Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.
Digital fakturabehandling i kombination med dokumenthåndteringssystemet (DMS) bidrager væsentligt til din virksomheds effektivitet og succes og til et papirløst kontor. Behovet for digital fakturabehandling er nu et vigtigt aspekt for alle.
Pro tip:
I den aktuelle artikel viser vi dig, hvordan du implementerer digital fakturabehandling korrekt, viser fordelene ved implementering og beskriver virkningerne af en vellykket implementering.Behovet for digitalisering er nu et vigtigt aspekt for alle.
I vores guide finder du nu flere rapporter om, hvordan digitaliseringen skal foregå omkring virksomheder, og hvor mange fordele det giver dig.
Men næsten hvert 3. spørgsmål, der kommer ind fra vores kunder, vedrører den digitale implementering af fakturabehandling. Så vi besluttede at se nærmere på dette emne.
I den aktuelle artikel ser vi lidt dybere ind i oplysninger om digital fakturabehandling. Fordelene ved at digitalisere fakturaer. Vi viser dig, hvordan du kan implementere alt og beskrive virkningen af en vellykket implementering.
Før vi vender os til den faktiske implementering, lad os besvare spørgsmålet:
Dette er et spørgsmål, som flere og flere virksomheder stiller: "Skal jeg virkelig digitalisere mit regnskab"? Svaret er ja, det skal du. Blandt andet fordi lovgiver kræver, at det skal være sådan. Flere og flere virksomheder står over for at skulle overholde procesdokumentationen.
Lovbestemmelser kræver overholdelse af kravene vedrørende modtagelse, behandling og arkivering af alle testrelevante indgående dokumenter.
I vores nuværende artikel viser vi et par praktiske eksempler. Hvordan du nemt kan løse digitalisering takket være PaperOffice DMS. Men først kommer vi til de generelle fordele ved digital behandling af fakturaer.
I dagens verden af hjemmekontor og digitale medier er det stadig almindeligt at se papirregninger stablet op på hylder og borde.
Hovedårsagerne til at bruge papir er, at medarbejderne har svært ved at acceptere digitalisering eller at starte med det. Det ligger i udfordringerne ved at håndtere forandring og digitalisering.
Mange mennesker kan lide at opbevare en fysisk kopi af de dokumenter, de arbejder med. Men processen med at håndtere papir, der er blevet øvet i årevis, spiller også en rolle her.
Med hensyn til den papirløse konvertering har vi allerede skrevet en detaljeret artikel. Her behandler vi eksplicit emnet digital regnskab.
Manuel indtastning af fakturaen betyder ikke kun meget tid, men også skjulte høje omkostninger. At få det rigtigt kan spare meget tid og penge.
Fordi takket være digitaliseringen af dine dokumenter kan du finde alle de fakturaer, der er gemt i PaperOffice på få sekunder. Du behøver ikke længere møjsommeligt at bladre gennem tykke mapper. Ved at digitalisere alle fakturaer i din virksomhed behøver du kun et par klik for at finde dem i systemet.
Dette fører os også til det andet punkt:
Du har ikke længere brug for plads til fysiske mapper. Fra nu af kan du arkivere dine fakturaer i PaperOffice. Reduktion af papirforbruget fører til rene og ryddelige kontorer.
Ved at administrere dine fakturaer digitalt sparer du tid og kræfter. Samt omkostninger til oprettelse, levering og behandling. Lav ikke kopier til avancerede opgaver, arbejdsgange og videresendelse. Alt kører digitalt og er gennemsigtigt og forståeligt.
Takket være digitaliseringen af dine fakturaer går du ikke længere glip af værdifulde rabatfrister.
Individuelle adgangsrettigheder til individuelle dokumenter og mapper sikrer klar sikkerhed. Du kan give adgang til enkeltpersoner eller hele afdelinger. Såsom regnskab.
PaperOffice genkender intelligent adressedata i dokumentindhold. Derefter linker dokumentet logisk til dine eksisterende kontakter. Dette muliggør blandt andet visning af alle dokumenter til en bestemt kontakt med blot et par klik.
PaperOffice understøtter dig med intelligent AI-genkendelse og nøgleord. På denne måde søges fakturaen efter de vigtigste dokumentdata.
KI PIA læser intelligent dataene ud af dokumentet. Fil derefter dokumentet med fulde nøgleord. Om nødvendigt med din test eller automatisk i baggrunden.
Du kan nemt aflevere dine fakturaer. Med kontotildeling og søgeord. Takket være den avancerede søgning har du alt hvad du behøver til eksporten. Som alle regningerne fra sidste måned, for eksempel.
Inkl. mappestruktur, PDF-fil, Excel-fil med alle oplysninger. Som følge heraf kan din revisor eller revisor nemt importere dokumentationen.
