7 vigtige funktioner, som dit dokumenthåndteringssystem skal opfylde

Kravene til et DMS, et dokumenthåndteringssystem, er vokset enormt eller rettere naturligt de seneste år. Det, der startede som en database, hvor for det meste oprindeligt analoge dokumenter blev digitaliseret ved scanning og gemt, er blevet omfattende kontorsoftware, som i dag påtager sig hovedparten af et kontors administrative opgaver.

Men hvad er standarden, hvad kan kunden forvente af en DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

I den aktuelle artikel viser vi dig, hvilke vigtige funktioner et dokumenthåndteringssystem skal have. Dette kan forklares punkt for punkt ved hjælp af den innovative dokumenthåndteringssoftware PaperOffice DMS.

Før vi kommer ind i fordelene, lad os besvare følgende spørgsmål:

Hvordan kan indførelsen af et dokumenthåndteringssystem hjælpe mig og min virksomhed?

Indførelsen af et dokumenthåndteringssystem, DMS for kort, hjælper dig med at have en klar struktur i dine dokumenter og hjælper dig med at klare oversvømmelsen af information.

DMS står også for dokumenthåndteringssoftware og er beregnet til at styre dokumenter, især digitale dokumenter, som omfatter konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er sådan software.

PaperOffice DMS eliminerer alle tidskrævende flaskehalse og skaber et klart overblik over vigtige dokumenter som kontrakter eller breve ved at administrere dem digitalt i din DMS i fremtiden.

PaperOffice skelner ikke mellem dokumenttyperne, uanset om du har brug for hjælp til at administrere klientkontrakter, processkrifter, gebyropgørelser, domme og e-mail-korrespondance: Takket være dokumenthåndteringssystemet digitaliseres dine tidligere processer i din virksomhed eller organisation , hvilket gør dem mere effektive, gennemsigtige og betydeligt mere fleksible.

De scannede og digitale dokumenter kan findes, redigeres, gemmes, distribueres, mærkes og videresendes på få sekunder ved hjælp af PaperOffice. Dataene fra dokumenterne kan automatisk genkendes og læses op og videregives til eksterne systemer som CRM eller ERP.

Du er helt sikkert klar over, at analoge dokumenter simpelthen ikke længere er opdaterede. Du ser dog også de komplikationer, der er forbundet med at konvertere det eksisterende analoge arkiv til digitale data. Fordi digitalisering af dokumenter er mere end bare en trend. Faktisk er det nu en forudsætning for at forblive konkurrencedygtig og opdateret med alle de andre virksomheder i samme sektor.

Derfor giver det mening at indføre et dokumenthåndteringssystem i din virksomhed.

Så vi har afklaret spørgsmålene om, hvad en DMS er, og hvad introduktionen ville bringe mig og komme til det egentlige spørgsmål om artiklen:

Hvilke 7 vigtige funktioner skal dit dokumenthåndteringssystem opfylde?

Funktion 1: Sted. Gem i et digitalt arkiv

Den vigtigste og første funktion i ethvert dokumenthåndteringssystem er at samle alle dokumenter og deres oplysninger. Sådan foregår arkivering og administration af de scannede og digitale dokumenter samt e-mails i en database, et digitalt arkiv så at sige.

PaperOffice gemmer alle oplysninger direkte i MySQL / MariaDB-databaser, som kan betjenes direkte i dine lokaler på enhver platform fra din lokale pc via NAS-enheder som QNAP og Synology eller dine egne eller dedikerede servere, herunder fjernadgang fra hjemmekontoret.

Det gør ingen forskel, hvilken type dokument det er.

Alle dokumenttyper kan gemmes centralt i DMS og er derfor tilgængelige for alle afdelinger og forretningsområder.

Alle virksomhedsrelevante dokumenter opbevares centralt og kan hurtigt findes af alle medarbejdere.

Hvor skal det digitale arkiv placeres?

Vi anbefaler vores kunder at arkivere de digitaliserede data enten i en database, der er placeret på en NAS-enhed som Synology eller QNAP eller på en dedikeret server. Med din egen eksterne (dedikerede) PaperOffice-server får du alle fordelene ved en cloud med perfekt databeskyttelse og sparer penge og en masse arbejde hver måned.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Med en PaperOffice-server har du alle fordelene ved en cloud-løsning med blot én kæmpe forskel: Det er din egen dedikerede databaseserver, og ingen får adgang til den undtagen dig.

Vil du ikke bruge en server? Intet problem.

