PaperOffice Insider nyhedsbrevet
PaperOffice Insider nyhedsbrevet
Vi vil være venner

Højest mulige rabattilbud

Eksklusive insidernyheder

Gratis bonusopgraderinger

Højest mulige rabattilbud

Eksklusive insidernyheder

Gratis bonusopgraderinger

Venskab Tillid Æresord
Vi vil aldrig give din e-mailadresse til andre, og hver e-mail indeholder et afmeldingslink med et enkelt klik.

Vejen til det digitale rådhus - digitalisering af administrationen


Mr. Carlos A. Garcia Marketing- og kommunikationschef

Pro tip

Industri
Offentlig institution

Region
Provinsen Palencia, Spanien

Afdelinger
Hovedkontor
Byadministration

Startposition

Som myndighed i den offentlige institution skal rådhuset i byen Carrión de los Condes forvalte et stort antal vigtige dokumenter: dokumenter, ansøgninger, ID-kort, registreringsattester, men også byggefiler og forretningsdokumenter, korrespondance og meget mere.

Desværre har rådhuset hidtil ikke haft væsentlig gavn af brugen af egnet dokumenthåndteringssoftware, da der endnu ikke er fundet nogen passende løsning.

For at gøre søgningen nemmere og mere effektiv planlagde stadsarkivet at digitalisere dokumentationen og indarbejde indholdet i den interne arkivdatabase.

Manuel behandling ville have været for tidskrævende, hvorfor automatiseret informationsudtræk blev søgt.

Formålet med byadministrationen var at digitalisere eksisterende papirdokumenter, indføre procesoptimering og workflow-kontrol over alle indgående og udgående dokumenter, automatisere en stor del af processerne i baggrunden og dermed optimere ejendomsadministrationsprocessen.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Eksisterende problem

Tidligere var hele regeringssystemet baseret på papir. Ansøgninger indsendt af borgere blev sorteret i filer af registreringskontoret, videresendt til rådhuset, hvor yderligere dokumenter blev tilføjet.

Dokumenterne migrerede derefter til meterlange reolvægge, der dækkede hele kontorvæggene og blev opbevaret der i årevis.

Men med de eksisterende og daglige indgående dokumenter nåede det manuelle system på rådhuset i Carrión de los Condes sine grænser: Individuelle kvitteringer blev ofte arkiveret forkert eller tidligere fjernet af kolleger og endnu ikke sat tilbage. Det var også vanskeligt at inddrage eksterne institutioner, f.eks. når rådhuse eller eksperter havde brug for adgang til at vurdere ansøgninger.

"Vi havde undgåelige opbevaringsomkostninger ved at arkivere dokumenter i mapper. Derudover var søgningen efter dokumenter tidskrævende og involverede ofte et besøg i arkivet",

minder om Carlos A. Garcias marketing- og kommunikationschef.

Resultatet var lange sagsbehandlingstider og ineffektivitet i behandlingen, indhentningen og fremsendelsen af den nødvendige dokumentation.

Men det største problem var dokumenternes alder, fordi de blev sprøde. Derfor gik myndigheden på jagt efter digital dokumenthåndtering.

Casestudiet, der blev udført sammen med PaperOffice-dokumenthåndteringssystemet, var baseret på bekymringen, som det er almindeligt i ethvert administrativt organ, for at vedligeholde de mange papiroptegnelser og filer og have et fysisk rum og personale til rådighed for (nogle i kritisk tilstand) til at gemme, klassificere og organisere.

På trods af det budgetmæssige råderum kom den kommunale myndighed i Carrión de los Condes til den konklusion, at dette gammeldags system måtte erstattes med et opdateret, moderne, digitalt system. På denne måde kan den offentlige institution i stedet for at søge efter dokumenter hellige sig en byadministrations egentlige opgave: borgerne.

"Vi har lige flyttet arbejdet fremad, og nu har vi et forspring."