Regnskab kan implementeres hurtigt i fremtiden. Ikke alene kan du finde alle dokumenter med det samme, du kan også redigere / klassificere dem direkte, for eksempel. Alle lovkrav er opfyldt takket være revisionssikker arkivering. Kontrol og godkendelse er således en leg for børn.
Digitaliseringen af fakturaer er uundgåelig af flere årsager. Mange virksomheder er også allerede overbeviste om, at digitalisering af fakturaer er fremtiden. Dette skal også accepteres i dag og nu.
Ikke desto mindre frygter mange stadig, at dette trin vil blive forbundet med et langvarigt projekt. Hvilket vil være svært, dyrt, risikabelt og destabiliserende. Den gode nyhed er, at det i sidste ende, takket være PaperOffice, ikke længere er tilfældet!
Først og fremmest er det vigtigt ikke at forvirre eller reducere digitaliseringen til scanning af indgående fakturaer. Så de derefter lettere og hurtigere kan komme ind i arbejdsgangsprocessen for validering, betaling og arkivering. Digitalisering er meget mere.
Fordele ved OCR-tekstgenkendelse: Takket være OCR-tekstgenkendelse kan mange ting automatiseres. For eksempel med kunstig intelligens (AI). På denne måde bliver læringsfunktioner mere og mere kraftfulde og pålidelige detektionsalgoritmer.
Varer, der vises på fakturaen, kan straks identificeres og udtrækkes fra dokumentet. Dokumentet arkiveres og kan stilles til rådighed for regnskabs- eller ERP-systemet.
For eksempel med digitalisering drager den finansielle tjenesteudbyder fordel af pålidelige oplysninger i realtid, når fakturaen modtages.
Vi kommer til det virkelige spørgsmål i denne artikel:
Hvis du administrerer dine fakturaer med PaperOffice, er indgående fakturabehandling helt elektronisk. Du modtager allerede den indgående faktura digitalt, dvs. via e-mail eller ved at scanne den. Dette gør ingen forskel.
Hvis du allerede modtager dine indgående fakturaer i digitalt format, anbefaler vi DropMail-modulet integreret i PaperOffice. Dette giver dig mulighed for at oprette en personlig DropMail-e-mail-adresse i PaperOffice. Du sender kun fakturaer til dem.
Alle fakturaer, der sendes til din DropMail-adresse som en vedhæftet fil i en e-mail, arkiveres automatisk i PaperOffice. Med definerbare arkiveringsregler og intet arbejde.
Drikkepenge
Om emnet "DropMail - Arkiver automatisk dokumenter via e-mail, når du er på farten" er der også en video på YouTube, der forklarer denne proces på en enkel og forståelig måde:
PaperOffice genkender fakturaen og læser de relevante data op. Softwaren arkiverer derefter fakturaen i den relevante mappe. Takket være den intelligente AI startes yderligere godkendelsesprocesser, opgaver og arbejdsgange eventuelt.
Alle medarbejdere, der skal inddrages i processen, bliver informeret. Fakturaarbejdsgangen kører automatisk.
Trin-for-trin digital fakturabehandling:
Du skal blot oprette din ønskede adresse i formatet "meine_rechnungen@paperoffice.com", angive en opbevaringsmaske eller aktivere PIA, og det er det!
PaperOffice registrerer automatisk fakturaen og begynder behandlingen
Definerede arkiveringsregler udføres. Revisionssikker arkivering foregår automatisk i baggrunden efter planen.
Du kan kontrollere fakturaen, godkende den og køre arbejdsgange.
Eksporter fakturaerne til skatterådgiveren eller tredjepartssystemer med relevante oplysninger.
Først og fremmest medfører digitaliseringen af fakturaer betydelige og øjeblikkelige stigninger i produktiviteten. Digitalisering frigør ikke kun medarbejderne fra en tidskrævende, tæt driftsopgave. Desuden vil problemer med forsinkelse og tvist på grund af manuel fejl blive løst.
Iboende omkostninger til opbevaring, søgning og tab af vigtige papirdokumenter reduceres drastisk. Derudover rationalisering og automatisering af validerings- og kontrolprocesserne i hele kreditorprocessen.
Fra købsanmodning til betaling multipliceres disse fordele endnu mere.
Samlet set kan cyklustiden for dokumentbehandling reduceres med 5. Administrationsomkostninger med 80 %.
Med disse tal forstår du straks, hvor presserende det er at digitalisere fakturaer. I sidste ende er disse tal ikke de eneste, der skal overvejes.
Først og fremmest er det meget vigtigt at bemærke, at faktorerne for digital arkivering af dokumenter skal overholdes. Ifølge GoBD kan papirdokumenter destrueres. Medmindre de skal opbevares i originalen i overensstemmelse med udenlandske skatte- eller skatteregler.
Dette omfatter f.eks. åbning af balancer og byggeretlige dokumenter. GoBD siger også, at papirdokumenterne skal trækkes tilbage fra videre behandling. Filen ændres muligvis ikke efter scanningsprocessen.
