Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Højeste mulige rabattilbud
Eksklusive insider nyheder
Gratis bonusopgraderinger
Venskab Tillid Æresord
Vi giver aldrig din e-mail-adresse til andre, og hver e-mail inkluderer et afmeldingslink med et enkelt klik.
Digitalisering eller digital transformation af dine papirdokumenter er forudsætningen for effektivitet og din virksomheds succes. Behovet for digitalisering er nu et vigtigt aspekt for alle.
Pro tip:
I den aktuelle artikel forklarer vi de vigtigste fordele ved digitalisering, viser funktionerne og beskriver virkningen af en vellykket implementering.Efterhånden som hele verden bliver mere "digital", har flere og flere virksomheder, især SMV'er, brug for et "skub" for at komme i gang. Fordi mange allerede er forfærdede over den blotte tanke om at hengive sig til emnet eller beskæftige sig med det.
I den aktuelle artikel vil vi vise dig, at overgangen fra papirdokumenter til digitale dokumenter er meget lettere, end det ser ud til i dine mareridt. Følg vores råd, det vil betale sig for din virksomhed.
I et vist omfang er det analoge arkiv stadig en nødvendighed selv i dag. Men 99% af tiden er der ikke behov for at arbejde med det.
Tværtimod er trykt papir en anakronisme, der opretholdes enten af vane eller rent teknisk, fordi visse dokumenter skal bevares i den form, hvori de blev udarmet, såsom gerninger eller kontrakter. Men disse kan også scannes for at arbejde med deres respektive indhold på computeren.
Selve turen til arkivet, søgningen på hylder eller arkivskabe, fjernelsen af dokumentet, arbejdet med det og bringe det tilbage og arrangere det igen i arkivet. Bare at beskrive og læse denne proces tager meget tid. At hente det digitale arkiv tager derimod et par klik og intet mere.
Før vi kommer ind i fordelene, lad os besvare følgende spørgsmål:
Fleksibelt arbejde, uanset hvor du er
Optimering af alle arbejdsgange
Digital modtagelse og afsendelse
Reduktion af omkostninger på alle områder
Forenklet håndtering af frister
Hurtigere intern og ekstern kommunikation
Integration i kontorsoftware
Søg efter indhold ved hjælp af søgeord
Sparer arbejdstid
Langsigtet arkivering i PDF/A-format
Mens store virksomheder længe har udnævnt digitaliseringsofficerer, der beskæftiger sig med emnet konvertering af analoge dokumenter på fuld tid, mangler små og mellemstore virksomheder normalt menneskelige ressourcer, især da der kræves passende faglige kvalifikationer.
Dette er imidlertid en almindelig fejl og fører til dårlige investeringer, fordi mange producenter drager fordel af denne uvidenhed.
Du behøver ikke en it-specialist eller en uddannet bibliotekar!
Alt hvad du virkelig behøver er
Nogle gange er hardwaren ofte allerede der, har mere potentiale end før og kan bruges med det samme.
Drikkepenge
Forresten er der en særlig artikel om emnet "digital fakturabehandling", der rapporterede om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:
Meget enkelt sagt er det processen med at erstatte et fysisk dokument i betydningen papir med et digitalt format.
De fleste mennesker bør være bekendt med processen, i det mindste på en rudimentær måde. Et dokument scannes eller fotograferes, hvortil scannere normalt bruges. Det afhænger dog af den respektive grænseflade. Et dokument kan også digitaliseres ved hjælp af et mobiltelefonkamera.
For mange virksomheder er skiftet fra papir og mapper til elektroniske formater et af de vigtigste og også væsentligste tiltag i digitaliseringsprocessen.
Med PaperOffice skal du blot scanne dit dokument med din scanner (PaperOffice fungerer med alle), og PaperOffice opretter en digital version.
Drikkepenge
Om emnet "Automatiseret arkivering af papirdokumenter" er der en video på YouTube, der forklarer denne proces på en forståelig måde:
Scanningsdokumenter tilføjes via det integrerede scannermodul ScanConnect, der blandt andet muliggør dokumentoptagelse fra alle scannere, multifunktionsenheder, mobilapps og også store kopimaskiner, såsom firmaet Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox m.fl.
Automatisk versionering for eksisterende dokumenter tages i betragtning, og metoden til scanning takket være separatorsiderne understøttes til massescanninger af dokumentstakke og derefter underopdeling i individuelle dokumenter.
