Implementer digital fakturabehandling korrekt i 10 trin

Behovet for digitalisering er nu et vigtigt aspekt for alle.

I vores guide finder du nu flere rapporter om, hvordan digitaliseringen skal foregå omkring virksomheder, og hvor mange fordele det giver dig.

Men næsten hvert 3. spørgsmål, der kommer ind fra vores kunder, vedrører den digitale implementering af fakturabehandling. Så vi besluttede at se nærmere på dette emne.

I den aktuelle artikel ser vi lidt dybere ind i oplysninger om digital fakturabehandling. Fordelene ved at digitalisere fakturaer. Vi viser dig, hvordan du kan implementere alt og beskrive virkningen af en vellykket implementering.

Før vi vender os til den faktiske implementering, lad os besvare spørgsmålet:

Hvorfor er det nødvendigt at digitalisere fakturaer og dokumenter i virksomheder?

Dette er et spørgsmål, som flere og flere virksomheder stiller: "Skal jeg virkelig digitalisere mit regnskab"? Svaret er ja, det skal du. Blandt andet fordi lovgiver kræver, at det skal være sådan. Flere og flere virksomheder står over for at skulle overholde procesdokumentationen.

Hvad kræver lovbestemmelser?

Lovbestemmelser kræver overholdelse af kravene vedrørende modtagelse, behandling og arkivering af alle testrelevante indgående dokumenter.

I vores nuværende artikel viser vi et par praktiske eksempler. Hvordan du nemt kan løse digitalisering takket være PaperOffice DMS. Men først kommer vi til de generelle fordele ved digital behandling af fakturaer.

Hvad er fordelene ved digitalisering?

I dagens verden af hjemmekontor og digitale medier er det stadig almindeligt at se papirregninger stablet op på hylder og borde.

Hovedårsagerne til at bruge papir er, at medarbejderne har svært ved at acceptere digitalisering eller at starte med det. Det ligger i udfordringerne ved at håndtere forandring og digitalisering.

Fysisk dokumentkopi trods digitalisering

Mange mennesker kan lide at opbevare en fysisk kopi af de dokumenter, de arbejder med. Men processen med at håndtere papir, der er blevet øvet i årevis, spiller også en rolle her.

Med hensyn til den papirløse konvertering har vi allerede skrevet en detaljeret artikel. Her behandler vi eksplicit emnet digital regnskab.

Manuel indtastning af fakturaen betyder ikke kun meget tid, men også skjulte høje omkostninger. At få det rigtigt kan spare meget tid og penge.

De vigtigste fordele omfatter:

• Du kan finde enhver faktura på få sekunder / spare tid

  Fordi takket være digitaliseringen af dine dokumenter kan du finde alle de fakturaer, der er gemt i PaperOffice på få sekunder. Du behøver ikke længere møjsommeligt at bladre gennem tykke mapper. Ved at digitalisere alle fakturaer i din virksomhed behøver du kun et par klik for at finde dem i systemet.

  Dette fører os også til det andet punkt:

• Du drager fordel af optimerede arbejds-/papirbesparelser

  Du har ikke længere brug for plads til fysiske mapper. Fra nu af kan du arkivere dine fakturaer i PaperOffice. Reduktion af papirforbruget fører til rene og ryddelige kontorer.

• Forenkle regnskabsprocesser / For eksempel med arbejdsgange

  Ved at administrere dine fakturaer digitalt sparer du tid og kræfter. Samt omkostninger til oprettelse, levering og behandling. Lav ikke kopier til avancerede opgaver, arbejdsgange og videresendelse. Alt kører digitalt og er gennemsigtigt og forståeligt.

  Takket være digitaliseringen af dine fakturaer går du ikke længere glip af værdifulde rabatfrister.

• Indstil tilladelse til adgang til trykknap

  Individuelle adgangsrettigheder til individuelle dokumenter og mapper sikrer klar sikkerhed. Du kan give adgang til enkeltpersoner eller hele afdelinger. Såsom regnskab.

• Registrer kontakter automatisk

  PaperOffice genkender intelligent adressedata i dokumentindhold. Derefter linker dokumentet logisk til dine eksisterende kontakter. Dette muliggør blandt andet visning af alle dokumenter til en bestemt kontakt med blot et par klik.

