The PaperOffice Insider Nyhedsbrev
The PaperOffice Insider Nyhedsbrev
Vi vil gerne være venner

Højeste mulige rabattilbud

Eksklusive insider nyheder

Gratis bonusopgraderinger

Højeste mulige rabattilbud

Eksklusive insider nyheder

Gratis bonusopgraderinger

Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.

Omkostningsminimering gennem digital transformation


Digitalisering eller digital transformation af dine papirdokumenter er forudsætningen for effektivitet og din virksomheds succes. Behovet for digitalisering er nu et vigtigt aspekt for alle.

Pro tip:

I den nuværende artikel vil vi først gerne forklare definitionen af dokumenthåndteringssystemet og adressere digitaliseringen af analoge og digitale dokumenter samt demonstrere fordelene ved at bruge elektronisk dokumenthåndtering (DMS) på de tilhørende forretningsprocesser, når du opretter, administrerer, eksporterer og kontrollerer dokumenterne.

Selvom de grundlæggende teknikker til dokumenthåndtering er blevet brugt i virksomhedernes dokumentkontrol i årtier og har udviklet sig gennem årene, undervurderes behovet for et dokumenthåndteringssystem og dets applikationsfordele stadig.

Undersøgelser har vist, at medarbejderne bruger op til tredive procent af deres tid på at søge efter de nødvendige dokumenter i virksomheden. I gennemsnit mister medarbejderne mere end en arbejdsdag om ugen som følge heraf. Det bliver endnu værre, fordi: I 70% af alle tilfælde er søgningen mislykket. Dokumentet oprettes igen, og kollegerne kan ikke længere forstå dokumenternes aktuelle status.

PaperOffice employee holds a tablet in her hands
Advantages of electronic data management (document management DMS)

Men hvad er standarden, hvad kan kunden forvente af en DMS?

I den aktuelle artikel viser vi dig fordelene ved at bruge elektronisk datahåndtering (dokumenthåndteringssystem).

Dette kan forklares punkt for punkt ved hjælp af PaperOffice dokumenthåndteringssoftwaren.

Før vi kommer ind i fordelene, lad os forklare definitionen:

Hvad er et dokumenthåndteringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) bruges til at gemme, administrere og kontrollere strømmen af dokumenter i en organisation.

Det betyder, at virksomheder fra en lang række brancher akkumulerer vigtige dokumenter hver dag: processkrifter, kontraktdokumenter, udkast, eksterne breve, forskning, ekspertudtalelser og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange dokumenter ankommer også via e-mail.

Du kan organisere alle oplysninger, såsom papirdokumenter, Windows-filer eller e-mails, på et centralt sted, dit dokumenthåndteringssystem, som medarbejderne nemt og uden problemer kan få adgang til.

Herunder unikke funktioner til teamwork og dokumentdeling og en innovativ programgrænseflade, der er unik over hele verden.

Dokumenthåndteringssystemer bliver stadig vigtigere for virksomheder, da mængden af information, der genereres af nutidens virksomheder, vokser eksponentielt.

Indførelsen af et dokumenthåndteringssystem, DMS for kort, hjælper dig også med at bringe en klar struktur til dine dokumenter og klare oversvømmelsen af information.

DMS står også for dokumenthåndteringssoftware og er beregnet til at styre dokumenter, især digitale dokumenter, som omfatter konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er sådan software.

Styringen og kontrollen af den enorme mængde eksterne og interne dokumenter, der indgår i forretningsprocesserne i offentlig eller erhvervsøkonomi, er blevet en udfordring. Dette fremmer introduktionen af dokumenthåndteringssoftware, der gør det lettere at administrere.

Indførelsen af DMS sikrer betydelige reduktioner i søgetid, håndtering og omkostningsbesparelser, hvilket er meget vigtigt i vores administrative processer.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Hjertet i en DMS

Et avanceret dokumenthåndteringssystem har sit "hjerte" i en database, hvor informationen lagres på en måde, så den kan findes og hentes på en nem og kontrolleret måde.

Databasen kan konfigureres lokalt eller på et NAS-system, f.eks. QNAP NAS eller Synology NAS. Men ved at lagre informationen på en struktureret måde har vi kun en del af ligningen.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

Den "hjerne", der styrer systemet, er workflowlogikken, som gør det muligt at skabe afhængigheder mellem dokumenter og processer og at forbinde disse oplysninger i fleksible og tidligere definerede flows.

Et vigtigt skridt i implementeringen af en så sofistikeret "arbejdsgang" er, at så meget dokumentation som muligt er tilgængelig i digital form.

Digitalisering og dokumenthåndtering

Når vi taler om dokumentstyringssystemer, må vi ikke glemme: jo højere digitaliseringsniveauet for de oplysninger, der er en del af processerne, jo højere er niveauet af kontrol og automatisering, som vi kan opnå. Vi har allerede skrevet en artikel om fordelene ved digitalisering, klik her.

