Skenery a správa dokumentů: výhody a použití

Ve většině kanceláří po celém světě existuje dichotomie. Na jedné straně digitální oblast s individuálními a síťovými počítači, na druhé straně dokumenty v papírové podobě. To někdy způsobuje chaos a především ztrátu času. Čas strávený hledáním obsahu.

Paperless work through digital processes

Podle mezinárodní zprávy společnosti McKinsey stráví kancelářští pracovníci 1,8 hodiny denně vyhledáváním a shromažďováním informací, což je v průměru 9,3 hodiny týdně.

Účetní, sekretářky, nákupčí, úředníci, dispečeři a mnoho dalších profesních skupin jsou zaneprázdněni zpracováním administrativních procesů každý den. Práce jednoho zaměstnance je často závislá na práci druhého.

Každá společnost má nyní multifunkční zařízení, které také podporuje funkci skenování. Ale pro mnohé je termín a použití systému správy dokumentů stále neznámé.

V aktuálním článku vysvětlujeme, že se skenerem stojí za to použít systém správy dokumentů. Dáme vám minimálně 15 důvodů pro jeho použití, které vám umožní, aby vaše kancelář byla bezpapírová a digitální a jak ji můžete využít ke zvýšení efektivity hlavní činnosti vaší společnosti.

Než se dostaneme k důvodům proč, odpovězme na otázku:

K čemu je DMS ve firmě?

Faktury, nákladní listy, průvodní dopisy, zásilky nebo návod k obsluze nových zařízení a související záruční listy, abychom jmenovali jen několik příkladů? Jejich digitalizace je často dlouhá doba, jednoduše proto, že je nedostatek personálu a času. Výsledkem je, že analogová hora roste.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

S DMS a skenerem, který je vhodný pro vaše potřeby, můžete získat dichotomii a zbytečnou ztrátu času pod kontrolou.

DMS také znamená software pro správu dokumentů a je určen pro správu dokumentů, zejména digitálních dokumentů, což zahrnuje převod z analogového na digitální. PaperOffice DMS je takový software.

Protože PaperOffice DMS umožňuje, aby se analogový papír stal digitálním obsahem tam, kde k němu dochází.

Inteligentně strukturované indexování přiřadí každý dokument správnému procesu zadáním klíčového slova. S vlastním vyhledávačem v PaperOffice pak lze všechny dokumenty najít a vyvolat. V závislosti na požadavcích jsou zaznamenaná písmena převáděna pomocí rozpoznávání textu OCR, aby je bylo možné zpracovat pomocí kompatibilního softwaru Office.

Uznali jsme potřebu, ale:

Jaké jsou výhody bezpapírové kanceláře?

V dnešním světě se zaměstnanci zabývají velkým množstvím různých dokumentů: originálními papírovými dokumenty, jako jsou dopisy nebo smlouvy, PDF a elektronickými dokumenty, jako jsou soubory a e-maily.

V mnoha společnostech jsou tyto dokumenty kopírovány, vytištěny, předány, distribuovány a uloženy na různých místech. Hledání důležitých informací je stále obtížnější a vede k neekonomickým pracovním postupům a přetíženým zaměstnancům. Máme podrobný článek, ve kterém je popsána potřeba systémů pro správu dokumentů a jsou uvedeny výhody jejich použití.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Pokud však vaši zaměstnanci začnou eliminovat nebo alespoň snižovat spotřebu papíru v kancelářích nebo v celé firmě, zlepšíte také procesy, zvýšíte produktivitu digitalizací dat, použijete bezpapírové metody a tím snížíte náklady.

Mnoho dalších výhod a aspektů již bylo diskutováno v podrobném článku "Implementace v bezpapírové kanceláři".

Které skenery jsou vhodné pro dokonalou spolupráci?

Například multifunkční zařízení (MFP), jako jsou zařízení od společností Brother nebo Konica Minolta a dalších výrobců.

Tiskárna, skener a kopírka vše v jednom: Naskenované dokumenty přecházejí do centrálního adresáře prostřednictvím těchto centrálních zařízení nebo prostřednictvím "přímého skenování pošty" jako e-mail do poštovní schránky ve vašem Outlooku, která je monitorována například PaperOffice a tím automaticky vstupuje do softwaru pro správu dokumentů.

Nebo jednoduše integrujte svou vlastní adresu PaperOffice do skeneru, takzvanou e-mailovou adresu DropMail, jako úložiště pro naskenované soubory. PaperOffice archivuje všechny soubory snadno e-mailem.

