De 10 vigtigste fordele ved digitalisering af papirdokumenter

Efterhånden som hele verden bliver mere "digital", har flere og flere virksomheder, især SMV'er, brug for et "skub" for at komme i gang. Fordi mange allerede er forfærdede over den blotte tanke om at hengive sig til emnet eller beskæftige sig med det.

Digitization brings many advantages

I den aktuelle artikel vil vi vise dig, at overgangen fra papirdokumenter til digitale dokumenter er meget lettere, end det ser ud til i dine mareridt. Følg vores råd, det vil betale sig for din virksomhed.

I et vist omfang er det analoge arkiv stadig en nødvendighed selv i dag. Men 99% af tiden er der ikke behov for at arbejde med det.

Tværtimod er trykt papir en anakronisme, der opretholdes enten af vane eller rent teknisk, fordi visse dokumenter skal bevares i den form, hvori de blev udarmet, såsom gerninger eller kontrakter. Men disse kan også scannes for at arbejde med deres respektive indhold på computeren.

Selve turen til arkivet, søgningen på hylder eller arkivskabe, fjernelsen af dokumentet, arbejdet med det og bringe det tilbage og arrangere det igen i arkivet. Bare at beskrive og læse denne proces tager meget tid. At hente det digitale arkiv tager derimod et par klik og intet mere.

Før vi kommer ind i fordelene, lad os besvare følgende spørgsmål:

10 fordele ved digitalisering af papirdokumenter:

• Fleksibilitet

  Fleksibelt arbejde, uanset hvor du er

• Effektivitet

  Optimering af alle arbejdsgange

• Hurtigere

  Digital modtagelse og afsendelse

• Omkostningsbesparende

  Reduktion af omkostninger på alle områder

• Pålidelighed

  Forenklet håndtering af frister

• Sammen

  Hurtigere intern og ekstern kommunikation

• Problemfri

  Integration i kontorsoftware

• Søg efter "Google-lignende"

  Søg efter indhold ved hjælp af søgeord

• Tidsbesparelse

  Sparer arbejdstid

• I al evighed

  Langsigtet arkivering i PDF/A-format

Sørg for at undgå denne fejl

Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.

Foreløbig konklusion 1 / 3

Du behøver ikke en it-specialist eller en uddannet bibliotekar!

Alt hvad du virkelig behøver er

• den rigtige software
• pålidelig IT-partner
• tilsvarende hardware

Nogle gange er hardwaren ofte allerede der, har mere potentiale end før og kan bruges med det samme.

Drikkepenge

Forresten er der en særlig artikel om emnet "digital fakturabehandling", der rapporterede om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Hvad betyder digitaliseringen af dokumenter i detaljer?

Meget enkelt sagt er det processen med at erstatte et fysisk dokument i betydningen papir med et digitalt format.

De fleste mennesker bør være bekendt med processen, i det mindste på en rudimentær måde. Et dokument scannes eller fotograferes, hvortil scannere normalt bruges. Det afhænger dog af den respektive grænseflade. Et dokument kan også digitaliseres ved hjælp af et mobiltelefonkamera.

For mange virksomheder er skiftet fra papir og mapper til elektroniske formater et af de vigtigste og også væsentligste tiltag i digitaliseringsprocessen.

Sådan scannes papirdokumenter

Scanningsdokumenter tilføjes via det integrerede scannermodul ScanConnect, der blandt andet muliggør dokumentoptagelse fra alle scannere, multifunktionsenheder, mobilapps og også store kopimaskiner, såsom firmaet Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox m.fl.

Automatisk versionering for eksisterende dokumenter tages i betragtning, og metoden til scanning takket være separatorsiderne understøttes til massescanninger af dokumentstakke og derefter underopdeling i individuelle dokumenter.

