Pro tip:
Det er ikke længere en hemmelighed, at dokumenthåndteringssystemer har et stort potentiale for virksomheder.
Takket være brugen af et dokumentstyringssystem fremmer du ikke kun digitaliseringen af din virksomhed. Derudover udgør du hjørnestenen for at nå dine virksomhedsmål og sikre din langsigtede virksomhedssucces.
Fordi digital dokumenthåndtering skaber et klart middel her og tager dig et stort skridt fremad i den digitale transformation. I den aktuelle artikel vil vi liste, hvordan et dokumentstyringssystem (DMS) fungerer, hvad der skal overvejes, og hvilke fordele det medfører for virksomhederne.
Hvad bruges et dokumenthåndteringssystem til?
For at sige det enkelt: et dokumentstyringssystem (DMS) bruges til at gemme, styre og kontrollere strømmen af dokumenter og information i en organisation.
Du kan organisere alle oplysninger, såsom papirdokumenter, Windows-filer eller e-mails, på en central placering, dit dokumentstyringssystem, som medarbejderne kan få adgang til nemt og uden problemer, herunder unikke funktioner til teamwork og dokumentdeling og en innovativ programgrænseflade, der er unik over hele verden.
Dokumentstyringssystemer bliver stadig vigtigere for virksomheder, da mængden af information, der genereres af nutidens virksomheder, vokser eksponentielt.
Styring og kontrol af den enorme mængde eksterne og interne dokumenter, der er en del af forretningsprocesserne i offentlig eller forretningsadministration, er blevet en udfordring, der tilskynder til vedtagelse af forskellige applikationer.
Disse forskellige applikationer bør således lette kontrollen med oplysninger og dokumenter og give betydelige reduktioner i søgetid, håndtering og omkostningsbesparelser, hvilket er meget vigtigt i vores administrative processer.
Men ville det ikke være en fordel kun at have én applikation, der kan opfylde alle funktioner?
Vi viser dig, at PaperOffice-dokumentstyringssystemet kan være præcis denne ene applikation til din virksomhed, der har alle de nødvendige funktioner om bord.
Hvor gemmes dokumenterne?
Efter automatiseringsmuligheder, overvågning og søgning er dette det hyppigst stillede spørgsmål, for uanset om det er privat eller forretning - ingen ønsker at efterlade dataene i de forkerte hænder. Først og fremmest fordi dette også er påkrævet ved lov.
PaperOffice DMS går den sikre vej, fordi alle data gemmes i en meget sikker krypteret database, som kan placeres på din NAS, f.eks. fra Synology eller QNAP. Det betyder, at du altid har adgang til og kontrol over dine data.
Således er "hjertet" i dokumenthåndteringssystemet en database, hvor oplysningerne gemmes på en sådan måde, at de kan findes og hentes på en enkel og kontrolleret måde.
Men ved at gemme oplysningerne på en struktureret måde har vi kun en del af ligningen.
"Hjernen", der styrer systemet, er workflow-logikken, som gør det muligt at skabe afhængigheder mellem dokumenter og processer og at forbinde disse oplysninger i fleksible og tidligere definerede strømme.
Et væsentligt skridt i implementeringen af en så sofistikeret "arbejdsgang" er, at så meget dokumentation som muligt er tilgængelig i digital form.
Digitalisering og dokumenthåndtering
Når man taler om dokumentstyringssystemer, må man ikke glemme: Jo højere graden af digitalisering af de oplysninger, der er en del af processerne, jo højere grad af kontrol og automatisering, der kunne opnås.
I det første trin bestemmes det, hvilke dokumenter der hører til processerne, hvordan disse dokumenter kan integreres i dokumentstyringssystemet, og hvilke oplysninger der skal udtrækkes og gemmes sammen med dokumenterne i databasen.
Når oplysningerne er inkluderet, defineres deres livscyklus, hvordan de interagerer med andre processer, og hvordan de kan integreres.
Mest sandsynligt vil der også være information, der kommer fra forskellige kilder og i forskellige formater. Noget af det i digital form, gemt i filer eller databaser og nogle i form af trykte dokumenter.
