The PaperOffice Insider Nyhedsbrev
The PaperOffice Insider Nyhedsbrev
Vi vil gerne være venner

Højeste mulige rabattilbud

Eksklusive insider nyheder

Gratis bonusopgraderinger

Højeste mulige rabattilbud

Eksklusive insider nyheder

Gratis bonusopgraderinger

Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.

Digitalisering = effektivitet og succes


Digitalisering eller digital transformation af dine papirdokumenter er forudsætningen for effektivitet og din virksomheds succes. Behovet for digitalisering er nu et vigtigt aspekt for alle.

Pro tip:

I den aktuelle artikel forklarer vi de vigtigste fordele ved digitalisering, viser funktionerne og beskriver virkningen af en vellykket implementering.

Efterhånden som hele verden bliver mere "digital", har flere og flere virksomheder, især SMV'er, brug for et "skub" for at komme i gang. Fordi mange allerede er forfærdede over den blotte tanke om at hengive sig til emnet eller beskæftige sig med det.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

I den aktuelle artikel vil vi vise dig, at overgangen fra papirdokumenter til digitale dokumenter er meget lettere, end det ser ud til i dine mareridt. Følg vores råd, det vil betale sig for din virksomhed.

I et vist omfang er det analoge arkiv stadig en nødvendighed selv i dag. Men 99% af tiden er der ikke behov for at arbejde med det.

Tværtimod er trykt papir en anakronisme, der opretholdes enten af vane eller rent teknisk, fordi visse dokumenter skal bevares i den form, hvori de blev udarmet, såsom gerninger eller kontrakter. Men disse kan også scannes for at arbejde med deres respektive indhold på computeren.

Selve turen til arkivet, søgningen på hylder eller arkivskabe, fjernelsen af dokumentet, arbejdet med det og bringe det tilbage og arrangere det igen i arkivet. Bare at beskrive og læse denne proces tager meget tid. At hente det digitale arkiv tager derimod et par klik og intet mere.

Før vi kommer ind i fordelene, lad os besvare følgende spørgsmål:

Hvorfor er det vigtigt ikke at sakke bagud, når det kommer til digitalisering?

Som ansvarlig person er du helt sikkert klar over, at analoge dokumenter simpelthen ikke længere er opdaterede. Du ser dog også de komplikationer, der er forbundet med at konvertere det eksisterende analoge arkiv til digitale data. Fordi digitalisering af dokumenter er mere end bare en trend. Faktisk er det nu forudsætningen for at forblive konkurrencedygtig og up-to-date med alle de andre virksomheder i samme sektor.
Digitalisering giver mange fordele, MEN scanning af alle de seneste års filer, ark for ark, er en proces, der er særligt tids- og personalekrævende og afskrækker.

10 fordele ved digitalisering af papirdokumenter:

  • Fleksibilitet

    Fleksibelt arbejde, uanset hvor du er

  • Effektivitet

    Optimering af alle arbejdsgange

  • Hurtigere

    Digital modtagelse og afsendelse

  • Omkostningsbesparende

    Reduktion af omkostninger på alle områder

  • Pålidelighed

    Forenklet håndtering af frister

  • Sammen

    Hurtigere intern og ekstern kommunikation

  • Problemfri

    Integration i kontorsoftware

  • Søg efter "Google-lignende"

    Søg efter indhold ved hjælp af søgeord

  • Tidsbesparelse

    Sparer arbejdstid

  • I al evighed

    Langsigtet arkivering i PDF/A-format

Betragt det som en investering i en ny maskine!

Ovenstående liste over De 10 anførte punkter er på ingen måde komplet, men begrænser kun din egen kreativitet og professionalisme afhængigt af anvendelsesområdet! Hvis digitaliseringen af det analoge arkiv ses fra disse synspunkter, og der foretages en modberegning, bliver det klart, at indsatsen er umagen værd, og hvordan for eksempel en investering i en ny, mere moderne og hurtigere maskine ses skal.

Sørg for at undgå denne fejl

Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.

Foreløbig konklusion 1 / 3

Du behøver ikke en it-specialist eller en uddannet bibliotekar!

Alt hvad du virkelig behøver er

  • den rigtige software
  • pålidelig IT-partner
  • tilsvarende hardware
Nogle gange er hardwaren ofte allerede der, har mere potentiale end før og kan bruges med det samme.

Drikkepenge

Forresten er der en særlig artikel om emnet "digital fakturabehandling", der rapporterede om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Hvad betyder digitaliseringen af dokumenter i detaljer?

Meget enkelt sagt er det processen med at erstatte et fysisk dokument i betydningen papir med et digitalt format.

De fleste mennesker bør være bekendt med processen, i det mindste på en rudimentær måde. Et dokument scannes eller fotograferes, hvortil scannere normalt bruges. Det afhænger dog af den respektive grænseflade. Et dokument kan også digitaliseres ved hjælp af et mobiltelefonkamera.

For mange virksomheder er skiftet fra papir og mapper til elektroniske formater et af de vigtigste og også væsentligste tiltag i digitaliseringsprocessen.

Video "Arkiver automatisk papirdokumenter fra scanneren"

I PaperOffice har du alle de værktøjer, du skal bruge til at digitalisere dine dokumenter.

Med PaperOffice skal du blot scanne dit dokument med din scanner (PaperOffice fungerer med alle), og PaperOffice opretter en digital version.

Drikkepenge

Om emnet "Automatiseret arkivering af papirdokumenter" er der en video på YouTube, der forklarer denne proces på en forståelig måde:

Sådan scannes papirdokumenter

Scanningsdokumenter tilføjes via det integrerede scannermodul ScanConnect, der blandt andet muliggør dokumentoptagelse fra alle scannere, multifunktionsenheder, mobilapps og også store kopimaskiner, såsom firmaet Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox m.fl.

Automatisk versionering for eksisterende dokumenter tages i betragtning, og metoden til scanning takket være separatorsiderne understøttes til massescanninger af dokumentstakke og derefter underopdeling i individuelle dokumenter.

Hvis du scanner mange dokumenter, er PaperOffice særlig nyttig, fordi det genkender separatorark og adskiller dokumenterne til arkivering. En fantastisk funktion, der er særlig nyttig, hvis din virksomhed regelmæssigt arbejder med komplekse formatdokumenter, er, at PaperOffice bruger en AI til at genkende indholdet på dine dokumenter, såsom: totaler, dokumenttyper, datoer, kontaktoplysninger osv.

OCR eller hvordan gøres papirdokumenter søgbare?

Nu skal teksten på et dokument ikke kun være læsbar, men også være tilgængelig på en sådan måde, at du nemt kan søge efter et uddrag af tekst.

Arkivering fuldautomatisk og uden manuel indsats.

Så snart dokumenter er indsat i PaperOffice, tager PIA sig af alt, hvad der ellers holder dig oppe.

PIA er AI (PaperOffice Intelligent Filing) integreret i PaperOffice , og hvert tilføjet dokument er:
  • Analyser og opbryd i såkaldte blokkæder ved hjælp af den integrerede "computer vision"
  • Genkend tekst ved hjælp af OCR-tekstgenkendelse, og sammenlign den med ordbøger ved hjælp af PaperOffice SmartSpell
  • Indeks og katalog visuelt og efter nøgleord til den integrerede PaperOffice-søgemaskine
  • Uanset hvad og uanset fra hvilken scannerkilde!

Det betyder, at PIA giver dig din egen kraftfulde søgemaskine til al din information, som kan søge og finde tekstbaseret som klassiske søgemaskiner som Google, men også kan gøre det hele visuelt, dvs. sammenligne og genkende et dokument visuelt kan.

PaperOffice genkender automatisk alle dokumenter, der er blevet undervist i af PIA fra dette tidspunkt, hvilket igen kan udløse automatiske regler og arkiveringsmasker.

Kan dokumentlagring og -genkendelse automatiseres?

For automatisk at gemme dine dokumenter og kvitteringer undervises der først i dokumentet i PaperOffice. Arkiveringsmaskerne i PaperOffice tager sig af indekserings- og arkiveringsstedet.

Så snart en indlært dokumentskabelon er blevet genkendt, udløses der automatisk en lagermaske, som er ansvarlig for den automatiserede søgeord og lagerplaceringen.

Document with offer data is visible
Data from the document is recognized and read out

Lagermasker kan ikke kun udløses automatisk af indlærte dokumentskabeloner - de kan også vælges manuelt i PIA-dialogboksen.

PIA bliver helt autonom uden brugerinteraktion og for et ubegrænset antal dokumenter i henhold til de definerede opbevaringsmasker:

  • Læs automatisk ud
  • Tag fuldt ud
  • Gør søgbar
  • Tilføj og overvåg opgaver og arbejdsgange, der skal udføres
  • Indeks
  • Opret nye målmappestrukturer
  • Gem i målmappen
  • Opret miniaturebilleder
  • Udfyld selv de påkrævede felter
  • Link til kontakter og optimer til kontaktsøgning

Overholdelse af GoBD-kompatibel digitalisering og lovbestemmelser

Et af de vigtigste aspekter ved opbevaring af dokumenter via et dokumenthåndteringssystem er overholdelse af lovbestemmelser eller kravene i GoBD.