Hvis du scanner mange dokumenter, er PaperOffice særlig nyttig, fordi det genkender separatorark og adskiller dokumenterne til arkivering. En fantastisk funktion, der er særlig nyttig, hvis din virksomhed regelmæssigt arbejder med komplekse formatdokumenter, er, at PaperOffice bruger en AI til at genkende indholdet på dine dokumenter, såsom: totaler, dokumenttyper, datoer, kontaktoplysninger osv.

OCR eller hvordan gøres papirdokumenter søgbare?

Nu skal teksten på et dokument ikke kun være læsbar, men også være tilgængelig på en sådan måde, at du nemt kan søge efter et uddrag af tekst.

Arkivering fuldautomatisk og uden manuel indsats.

Så snart dokumenter er indsat i PaperOffice, tager PIA sig af alt, hvad der ellers holder dig oppe.

Det betyder, at PIA giver dig din egen kraftfulde søgemaskine til al din information, som kan søge og finde tekstbaseret som klassiske søgemaskiner som Google, men også kan gøre det hele visuelt, dvs. sammenligne og genkende et dokument visuelt kan.

PaperOffice genkender automatisk alle dokumenter, der er blevet undervist i af PIA fra dette tidspunkt, hvilket igen kan udløse automatiske regler og arkiveringsmasker.

Kan dokumentlagring og -genkendelse automatiseres?

For automatisk at gemme dine dokumenter og kvitteringer undervises der først i dokumentet i PaperOffice. Arkiveringsmaskerne i PaperOffice tager sig af indekserings- og arkiveringsstedet.

Så snart en indlært dokumentskabelon er blevet genkendt, udløses der automatisk en lagermaske, som er ansvarlig for den automatiserede søgeord og lagerplaceringen.

Data from the document is recognized and read out

Lagermasker kan ikke kun udløses automatisk af indlærte dokumentskabeloner - de kan også vælges manuelt i PIA-dialogboksen.

PIA bliver helt autonom uden brugerinteraktion og for et ubegrænset antal dokumenter i henhold til de definerede opbevaringsmasker:

• Læs automatisk ud
• Tag fuldt ud
• Gør søgbar
• Tilføj og overvåg opgaver og arbejdsgange, der skal udføres
• Indeks
• Opret nye målmappestrukturer
• Gem i målmappen
• Opret miniaturebilleder
• Udfyld selv de påkrævede felter
• Link til kontakter og optimer til kontaktsøgning

Overholdelse af GoBD-kompatibel digitalisering og lovbestemmelser

Et af de vigtigste aspekter ved opbevaring af dokumenter via et dokumenthåndteringssystem er overholdelse af lovbestemmelser eller kravene i GoBD.

Forkortelsen GoBD står for "Principper for korrekt forvaltning og opbevaring af bøger, optegnelser og dokumenter i elektronisk form og for dataadgang".

På grund af den revisionssikre opfylder den stærkt krypterede dokumentlagring direkte i en central SQL-database PaperOffice især alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens højeste tyske standard GOBD.

Udtrykket versionering er ikke et fremmedord i et dokumenthåndteringssystem (DMS). Behovet for at bruge et dokumentstyringssystem, der har GoBD-kompatibel versionskontrol og revisionssikker versionering, er tydeligere end nogensinde før.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versionsversion gør alle ændringer sporbare

Udtrykket versionering kan forklares meget let: Samlet set handler det om den funktionalitet, der bruges til at registrere ændringer i dokumenter eller filer. Dokumentændring kan registreres og gemmes som en skyggekopi som en ny dokumentversion.

Sørg for uforanderlighed

Hver dokumentændring placerer en "nyere" version af dokumentet i et tilsvarende arkiv. Logføringen gør ændringerne gennemsigtige og sporbare til enhver tid. På dette tidspunkt ved den efterfølgende seer, hvornår og af hvilken redaktør ændringen af dokumentet blev foretaget. Dette giver dig et overblik over hele dokumentets livscyklus. Versionering kan udføres automatisk eller manuelt.