Hvorfor en NAS er ideel til dokumentarkivering

En NAS, et netværkstilsluttet lager, på tysk en lagerenhed med en netværksforbindelse samt den kompatible software til PaperOffice DMS og den interne sky er klar. Helt sikkert fra statslig og ikke-statslig nysgerrighed og takket være backupfunktionen også sikker mod et harddisknedbrud.

Funktion 2: Nem hentning af dokumenter. Søg og find

PaperOffice scanner indgående dokumenter, der endnu ikke er binære, og konverterer dem til et digitalt læse- og skriveformat ved hjælp af sin egen OCR-software.

Samtidig gemmes dato og klokkeslæt, et versionsnummer og et nøgleord, som PaperOffice-søgemaskinen kan bruge til at finde dokumenter, selvom den person, der søger, kun kender indholdet af dokumentet rudimentært.

For at gøre det nemmere viser PaperOffice de senest gemte dokumenter på en eksempelliste. Alt, hvad du gemmer i PaperOffice, genkendes automatisk fuldt tekst med PaperOffice FileOCRmax, optimeres med forretningsordbøger og indekseres for en perfekt søgeordssøgning i din SQL-database til en søgeordssøgning.

Automatisk sproggenkendelse og optimering: PaperOffice genkender automatisk dokumentsproget og optimerer dermed OCR-tekstgenkendelsen til et absolut maksimum for den bedst mulige tekstgenkendelse af alle dokumenter.

Den langsigtede læsbarhed af de lagrede dokumenter

Først og fremmest krypterer PaperOffice DMS alle dokumenter, når de gemmes til sikkerhed, i henhold til en af de højeste sikkerhedsstandarder, der i øjeblikket er tilgængelige, AES-1024bit.

Konverteringen tilbage til læsbare dokumenter er mulig i ethvert nuværende format, hvor PaperOffice regelmæssigt opdaterer sine filformater, hvilket betyder, at dokumenterne også vil kunne læses i fremtiden.

Funktion 3: Sikring af lovbestemte opbevaringsperioder

Et af de vigtigste aspekter ved opbevaring af dokumenter via et dokumenthåndteringssystem er overholdelse af lovbestemmelser eller kravene i GoBD.

Forkortelsen GoBD står for "Principper for korrekt forvaltning og opbevaring af bøger, optegnelser og dokumenter i elektronisk form og for dataadgang".

På grund af den revisionssikre opfylder den stærkt krypterede dokumentlagring direkte i en central SQL-database PaperOffice især alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens højeste tyske standard GOBD.

Udtrykket versionering er ikke et fremmedord i et dokumenthåndteringssystem (DMS). Behovet for at bruge et dokumentstyringssystem, der har GoBD-kompatibel versionskontrol og revisionssikker versionering, er tydeligere end nogensinde før.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versionsversion gør alle ændringer sporbare

Udtrykket versionering kan forklares meget let: Samlet set handler det om den funktionalitet, der bruges til at registrere ændringer i dokumenter eller filer. Dokumentændring kan registreres og gemmes som en skyggekopi som en ny dokumentversion.

Sørg for uforanderlighed

Hver dokumentændring placerer en "nyere" version af dokumentet i et tilsvarende arkiv. Logføringen gør ændringerne gennemsigtige og sporbare til enhver tid. På dette tidspunkt ved den efterfølgende seer, hvornår og af hvilken redaktør ændringen af dokumentet blev foretaget. Dette giver dig et overblik over hele dokumentets livscyklus. Versionering kan udføres automatisk eller manuelt.

For at sikre revisionssikkerheden skal alle detaljer i forbindelse med en ændring af dokumenter og filer klart kunne spores. Det skal sikres, at kun autoriserede medarbejdere kan foretage en sådan ændring. Men det er lige så vigtigt at vide år senere, hvilke medarbejdere der ændrede hvad og hvornår.

I begge tilfælde, selv i værste fald, sikres det, at de arkiverede databaser genoprettes på kort sigt, og opbevaringsperioderne overholdes derfor altid.

Funktion 4: Automatisk registrering og nøgleording

PaperOffice er udstyret med en AI, der uafhængigt genkender oplysninger i dit dokument og automatisk tildeler dem korrekt.

Det betyder, at PIA giver dig din egen kraftfulde søgemaskine til al din information, som kan søge og finde tekstbaseret som klassiske søgemaskiner som Google, men også kan gøre det hele visuelt, dvs. sammenligne og genkende et dokument visuelt kan.

PaperOffice genkender automatisk alle dokumenter, der er blevet undervist i af PIA fra dette tidspunkt, hvilket igen kan udløse automatiske regler og arkiveringsmasker.