Pro ty, kteří chtějí skenovat papírové dokumenty běžným způsobem, je ideální modul "ScanConnect" integrovaný ve výchozím nastavení v aplikaci PaperOffice. Protože to podporuje každý skener, multifunkční zařízení nebo velkokapacitní kopírku s integrovanou skenovací jednotkou a je velmi snadné použití.

Není však důležité, jak se vaše papírové dokumenty dostanou do PaperOffice, protože díky automatickému rozpoznávání textu OCR je rozpoznán obsah veškeré naskenované dokumentace.

Bez ohledu na to, co je vyrobeno z papíru, je skenováno a zaznamenáváno s vysokou přesností díky optimalizaci založené na umělé inteligenci.

Jakmile jsou dokumenty zaznamenány, jejich obsah je indexován pomocí rozkladu nezpracovaného textu. Jednoduše řečeno, obsah je zapsán slovo po slově do speciálního registru, přičemž algoritmus rozpoznává jednotlivá slova v kombinaci slov a zaznamenává je stejným způsobem.

Digitalizace a správa dokumentů

Když hovoříme o systémech správy dokumentů, nesmíme zapomínat: čím vyšší je úroveň digitalizace informací, které jsou součástí procesů, tím vyšší je úroveň kontroly a automatizace, které můžeme dosáhnout. Již jsme napsali článek o výhodách digitalizace, klikněte zde.

V prvním kroku určíte, které dokumenty patří do našich procesů, jak je integrujeme do našeho systému správy dokumentů a které informace mají být extrahovány a ukládány společně s dokumenty ve vaší databázi. Jakmile jsou informace zahrnuty, definujeme jejich životní cyklus, jak budou interagovat s jinými procesy a jak je můžeme integrovat.

Informace pocházejí z různých zdrojů

S největší pravděpodobností narazíme na informace pocházející z různých zdrojů a v různých formátech. Některé z nich v digitální podobě, uložené v souborech nebo databázích a některé ve formě tištěných dokumentů.

Co děláme s digitálními dokumenty ve formátu pdf, doc atd.? Zde je proces velmi jednoduchý.

Přetáhněte digitální dokument do rozhraní PaperOffice. Nebo nechte složky systému Windows snadno monitorovat po přijetí dokumentů.

Dokumenty v papírové podobě lze díky integrovanému skeneru snadno skenovat a převádět do digitálního formátu.

Díky programu Optické rozpoznávání znaků (OCR = Optické rozpoznávání znaků) jsme již učinili důležitý krok. Pomocí skeneru nebo jiného digitalizačního zařízení nejen převádíme dokument na obrázek, ale můžeme také "číst" jeho obsah elektronicky.

Nejen, že je čistý text OCR zahrnut do databáze, ale díky umělé inteligenci (AI) nazývané PIA lze automatizaci specifikovat buď ručně, nebo automaticky.

Tímto způsobem systém rozpoznáváme a definujeme, které oblasti dokumentů je třeba automaticky číst. Například číslo faktury, datum, produkty, částky atd. Proto máme všechny potřebné informace v našem systému správy dokumentů.

Digitalizace informací prostřednictvím OCR usnadňuje integraci široké škály dokumentace do řízení procesů a pracovních postupů.

Všechno to zní dobře, ale jak se provádí hromadná archivace ze skeneru?

PaperOffice DMS také vzal v úvahu hromadnou archivaci z vašeho skeneru pro nejdůležitější funkce týkající se rozpoznávání textu, integrace AI a klíčových slov.

Modul ScanConnect nabízí nejen přímé spojení mezi skenerem a PaperOffice DMS. ScanConnect je výkonný skenerový nástroj pro ruční skenování a skrývá další zajímavé funkce, které vám pomohou s hromadným skenováním.

Nejprve připravte všechny stránky dokumentu ke skenování a poté umístěte oddělovací stránky mezi jednotlivé dokumenty, které chcete oddělit.

PaperOffice rozpozná oddělovací stránky a uloží dokumenty jednotlivě.

15 důvodů, proč používat skener společně s PaperOffice DMS

• Důvod 1 - Rychlé hledání dokumentů v PaperOffice DMS

  Fulltextové indexování a vyhledávání podobné Googlu: V systému pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, naskenované dokumenty, účtenky a informace najdete během několika sekund. To je možné, protože vaše dokumenty jsou analyzovány a indexovány s plným rozpoznáváním textu, jakmile jsou uloženy.