For at sikre revisionssikkerheden skal alle detaljer i forbindelse med en ændring af dokumenter og filer klart kunne spores. Det skal sikres, at kun autoriserede medarbejdere kan foretage en sådan ændring. Men det er lige så vigtigt at vide år senere, hvilke medarbejdere der ændrede hvad og hvornår.

Den rigtige strategi for digitalisering:
"Trin for trin" og "Sidst ind<>først ud"

Det faktum, at digitaliseringen af analoge dokumenter har fordele, er tydeligt demonstreret.

Men hvordan kan de kortsigtede ulemper reduceres?

Den dyrere variant af digitalisering er at bestille et firma, der specialiserer sig i dette. Afhængig af omstændighederne sendes filerne og mapperne fra arkivet til virksomheden som fragt, hvor de digitaliseres og sendes tilbage igen. Formatet for de data, der skal digitaliseres, blev tidligere bestemt. Men give vigtige virksomhedsdata ud? Selvom alle virksomheder, der beskæftiger sig med digital arkivering, sikrer det højeste niveau af fortrolighed, er der ingen garantier.

Efter anmodning kan virksomheder også medbringe en lastbil med tromlescannere og digitalisere direkte på stedet på parkeringspladsen i deres egne firmalokaler. Det driver dog regningen gevaldigt op. Den dyre out-of-home service, som kan tage flere dage afhængigt af arkivets størrelse, skal betales separat.

Heldigvis for alle virksomheder, mens arkiver skal være arkiver, behøver de oplysninger, de indeholder, hvad enten de er analoge eller digitale, ikke alle at være tilgængelige på samme tid. Dette gør det muligt for virksomheder at digitalisere arkiver trin for trin i henhold til logistikprincippet om sidst først <> ud. Digitaliser først de senest modtagne analoge dokumenter.

Årsagen er enkel

Moderne dokumenter er normalt nødvendige langt mere end tidsfræst dokumenter i den daglige arbejdsgang. Så du bør digitalisere disse rettidige dokumenter først, hvilket fremskynder arbejdsprocessen takket være din bedre tilgængelighed. I bedste fald er der en balance mellem den indsats, der er involveret i digitalisering (fjernelse af arkivet, scanning, lagring digitalt, tilbageførsel af det analoge dokument) og den procesacceleration, der nu er tilgængelig, da der ikke er behov for at gå til arkivet, og du kan udføre alle processerne på computeren.

En anden positiv effekt af denne tilgang er, at opbevaringsperioder kan bruges optimalt til at reducere det analoge arkivlager og ikke til at digitalisere filer, hvis opbevaringsperioder udløber seks måneder senere.

Det er vigtigt at levere hardware eller en nem forbindelse og bestemme omfanget af digitalisering internt!

Antallet af administrative medarbejdere i en virksomhed eller antallet af VDU-job, der kommer i tvivl, varierer nogle gange meget, så det er umuligt at sige, hvor mange af medarbejderne du skal bestille med digitalisering i forhold til virksomhedens størrelse.

I det mindste skal hver medarbejder have adgang til en enhed med en scannerfunktion, helst en dokumentscanner, der gør det muligt at scanne flere feeds samt forskellige formater.

Omfanget af hver digitalisering er lige så vanskeligt som antallet af mennesker, der er involveret i digitalisering, for med dette system er digitalisering næsten tilfældig. Dette kan f.eks. implementeres i den form, at medarbejder Z behandler en proces i forbindelse med virksomhed XYZ. Samtidig kan dette være udløseren til at digitalisere hele den analoge arkiverede fil på virksomheden XYZ.

Imidlertid kan et langsigtet forretningsforhold for eksempel manifestere sig i et ret stort antal filer. En anden variant ville være kun at digitalisere visse segmenter af forretningsforholdet, netop dem, der er underlagt den hyppigste behandling. For eksempel fakturering eller følgesedler. Med den rigtige software kan procesledsagnerende digitalisering implementeres uden problemer.