Hvis du scanner mange dokumenter, er PaperOffice særlig nyttig, fordi det genkender separatorark og adskiller dokumenterne til arkivering. En fantastisk funktion, der er særlig nyttig, hvis din virksomhed regelmæssigt arbejder med komplekse formatdokumenter, er, at PaperOffice bruger en AI til at genkende indholdet på dine dokumenter, såsom: totaler, dokumenttyper, datoer, kontaktoplysninger osv.
Nu skal teksten på et dokument ikke kun være læsbar, men også være tilgængelig på en sådan måde, at du nemt kan søge efter et uddrag af tekst.
Så snart dokumenter er indsat i PaperOffice, tager PIA sig af alt, hvad der ellers holder dig oppe.
Uanset hvad og uanset fra hvilken scannerkilde!
Det betyder, at PIA giver dig din egen kraftfulde søgemaskine til al din information, som kan søge og finde tekstbaseret som klassiske søgemaskiner som Google, men også kan gøre det hele visuelt, dvs. sammenligne og genkende et dokument visuelt kan.
PaperOffice genkender automatisk alle dokumenter, der er blevet undervist i af PIA fra dette tidspunkt, hvilket igen kan udløse automatiske regler og arkiveringsmasker.
For automatisk at gemme dine dokumenter og kvitteringer undervises der først i dokumentet i PaperOffice. Arkiveringsmaskerne i PaperOffice tager sig af indekserings- og arkiveringsstedet.
Så snart en indlært dokumentskabelon er blevet genkendt, udløses der automatisk en lagermaske, som er ansvarlig for den automatiserede søgeord og lagerplaceringen.
Lagermasker kan ikke kun udløses automatisk af indlærte dokumentskabeloner - de kan også vælges manuelt i PIA-dialogboksen.
PIA bliver helt autonom uden brugerinteraktion og for et ubegrænset antal dokumenter i henhold til de definerede opbevaringsmasker:
Et af de vigtigste aspekter ved opbevaring af dokumenter via et dokumenthåndteringssystem er overholdelse af lovbestemmelser eller kravene i GoBD.
Forkortelsen GoBD står for "Principper for korrekt forvaltning og opbevaring af bøger, optegnelser og dokumenter i elektronisk form og for dataadgang".
På grund af den revisionssikre opfylder den stærkt krypterede dokumentlagring direkte i en central SQL-database PaperOffice især alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens højeste tyske standard GOBD.
Udtrykket versionering er ikke et fremmedord i et dokumenthåndteringssystem (DMS). Behovet for at bruge et dokumentstyringssystem, der har GoBD-kompatibel versionskontrol og revisionssikker versionering, er tydeligere end nogensinde før.
Udtrykket versionering kan forklares meget let: Samlet set handler det om den funktionalitet, der bruges til at registrere ændringer i dokumenter eller filer. Dokumentændring kan registreres og gemmes som en skyggekopi som en ny dokumentversion.
Hver dokumentændring placerer en "nyere" version af dokumentet i et tilsvarende arkiv. Logføringen gør ændringerne gennemsigtige og sporbare til enhver tid. På dette tidspunkt ved den efterfølgende seer, hvornår og af hvilken redaktør ændringen af dokumentet blev foretaget. Dette giver dig et overblik over hele dokumentets livscyklus. Versionering kan udføres automatisk eller manuelt.
For at sikre revisionssikkerheden skal alle detaljer i forbindelse med en ændring af dokumenter og filer klart kunne spores. Det skal sikres, at kun autoriserede medarbejdere kan foretage en sådan ændring. Men det er lige så vigtigt at vide år senere, hvilke medarbejdere der ændrede hvad og hvornår.
Det faktum, at digitaliseringen af analoge dokumenter har fordele, er tydeligt demonstreret.
Den dyrere variant af digitalisering er at bestille et firma, der specialiserer sig i dette. Afhængig af omstændighederne sendes filerne og mapperne fra arkivet til virksomheden som fragt, hvor de digitaliseres og sendes tilbage igen. Formatet for de data, der skal digitaliseres, blev tidligere bestemt. Men give vigtige virksomhedsdata ud? Selvom alle virksomheder, der beskæftiger sig med digital arkivering, sikrer det højeste niveau af fortrolighed, er der ingen garantier.
Efter anmodning kan virksomheder også medbringe en lastbil med tromlescannere og digitalisere direkte på stedet på parkeringspladsen i deres egne firmalokaler. Det driver dog regningen gevaldigt op. Den dyre out-of-home service, som kan tage flere dage afhængigt af arkivets størrelse, skal betales separat.
