Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Nejvyšší možné nabídky slev
Exkluzivní interní zprávy
Bezplatné bonusové aktualizace
Přátelství Důvěra Ehonorní slovo
Nikdy nebudeme poskytovat vaši e-mailovou adresu nikomu jinému a každý e-mail obsahuje odkaz na jedno kliknutí k zrušení odběru.
Digitalizace nebo digitální transformace vašich papírových dokumentů je předpokladem efektivity a úspěchu vaší společnosti. Potřeba digitalizace je nyní důležitým aspektem pro každého.
Profesionální tip
V aktuálním článku si vysvětlíme nejdůležitější výhody digitalizace, vypíšeme funkce a popíšeme dopad úspěšné implementace.Vzhledem k tomu, že se celý svět stává více "digitálním", stále více společností, zejména malých a středních podniků, potřebuje "tlak", aby mohly začít. Protože mnozí jsou již zděšeni pouhou myšlenkou na to, že se věnují tématu nebo se jím zabývají.
V aktuálním článku vám ukážeme, že přechod z papírových dokumentů na digitální dokumenty je mnohem jednodušší, než se zdá ve vašich nočních můrách. Postupujte podle našich rad, které se vyplatí pro vaše podnikání.
Analogový archiv je do jisté míry i dnes nutností. Nicméně, 99% času není třeba s ním pracovat.
Naopak, tištěný papír je anachronismus, který je udržován buď ze zvyku, nebo čistě technicky, protože určité dokumenty musí být zachovány ve formě, ve které byly vyhotoveny, jako jsou listiny nebo smlouvy. Ty však mohou být také naskenovány, aby bylo možné pracovat s příslušným obsahem v počítači.
Samotná cesta do archivu, rešerše na policích nebo kartotékách, odstranění dokumentu, práce s ním a jeho vrácení zpět a uspořádání v archivu. Jen popis a čtení tohoto procesu trvá hodně času. Vyvolání digitálního archivu na druhou stranu trvá několik kliknutí a nic víc.
Než se dostaneme do výhod, odpovězme na následující otázku:
Flexibilní práce bez ohledu na to, kde se nacházíte
Optimalizace všech pracovních postupů
Digitální příjem a expedice
Snížení nákladů ve všech oblastech
Zjednodušené vyřizování termínů
Rychlejší interní a externí komunikace
Integrace do kancelářského softwaru
Vyhledávání obsahu pomocí klíčových slov
Úspora pracovní doby
Dlouhodobá archivace ve formátu PDF/A
Zatímco velké společnosti již dlouho jmenují úředníky pro digitalizaci, kteří se zabývají tématem konverze analogových dokumentů na plný úvazek, malé a střední společnosti obvykle postrádají lidské zdroje, zejména proto, že jsou vyžadovány odpovídající odborné kvalifikace.
To je však běžná chyba a vede ke špatným investicím, protože mnoho výrobců využívá této nevědomosti.
Nepotřebujete IT specialistu ani vyškoleného knihovníka!
Vše, co opravdu potřebujete, je
Někdy je hardware často již tam, má větší potenciál než dříve a může být okamžitě použit.
Spropitné
Mimochodem, existuje speciální článek na téma "digitální zpracování faktur", který informoval o výhodách digitalizace nebo digitálního zpracování faktur:
Velmi jednoduše řečeno, je to proces nahrazení fyzického dokumentu ve smyslu papíru digitálním formátem.
Většina lidí by měla být s tímto procesem obeznámena, alespoň základním způsobem. Dokument je naskenován nebo vyfotografován, pro které se obvykle používají skenery. Záleží však na příslušném rozhraní. Dokument lze také digitalizovat pomocí fotoaparátu mobilního telefonu.
Pro mnoho firem je přechod z papíru a složek na elektronické formáty jedním z nejdůležitějších a také významných opatření v procesu digitalizace.
S Aplikací PaperOffice stačí naskenovat dokument skenerem (PaperOffice pracuje se všemi) a PaperOffice vytvoří digitální verzi.
Spropitné
Na téma "Automatizovaná archivace papírových dokumentů" je na YouTube video, které tento proces srozumitelně vysvětluje:
Skenované dokumenty jsou přidávány prostřednictvím integrovaného modulu skeneru ScanConnect, který mimo jiné umožňuje snímání dokumentů ze všech skenerů, multifunkčních zařízení, mobilních aplikací a také velkých kopírek, jako jsou společnosti Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox a další.
Je zohledněna automatická správa verzí existujících dokumentů a způsob skenování díky oddělovači stránek je podporován pro hromadné skenování stohů dokumentů a následné dělení do jednotlivých dokumentů.