Forkortelsen GoBD står for "Principper for korrekt forvaltning og opbevaring af bøger, optegnelser og dokumenter i elektronisk form og for dataadgang".

På grund af den revisionssikre opfylder den stærkt krypterede dokumentlagring direkte i en central SQL-database PaperOffice især alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens højeste tyske standard GOBD.

Udtrykket versionering er ikke et fremmedord i et dokumenthåndteringssystem (DMS). Behovet for at bruge et dokumentstyringssystem, der har GoBD-kompatibel versionskontrol og revisionssikker versionering, er tydeligere end nogensinde før.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versionsversion gør alle ændringer sporbare

Udtrykket versionering kan forklares meget let: Samlet set handler det om den funktionalitet, der bruges til at registrere ændringer i dokumenter eller filer. Dokumentændring kan registreres og gemmes som en skyggekopi som en ny dokumentversion.

Sørg for uforanderlighed

Hver dokumentændring placerer en "nyere" version af dokumentet i et tilsvarende arkiv. Logføringen gør ændringerne gennemsigtige og sporbare til enhver tid. På dette tidspunkt ved den efterfølgende seer, hvornår og af hvilken redaktør ændringen af dokumentet blev foretaget. Dette giver dig et overblik over hele dokumentets livscyklus. Versionering kan udføres automatisk eller manuelt.

For at sikre revisionssikkerheden skal alle detaljer i forbindelse med en ændring af dokumenter og filer klart kunne spores. Det skal sikres, at kun autoriserede medarbejdere kan foretage en sådan ændring. Men det er lige så vigtigt at vide år senere, hvilke medarbejdere der ændrede hvad og hvornår.

PaperOffice overgår alle lovkrav

Udviklingen af PaperOffice DMS er GoBD-kompatibel, så du kan bruge softwaren uden bekymringer, der skal få dig til at bryde en regel. Hver gang nogen f.eks. ændrer et dokument, oprettes der en ny version af dokumentet. På denne måde kan du spore, hvilket indhold dokumentet havde på hvilket tidspunkt.

Den rigtige strategi for digitalisering:
"Trin for trin" og "Sidst ind<>først ud"

Det faktum, at digitaliseringen af analoge dokumenter har fordele, er tydeligt demonstreret.

Men hvordan kan de kortsigtede ulemper reduceres?

Den dyrere variant af digitalisering er at bestille et firma, der specialiserer sig i dette. Afhængig af omstændighederne sendes filerne og mapperne fra arkivet til virksomheden som fragt, hvor de digitaliseres og sendes tilbage igen. Formatet for de data, der skal digitaliseres, blev tidligere bestemt. Men give vigtige virksomhedsdata ud? Selvom alle virksomheder, der beskæftiger sig med digital arkivering, sikrer det højeste niveau af fortrolighed, er der ingen garantier.

Efter anmodning kan virksomheder også medbringe en lastbil med tromlescannere og digitalisere direkte på stedet på parkeringspladsen i deres egne firmalokaler. Det driver dog regningen gevaldigt op. Den dyre out-of-home service, som kan tage flere dage afhængigt af arkivets størrelse, skal betales separat.

Heldigvis for alle virksomheder, mens arkiver skal være arkiver, behøver de oplysninger, de indeholder, hvad enten de er analoge eller digitale, ikke alle at være tilgængelige på samme tid. Dette gør det muligt for virksomheder at digitalisere arkiver trin for trin i henhold til logistikprincippet om sidst først <> ud. Digitaliser først de senest modtagne analoge dokumenter.

Årsagen er enkel

Moderne dokumenter er normalt nødvendige langt mere end tidsfræst dokumenter i den daglige arbejdsgang. Så du bør digitalisere disse rettidige dokumenter først, hvilket fremskynder arbejdsprocessen takket være din bedre tilgængelighed. I bedste fald er der en balance mellem den indsats, der er involveret i digitalisering (fjernelse af arkivet, scanning, lagring digitalt, tilbageførsel af det analoge dokument) og den procesacceleration, der nu er tilgængelig, da der ikke er behov for at gå til arkivet, og du kan udføre alle processerne på computeren.

En anden positiv effekt af denne tilgang er, at opbevaringsperioder kan bruges optimalt til at reducere det analoge arkivlager og ikke til at digitalisere filer, hvis opbevaringsperioder udløber seks måneder senere.

Det er vigtigt at levere hardware eller en nem forbindelse og bestemme omfanget af digitalisering internt!

