Profesionální tip
Co je to NAS?
Tchajwanská společnost Synology prodává různá úložná zařízení připojená k síti (zařízení NAS) pod názvem "Synology NAS". Tato zařízení umožňují společnostem i soukromým uživatelům efektivně chránit svá data a organizovat a používat je individuálně.
NAS je souborový server s vlastním operačním systémem, který zpřístupňuje svůj úložný prostor přes síť.
Zařízení Synology NAS poskytuje ideální podmínky pro rychlé a snadné ukládání podnikových dat pro všechny podniky, ale zejména malé a střední podniky.
V následujícím článku vám ukážeme, jak můžete ze zařízení Synology NAS vytěžit maximum pro vaši společnost a jak může správa dokumentů fungovat snadno a bez dockeru.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Proč používat NAS místo cloudu?
Téměř každý, kdo se zabýval tématem ukládání dokumentů ve společnosti, jistě položil tuto otázku.
Existují různí poskytovatelé úložného prostoru v cloudu na internetu. Použití tohoto má výhody, ale také nevýhody. Největší nevýhodou je bezesporu předání dat třetím stranám. I když je slíbeno, že uložené dokumenty jsou naprosto bezpečné, žádná společnost na světě nemůže zaručit to 100%.
Nejen útoky hackerů mohou ohrozit bezpečnost dat, v závislosti na tom, kde se poskytovatel cloudu nachází, mohou příslušné vnitrostátní právní předpisy umožnit příslušným orgánům a společnostem přístup k obsahu zcela legálně. Spojené státy jsou bohužel špatným příkladem. Již v dubnu 2017 varoval známý počítačový časopis "c't" před americkými mraky, protože odborníci hodnotili jejich ochranu dat jako velmi nízkou. Úniky dat jsou však také možné kdykoli v EU nebo v Německu, ať už kvůli nedbalosti ze strany provozovatele příslušného cloudu nebo kvůli tajným pravomocem evropských tajných služeb.
Mnoho společností, zejména malých a středních podniků, to považuje za překážku zabezpečení dat, a proto obhajují používání vlastního serveru, jako je Synology NAS.
Tchajwanská společnost Synology je světovým lídrem ve výrobě síťových úložišť. Namísto nezabezpečeného cloudu poskytovatele třetí strany existuje interní síť, jejíž úložnou kapacitu lze přizpůsobit požadavkům.
Rozumným řešením pro firmy je proto zřízení intranetu se společným serverem pro všechny připojené terminály. NAS tvoří srdce hardwaru, centrální úložiště dat.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Co je digitální správa dokumentů?
Postupem času se v domácnosti hromadí mnoho důležitých dokumentů - a ještě více ve společnosti. Efektivní správa těchto dokumentů je nezbytná pro ekonomický úspěch a jednoduchý přehled o pojistných smlouvách, smlouvách, dokumentech apod.
Dokumenty mohou být uchovávány v papírové podobě ve složkách. Ty však pak zabírají spoustu místa a především se obtížně prohledávají.
Zde digitální správa dokumentů ukazuje své výhody: archivace vyžaduje málo místa, data mohou být také zálohována na jiném místě a velkou výhodou: existuje fulltextové vyhledávání, které vyhledává v dokumentech a rychle najde všechny dokumenty, které chcete najít.
Po objasnění jedné z nejdůležitějších výhod používání zařízení NAS, kterou je úplná kontrola a racionalizace nákladů, je čas pochopit, jak by měla být správa dokumentů na zařízení Synology NAS prováděna a jak funguje služba Synology DMS.
Digitální správa dokumentů, známá také jako systém správy dokumentů, se používá k ukládání, správě a řízení toku dokumentů a informací v rámci organizace. Nejdůležitější funkcí DMS je navíc sloužit jako spojení mezi zařízením Synology NAS a daty.
Databáze se používají pro komunikaci mezi počítači připojenými k síti a NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Ústředním zaměřením systému pro správu dat, jako je PaperOffice DMS, jsou logicky strukturované databáze, jejichž struktura umožňuje nejvyšší možnou bezpečnost, ale také bleskově rychlý přístup k dokumentům.