Pokud skenujete velké množství dokumentů, PaperOffice je obzvláště užitečný, protože rozpoznává listy oddělovače a odděluje dokumenty pro archivaci. Skvělou funkcí, která je obzvláště užitečná, pokud vaše společnost pravidelně pracuje s dokumenty ve složitém formátu, je to, že PaperOffice používá umělou inteligenci k rozpoznání obsahu vašich dokumentů, jako jsou: součty, typy dokumentů, data, kontaktní údaje atd.
Nyní by měl být text v dokumentu nejen čitelný, ale také dostupný takovým způsobem, abyste mohli snadno vyhledat úryvek textu.
Jakmile jsou dokumenty vloženy do PaperOffice, PIA se postará o vše, co vás jinak zdržuje.
Bez ohledu na to, co a bez ohledu na to, z jakého zdroje skeneru!
To znamená, že PIA vám poskytuje svůj vlastní výkonný vyhledávač pro všechny vaše informace, který může vyhledávat a vyhledávat texty jako klasické vyhledávače, jako je Google, ale může také dělat celou věc vizuálně, tj. Porovnat a rozpoznat dokument vizuálně.
PaperOffice automaticky rozpozná všechny dokumenty, které pia od tohoto okamžiku vyučovala, což může spustit automatická pravidla a masky podání.
Aby bylo možné automaticky ukládat dokumenty a účtenky, dokument se nejprve vyučuje v PaperOffice. Masky podání v PaperOffice se starají o indexování a umístění podání.
Jakmile je šablona dokumentu naučená v učení rozpoznána, automaticky se spustí maska úložiště, která je zodpovědná za automatizované klíčové slovo a umístění úložiště.
Masky úložiště mohou být nejen automaticky spuštěny šablonami dokumentů- mohou být také vybrány ručně v dialogu PIA.
PIA se stává zcela autonomní, bez jakékoliv interakce uživatele a pro neomezený počet dokumentů dle definovaných úložných masek:
Jedním z nejdůležitějších aspektů při ukládání dokumentů prostřednictvím systému správy dokumentů je dodržování právních předpisů nebo požadavků GoBD.
Zkratka GoBD znamená "Zásady pro řádnou správu a uchovávání knih, záznamů a dokumentů v elektronické podobě a pro přístup k datům".
Zejména díky audit-proof, vysoce šifrované ukládání dokumentů přímo v centrální DATABÁZI SQL PaperOffice splňuje všechny požadavky na dokumentové standardy a právní pokyny nebo nejvyšší německý standard GOBD na světě.
Termín verzování není cizí slovo v systému správy dokumentů (DMS). Potřeba používat systém správy dokumentů, který má správu verzí kompatibilní s GoBD a správu verzí odolnou proti auditu, je jasnější než kdykoli předtím.
Termín verzování lze vysvětlit velmi snadno: Celkově se jedná o funkcionalitu používanou k zaznamenávání změn v dokumentech nebo souborech. Změnu dokumentu lze detekovat a uložit jako stínovou kopii jako novou verzi dokumentu.
Každá změna dokumentu umístí "novější" verzi dokumentu do odpovídajícího archivu. Protokolování činí změny transparentní a sledovatelné za všech okolností. V tomto okamžiku následující divák ví, kdy a kterým editorem byla změna dokumentu provedena. Získáte tak přehled o celém životním cyklu dokumentu. Správu verzí lze provádět automaticky nebo ručně.
Aby byla zajištěna bezpečnost revizí, musí být všechny podrobnosti o změně dokumentů a spisů jasně sledovatelné. Je třeba zajistit, aby takovou změnu mohli provést pouze oprávnění zaměstnanci. Ale stejně důležité je vědět, kteří zaměstnanci po letech změnili co a kdy.
Skutečnost, že digitalizace analogových dokumentů má výhody, je jasně prokázána.
Dražší variantou digitalizace je zadání firmy, která se na to specializuje. V závislosti na okolnostech jsou soubory a složky z archivu odeslány společnosti jako náklad, kde jsou digitalizovány a odeslány zpět. Formát dat, která mají být digitalizována, byl stanoven dříve. Ale rozdávat důležitá firemní data? Přestože všechny společnosti, které se zabývají digitální archivací, zajišťují nejvyšší úroveň důvěrnosti, neexistují žádné záruky.
Na požádání mohou firmy přivézt i kamion s bubnovými skenery a digitalizovat přímo na místě, na parkovišti vlastního firemního areálu. To však tento účet ohromně zvyšuje. Nákladná služba mimo domov, která může trvat několik dní v závislosti na velikosti archivu, musí být zaplacena zvlášť.