Hvilket gives til enhver tid takket være versionerne i PaperOffice. Dokumentet skal være tilgængeligt og evaluerbart i hele opbevaringsperioden.
PaperOffice opfylder således alle krævede standarder gennem certificering og test af alle softwarekrav i henhold til GOBD.
Spørgsmålet om opbevaringsperioden dukker op igen og igen hos vores kunder. Fordi der ikke er nogen klare instruktioner om, hvordan og om den originale faktura skal opbevares. Først og fremmest bør du kontakte din ansvarlige skattemyndighed, dvs. den ansvarlige revisor.
Dokumenter med juridisk relevans, såsom kontrakter, skal stadig opbevares i originalen.
Drikkepenge
Vi har skabt den ultimative 5-trins guide til at gå papirløs og digitalisere din virksomhed som et dokument, der kan downloades, og som beskriver hvert 5 trin, og hvor lang tid det tager:
Skattekontoret accepterer elektroniske kvitteringer. Retten i tilfælde af tvist kun originaler.
Dette har at gøre med det faktum, at en signatur kun kan kontrolleres for ægthed på originale dokumenter. Vi anbefaler aldrig at smide Original væk.
Det viser sig, at du skal overveje flere aspekter for at kunne behandle indgående fakturaer.
For helt at forvise papir fra processen skal du implementere en kontinuerlig digitalisering af alle indgående fakturaer. Forbedringer kommer fra at automatisere processen så meget som muligt.
Et sådant digitalt dokument har et bundt fordele for virksomheden. Skræddersyet software sikrer markant mere produktivitet i virksomheden.
Så digitalisering af fakturaer er et vigtigt skridt i at omdanne din virksomhed til et papirløst kontor. Det sparer tid og arbejde. Øger kvaliteten af dine arbejdsresultater.
Brug alle fordelene ved et papirløst kontor.
Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.
Du behøver ikke en it-specialist eller en uddannet bibliotekar!
Alt hvad du virkelig behøver er
Nogle gange er hardwaren ofte allerede der, har mere potentiale end før og kan bruges med det samme.
Drikkepenge
Forresten er der en særlig artikel om emnet "digital fakturabehandling", der rapporterede om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "Implementer digital fakturabehandling korrekt i 10 trin":
Først og fremmest er det meget vigtigt at bemærke, at faktorerne for digital arkivering af dokumenter skal overholdes. Ifølge GoBD kan papirdokumenter destrueres. Medmindre de skal opbevares i originalen i overensstemmelse med udenlandske skatte- eller skatteregler.
Dette omfatter f.eks. åbning af balancer og byggeretlige dokumenter.
Det er værd at bruge en DMS til enhver størrelse virksomhed til at digitalisere dine fakturaer. Ikke alene kan du arkivere dokumenter i overensstemmelse med lovbestemmelser, men du kan også forenkle omfattende processer i regnskabet, for eksempel gennem arbejdsgange.
Først og fremmest medfører digitaliseringen af fakturaer betydelige og øjeblikkelige stigninger i produktiviteten. Digitalisering frigør ikke kun medarbejderne fra en tidskrævende, tæt driftsopgave. Desuden vil problemer med forsinkelse og tvist på grund af manuel fejl blive løst.
Iboende omkostninger til opbevaring, søgning og tab af vigtige papirdokumenter reduceres drastisk. Derudover rationalisering og automatisering af validerings- og kontrolprocesserne i hele kreditorprocessen.
Fra købsanmodning til betaling multipliceres disse fordele endnu mere.
At arbejde digitalt og bringe gamle dokumenter ind i den nye tidsalder vil være den bedste nøgleinvestering for at spare en utrolig mængde tid, penge og nerver i fremtiden.
Du behøver ikke din egen it-specialist for at drage fordel af alle fordelene ved digitalisering.
Det, du har brug for, er den rigtige partner ved din side, som takket være hans erfaring kan implementere præcis, hvad du har brug for. Undgå skræmmekampagner og vælg testpositioner i stedet for smarte PowerPoint-præsentationer uden virkelig at have testet det.
Erfaringen har vist, at næsten enhver operation, virksomhed og virksomhed har en stor kopimaskine, der ikke tror sit potentiale. Disse enheder elsker massescanninger, er tolerante over for papirclips og kan danne grundlag for en digital start uden en scannerinvestering.
Undgå omkostningsfælder med DMS / ECM-systemer, hvor du nådesløst er prisgivet producenterne. Gå ikke på kompromis, når det kommer til dine egne administrationsmuligheder, såsom at undervise i dokumenter og selv foretage indstillinger. Hvis du har brug for hjælp, hjælper producenten dig gerne, men forbliver uafhængig.
Procedurerne vil være helt identiske i fremtiden, men fuldt automatiserede.
Faktura på vej ind? Arbejdsgangen udløses, og alt går sin definerede vej.
Søg i alle 1000 mapper? Intet problem, fordi du har din egen Google!