Heldigvis for alle virksomheder, mens arkiver skal være arkiver, behøver de oplysninger, de indeholder, hvad enten de er analoge eller digitale, ikke alle at være tilgængelige på samme tid. Dette gør det muligt for virksomheder at digitalisere arkiver trin for trin i henhold til logistikprincippet om sidst først <> ud. Digitaliser først de senest modtagne analoge dokumenter.
Moderne dokumenter er normalt nødvendige langt mere end tidsfræst dokumenter i den daglige arbejdsgang. Så du bør digitalisere disse rettidige dokumenter først, hvilket fremskynder arbejdsprocessen takket være din bedre tilgængelighed. I bedste fald er der en balance mellem den indsats, der er involveret i digitalisering (fjernelse af arkivet, scanning, lagring digitalt, tilbageførsel af det analoge dokument) og den procesacceleration, der nu er tilgængelig, da der ikke er behov for at gå til arkivet, og du kan udføre alle processerne på computeren.
En anden positiv effekt af denne tilgang er, at opbevaringsperioder kan bruges optimalt til at reducere det analoge arkivlager og ikke til at digitalisere filer, hvis opbevaringsperioder udløber seks måneder senere.
Antallet af administrative medarbejdere i en virksomhed eller antallet af VDU-job, der kommer i tvivl, varierer nogle gange meget, så det er umuligt at sige, hvor mange af medarbejderne du skal bestille med digitalisering i forhold til virksomhedens størrelse.
I det mindste skal hver medarbejder have adgang til en enhed med en scannerfunktion, helst en dokumentscanner, der gør det muligt at scanne flere feeds samt forskellige formater.
Omfanget af hver digitalisering er lige så vanskeligt som antallet af mennesker, der er involveret i digitalisering, for med dette system er digitalisering næsten tilfældig. Dette kan f.eks. implementeres i den form, at medarbejder Z behandler en proces i forbindelse med virksomhed XYZ. Samtidig kan dette være udløseren til at digitalisere hele den analoge arkiverede fil på virksomheden XYZ.
Imidlertid kan et langsigtet forretningsforhold for eksempel manifestere sig i et ret stort antal filer. En anden variant ville være kun at digitalisere visse segmenter af forretningsforholdet, netop dem, der er underlagt den hyppigste behandling. For eksempel fakturering eller følgesedler. Med den rigtige software kan procesledsagnerende digitalisering implementeres uden problemer.
Drikkepenge
Vi har skabt den ultimative 5-trins guide til at gå papirløs og digitalisere din virksomhed, der beskriver hvert 5 trin, og hvor lang tid det tager:
Enhver, der som iværksætter eller ansvarlig person ønsker at gøre livet virkelig svært for sig selv og deres medarbejdere med hensyn til digitalisering, sammensætter softwaren:
Et program til at indsamle data fra scanningsprocessen.
En OCR-software til tekstgenkendelse.
Et databaseprogram.
En søgesoftware og så videre.
I sidste ende ender alt i en eller anden sky.
Kort sagt: Unge forsker uden rim eller grund.
Softwaresammensætningen i mange virksomheder ligner deres virksomhedshistorie, en struktur, der er vokset langsomt. Det er så komplekst, at kun få mangeårige medarbejdere forstår det.
Den bedre løsning er software, der udfører alle processer fra scanning til klargøring til arkivering og samtidig tilbyder grænseflader til at forbinde anden software. En software med selvforklarende menunavigation, der i sidste ende giver en virksomheds digitale dokumenter et hjem, der også opfylder alle krav til håndtering og behandling af data samt sikkerhed.
Det er rigtigt, men noget simpelt og velfungerende patos er bedre end en strøm af it-teknisk jargon, der får medarbejderne til at bryde ud i sved.
PaperOffice er perfekt til digitalisering af dokumenter.
DMS står for dokumenthåndteringssoftware og er beregnet til at styre dokumenter, især digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er sådan software. Dens udvalg af funktioner er lige så bemærkelsesværdigt som dens intuitivt designede menunavigation, som kun kræver mindre træning. Du har ikke brug for dyre konsulenter på stedet. Velforklarede videotutorials på PaperOffice DMS kan gøre dette lige så godt og meget billigere gratis.
Scanning, OCR, arkivering med automatisk søgeord, AI-styret dokumentfletning, integreret søgemaskine, workflowfunktion, kryptering med 1024Mbit, direkte integration i MS Office, beskyttelse mod ransomware, automatiseret skabelonoprettelse, stempelfunktion, opgave- og notestyring.
Dette er et par af de vigtigste funktioner i PaperOffice DMS, og som sagt skal hverken du eller dine medarbejdere gennemføre en IT-uddannelse.