• Automatisk søgeord

  PaperOffice understøtter dig med intelligent AI-genkendelse og nøgleord. På denne måde søges fakturaen efter de vigtigste dokumentdata.

  KI PIA læser intelligent dataene ud af dokumentet. Fil derefter dokumentet med fulde nøgleord. Om nødvendigt med din test eller automatisk i baggrunden.

• Integrerings-/eksportfunktion for skattekonsulenter

  Du kan nemt aflevere dine fakturaer. Med kontotildeling og søgeord. Takket være den avancerede søgning har du alt hvad du behøver til eksporten. Som alle regningerne fra sidste måned, for eksempel.

  Inkl. mappestruktur, PDF-fil, Excel-fil med alle oplysninger. Som følge heraf kan din revisor eller revisor nemt importere dokumentationen.

• Hurtige redigeringsmuligheder

  Regnskab kan implementeres hurtigt i fremtiden. Ikke alene kan du finde alle dokumenter med det samme, du kan også redigere / klassificere dem direkte, for eksempel. Alle lovkrav er opfyldt takket være revisionssikker arkivering. Kontrol og godkendelse er således en leg for børn.

  Digitaliseringen af fakturaer er uundgåelig af flere årsager. Mange virksomheder er også allerede overbeviste om, at digitalisering af fakturaer er fremtiden. Dette skal også accepteres i dag og nu.

  Ikke desto mindre frygter mange stadig, at dette trin vil blive forbundet med et langvarigt projekt. Hvilket vil være svært, dyrt, risikabelt og destabiliserende. Den gode nyhed er, at det i sidste ende, takket være PaperOffice, ikke længere er tilfældet!

Hvad skal man overveje, før man digitaliserer fakturaer?

Først og fremmest er det vigtigt ikke at forvirre eller reducere digitaliseringen til scanning af indgående fakturaer. Så de derefter lettere og hurtigere kan komme ind i arbejdsgangsprocessen for validering, betaling og arkivering. Digitalisering er meget mere.

Fordele ved OCR-tekstgenkendelse: Takket være OCR-tekstgenkendelse kan mange ting automatiseres. For eksempel med kunstig intelligens (AI). På denne måde bliver læringsfunktioner mere og mere kraftfulde og pålidelige detektionsalgoritmer.

Varer, der vises på fakturaen, kan straks identificeres og udtrækkes fra dokumentet. Dokumentet arkiveres og kan stilles til rådighed for regnskabs- eller ERP-systemet.

For eksempel med digitalisering drager den finansielle tjenesteudbyder fordel af pålidelige oplysninger i realtid, når fakturaen modtages.

Vi kommer til det virkelige spørgsmål i denne artikel:

Hvordan implementerer jeg fakturabehandling?

Hvis du administrerer dine fakturaer med PaperOffice, er indgående fakturabehandling helt elektronisk. Du modtager allerede den indgående faktura digitalt, dvs. via e-mail eller ved at scanne den. Dette gør ingen forskel.

Digitaliser indgående fakturaer med DropMail, hvordan?

Hvis du allerede modtager dine indgående fakturaer i digitalt format, anbefaler vi DropMail-modulet integreret i PaperOffice. Dette giver dig mulighed for at oprette en personlig DropMail-e-mail-adresse i PaperOffice. Du sender kun fakturaer til dem.

Alle fakturaer, der sendes til din DropMail-adresse som en vedhæftet fil i en e-mail, arkiveres automatisk i PaperOffice. Med definerbare arkiveringsregler og intet arbejde.

PaperOffice genkender fakturaen og læser de relevante data op. Softwaren arkiverer derefter fakturaen i den relevante mappe. Takket være den intelligente AI startes yderligere godkendelsesprocesser, opgaver og arbejdsgange eventuelt.

Alle medarbejdere, der skal inddrages i processen, bliver informeret. Fakturaarbejdsgangen kører automatisk.

Trin-for-trin digital fakturabehandling:

Kvittering for faktura

Du skal blot oprette din ønskede adresse i formatet "meine_rechnungen@paperoffice.com", angive en opbevaringsmaske eller aktivere PIA, og det er det!