PaperOffice DMS jde bezpečnou cestou, protože všechna data jsou uložena ve vysoce šifrované podobě v databázi, která je umístěna na zařízení Synology NAS. Takto se vytváří správa dokumentů na vašem zařízení NAS, takzvaném Synology DMS.
To znamená, že máte vždy přístup a kontrolu nad svými daty.
Tímto způsobem jsou vždy k dispozici všechny dokumenty společnosti, a to nejen tehdy, když má dotyčný kolega spuštěný počítač a umožňuje přístup k datům. Na NAS jsou samozřejmě možné i hierarchické úrovně, tj. nastavení různých úrovní přístupu chráněných heslem.
Jak složitá je instalace a nastavení databáze?
Instalace a nastavení databáze na zařízení Synology NAS není vůbec složité a nevyžaduje odborníka na IT.
Zejména proto, že provoz kontejnerů Docker je znám jako nestabilní a nespolehlivé integrační řešení, PaperOffice se rozhodl poskytnout osvědčené a spolehlivé řešení pro ukládání dat prostřednictvím přímého, nativního použití MariaDB.
Na rozdíl od instalace Dockeru se nastavení pomocí PaperOffice YouTube Videos provádí během několika minut, a to i pro laiky.
Jaké jsou výhody nepoužívání kontejnerů Docker?
Lepší rozhodnutí PaperOffice obejít se bez Dockeru má obrovské výhody, že můžete používat jakékoli zařízení Synology NAS a ne drahé řady Plus.
Což má pozitivní vliv na vaši peněženku a je snadné na rozpočet.
Jak se data dostanou do zařízení Synology NAS?
Skenování dokumentů
Proces je jednoduchý: pokud data ještě nejsou k dispozici v digitální podobě, musí být nejprve naskenovány nebo vyfotografovány papírové dokumenty.
Pomocí skeneru nebo jiného digitalizačního zařízení je dokument nejen převeden na obrázek, ale jeho obsah lze také "číst" elektronicky. Funkce skeneru integrovaná v paperOffice DMS se připojí ke skeneru a přenese tak digitální médium do softwaru pro správu dokumentů.
O tom, jak nejlépe integrovat skener, digitalizovat dokumenty, jsme již popsali v jiném článku.
Digitální ukládání dokumentů
Data v digitální podobě, jako jsou e-maily nebo digitální soubory, lze snadno přetáhnout do rozhraní PaperOffice. Pokud chcete archivovat několik dokumentů bez ručního úsilí, je pro to vhodné monitorování složek integrované v PaperOffice. To umožňuje plynulou archivaci na pozadí.
Existující data
Systém správy dokumentů PaperOffice také usnadňuje uživatelům přesun digitálních dat, která byla dříve na pevných discích notebooků nebo stolních počítačů, do sdíleného zařízení pro ukládání dat, Synology NAS.
Všechna existující data lze importovat do systému správy dokumentů jediným kliknutím.
Existuje také mnoho dalších způsobů, jak dostat data do systému správy dokumentů, které jsou již integrovány do PaperOffice DMS ve standardní verzi.
Přidaná hodnota a výhody
Zde jsou některé z nejvýznamnějších výhod správy dokumentů na zařízení Synology NAS:
- Minimální investice s maximálním přínosem pro jednotlivé pracovní stanice a týmy
- Mějte svá data pod kontrolou
- Všechny výhody cloudu, ale bez následných nákladů a nejistoty
- Snadné zálohování dat Funkce zálohování vašich dat
- Ušetřete čas při hledání dokumentace a nákladů na její správu a ukládání
- Zvyšte produktivitu pomocí nástrojů pro spolupráci
- Nesmíme zapomenout na pozitivní "vedlejší efekt" vyšší interní a externí spokojenosti zákazníků
Ušetřete si obrovské pořizovací náklady na drahé servery nebo cloudové služby – integrujte zařízení Synology NAS do své sítě a připojte PaperOffice k NAS: Hotovo!
Díky architektuře PaperOffice je kombinace se zařízením Synology NAS dokonalým řešením pro kompletní správu dokumentů v digitální kanceláři.