Vi anbefaler vores kunder at arkivere de digitaliserede data enten i en database, der er placeret på en NAS-enhed som Synology eller QNAP eller på en dedikeret server. Med din egen eksterne (dedikerede) PaperOffice-server får du alle fordelene ved en cloud med perfekt databeskyttelse og sparer penge og en masse arbejde hver måned.
Med en PaperOffice-server har du alle fordelene ved en cloud-løsning med blot én kæmpe forskel: Det er din egen dedikerede databaseserver, og ingen får adgang til den undtagen dig.
Vil du ikke bruge en server? Intet problem.
En NAS, et netværkstilsluttet lager, på tysk en lagerenhed med en netværksforbindelse samt den kompatible software til PaperOffice DMS og den interne sky er klar. Helt sikkert fra statslig og ikke-statslig nysgerrighed og takket være backupfunktionen også sikker mod et harddisknedbrud.
2. Der er ingen passende DMS-software. Hver DMS har sin berettigelse, og i sidste ende skal produktet passe til formålet.
3. Uanset om det er din egen server, PaperOffice dedikeret server i datacentret Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - gem dit ALDRIG dokument på tredjeparts cloud storage, som a) ikke bruges på et dedikeret grundlag og b) ikke er placeret i et sikkert land c) du kan ikke eksportere med et enkelt klikDrikkepenge
Hvis du følger rådene og vil bruge en NAS til intern sikker dokumentlagring - PaperOffice er ikke kun perfekt til dette, men er endda den eneste officielle DMS for den største NAS-producent i verden - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Endelig besvarer vi nogle flere ofte stillede spørgsmål om emnet. "De 10 vigtigste fordele ved digitalisering af papirdokumenter":
For at scanne bundne dokumenter anbefales en arkfodret scanner med mindst 300 dpi. Scanneren ønskede at have en scan-to-fodler-funktion og valgfri WIA/TWAIN-drivere. Vi har haft gode erfaringer med Fujitsu Scansnap, som fungerer meget pålideligt.
Papirdokumenter skal generelt scannes i PDF/A-format og derefter gemmes i en DMS-dokumenthåndteringssoftware - eller direkte, hvis softwaren understøtter dette eller automatiserer det, f.eks. gennem overvågning.
Hvis du bruger anstændig software, der får regelmæssige opdateringer og har en data backup strategi, er svaret JA for ikke-kritiske dokumenter. Alt, hvad der lovligt kunne kræve originalen, skal også opbevares i originalen. For eksempel har PaperOffice DMS mulighed for at gemme den oprindelige lagerplacering i dokumentegenskaberne.
At arbejde digitalt og bringe gamle dokumenter ind i den nye tidsalder vil være den bedste nøgleinvestering for at spare en utrolig mængde tid, penge og nerver i fremtiden.
Du behøver ikke din egen it-specialist for at drage fordel af alle fordelene ved digitalisering.
Det, du har brug for, er den rigtige partner ved din side, som takket være hans erfaring kan implementere præcis, hvad du har brug for. Undgå skræmmekampagner og vælg testpositioner i stedet for smarte PowerPoint-præsentationer uden virkelig at have testet det.
Erfaringen har vist, at næsten enhver operation, virksomhed og virksomhed har en stor kopimaskine, der ikke tror sit potentiale. Disse enheder elsker massescanninger, er tolerante over for papirclips og kan danne grundlag for en digital start uden en scannerinvestering.
Undgå omkostningsfælder med DMS / ECM-systemer, hvor du nådesløst er prisgivet producenterne. Gå ikke på kompromis, når det kommer til dine egne administrationsmuligheder, såsom at undervise i dokumenter og selv foretage indstillinger. Hvis du har brug for hjælp, hjælper producenten dig gerne, men forbliver uafhængig.
Procedurerne vil være helt identiske i fremtiden, men fuldt automatiserede.
Faktura på vej ind? Arbejdsgangen udløses, og alt går sin definerede vej.
Søg i alle 1000 mapper? Intet problem, fordi du har din egen Google!
Med den rigtige strategi vil konverteringen fra analoge til digitale arkiver ikke være en dyr proces. Enhver iværksætter skal indse, at dette skridt skal tages på et tidspunkt, bedre i dag end i morgen.
Som vist her, med de rigtige værktøjer, kan forandring føre til hurtig afskrivning af investeringer og reducere omkostningerne og den tid, der kræves til fremtidige processer, betydeligt.
Ændringen skal bare ske.
PaperOffice-teamet deler gerne 20 års erfaring og beskytter dig mod fejl!