Digital fakturabehandling

PaperOffice registrerer automatisk fakturaen og begynder behandlingen

Definerede arkiveringsregler udføres. Revisionssikker arkivering foregår automatisk i baggrunden efter planen.

Du kan kontrollere fakturaen, godkende den og køre arbejdsgange.

Fremad

Eksporter fakturaerne til skatterådgiveren eller tredjepartssystemer med relevante oplysninger.

Hvordan ser fremtiden for fakturadigitalisering ud. Hvor går rejsen hen?

Først og fremmest medfører digitaliseringen af fakturaer betydelige og øjeblikkelige stigninger i produktiviteten. Digitalisering frigør ikke kun medarbejderne fra en tidskrævende, tæt driftsopgave. Desuden vil problemer med forsinkelse og tvist på grund af manuel fejl blive løst.

Iboende omkostninger til opbevaring, søgning og tab af vigtige papirdokumenter reduceres drastisk. Derudover rationalisering og automatisering af validerings- og kontrolprocesserne i hele kreditorprocessen.

Fra købsanmodning til betaling multipliceres disse fordele endnu mere.

Hvad opnår en virksomhed takket være digitaliseringen?

Gennem digitalisering formår virksomheden at frigøre vigtige menneskelige og økonomiske ressourcer. Det være sig at absorbere væksten i aktivitet med konstante ressourcer. Eller for at mobilisere dine teams i transformationsprojekter. For medarbejderne er digitaliseringen af fakturaer ikke en fjende. Tværtimod – den allierede. Disse gør deres arbejde mere interessant og skaber merværdi for virksomhedens økonomistyring.

Kan papir destrueres efter digitalisering?

Først og fremmest er det meget vigtigt at bemærke, at faktorerne for digital arkivering af dokumenter skal overholdes. Ifølge GoBD kan papirdokumenter destrueres. Medmindre de skal opbevares i originalen i overensstemmelse med udenlandske skatte- eller skatteregler.

Dette omfatter f.eks. åbning af balancer og byggeretlige dokumenter. GoBD siger også, at papirdokumenterne skal trækkes tilbage fra videre behandling. Filen ændres muligvis ikke efter scanningsprocessen.

Revisionssikker i henhold til GoBD-kompatibel versionering

Hvilket gives til enhver tid takket være versionerne i PaperOffice. Dokumentet skal være tilgængeligt og evaluerbart i hele opbevaringsperioden.

PaperOffice opfylder således alle krævede standarder gennem certificering og test af alle softwarekrav i henhold til GOBD.

Opbevaringsperioden

Spørgsmålet om opbevaringsperioden dukker op igen og igen hos vores kunder. Fordi der ikke er nogen klare instruktioner om, hvordan og om den originale faktura skal opbevares. Først og fremmest bør du kontakte din ansvarlige skattemyndighed, dvs. den ansvarlige revisor.

Hvilke dokumenter accepteres?

Dokumenter med juridisk relevans, såsom kontrakter, skal stadig opbevares i originalen.

For at komme til sagen:

Skattekontoret accepterer elektroniske kvitteringer. Retten i tilfælde af tvist kun originaler.

Dette har at gøre med det faktum, at en signatur kun kan kontrolleres for ægthed på originale dokumenter. Vi anbefaler aldrig at smide Original væk.

Det viser sig, at du skal overveje flere aspekter for at kunne behandle indgående fakturaer.

Lad os opsummere:

For helt at forvise papir fra processen skal du implementere en kontinuerlig digitalisering af alle indgående fakturaer. Forbedringer kommer fra at automatisere processen så meget som muligt.

Et sådant digitalt dokument har et bundt fordele for virksomheden. Skræddersyet software sikrer markant mere produktivitet i virksomheden.

Så digitalisering af fakturaer er et vigtigt skridt i at omdanne din virksomhed til et papirløst kontor. Det sparer tid og arbejde. Øger kvaliteten af dine arbejdsresultater.

Brug alle fordelene ved et papirløst kontor.

Sørg for at undgå denne fejl

Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.