Når oplysningerne kommer fra andre databaser eller er i XML-format, er det nemt at forespørge og udtrække dem, men. Hvad sker der med digitale dokumenter i pdf-, dokument- osv.-format? Det vil være lidt mere komplekst, men dets indhold kan tilgås på forskellige måder, for eksempel med visse programmer, få adgang til filen direkte eller sende den til udskrivning og udpakning af oplysningerne gennem udskriftsspolen (kø).
Det er lidt mere kompliceret, når dokumentet kommer i papirform, såsom en følgeseddel eller en faktura. Men når løsningen inkluderer et sofistikeret OCR-program (Optical Character Recognition), er der allerede taget et vigtigt skridt.
Scanner og dokumenthåndteringssystem
Med en scanner eller anden digitaliseringsenhed konverteres dokumentet ikke kun til et billede, men dets indhold kan også "læses ud" elektronisk.
Hvis systemet nu kan bruges til at genkende og definere, hvilke dokumentoplysninger der er separat i Oplysningerne i dokumentstyringssystemet er komplette.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Digitaliseringen af information via OCR gør det lettere at integrere en bred vifte af dokumentation i styringen af processer og arbejdsgange.
Sådan kan du drage fordel af PaperOffice-dokumentstyringssystemet
PaperOffices dokumenthåndteringssystem er som et allround talent, fordi ud over generel dokumentarkivering er mange andre funktioner vedrørende dokumenter og de tilhørende oplysninger integreret, såsom nogle af dem:
- Få adgang til dine oplysninger når som helst og hvor som helst
- Søg og find dokumenter
- Fuldt automatiseret
- Juridisk kompatibel og revisionssikker arkivering af dokumenter
- Automatiser arbejdsgange
Alle data gemmes sikkert hos dig og ikke i en sky.
Forbliv uafhængig ved at administrere alle dine data selv i stedet for i en tredjepartssky med opfølgningsomkostninger.
PaperOffice understøtter alle enheder såsom lokal pc, QNAP NAS, Synology NAS, Windows- eller Linux-servere og webtjenester som AWS eller Azure.
Du får alle fordelene ved en sky, men ved at bruge din egen databaseserver. Du kan få adgang til din PaperOffice-database krypteret og sikkert fra enhver anden pc i verden.
Få mere at vide.
PaperOffice indekserer simpelthen alt, uanset om det er scannede dokumenter eller filer. Tekstindholdet gemmes sikkert i databasen uden din indgriben. Så du kan nemt søge efter ethvert orduddrag, beløb og nøgleord inden for få sekunder og finde matchende poster.
Få flere oplysninger om integreret søgning.
Frit definerbar overvågning gemmer automatisk alle dokumenter i henhold til dine specifikationer.
Ikke kun hele mapper kan overvåges, men også e-mail-konti, Outlook-mapper og endda webbaserede formularer.
Få flere oplysninger om automatisering af overvågningen.
Hvert selskab er forpligtet til at opbevare skatterelevante dokumenter til skattekontoret.
Udfordringen består i at arkivere det stigende antal digitale dokumenter og papirdokumenter, som det kræves i goBD: i det oprindelige format og uforanderligt.
PaperOffice DMS gør det muligt, lær hvordan:
Arkivering, der overholder lovgivningenSom allerede nævnt er det vigtigt for avanceret dokumenthåndtering at have alle oplysninger i en digital og struktureret form i en database. Dette giver dig mulighed for nemt at finde dokumenterne og indstille reglerne for, hvem der kan få adgang til, ændre og slette / arkivere dine oplysninger på et centralt websted.
En af søjlerne i PaperOffice-dokumenthåndteringsløsningen er den omfattende workflow-motor. Dette giver dig mulighed for at specificere hvert trin i en forretningsproces med dens tilknyttede aktiviteter og afhængigheder samt de involverede afdelinger og roller. Men du kan også definere automatiske meddelelser, der aktiveres afhængigt af aktiviteter og hændelser, der opstår under hele processen.