Carlos A. García, marketing- og kommunikationschef for Carrión de los Condes-administrationen, ledte efter en løsning til digitalisering af alle de problemer, som alle offentlige institutioner står over for. Det var også meningen at digitalisere alle kommunens administrative opgaver, som tidligere stort set var analoge.

Derfor valgte rådhuset PaperOffice DMS

De vigtigste udvælgelseskriterier var pålidelighed og sikkerhed, da de forvaltede dokumenter er fortrolige, såsom personlige dokumenter eller ansøgerens økonomiske situation.

Forskellige cloud-udbydere eller open source-løsninger blev ikke overvejet på grund af databeskyttelsesbestemmelserne i den offentlige institution, da sikkerheden af personoplysninger GDPR og langsigtet investeringssikkerhed ikke kunne garanteres.

Da PaperOffice DMS ikke er en cloud-applikation og gemmer alle data i en central database placeret på rådhuset, blev det i sidste ende besluttet at teste det krævede scenarie med en test.

"Allerede ved den første aftale med PaperOffice bemærker du de 20 års PaperOffice-erfaring inden for dokumenthåndtering."

PaperOffice overgår alle dokumentstandarder og juridiske retningslinjer, især på grund af den stærkt krypterede dokumentlagring direkte på rådhuset og ikke i en sky.

Behovet for at bruge et dokumentstyringssystem, der har kompatibel versionskontrol og revisionssikker versionering, er tydeligere end nogensinde.

En enorm grund til beslutningen var tilgængeligheden af støtten, da der tidligere er gjort meget dårlige erfaringer med andre udbydere, hvilket også førte til stilstand på rådhuset.

For at sikre pålidelighed og simulere reelle problemer blev PaperOffice-support kontaktet flere gange for at vurdere, om fristerne blev overholdt, og hvad kvaliteten af supporten var.

PaperOffice er foran alle andre producenter her.
Indhold

PaperOffice har accepteret udfordringen - mål og timing

Beslutningen blev truffet om at digitalisere alle eksisterende papirdokumenter til et digitalt arkiv.

Især for den digitale transformation blev en organisation af et blandet trænings- og beskæftigelsesprogram med titlen "Oprettelse af et digitalt arkiv" grundlagt af byrådet i Carrión de los Condes. Denne organisation, sammen med PaperOffice-specialisterne, træner i øjeblikket otte studerende og to professorer .

I den anvendes den erhvervede viden i en reel praksis med en præcis arbejdsgang, der hjælper med at optimere tiden og starte digitaliseringsløsningen i det historiske arkiv, der går tilbage til 1820'erne.

"Den manuelle behandling af dokumenterne ville have kostet os meget tid. Med den automatiserede løsning fra PaperOffice DMS kunne den manuelle indsats reduceres kraftigt, samtidig med at der investeres i fremtidsorienteret teknologi."

Som ekspert inden for intelligent AI-dokumentbehandling fik PaperOffice DMS til opgave at digitalisere den eksisterende dokumentation.

De eksisterende papirdokumenter blev omhyggeligt scannet af rådhusets medarbejdere og arkiveret i PaperOffice DMS. Dokumentstyringssystemet opretter derefter et miniaturebillede af alle scannede dokumenter og udfører en detaljeret tekstgenkendelse. Det betyder, at ethvert tekstindhold i alle dokumenter kan findes på få sekunder ved hjælp af søgemaskinen integreret i PaperOffice.

Fordele ved digitalisering med PaperOffice

Takket være digitaliseringsimplementeringen af PaperOffice var byarkivet i Carrión de los Condes allerede i stand til at:

  • Spar tid og ressourcer
  • Nem adgang til dokumenter
  • Tilgængelighed af dokumenter for hver autoriseret medarbejder
  • Giv klar arkivering

Den nu lettere og hurtigere tilgængelighed af data og dokumenter ændrer fundamentalt og permanent processerne på rådhuset. Administrativ viden er nu organiseret gennemsigtigt og tilgængelig på det rigtige tidspunkt.