I det første trin bestemmer du, hvilke dokumenter der hører til vores processer, hvordan vi integrerer dem i vores dokumenthåndteringssystem, og hvilke oplysninger der skal udtrækkes og gemmes sammen med dokumenterne i din database. Når oplysningerne er inkluderet, definerer vi dens livscyklus, hvordan den vil interagere med andre processer, og hvordan vi kan integrere den.

Oplysninger kommer fra forskellige kilder

Mest sandsynligt vil vi støde på oplysninger, der kommer fra forskellige kilder og i forskellige formater. Nogle af dem i digital form, gemt i filer eller databaser og nogle i form af trykte dokumenter.

Hvad gør vi med digitale dokumenter i pdf-, doc- osv.-format? Her er processen meget enkel.

Træk det digitale dokument ind i PaperOffice-grænsefladen. Eller få dine Windows-mapper let overvåget, efter at dokumenter er modtaget.

Drikkepenge

Forresten er der en video på YouTube om emnet "Katalogovervågning og bulkarkivering af dokumenter" , der forklarer denne proces på en forståelig måde:

Dokumenter i papirform kan nemt scannes og konverteres til digitalt format takket være den integrerede scanner.

Drikkepenge

Om emnet "Fuldautomatisk arkivering af papirdokumenter fra scanneren" er der også en video på YouTube, der forklarer denne proces på en enkel og forståelig måde:

Takket være programmet Optisk tegngenkendelse (OCR = Optisk tegngenkendelse) har vi allerede taget et vigtigt skridt. Ved hjælp af en scanner eller anden digitaliseringsenhed konverterer vi ikke kun dokumentet til et billede, men kan også "læse" dets indhold elektronisk.

Ikke alene er den rene OCR-tekst inkluderet i databasen, takket være den kunstige intelligens (AI) kaldet PIA, automatisering kan enten specificeres manuelt eller automatisk.

Sådan bruger vi systemet til at genkende og definere, hvilke dokumentområder der skal læses op automatisk. Såsom fakturanummer, dato, produkter, beløb osv. Derfor har vi alle de nødvendige oplysninger i vores dokumenthåndteringssystem.

Digitaliseringen af information via OCR gør det nemmere at integrere en lang række dokumenter i styringen af processer og arbejdsgange.

Arbejdsgang og dokumenthåndtering

Som allerede nævnt er det vigtigt for avanceret dokumenthåndtering at have al information i en digital og struktureret form i en database. Så du kan søge efter alle dokumenter, der er gemt i PaperOffice som google. Du kan også indstille reglerne for, hvem der kan få adgang til, ændre og slette/arkivere dine oplysninger.

PaperOffice interface with workflow module
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Men vi vil gerne endnu længere og effektivisere vores forretningsprocesser. En af søjlerne i vores dokumenthåndteringsløsning er workflowmotoren. Dette giver os mulighed for at specificere hvert trin i en forretningsproces med dens tilknyttede aktiviteter og afhængigheder samt de involverede afdelinger og roller.

Vi kan også definere automatiske meddelelser, der aktiveres afhængigt af aktiviteter og begivenheder, der opstår i løbet af processen.

Alt dette minimerer ikke kun den tid, der bruges til at styre opgaver, men minimerer også sandsynligheden for glemsomhed og fejl i processen.

Merværdi og fordele ved elektronisk dataarkivering

Her er nogle af de mest fremragende fordele ved at implementere et dokumenthåndteringssystem:

  • Tilgængelighed: Ved at gemme og administrere alle dine dokumenter og deres versioner, opdateringer, noter, lagrede kontakter, dokumentdata i en central database, danner alle oplysningerne gradvist en central vidensdatabase.

    Central og nem adgang til al denne relevante virksomhedsdokumentation og muligheden for, at flere parter kan samarbejde om det samme dokument, gør det øverst på listen over fordele.

  • Adgangstilladelse: Kontrollér, hvem der kan få adgang til dokumenterne, hvornår og hvilke aktiviteter der kan udføres på dem.

    Indstillinger for mapper og dokumenter, udgivelsesniveauer og rettigheder samt grupper og afdelinger gør adgangen til følsomme dokumenter gennemsigtig og sikker.

  • Sikkerhed, ikke kun i adgangskontrol, men også i den varetægt og sikkerhed, der følger med introduktionen af nye teknologier og databaser.

    Først og fremmest krypterer PaperOffice DMS alle dokumenter, når de gemmes til sikkerhed, i henhold til en af de højeste sikkerhedsstandarder, der i øjeblikket er tilgængelige, AES-1024bit.

    Konverteringen tilbage til læsbare dokumenter er mulig i ethvert nuværende format, hvor PaperOffice regelmæssigt opdaterer sine filformater, hvilket betyder, at dokumenterne også vil kunne læses i fremtiden.

  • Hentbarhed og tidsbesparelser: Alle dine dokumenter, der tidligere var på papir, er nu tilgængelige digitalt, såvel som e-mails, gemmes centralt i din database. Samtidig gemmes dato og klokkeslæt, et versionsnummer og nøgleord, som PaperOffice-søgemaskinen kan bruge til at finde dokumenter, selvom den person, der søger, kun kender indholdet af dokumentet rudimentært.