  Jednoduše zadáte hledaný výraz, jako u Googlu, a PaperOffice zobrazí všechny výsledky. Ano, stejně jako u Googlu: Protože můžete najít jakýkoli textový obsah libovolného dokumentu během několika sekund pomocí integrovaného vyhledávače, fulltextového vyhledávání a dalších funkcí filtru.

  Už nikdy se nebudete chtít vzdát hledání klíčových slov v PaperOffice a s vyhledávacím filtrem najdete každý dokument, bez ohledu na to, jak podrobný - včetně odesílání e-mailů, exportu do aplikace Excel nebo systému souborů!

• Důvod 2 – Automatická verze papírových dokumentů

  PaperOffice automaticky zhodnotí každý změněný dokument, vytvoří stínovou kopii a uloží ji samostatně, takže požadovanou verzi můžete kdykoli znovu otevřít.

  Díky integrovanému systému VersionControl je každá změna dokumentu rozpoznána a uložena jako stínová kopie jako nová verze dokumentu. Každou verzi můžete otevírat, exportovat a upravovat nezávisle.

• Důvod 3 – Oddělovače pro dávkové skenování více dokumentů

  Jednoduše umístěte stránku oddělovače PaperOffice před každý dokument, který by měl být oddělen. PaperOffice rozpozná oddělovací stránky během procesu skenování a uloží dokumenty samostatně.

• Důvod 4 – Inteligentní oddělovací stránky pro přímé podání ze skeneru

  PaperOffice vám nabízí možnost ručního podání na plně automatizované podání bez jakéhokoli zásahu. Všechna pole jsou vyplněna automaticky a dokonce i cesta k úložišti může být generována a používána dynamicky v závislosti na datu.

• Důvod 5 – QR kódy s podporou XML/JSON na oddělovacích stránkách

  Ukládejte QR kódy s podporou XML/JSON s klíčovými slovy na oddělovací stránky a skenujte zásobník dokumentů – PaperOffice rozpozná oddělovací stránky a QR kódy pomocí příkazů XML/JSON a klíčových slov dokumenty, když jsou uloženy.

  Tímto způsobem můžete uložit jednotlivé oddělovací stránky s typem dokumentu, například "faktura" a speciální úložiště pro hromadné skenování, a uložit tak skenované soubory cíleným způsobem.

• Důvod 6 – Sledování adresáře prohledávání složek

  Vaše kopírka může ukládat skeny do určité složky? Skvělé, stačí mít tuto složku monitorovanou a budete mít plně automatické podání během několika sekund!

  Nechte PaperOffice automaticky monitorovat libovolnou složku. Jakmile se v této složce objeví nové soubory, jsou archivovány podle vašich specifikací a zpracovány zcela autonomně.

• Důvod 7 – Nastavení pravidel pro archivaci pro sledování adresářů

  Chcete po naskenování automaticky zachytit papírové dokumenty, ale také je automaticky označit do nejmenších detailů? Nejprve naskenujte všechny dokumenty do složky a poté nastavte monitorování adresářů. Poté určete, že se použije určitá maska podání, jakmile je něco ve složce.

  Kromě monitorování můžete také zadat všechny relevantní informace, jako je název, umístění úložiště, typ dokumentu atd. PaperOffice se postará o celé podání za vás.

• Důvod 8 - Výkonný skenerový nástroj pro ruční skenování

  Jednotlivé stránky, hromadné skenování nebo skenování fotografií: Bez ohledu na to, co je vyrobeno z papíru, je skenováno a zaznamenáváno s vysokou přesností díky optimalizaci založené na umělé inteligenci.

  Integrovaný ScanConnect podporuje každý skener, multifunkční zařízení nebo velkokapacitní kopírku s integrovanou skenovací jednotkou a jeho použití je velmi snadné.

• Důvod 9 – Podpora scan2Folder

  Pokud skener není skener WIA nebo TWAIN, PaperOffice nabídne možnost Scan2Folder. Naskenované dokumenty uložíte do složky, která je sledována aplikací PaperOffice.

• Důvod 10 - Rozpoznávání textu OCR analogových dokumentů ve více než 100 jazycích

  PaperOffice spolehlivě převádí analogový text z více než 100 jazyků, včetně cyrilice a asijských znakových sad.

  Takto lze ve vaší společnosti skenovat mezinárodní dokumenty - PaperOffice DMS rozpozná jazyk a provede rozpoznávání textu. To vám umožní vyhledat dokument v databázi a najít jej během několika sekund.