"Datasikkerhed, automatiserede arbejdsgange, digitalisering af dokumenter og nem integration af PaperOffice i et administrativt miljø leverede, hvad denne byadministration havde brug for for at reducere papirforbruget minimere papirprocesser, arkivere skrøbelige dokumenter og bevare dem på lang sigt og få plads og dermed spare omkostninger."

I den forstand er grundlaget for digitaliseringen af alle dokumentbaserede processer i den offentlige administration lagt med PaperOffice DMS.

Ud over den generelle arkiveringsproces:

  • Revisionssikker arkivering
  • Optimering af organisatoriske processer
  • Bedre organisering af dokumentation
  • Hurtigere dokumentsøgning
  • Forenklet kommunikation og opgaveløsning

garanteret.

Slutresultat

Byrådet har elimineret problemet med de tidligere papirbaserede data, alle skrøbelige dokumenter, der stammer fra arkivet, er blevet omhyggeligt scannet og dermed arkiveret. Da PaperOffice kører OCR-tekstgenkendelse på alle indgående data, behøver rådhusets medarbejdere ikke længere at få dokumenterne ud, men kan blot søge efter dem i PaperOffice.

Byadministrationen bruger nu et centralt, arbejdsgangsaktiveret dokumenthåndteringssystem.

Rådhuset kan nu finde sagsakter samt sagsnumre med tilhørende navne, placeringer og datoer på få sekunder. Således kan arkivet hjælpe sine borgere hurtigere og med større nøjagtighed, mens originalerne forbliver uberørte.

Om rådhuset i Carrión de los Condes

Areal: 63,37 km². Indbyggertal: 2.096 (2018)

Provins: Palencia. Samfund af Castilla y León

Borgmester: Jose Manuel Otero Sanz.

Befolkningscentre: Carrión de los Condes;

Denne by med mere end 2.000 indbyggere ligger i centrum af provinsen Palencia. Ifølge arkæologiske fund går landsbyens oprindelse tilbage til førromersk tid.

I dag er byen kendt for alle pilgrimme, der går St. James Vej, fordi byen ligger på Vej til St. James og har pilgrimsherberger.

FAQs

Endelig besvarer vi et par hyppigere stillede spørgsmål om emnet "Offentlig institution
Rådhus
Carrión de los Condes":

Hvilke tip vil du give fremtidige PaperOffice-brugere?

Det er aldrig for tidligt eller for sent at beskæftige sig med emnet digitalisering.

Det vigtigste er at få en idé om softwaren, men også om selve virksomheden. Det var vigtigt, at vi ikke følte os tvunget til at købe softwaren eller tilmelde os nogen service- og supportpakker.

Allerede inden vi købte PaperOffice DMS, talte vi med alle afdelinger i virksomheden og følte os aldrig dårligt behandlet. Tværtimod: PaperOffice har et dejligt, høfligt og kompetent team.

For os som offentlig institution bliver processen mere og mere kompliceret og indebærer en masse bureaukrati. Derfor var tilliden til systemet og softwaren meget vigtig. Det var selvfølgelig også meget vigtigt, at softwaren var let at forstå.

Hvem vil du anbefale PaperOffice til?

Vi vil anbefale PaperOffice til alle andre forvaltninger og offentlige institutioner, der gerne vil digitalisere og automatisere.

Hvad kan du især lide ved PaperOffice?

Vi er meget tilfredse med alt.

Konklusion

PaperOffice er et let, men kraftfuldt dokumenthåndteringssystem.

Funktioner, der virker meningsløse i starten, såsom automatisk læsning af dokumentindhold, viser sig at være de vigtigste funktioner, som du ikke vil gå glip af mere over en længere periode.

"Jeg er glad for, at jeg valgte PaperOffice, for i sidste ende fik vi et optimalt system. Vi kan selv administrere det og er på den bedste vej til det digitale rådhus."

Det siger vores kunder

Casestudy

Optimering af arbejdsgange takket være PaperOffice DMS

"Allerede ved den første aftale med PaperOffice bemærker du de 20 års PaperOffice-erfaring inden for dokumenthåndtering."

Alexander Staruk
Chief Financial Officer hos Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.