    Alt, hvad der er gemt i PaperOffice DMS, genkendes også OCR-tekst, optimeres med forretningsordbøger og indekseres for en perfekt søgeordssøgning i din SQL-database til en søgeordssøgning.

    Spar tid på at søge efter dokumentation og omkostninger ved at administrere og gemme den.

  • Reduktion af afskedigelser såsom kopiering af dokumenter, fotokopier, dataregistrering.
  • Agilitet og automatisering af administrative opgaver med oprettelse af arbejdsgange, der muliggør integration af dokumenter og forretningsprocesser i et kontrolleret miljø og klart definerede og overvågede aktiviteter.
  • For ikke at glemme den positive "bivirkning" af højere intern og ekstern kundetilfredshed. Brugen af et dokumenthåndteringssystem gør det muligt for dig at reagere hurtigere og mere pålideligt og dermed bedre på dine kunders ønsker.

    Stigningen i kundetilfredsheden er mærkbar meget hurtigt og frem for alt bæredygtigt - både hvad angår salg og virksomhedens omdømme.

  • Et af de vigtigste aspekter ved opbevaring af dokumenter via et dokumenthåndteringssystem er overholdelse af lovbestemmelser eller specifikationerne i GoBD.

    Forkortelsen GoBD står for "Principper for korrekt forvaltning og opbevaring af bøger, optegnelser og dokumenter i elektronisk form og for dataadgang".

    På grund af den revisionssikre opfylder den stærkt krypterede dokumentlagring direkte i en central SQL-database PaperOffice især alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens højeste tyske standard GOBD.

    Udtrykket versionering er ikke et fremmedord i et dokumenthåndteringssystem (DMS). Behovet for at bruge et dokumentstyringssystem, der har GoBD-kompatibel versionskontrol og revisionssikker versionering, er tydeligere end nogensinde før.

    PaperOffice overgår alle lovkrav

    Udviklingen af PaperOffice DMS er GoBD-kompatibel, så du kan bruge softwaren uden bekymringer, der skal få dig til at bryde en regel. Hver gang nogen f.eks. ændrer et dokument, oprettes der en ny version af dokumentet. På denne måde kan du spore, hvilket indhold dokumentet havde på hvilket tidspunkt.

    Forresten er der en video på YouTube til Synology NAS-opsætning MariaDB 10 og dokumenthåndteringssystem PaperOffice , der forklarer denne proces på en forståelig måde:

    I begge tilfælde, selv i værste fald, sikres det, at de arkiverede databaser genoprettes på kort sigt, og opbevaringsperioderne overholdes derfor altid.

Sørg for at undgå denne fejl

Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.

Foreløbig konklusion

Du behøver ikke en it-specialist eller en uddannet bibliotekar!

Alt hvad du virkelig behøver er

  • den rigtige software
  • pålidelig IT-partner
  • tilsvarende hardware
Nogle gange er hardwaren ofte allerede der, har mere potentiale end før og kan bruges med det samme.

Drikkepenge

Forresten er der en særlig artikel om emnet "Digital fakturabehandling", der rapporterede om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Afgørende fordele ved elektronisk datastyring":

Hvilken scanner skal du bruge til DMS?

For at scanne bundne dokumenter anbefales en arkfodret scanner med mindst 300 dpi. Scanneren ønskede at have en scan-to-fodler-funktion og valgfri WIA/TWAIN-drivere. Vi har haft gode erfaringer med Fujitsu Scansnap, som fungerer meget pålideligt.

Hvad er den bedste måde at arkivere dokumenter på?

Papirdokumenter skal generelt scannes i PDF/A-format og derefter gemmes i en DMS-dokumenthåndteringssoftware - eller direkte, hvis softwaren understøtter dette eller automatiserer det, f.eks. gennem overvågning.

Kan jeg smide originale dokumenter væk?

Hvis du bruger anstændig software, der får regelmæssige opdateringer og har en data backup strategi, er svaret JA for ikke-kritiske dokumenter. Alt, hvad der lovligt kunne kræve originalen, skal også opbevares i originalen. For eksempel har PaperOffice DMS mulighed for at gemme den oprindelige lagerplacering i dokumentegenskaberne.

Konklusion

Investering, der betaler sig

Udtrykket dokumenthåndtering omfatter meget mere, end man oprindeligt kunne forestille sig. Indførelsen af et dokumenthåndteringssystem i din virksomhed er nu en forudsætning for din virksomheds effektivitet og succes. Behovet for digitalisering er nu et vigtigt aspekt for alle.

Listen ovenfor over fordelene ved elektronisk datastyring er på ingen måde komplet, men begrænser kun din egen kreativitet og professionalisme afhængigt af anvendelsesområdet! Hvis digitaliseringen af det analoge arkiv overvejes ud fra disse synspunkter, og der foretages en modberegning, bliver det klart, at indsatsen er umagen værd, og hvordan for eksempel en investering i en ny, mere moderne og hurtigere maskine overvejes bør.

PaperOffice løser enhver problemstilling: Garanteret.

Case-studie

Hvordan IDC Construccion revolutionerer dokumenthåndtering i byggebranchen med PaperOffice DMS