Antallet af administrative medarbejdere i en virksomhed eller antallet af VDU-job, der kommer i tvivl, varierer nogle gange meget, så det er umuligt at sige, hvor mange af medarbejderne du skal bestille med digitalisering i forhold til virksomhedens størrelse.

I det mindste skal hver medarbejder have adgang til en enhed med en scannerfunktion, helst en dokumentscanner, der gør det muligt at scanne flere feeds samt forskellige formater.

Omfanget af hver digitalisering er lige så vanskeligt som antallet af mennesker, der er involveret i digitalisering, for med dette system er digitalisering næsten tilfældig. Dette kan f.eks. implementeres i den form, at medarbejder Z behandler en proces i forbindelse med virksomhed XYZ. Samtidig kan dette være udløseren til at digitalisere hele den analoge arkiverede fil på virksomheden XYZ.

Imidlertid kan et langsigtet forretningsforhold for eksempel manifestere sig i et ret stort antal filer. En anden variant ville være kun at digitalisere visse segmenter af forretningsforholdet, netop dem, der er underlagt den hyppigste behandling. For eksempel fakturering eller følgesedler. Med den rigtige software kan procesledsagnerende digitalisering implementeres uden problemer.

Den ultimative 5-trins guide

Drikkepenge

Vi har skabt den ultimative 5-trins guide til at gå papirløs og digitalisere din virksomhed, der beskriver hvert 5 trin, og hvor lang tid det tager:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Byg DMS-software selv eller open source?

Enhver, der som iværksætter eller ansvarlig person ønsker at gøre livet virkelig svært for sig selv og deres medarbejdere med hensyn til digitalisering, sammensætter softwaren:

Et program til at indsamle data fra scanningsprocessen.

En OCR-software til tekstgenkendelse.

Et databaseprogram.

En søgesoftware og så videre.

I sidste ende ender alt i en eller anden sky.

Kort sagt: Unge forsker uden rim eller grund.

Hvilken software passer mig?

Softwaresammensætningen i mange virksomheder ligner deres virksomhedshistorie, en struktur, der er vokset langsomt. Det er så komplekst, at kun få mangeårige medarbejdere forstår det.

Den bedre løsning er software, der udfører alle processer fra scanning til klargøring til arkivering og samtidig tilbyder grænseflader til at forbinde anden software. En software med selvforklarende menunavigation, der i sidste ende giver en virksomheds digitale dokumenter et hjem, der også opfylder alle krav til håndtering og behandling af data samt sikkerhed.

Det lyder lidt patetisk?

Det er rigtigt, men noget simpelt og velfungerende patos er bedre end en strøm af it-teknisk jargon, der får medarbejderne til at bryde ud i sved.

PaperOffice er perfekt til digitalisering af dokumenter.

Den rigtige dokumenthåndteringssoftwareløser det analoge-digitale problem

DMS står for dokumenthåndteringssoftware og er beregnet til at styre dokumenter, især digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er sådan software. Dens udvalg af funktioner er lige så bemærkelsesværdigt som dens intuitivt designede menunavigation, som kun kræver mindre træning. Du har ikke brug for dyre konsulenter på stedet. Velforklarede videotutorials på PaperOffice DMS kan gøre dette lige så godt og meget billigere gratis.

Scanning, OCR, arkivering med automatisk søgeord, AI-styret dokumentfletning, integreret søgemaskine, workflowfunktion, kryptering med 1024Mbit, direkte integration i MS Office, beskyttelse mod ransomware, automatiseret skabelonoprettelse, stempelfunktion, opgave- og notestyring.

Dette er et par af de vigtigste funktioner i PaperOffice DMS, og som sagt skal hverken du eller dine medarbejdere gennemføre en IT-uddannelse.

Hvor er det bedste sted at gemme scanningsdokumenterne?

Vi anbefaler vores kunder at arkivere de digitaliserede data enten i en database, der er placeret på en NAS-enhed som Synology eller QNAP eller på en dedikeret server. Med din egen eksterne (dedikerede) PaperOffice-server får du alle fordelene ved en cloud med perfekt databeskyttelse og sparer penge og en masse arbejde hver måned.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Med en PaperOffice-server har du alle fordelene ved en cloud-løsning med blot én kæmpe forskel: Det er din egen dedikerede databaseserver, og ingen får adgang til den undtagen dig.

Vil du ikke bruge en server? Intet problem.

Hvorfor en NAS er ideel til dokumentarkivering

En NAS, et netværkstilsluttet lager, på tysk en lagerenhed med en netværksforbindelse samt den kompatible software til PaperOffice DMS og den interne sky er klar. Helt sikkert fra statslig og ikke-statslig nysgerrighed og takket være backupfunktionen også sikker mod et harddisknedbrud.