• Důvod 11 – Automatická konverze do PDF/A pro dlouhodobou archivaci
  Papírové dokumenty se automaticky ukládají do právně platné normy ISO 19005 PDF/A. Formát PDF/A-1 je nejrestriktivnější formát, který se skládá ze 2 úrovní: PDF/A-1b pro vizuální reprodukovatelnost a PDF/A-1a pro mapování Unicode a strukturování obsahu.
• Důvod 12 – Není nasazen a/nebo vyžadován žádný cloud

  PaperOffice se spoléhá na databáze, které používáte místně nebo na svém NAS, jako je Synology nebo QNAP. Tímto způsobem jsou všechny informace o vašich dokumentech, jako jsou miniatury a rozpoznávání textu, které byly provedeny, stejně jako další klíčová slova, uloženy ve vaší databázi.

  Tímto způsobem data nekončí u poskytovatelů cloudu třetích stran a nemusíte platit měsíční náklady na ukládání dat.

• Důvod 13 – Úložiště GDPR a GOBD

  Bez ohledu na to, zda odstraníte stránky, otočíte je nebo zčernalíte oblasti pomocí PaperOffice - vše je verzováno způsobem odolným proti auditu podle GOBD pro dokonalé podání.

  PaperOffice automaticky zhodnotí každý změněný dokument, vytvoří stínovou kopii a uloží ji samostatně, takže požadovanou verzi můžete kdykoli znovu otevřít.

• Důvod 14 - Vyvolání digitálních dokumentů pomocí QR kódu (skenování kamery)

  Použití QR kódů PaperOffice otevírá vynikající možnosti, jako je automatické verzování již archivovaných a změněných papírových dokumentů, které obsahují stejný QR kód.

  Můžete také snadno vyhledávat dokumenty v PaperOffice pomocí QR kódu - otevřete vyhledávání QR kódu a podržte QR kód dokumentu PaperOffice ve webové kameře a zobrazte jej v PaperOffice.

• Důvod 15 - Bezkonkurenční hodnota za peníze

  Licence na nákup PaperOffice mají doživotní platnost bez následných nákladů a s volitelným PaperOffice PLUS dokonce všechny následné aktualizace, nové roční verze a bezplatnou osobní podporu telefonicky a Teamviewer za vypočítatelnou pevnou cenu bez nepříjemných překvapení.

  To bylo jen 15 důvodů, proč byste měli používat skener se systémem správy dokumentů. Kromě výše uvedených vám PaperOffice nabízí mnoho dalších důvodů: řízení životních cyklů (doby uchovávání), protokolování přístupu, ochrana před neoprávněným přístupem a šifrováním, intuitivní integrace do aplikace Outlook / Office, indexování dokumentů (metadata), řešení pracovních postupů a mnoho dalšího.

  Funkce můžete vidět tak, že přejdete na naše stránky a přejdete na "Co může PaperOffice dělat".

Skenování dokumentů a jejich archivace v DMS nabízí firmám obrovské výhody. Všechny procesy zahrnující dokumenty jsou optimalizovány. Ochrana údajů a bezpečnost údajů zůstávají zaručeny.

Bezpapírová kancelář ulevuje zaměstnancům. Ušetříte spoustu úsilí a nákladů na vyhledávání. A zlepšíte právní jistotu svých administrativních procesů.

Pro mnoho firem je PaperOffice DMS prvním krokem k digitalizaci. Skenováním dokumentů a jejich digitální archivací vytvoříte mnohem více než jen digitální kopii originálu. Skenování změní nestrukturované informace na strukturovaná data.

Ujistěte se, že se této chybě vyhnete

Zatímco velké společnosti již dlouho jmenují úředníky pro digitalizaci, kteří se zabývají tématem konverze analogových dokumentů na plný úvazek, malé a střední společnosti obvykle postrádají lidské zdroje, zejména proto, že jsou vyžadovány odpovídající odborné kvalifikace.
To je však běžná chyba a vede ke špatným investicím, protože mnoho výrobců využívá této nevědomosti.

Dílčí závěr

Nepotřebujete IT specialistu ani vyškoleného knihovníka!

Vše, co opravdu potřebujete, je

• správný software
• spolehlivý IT partner
• odpovídající hardware

Někdy je hardware často již tam, má větší potenciál než dříve a může být okamžitě použit.

Spropitné

Mimochodem, existuje speciální článek na téma "Digitální zpracování faktur", který informoval o výhodách digitalizace nebo digitálního zpracování faktur:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide