Selvom de grundlæggende teknikker til dokumenthåndtering er blevet brugt i virksomhedernes dokumentkontrol i årtier og har udviklet sig gennem årene, undervurderes behovet for et dokumenthåndteringssystem og dets applikationsfordele stadig.
Undersøgelser har vist, at medarbejderne bruger op til tredive procent af deres tid på at søge efter de nødvendige dokumenter i virksomheden. I gennemsnit mister medarbejderne mere end en arbejdsdag om ugen som følge heraf. Det bliver endnu værre, fordi: I 70% af alle tilfælde er søgningen mislykket. Dokumentet oprettes igen, og kollegerne kan ikke længere forstå dokumenternes aktuelle status.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Men hvad er standarden, hvad kan kunden forvente af en DMS?
I den aktuelle artikel viser vi dig fordelene ved at bruge elektronisk datahåndtering (dokumenthåndteringssystem).
Dette kan forklares punkt for punkt ved hjælp af PaperOffice dokumenthåndteringssoftwaren.
Før vi kommer ind i fordelene, lad os forklare definitionen:
Hvad er et dokumenthåndteringssystem?
Et dokumenthåndteringssystem (DMS) bruges til at gemme, administrere og kontrollere strømmen af dokumenter i en organisation.
Det betyder, at virksomheder fra en lang række brancher akkumulerer vigtige dokumenter hver dag: processkrifter, kontraktdokumenter, udkast, eksterne breve, forskning, ekspertudtalelser og meget mere. Disse ankommer ikke kun med posten, mange dokumenter ankommer også via e-mail.
Du kan organisere alle oplysninger, såsom papirdokumenter, Windows-filer eller e-mails, på et centralt sted, dit dokumenthåndteringssystem, som medarbejderne nemt og uden problemer kan få adgang til.
Herunder unikke funktioner til teamwork og dokumentdeling og en innovativ programgrænseflade, der er unik over hele verden.
Dokumenthåndteringssystemer bliver stadig vigtigere for virksomheder, da mængden af information, der genereres af nutidens virksomheder, vokser eksponentielt.
Indførelsen af et dokumenthåndteringssystem, DMS for kort, hjælper dig også med at bringe en klar struktur til dine dokumenter og klare oversvømmelsen af information.
DMS står også for dokumenthåndteringssoftware og er beregnet til at styre dokumenter, især digitale dokumenter, som omfatter konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er sådan software.
Styringen og kontrollen af den enorme mængde eksterne og interne dokumenter, der indgår i forretningsprocesserne i offentlig eller erhvervsøkonomi, er blevet en udfordring. Dette fremmer introduktionen af dokumenthåndteringssoftware, der gør det lettere at administrere.
Indførelsen af DMS sikrer betydelige reduktioner i søgetid, håndtering og omkostningsbesparelser, hvilket er meget vigtigt i vores administrative processer.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Hjertet i en DMS
Et avanceret dokumenthåndteringssystem har sit "hjerte" i en database, hvor informationen lagres på en måde, så den kan findes og hentes på en nem og kontrolleret måde.
Databasen kan konfigureres lokalt eller på et NAS-system, f.eks. QNAP NAS eller Synology NAS. Men ved at lagre informationen på en struktureret måde har vi kun en del af ligningen.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
Den "hjerne", der styrer systemet, er workflowlogikken, som gør det muligt at skabe afhængigheder mellem dokumenter og processer og at forbinde disse oplysninger i fleksible og tidligere definerede flows.
Et vigtigt skridt i implementeringen af en så sofistikeret "arbejdsgang" er, at så meget dokumentation som muligt er tilgængelig i digital form.
Digitalisering og dokumenthåndtering
Når vi taler om dokumentstyringssystemer, må vi ikke glemme: jo højere digitaliseringsniveauet for de oplysninger, der er en del af processerne, jo højere er niveauet af kontrol og automatisering, som vi kan opnå. Vi har allerede skrevet en artikel om fordelene ved digitalisering, klik her.
I det første trin bestemmer du, hvilke dokumenter der hører til vores processer, hvordan vi integrerer dem i vores dokumenthåndteringssystem, og hvilke oplysninger der skal udtrækkes og gemmes sammen med dokumenterne i din database. Når oplysningerne er inkluderet, definerer vi dens livscyklus, hvordan den vil interagere med andre processer, og hvordan vi kan integrere den.
Oplysninger kommer fra forskellige kilder
Mest sandsynligt vil vi støde på oplysninger, der kommer fra forskellige kilder og i forskellige formater. Nogle af dem i digital form, gemt i filer eller databaser og nogle i form af trykte dokumenter.
Hvad gør vi med digitale dokumenter i pdf-, doc- osv.-format? Her er processen meget enkel.
Træk det digitale dokument ind i PaperOffice-grænsefladen. Eller få dine Windows-mapper let overvåget, efter at dokumenter er modtaget.
Drikkepenge
Forresten er der en video på YouTube om emnet "Katalogovervågning og bulkarkivering af dokumenter" , der forklarer denne proces på en forståelig måde:
Dokumenter i papirform kan nemt scannes og konverteres til digitalt format takket være den integrerede scanner.
Drikkepenge
Om emnet "Fuldautomatisk arkivering af papirdokumenter fra scanneren" er der også en video på YouTube, der forklarer denne proces på en enkel og forståelig måde:
Takket være programmet Optisk tegngenkendelse (OCR = Optisk tegngenkendelse) har vi allerede taget et vigtigt skridt. Ved hjælp af en scanner eller anden digitaliseringsenhed konverterer vi ikke kun dokumentet til et billede, men kan også "læse" dets indhold elektronisk.
Ikke alene er den rene OCR-tekst inkluderet i databasen, takket være den kunstige intelligens (AI) kaldet PIA, automatisering kan enten specificeres manuelt eller automatisk.
Sådan bruger vi systemet til at genkende og definere, hvilke dokumentområder der skal læses op automatisk. Såsom fakturanummer, dato, produkter, beløb osv. Derfor har vi alle de nødvendige oplysninger i vores dokumenthåndteringssystem.
Digitaliseringen af information via OCR gør det nemmere at integrere en lang række dokumenter i styringen af processer og arbejdsgange.