Den ultimative 5-trins guide

Drikkepenge

Vi har skabt den ultimative 5-trins guide til at gå papirløs og digitalisere din virksomhed, der beskriver hvert 5 trin, og hvor lang tid det tager:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Byg DMS-software selv eller open source?

Hvilken software passer mig?

Softwaresammensætningen i mange virksomheder ligner deres virksomhedshistorie, en struktur, der er vokset langsomt. Det er så komplekst, at kun få mangeårige medarbejdere forstår det.

Den bedre løsning er software, der udfører alle processer fra scanning til klargøring til arkivering og samtidig tilbyder grænseflader til at forbinde anden software. En software med selvforklarende menunavigation, der i sidste ende giver en virksomheds digitale dokumenter et hjem, der også opfylder alle krav til håndtering og behandling af data samt sikkerhed.

Det lyder lidt patetisk?

Det er rigtigt, men noget simpelt og velfungerende patos er bedre end en strøm af it-teknisk jargon, der får medarbejderne til at bryde ud i sved.

PaperOffice er perfekt til digitalisering af dokumenter.

Den rigtige dokumenthåndteringssoftwareløser det analoge-digitale problem

DMS står for dokumenthåndteringssoftware og er beregnet til at styre dokumenter, især digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er sådan software. Dens udvalg af funktioner er lige så bemærkelsesværdigt som dens intuitivt designede menunavigation, som kun kræver mindre træning. Du har ikke brug for dyre konsulenter på stedet. Velforklarede videotutorials på PaperOffice DMS kan gøre dette lige så godt og meget billigere gratis.

Scanning, OCR, arkivering med automatisk søgeord, AI-styret dokumentfletning, integreret søgemaskine, workflowfunktion, kryptering med 1024Mbit, direkte integration i MS Office, beskyttelse mod ransomware, automatiseret skabelonoprettelse, stempelfunktion, opgave- og notestyring.

Dette er et par af de vigtigste funktioner i PaperOffice DMS, og som sagt skal hverken du eller dine medarbejdere gennemføre en IT-uddannelse.

Hvor er det bedste sted at gemme scanningsdokumenterne?

Vi anbefaler vores kunder at arkivere de digitaliserede data enten i en database, der er placeret på en NAS-enhed som Synology eller QNAP eller på en dedikeret server. Med din egen eksterne (dedikerede) PaperOffice-server får du alle fordelene ved en cloud med perfekt databeskyttelse og sparer penge og en masse arbejde hver måned.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Med en PaperOffice-server har du alle fordelene ved en cloud-løsning med blot én kæmpe forskel: Det er din egen dedikerede databaseserver, og ingen får adgang til den undtagen dig.

Vil du ikke bruge en server? Intet problem.

Hvorfor en NAS er ideel til dokumentarkivering

En NAS, et netværkstilsluttet lager, på tysk en lagerenhed med en netværksforbindelse samt den kompatible software til PaperOffice DMS og den interne sky er klar. Helt sikkert fra statslig og ikke-statslig nysgerrighed og takket være backupfunktionen også sikker mod et harddisknedbrud.

Foreløbig konklusion 3/3

1. Kontakt en producent med knowhow og software, der overholder GOBD (og også GDPR)!

2. Der er ingen passende DMS-software. Hver DMS har sin berettigelse, og i sidste ende skal produktet passe til formålet.

3. Uanset om det er din egen server, PaperOffice dedikeret server i datacentret Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - gem dit ALDRIG dokument på tredjeparts cloud storage, som a) ikke bruges på et dedikeret grundlag og b) ikke er placeret i et sikkert land c) du kan ikke eksportere med et enkelt klik

Drikkepenge

Hvis du følger rådene og vil bruge en NAS til intern sikker dokumentlagring - PaperOffice er ikke kun perfekt til dette, men er endda den eneste officielle DMS for den største NAS-producent i verden - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.