Naštěstí pro všechny společnosti, zatímco archivy musí být archivy, informace, které obsahují, ať už analogové nebo digitální, nemusí být všechny k dispozici současně. To umožňuje firmám digitalizovat archivy krok za krokem, podle logistického principu last in <> first out. Nejprve digitalizujte naposledy přijaté analogové dokumenty.
Současné dokumenty jsou obvykle v každodenním pracovním postupu potřebné mnohem více než časově vzdálené dokumenty. Měli byste tedy nejprve digitalizovat tyto včasné dokumenty, což urychluje pracovní proces díky vaší lepší dostupnosti. V nejlepším případě existuje rovnováha mezi úsilím spojeným s digitalizací (odstranění archivu, skenování, digitální ukládání, vrácení analogového dokumentu) a zrychlením procesu, které je nyní k dispozici, protože není třeba jít do archivu a můžete provádět všechny procesy v počítači.
Dalším pozitivním efektem tohoto přístupu je, že doby uchovávání lze optimálně využít ke snížení fondu analogových archivů a nikoli k digitalizaci souborů, jejichž doba uchovávání vyprší o šest měsíců později.
Počet administrativních zaměstnanců ve firmě nebo počet pracovních míst VDU, které přicházejí v úvahu, se někdy značně liší, takže není možné říci, kolik zaměstnanců byste měli zadat digitalizací ve vztahu k velikosti společnosti.
Přinejmenším by měl mít každý zaměstnanec přístup k zařízení s funkcí skeneru, nejlépe k skeneru dokumentů, který umožňuje skenování více kanálů a různých formátů.
Rozsah každé digitalizace je stejně složitý jako počet lidí zapojených do digitalizace, protože s tímto systémem je digitalizace téměř náhodná. To lze realizovat například v podobě, že zaměstnanec Z zpracovává proces ve spojení s firmou XYZ. Zároveň by to mohl být spouštěč digitalizace celého analogového archivovaného souboru na společnosti XYZ.
Například dlouhodobý obchodní vztah se však může projevit v poměrně velkém počtu souborů. Další variantou by bylo digitalizovat pouze určité segmenty obchodního vztahu, přesně ty, které jsou předmětem nejčastějšího zpracování. Například fakturace nebo dodací listy. Se správným softwarem lze bez problémů realizovat digitalizaci doprovázející proces.
Spropitné
Vytvořili jsme dokonalého průvodce 5 kroky k bezpapírovému a digitalizaci vašeho podnikání, který podrobně popisuje každých 5 kroků a jak dlouho to trvá:
Každý, kdo si jako podnikatel nebo odpovědná osoba chce ztěžovat život sobě i svým zaměstnancům z hlediska digitalizace, sestavuje software:
Program pro sběr dat z procesu skenování.
Software OCR pro rozpoznávání textu.
Databázový program.
Vyhledávací software a tak dále.
Nakonec všechno skončí v nějakém mraku.
Stručně řečeno: Mladí lidé zkoumají bez rýmu nebo důvodu.
Softwarové složení mnoha společností se podobá jejich firemní historii, struktuře, která se pomalu rozrůstá. Je to tak složité, že to chápe jen několik dlouholetých zaměstnanců.
Lepším řešením je software, který provádí všechny procesy od skenování přes zřizování až po archivaci a zároveň nabízí rozhraní pro připojení dalšího softwaru. Software se srozumitelnou navigací v nabídce, který nakonec dává digitálním dokumentům společnosti domov, který také splňuje všechny požadavky na zpracování a zpracování dat, jakož i zabezpečení.
To je pravda, ale něco jednoduchého a funkčního patosu je lepší než příval IT technického žargonu, který způsobuje, že zaměstnanci propuknou v potu.
PaperOffice je ideální pro digitalizaci dokumentů.
DMS je zkratka pro software pro správu dokumentů a je určen pro správu dokumentů, zejména digitálních dokumentů, což zahrnuje převod z analogového na digitální. PaperOffice DMS je takový software. Jeho rozsah funkcí je stejně pozoruhodný jako jeho intuitivně navržená navigace v menu, která vyžaduje jen menší školení. Na místě nepotřebujete drahé konzultanty. Dobře vysvětlené video tutoriály na PaperOffice DMS to mohou udělat stejně dobře a mnohem levněji, zdarma.
Skenování, OCR, archivace s automatickým klíčovými slovy, slučování dokumentů řízených umělou inteligencí, integrovaný vyhledávač, funkce workflow, šifrování s 1024Mbit, přímá integrace do MS Office, ochrana před ransomwarem, automatické vytváření šablon, funkce razítka, správa úkolů a poznámek.
To je několik nejdůležitějších funkcí PaperOffice DMS a jak jsem řekl, ani vy, ani vaši zaměstnanci nemusíte dokončit IT titul.