Alt dette reducerer ikke kun den tid, der bruges på at styre opgaver, men minimerer også sandsynligheden for glemsomhed og fejl i processen.
PaperOffice hjælper dig med at automatisere alle dine arbejdsprocesser, kortlægge hele arbejdsprocesser digitalt, så du altid holder dig informeret.
Du har altid overblik over opgaver og processer gennem arbejdsgange, der understøtter dig i at automatisere dit daglige arbejde.
Indstil den ønskede arbejdsgang med en forfaldsdato, link den til mulige beslutninger og opgaver, og fra aktivering tager PaperOffice sig af alt andet indtil færdiggørelse.
Dette gør det nemt for dig at overholde virksomhedens politikker og lovkrav.
Få mere at vide om automatisering af arbejdsgange:
ArbejdsprocesserOg mange flere funktioner.
At arbejde med og administrere dokumenter kan være nemt, sikkert og effektivt på samme tid.
Merværdi og fordele ved dokumenthåndtering
Nedenfor viser vi nogle af de mest fremragende fordele ved at implementere PaperOffice-dokumentstyringssystemet:
- Kontrol over, hvem der kan få adgang til dokumenterne, hvornår og hvilke aktiviteter der kan udføres på dem
- Central og nem adgang til al relevant virksomhedsdokumentation og mulighed for, at flere parter samarbejder om samme dokument
- Sikkerhed, ikke kun i adgangskontrol, men også i den varetægt og sikkerhed, der følger med introduktionen af nye teknologier og databaser
- Spar tid på at søge efter dokumentation og omkostningsstyring og opbevaring af den
- Reduktion af afskedigelser såsom duplikering af dokumenter, fotokopier, dataregistrering
- Smidighed og automatisering af administrative opgaver med oprettelse af arbejdsgange, der muliggør integration af dokumenter og forretningsprocesser i et kontrolleret miljø og klart definerede og overvågede aktiviteter
- For ikke at glemme den positive "bivirkning" af højere intern og ekstern kundetilfredshed
FAQs
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "":
Har jeg brug for internet for at arbejde med PaperOffice?
Nej! PaperOffice kræver IKKE en internetforbindelse for at fungere.
Internet er kun påkrævet for at downloade installationspakken, oprette brugerkontoen, oprette databasen og tilføje enheden.
Kan jeg bruge min Synology NAS til databaselageret?
JA, helt sikkert! PaperOffice fungerer perfekt med Synology NAS.
Hvor gemmes dokumenterne og filerne?
Alle dokumenter og filer gemmes enten direkte hos dig, på din pc, i en krypteret database eller, hvis dine dokumenter er gemt under "Mine Windows-dokumenter", ukrypteret i din lokale Windows-mappe.
Du har også mulighed for at oprette databasen på en NAS-enhed og gemme dine data på NAS'en.
I alle tilfælde har du til enhver tid adgang til dine data.
Er mine data gemt i en sky?
Nej, dine data gemmes generelt ikke i skyen!
Hvis din database er konfigureret på en NAS-server (såsom QNAP eller Synology), gemmes dine data i databasen på NAS-serveren.
Er databaser oprettet af PaperOffice altid krypteret?
Hver database oprettet af PaperOffice er beskyttet med en adgangskode på højt niveau. Alle inkluderede dokumenter er krypteret af PaperOffice ChunkCrypt med en militær kryptering på 1024bit.
Konklusion
Det er ligegyldigt, om du bare vil finde dine dokumenter og relaterede oplysninger, eller om du har brug for at mærke dokumenterne, integrere dem i arbejdsgange, men samtidig sikre, at du arbejder i overensstemmelse med forskellige retningslinjer og regler - PaperOffice DMS har en række funktioner til at hjælpe dig.
Det er lettere at komme i gang, end du tror.
Stadig bekymret for ikke at gøre det?
Tjek vores kunders casestudier om at blive digital i forskellige brancher og se selv, hvor let integrationen er.