Synology je pohodlné řešení navržené pro provoz 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Společnost Synology podporuje váš PaperOffice při doručování všech dokumentů a souvisejících informací všem uživatelům sítě a technologii OwnCloud na cestách.
Díky snadné instalaci databáze a nedostatku kontejnerů Docker nabízí společnost Synology širokou škálu modelů NAS, které bezproblémově spolupracují s PaperOffice. Z digitalizace tak mohou těžit nejen velké společnosti.
Společnost Synology nabízí nejen modely NAS vybavené výkonnými procesory, ale také možnost vytvářet více skupin RAID a ukládání do mezipaměti a vrstvení. Implementujte technologie, které vám umožní vytvořit hybridní řešení úložiště, které umožňuje masivní úložnou kapacitu, průlomový výkon a výdaje s ohledem na rozpočet.
Investujete pouze jednou do nákupu vašeho NAS a systému správy dokumentů, máte plnou kontrolu nad svými daty a nemáte žádné následné náklady.
Díky balíčku Synology Hyper Backup můžete automaticky vytvářet zálohy databáze. Díky workshopům PaperOffice na YouTube je nastavení provedeno během několika minut.
Agilita a automatizace administrativních úkolů s tvorbou workflow, které umožňují integraci dokumentů a obchodních procesů v kontrolovaném prostředí a jasně definovaných a monitorovaných činnostech
Začít je jednodušší, než si myslíte.
Stále se obáváte, že to nezvládnete? Přečtěte si případové studie od našich zákazníků o integraci synology a PaperOffice DMS v různých průmyslových odvětvích a přesvědčte se sami o jednoduchosti.
FAQs
Nakonec odpovídáme na několik dalších často kladených otázek na toto téma. "":
Pro koho je bezpapírová kancelář vhodná?
Rychlá a snadná odpověď na otázku zní: pro každou společnost. Všechny obchodní sektory a velikosti těží z bezpapírové kanceláře, od malých a středních podniků a začínajících podniků až po velké společnosti. Přeměna je však zvláště cenná pro malé a střední podniky: Snížení úsilí a nákladů na zpracování uvolňuje rozpočet potřebný pro další stimulátory růstu.
Mohu pro svou bezpapírovou kancelář použít cloudového poskytovatele DMS?
Ne. Dalším faktorem, který je na rtech každého od doby, kdy GDPR vstoupilo v platnost nejpozději v roce 2018, je ochrana údajů. Doporučujeme používat zařízení Synology NAS.
Závěr
-
Přínosy ospravedlňují úsilí a náklady
Digitální práce a přinášení starých dokumentů do nového věku bude nejlepší klíčovou investicí, která v budoucnu ušetří neuvěřitelné množství času, peněz a nervů.
-
Potřebujete někoho, kdo ví
Nepotřebujete vlastního IT specialistu, abyste využili všech výhod digitalizace.
To, co potřebujete, je ten správný partner na vaší straně, který díky svým zkušenostem dokáže realizovat přesně to, co potřebujete. Vyhněte se šíření poplašných zpráv a vyberte si testovací pozice namísto fantazijních prezentací PowerPoint, aniž byste je skutečně otestovali. -
Hardware je obvykle již k dispozici
Zkušenosti ukázaly, že téměř každá operace, společnost a společnost má velkou kopírku, která nevyužívá svůj potenciál. Tato zařízení milují hromadné skenování, jsou tolerantní k kancelářským sponkám a mohou být základem pro digitální start bez investice do skeneru.
-
Levnější, než se očekávalo se správným DMS
Vyhněte se cenovým pastem se systémy DMS / ECM, kde jste nemilosrdně vydáni na milost a nemilost výrobcům. Nedělejte žádné kompromisy, pokud jde o vlastní možnosti správy, jako je výuka dokumentů a nastavení sami. Pokud potřebujete pomoc, výrobce vám rád pomůže, ale zůstane nezávislý.
-
Digitální automatizace je budoucnost
Postupy budou v budoucnu zcela identické, ale plně automatizované.
Přichází faktura? Spustí se pracovní postup a vše jde definovaným způsobem.
Prohledávat všech 1000 složek? Žádný problém, protože máte svůj vlastní Google!