Našim zákazníkům doporučujeme, aby digitalizovaná data archivovali buď v databázi umístěné na zařízení NAS, jako je Synology nebo QNAP, nebo na vyhrazeném serveru. S vlastním externím (vyhrazeným) serverem PaperOffice získáte všechny výhody cloudu s dokonalou ochranou dat a ušetříte peníze a spoustu práce každý měsíc.
Se serverem PaperOffice máte všechny výhody cloudového řešení s jediným obrovským rozdílem: Je to váš vlastní dedikovaný databázový server a nikdo k němu nepřistupuje kromě vás.
Nechcete používat server? Žádný problém.
NAS, síťové úložiště, v němčině úložné zařízení se síťovým připojením, stejně jako kompatibilní software pro PaperOffice DMS a interní cloud je připraven. Absolutně bezpečné před stavovou a nestátní zvědavostí a díky funkci zálohování také bezpečné před havárií pevného disku.
2. Neexistuje žádný vhodný DMS software. Každý DMS má své opodstatnění a v konečném důsledku musí produkt odpovídat účelu.
3. Ať už je to váš vlastní server, dedikovaný server PaperOffice v datovém centru Strato AG v Berlíně (Německo) nebo NAS - uložte svůj dokument NEVER na cloudové úložiště třetí strany, které a) není používáno na vyhrazeném základě a b) není umístěno v bezpečné zemi c) nemůžete exportovat jedním kliknutímSpropitné
Pokud se budete řídit radami a budete používat NAS pro interní zabezpečené ukládání dokumentů - PaperOffice je nejen ideální pro toto, ale je dokonce jediným oficiálním DMS pro největšího výrobce NAS na světě - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "10 nejdůležitějších výhod digitalizace papírových dokumentů":
Chcete-li skenovat vázané dokumenty, doporučuje se archový skener s rozlišením alespoň 300 dpi. Skener chtěl mít funkci scan-to-fodler a volitelné ovladače WIA / TWAIN. Máme dobré zkušenosti se systémem Fujitsu Scansnap, který funguje velmi spolehlivě.
Papírové dokumenty by měly být obecně naskenovány ve formátu PDF/A a poté uloženy v softwaru pro správu dokumentů DMS - nebo přímo, pokud to software podporuje nebo automatizuje, např. prostřednictvím monitorování.
Pokud používáte slušný software, který dostává pravidelné aktualizace a má strategii zálohování dat, odpověď je ANO pro nekritické dokumenty. Vše, co by mohlo právně vyžadovat originál, by mělo být také zachováno v originále. Například PaperOffice DMS má možnost uložit původní umístění úložiště ve vlastnostech dokumentu.
Digitální práce a přinášení starých dokumentů do nového věku bude nejlepší klíčovou investicí, která v budoucnu ušetří neuvěřitelné množství času, peněz a nervů.
Nepotřebujete vlastního IT specialistu, abyste využili všech výhod digitalizace.
To, co potřebujete, je ten správný partner na vaší straně, který díky svým zkušenostem dokáže realizovat přesně to, co potřebujete. Vyhněte se šíření poplašných zpráv a vyberte si testovací pozice namísto fantazijních prezentací PowerPoint, aniž byste je skutečně otestovali.
Zkušenosti ukázaly, že téměř každá operace, společnost a společnost má velkou kopírku, která nevyužívá svůj potenciál. Tato zařízení milují hromadné skenování, jsou tolerantní k kancelářským sponkám a mohou být základem pro digitální start bez investice do skeneru.
Vyhněte se cenovým pastem se systémy DMS / ECM, kde jste nemilosrdně vydáni na milost a nemilost výrobcům. Nedělejte žádné kompromisy, pokud jde o vlastní možnosti správy, jako je výuka dokumentů a nastavení sami. Pokud potřebujete pomoc, výrobce vám rád pomůže, ale zůstane nezávislý.
Postupy budou v budoucnu zcela identické, ale plně automatizované.
Přichází faktura? Spustí se pracovní postup a vše jde definovaným způsobem.
Prohledávat všech 1000 složek? Žádný problém, protože máte svůj vlastní Google!
Se správnou strategií nebude převod z analogových na digitální archivy nákladný proces. Každý podnikatel si musí uvědomit, že tento krok musí být učiněn v určitém okamžiku, lépe dnes než zítra.
Jak je ukázáno zde, se správnými nástroji může změna vést k rychlé amortizaci investic a výrazně snížit náklady a čas potřebný pro budoucí procesy.
Změna se prostě musí stát.
Tým PaperOffice se rád podělí o 20 let zkušeností a ochrání vás před chybami!