Foreløbig konklusion 3/3

1. Kontakt en producent med knowhow og software, der overholder GOBD (og også GDPR)!

2. Der er ingen passende DMS-software. Hver DMS har sin berettigelse, og i sidste ende skal produktet passe til formålet.

3. Uanset om det er din egen server, PaperOffice dedikeret server i datacentret Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - gem dit ALDRIG dokument på tredjeparts cloud storage, som a) ikke bruges på et dedikeret grundlag og b) ikke er placeret i et sikkert land c) du kan ikke eksportere med et enkelt klik

Drikkepenge

Hvis du følger rådene og vil bruge en NAS til intern sikker dokumentlagring - PaperOffice er ikke kun perfekt til dette, men er endda den eneste officielle DMS for den største NAS-producent i verden - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "De 10 vigtigste fordele ved digitalisering af papirdokumenter":

Hvilken scanner skal du bruge til DMS?

For at scanne bundne dokumenter anbefales en arkfodret scanner med mindst 300 dpi. Scanneren ønskede at have en scan-to-fodler-funktion og valgfri WIA/TWAIN-drivere. Vi har haft gode erfaringer med Fujitsu Scansnap, som fungerer meget pålideligt.

Hvad er den bedste måde at arkivere dokumenter på?

Papirdokumenter skal generelt scannes i PDF/A-format og derefter gemmes i en DMS-dokumenthåndteringssoftware - eller direkte, hvis softwaren understøtter dette eller automatiserer det, f.eks. gennem overvågning.

Kan jeg smide originale dokumenter væk?

Hvis du bruger anstændig software, der får regelmæssige opdateringer og har en data backup strategi, er svaret JA for ikke-kritiske dokumenter. Alt, hvad der lovligt kunne kræve originalen, skal også opbevares i originalen. For eksempel har PaperOffice DMS mulighed for at gemme den oprindelige lagerplacering i dokumentegenskaberne.

Konklusion

  • Fordele retfærdiggør indsatsen og omkostningerne

    At arbejde digitalt og bringe gamle dokumenter ind i den nye tidsalder vil være den bedste nøgleinvestering for at spare en utrolig mængde tid, penge og nerver i fremtiden.

  • Du har brug for nogen, der ved det

    Du behøver ikke din egen it-specialist for at drage fordel af alle fordelene ved digitalisering.
    Det, du har brug for, er den rigtige partner ved din side, som takket være hans erfaring kan implementere præcis, hvad du har brug for. Undgå skræmmekampagner og vælg testpositioner i stedet for smarte PowerPoint-præsentationer uden virkelig at have testet det.

  • Hardwaren er normalt allerede tilgængelig

    Erfaringen har vist, at næsten enhver operation, virksomhed og virksomhed har en stor kopimaskine, der ikke tror sit potentiale. Disse enheder elsker massescanninger, er tolerante over for papirclips og kan danne grundlag for en digital start uden en scannerinvestering.

  • Billigere end forventet med den rigtige DMS

    Undgå omkostningsfælder med DMS / ECM-systemer, hvor du nådesløst er prisgivet producenterne. Gå ikke på kompromis, når det kommer til dine egne administrationsmuligheder, såsom at undervise i dokumenter og selv foretage indstillinger. Hvis du har brug for hjælp, hjælper producenten dig gerne, men forbliver uafhængig.

  • Digital automatisering er fremtiden

    Procedurerne vil være helt identiske i fremtiden, men fuldt automatiserede.
    Faktura på vej ind? Arbejdsgangen udløses, og alt går sin definerede vej.
    Søg i alle 1000 mapper? Intet problem, fordi du har din egen Google!

Med den rigtige strategi vil konverteringen fra analoge til digitale arkiver ikke være en dyr proces. Enhver iværksætter skal indse, at dette skridt skal tages på et tidspunkt, bedre i dag end i morgen.

Som vist her, med de rigtige værktøjer, kan forandring føre til hurtig afskrivning af investeringer og reducere omkostningerne og den tid, der kræves til fremtidige processer, betydeligt.

Ændringen skal bare ske.
PaperOffice-teamet deler gerne 20 års erfaring og beskytter dig mod fejl!

PaperOffice løser enhver problemstilling: Garanteret.

Case-studie

Optimering af arbejdsgange takket være PaperOffice DMS

"Allerede ved den første aftale med PaperOffice bemærker du de 20 års PaperOffice-erfaring inden for dokumenthåndtering."

Alexander Staruk
Chief Financial Officer hos Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.