PIA genkender de vigtigste værdier i dokumentet og udfylder allerede nøgleordsformularen for dig. Du kan derefter kontrollere værdierne og rette eller tilføje dem, hvis det er nødvendigt. Denne proces kan udføres manuelt eller automatisk i baggrunden.

Funktion 5: Automatiser dokumentregistrering

Intelligent mappeovervågning overtager det, der holder dig tilbage: automatisk i baggrunden i henhold til dine specifikationer, meget præcis og pålidelig.

• Integrer alle enheder

  Integrer alle enheder såsom kopimaskiner eller scannere med blot et par klik. Så snart en fil vises i en bestemt mappe, behandles den.

• Ethvert antal skærme

  Opret et vilkårligt antal forskellige mapper for at overvåge og angive, hvad der skal ske efter importen. PaperOffice kan endda flytte arkiverede filer til en ny undermappe.

• AI-baserede dokumentskabeloner

  Automatisk indeksering af PIA AutoFill og kontaktgenkendelse takket være PIA AutoContact fungerer glimrende sammen med overvågning. Alt relevant dokumentindhold genkendes, og dokumentet indekseres automatisk. Dette fungerer også med kontakter!

• Faste søgeord og arbejdsgange

  Aktivér masseimportoptimeret tilstand, spring AI-behandling over for maksimal arkiveringshastighed.

  Du kan angive præcis, hvor nye filer gemmes i PaperOffice, tildele en fast dokumenttype og dokumentstatus til hvert nyt dokument og endda udløse arbejdsgange.

Funktion 6: Brugeradministration og adgangstilladelser

PaperOffice-brugere er garanteret kun at se, hvad der er tilladt på grund af det angivne udgivelsesniveau, og med FolderLock kan du skjule hele mapper og undermapper samt indhold.

Du kan også angive, hvilke brugere der må gøre hvad, og opdele dem i faste brugergrupper og afdelinger, så du kan styre, hvem der kan se hvor og hvad.

• Clearingsniveauer og rettigheder

  Det betyder, at hver bruger kun ser, hvad der svarer til deres udgivelsesniveau eller lavere og kun har lov til at gøre det, du tidligere har defineret.

• Skjul mapper og dokumenter

  Med PaperOffice FolderLock kan du permanent skjule hele mapper og deres undermapper samt dokumenter for bestemte brugere og dermed undgå nysgerrige spørgsmål. Brug FolderLock til permanent at skjule hele mapper inklusive undermapper og dokumenter fra bestemte brugere.

• Grupper og afdelinger

  Tildel brugere til frit definerbare grupper og afdelinger, som du også kan bruge til arbejdsgange og opgaver.

• Definerbare brugerrettigheder på flere niveauer

  Du kan selv bestemme, hvem der præcist har adgang til hvilke funktioner i PaperOffice ved at kunne definere brugerrettigheder præcis, som så gælder i hele netværket.

Funktion 7: Kraftfuldt workflow-system

Et stort problem i fortiden, men stadig i dag, er duplikering af filer på grund af flere lagring og tvetydighed med hensyn til behandlingsstatus for dokumenter eller projekter. PaperOffice har en meget omfattende workflow management med opgavetildeling, som også gemmer alle processer centralt. Uanset om det er projektarbejde eller dokumentbehandling.

Digitale arbejdsgange automatiserer dine arbejdsprocesser: Når det er defineret, fortsætter alt helt automatisk: Du skal blot tildele en foruddefineret arbejdsgang til et dokument eller lade PIA bestemme automatisk. E-mail-meddelelse inkluderet!

Hver medarbejder er altid opdateret via PaperOffice workflow-funktionen. Om nødvendigt kan et dokument blokeres for andre, indtil der er foretaget en ændring. Selvfølgelig gælder versionering også her.

• Eventuelle definitioner af arbejdsgange

  Arbejdsgange kan indlejres til enhver dybde og indeholde et vilkårligt antal rød/grønne beslutninger for at kæde efterfølgende arbejdsgange og processer sammen.

• Ansvar og forfaldsdato

  Bestem, om en bruger eller en hel afdeling kan fuldføre opgaven. PaperOffice tildeler automatisk arbejdsgangen til den ansvarlige person.

• Fuld kontrol

  Om nødvendigt kan dokumentstatus justeres uafhængigt for forskellige begivenheder i henhold til dine specifikationer og endda sende meddelelses-e-mails.

Sørg for at undgå denne fejl

Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.

Den ultimative 5-trins guide

Drikkepenge

Vi har skabt den ultimative 5-trins guide til at gå papirløs og digitalisere din virksomhed som et dokument, der kan downloades, og som beskriver hvert 5 trin, og hvor lang tid det tager:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months