragtning af det sidste punkt regulerer check-out og check-in den ukomplicerede samarbejde om et dokument og koordinerer adgangsrettigheder. Med check-out-funktionen blokerer den, der bearbejder dokumentet, midlertidigt for det.

Ved check-in opretter den første redaktør den ændrede dokument som en ny version. Den tidligere editing spærring ophæves.

Sikkerhed og overholdelse af mange lovbestemmelser og compliance

Det vigtigste ved versionering er naturligvis, at alle juridiske krav og vigtige compliance-aspekter kan dokumenteres og overholdes. Hver ændring af dokumentet er sporbart - inklusive brugeren, der har foretaget den.

Valg af den rigtige DMS-software til versionering

Sammenfattende er det klart, at versionsstyring understøttet af et DMS har mange fordele.

Det bedste ved versionering er dog, at virksomheder er i stand til at administrere oprettelse, revision og distribution af vigtige forretningsdokumenter automatisk.

Dokumenthåndteringssoftwaren PaperOffice giver så mange virksomheder mulighed for at opnå revisionsikkerhed. Det er vigtigt at kunne spore alle ændringer i forretningsdokumenterne når som helst og hurtigt.

Kom i gang er nemmere end du tror.

Har du stadig bekymringer om, at du ikke kan klare det? Læs vores kundecases om integrationen af PaperOffice i din forretningsdrift og overbevis dig selv om enkelheden, eller ansøg om en testinstallation på en nem måde.